连接并使用 HubSpot 数据同步功能

使用HubSpot 数据同步功能，确保 HubSpot 与其他应用之间的数据保持一致。连接支持的数据同步的应用后，您可以配置单向或双向同步，以自动更新两个系统中的记录，从而减少手动录入工作，并帮助团队基于相同的信息开展工作。查看哪些应用支持数据同步。 

例如，您可以在 HubSpot 与已连接的应用之间同步联系人、公司、商机及其他受支持的对象，这样根据您的同步设置，在一个系统中进行的更新将反映在另一个系统中。

本文介绍了数据同步的工作原理、如何连接应用、配置同步以及管理已同步的记录。

数据同步的工作原理

当您启用同步时，数据同步会为对象中的所有记录创建一个内部索引。随后，它会利用该索引比较并监控记录变更，以确定随着记录属性的更新，其状态（正在同步、同步失败或被排除）应如何变化。这意味着内部数据同步索引会持续对比其数据库（无论是 HubSpot 还是已连接的应用），并能恢复任何丢失或出错的 API 调用或端点。

当记录更新时，同步引擎会将整个记录与其持有的副本进行比对，并更新其副本以匹配实际记录。这使其能够恢复任何遗漏或失败的更新。数据同步在启动时可能需要一些时间来索引所有记录，但这将确保更流畅、更稳定的同步体验。

数据同步采用 规范化 进行匹配，当记录基于非唯一名称字段（例如公司或产品名称）进行匹配时，该机制会在受支持的数据同步应用中生效。这意味着在比较 HubSpot 与其他应用之间的名称值时，系统会忽略大小写、特殊字符和标点符号。

同步原则

数据同步始终发生在两个应用之间，其中之一为 HubSpot。每次同步都包含两个主要阶段，且与同步的对象无关：

1. 初始同步： 在激活同步或保存时开始 。两个应用中的所有现有记录都会通过同步引擎进行索引，并在适用时进行同步。
2. 增量同步：当所有记录完成索引后，系统将扫描这些记录以查找更新和新记录。自上次检查以来发生变更的已索引记录将通过同步引擎进行处理。

初始同步

对于双向同步，初始同步包括：

1. 索引 HubSpot：扫描 HubSpot 记录，并存储记录的 ID 及其匹配标识符（默认情况下，对于联系人，这是电子邮件地址；对于公司，则是名称或域名）。在随后的整个同步过程中，该索引将始终保持最新。了解有关匹配机制的更多信息。 
2. 索引其他应用并同步：扫描并同步来自其他应用的记录。对于每个获取的资源，系统都会检查 HubSpot 的索引表中是否存在匹配的标识符（例如，联系人的电子邮件地址）。如果存在，则将记录进行匹配，并将两条记录一同传递至同步引擎。如果不匹配，该记录将单独通过同步引擎处理。 当同步引擎匹配到记录时，它会整合所有相关信息（包括记录的字段值、过滤条件、字段映射、同步历史记录等），并据此确定后续操作（请求修改资源、不采取任何操作、记录错误等）。

请注意：应用 API 返回的首条记录可同步；后续记录将被视为重复项。 

1. 同步 HubSpot：系统将再次扫描 HubSpot 记录，以检查是否需要同步。此步骤将导致 HubSpot 中现有记录的同步，而非其他应用中的记录。

增量同步

增量同步会持续扫描 HubSpot 和另一款应用（根据同步方向而定）中的更新，并等待触发。HubSpot 每五分钟检查一次是否有更改。另一款应用或其 API 会使用 Webhook 来通知任何更改。

连接应用

您可以通过两种方式搜索并连接应用：从应用市场或导入页面。

要从应用市场连接应用：

1. 在 HubSpot 帐户中，单击顶部导航栏中的“商城”图标 ，然后选择 HubSpot 商城。
2. 在搜索栏中搜索并点击应用名称。 
3. 点击“安装”。
4. 在对话框中，点击“下一步”，然后登录您的应用账户。
5. 查看所请求的访问权限，然后点击“允许”。您将被重定向回 HubSpot 设置中的应用页面。

如果您是在“导入”页面设置同步：

1. 在任意对象主页的右上角点击“导入”，或访问您的导入设置：

1. 1. 在 HubSpot 帐户中，单击顶部导航栏中的 “设置”图标。
   2. 在左侧边栏菜单中，导航至“导入与导出”。
   3. 点击“转到导入”。

2. 点击“连接应用”。 

3. 在对话框中，搜索并选择应用名称。
4. 点击“安装”。 
5. 您将被重定向至该应用的列表页面，以继续进行连接步骤。 

可以将同一款第三方应用的多个实例连接到 HubSpot。例如，如果您正在管理两个 Microsoft Dynamics 账户，可以将这两个账户连接到一个 HubSpot 账户并同步数据。要连接另一个账户：

1. 在 HubSpot 帐户中，单击顶部导航栏中的设置图标。在左侧栏菜单中，导航到集成 > 连接的应用程序。
2. 点击应用名称。 
3. 在右上角，点击“账户 操作”>“管理账户”。 
4. 在右侧面板中，点击“连接另一个账户”。 
5. 按照步骤将应用连接到 HubSpot。 

开启数据同步

连接应用后，您需要配置应用设置并开启同步功能，才能开始在两个系统之间同步数据。 

1. 在 HubSpot 帐户中，单击顶部导航栏中的设置图标。在左侧栏菜单中，导航到集成 > 连接的应用程序。
2. 点击该应用。
3. 点击“设置同步”。
4. 在“选择要同步的数据”页面上，选择应用中要同步的对象以及相应的 HubSpot对象。

1. 1. 如果您要连接电子表格应用（例如 Airtable、Smartsheet、Kintone、Monday.com 或 Notion），在您选择源表格后，HubSpot 会自动推荐一个 HubSpot 对象。 

1. 1. 1. 请检查推荐的 HubSpot 对象映射。

      2. 如果 HubSpot 建议重命名或激活某个对象，请查看该建议并确认更改。
      3.  如有需要，您可以手动选择另一个 HubSpot 对象。

5. 点击箭头下拉 菜单，选择应用与 HubSpot 之间的同步方式是双向还是单向，或反之亦然。 

配置同步方向

在“配置”页面上，选择同步方向，并将第三方应用的字段映射到 HubSpot 属性。

在“同步方向”部分，决定您希望数据如何从 HubSpot 同步到第三方应用，以及反向同步。共有三种选项： 

1. 应用间双向同步：所有新增和更新的对象信息将在两个应用之间同步。对于在两个系统中均已存在的记录，其属性将进行合并。 
2. 数据仅同步到 HubSpot：数据仅从您的第三方应用同步到 HubSpot。
3. 数据仅同步到第三方应用：数据仅从 HubSpot 同步到您的第三方应用。 

如果您要连接的第三方应用支持事件同步，您将能够将受支持的事件（如电子邮件打开和点击）从第三方应用同步到 HubSpot。

在开启事件同步之前，请注意以下事项： 

1. 事件同步是单向的，即从第三方应用同步到 HubSpot。
2. 事件同步仅同步与联系人记录相关的事件。
3. 如果某条联系人记录未能同步，与其关联的任何事件仍可同步到 HubSpot。
4. 只有与 HubSpot 中已有的联系人相关的事件才会被同步。

要开启事件同步，请勾选“将 [您的第三方应用] 事件 单向同步 到 HubSpot”复选框。 

在 “数据冲突解决”部分，点击下拉菜单并选择默认应用——当出现数据不一致时，该应用将覆盖另一应用的数据。如果默认应用中没有该字段的值，则第三方应用中的数据将保持不变。此设置不会覆盖 “同步方向”部分中选择的同步方向。

检查字段映射

检查并更新 HubSpot 与其他应用之间的字段映射关系。必填字段将在字段映射表中以星号 (*) 标记。 

1. 在“已映射字段”部分，查看当前字段的映射情况。 

2. 要为字段生成建议映射，请点击“生成映射”。HubSpot 会分析两个系统中的字段名称和字段类型以提供匹配建议，包括自定义属性。请查看建议的映射，然后接受所有映射，或清除您不想使用的映射。

3. 要关闭某项映射，请点击切换按钮将其关闭。 

要设置自定义字段映射：

1. 点击“添加映射”。 
2. 使用下拉菜单选择要映射的第三方应用和 HubSpot 属性。
3. 点击“更新”success。

4. 要关闭自定义映射，请点击切换开关将其关闭。 

了解有关数据同步字段映射的具体规则和注意事项。

设置同步规则

在“限制”页面上，配置您希望如何将记录从 HubSpot 同步到第三方应用，反之亦然。

如果您正在配置交易同步，系统会提示您在 HubSpot 和第三方应用之间映射交易管道和阶段。只有处于已映射交易阶段的交易才会同步。 

1. 在“映射您的交易流程和阶段”部分，点击“选择 HubSpot 流程”下拉菜单，选择要与第三方应用同步的 HubSpot 交易流程。
2. 点击“自动映射”可将 HubSpot 交易阶段与第三方应用的交易阶段自动进行映射。同步过程会进行简单的文本搜索，并尝试将发音相似的阶段进行映射。
3. 若要映射其他销售管道，请点击“映射另一个销售管道”。

如果您无法在 HubSpot 中查看来自其他应用的交易阶段，原因可能如下：

1. 已连接的用户账户没有查看交易阶段的正确权限。
2. 数据同步功能会将 HubSpot 的交易阶段与您其他应用中的销售管道阶段进行映射。如果您采用的是不依赖交易/商机阶段的非标准销售流程，则无法使用 HubSpot 数据同步功能进行数据同步。

如果您正在配置产品同步，且您的第三方应用拥有多个产品库，则必须指定产品类型项在同步到 HubSpot 时将被分配到哪个产品库，反之亦然。HubSpot 只有一个产品库，而您的第三方应用可能有多个。 

1. 在“限制”页面上，点击 “产品类型 ”下拉菜单，选择 将从 HubSpot 同步到第三方应用 的产品类型 。然后点击 “下一步”。

2. 在“组织”页面上，选择第三方应用的产品在首次同步到 HubSpot 时将被分配到的产品类型。

如果您正在 HubSpot 与某款同时支持联系人及潜在客户同步的第三方应用之间同步数据，您可以根据其生命周期阶段指定应同步哪些潜在客户和联系人。 

• 如果同步潜在客户，请在“限制”页面中的“从 HubSpot 同步到 [您的第三方应用] 的联系人”部分 ，点击“编辑”，并选择 HubSpot 中的联系人需处于哪个生命周期阶段才能作为潜在客户同步到第三方应用。
• 如果同步的是联系人，请在“限制”页面中的“从 HubSpot 同步到 [您的第三方应用] 的联系人”部分，点击“编辑”，然后选择 HubSpot 中联系人需处于哪个生命周期阶段才能作为联系人同步到第三方应用。

请注意：如果您为同一应用同时设置了联系人同步和潜在客户同步，则为其中一项同步所选的任何生命周期阶段，将无法用于另一项同步。

如果您正在配置联系人同步，默认情况下，HubSpot 只会同步具有有效电子邮件地址的联系人。若要同步没有电子邮件地址的联系人，请在“减少重复”部分中，取消选中“仅同步具有电子邮件地址的联系人”复选框。

了解有关记录匹配的更多信息。

请注意：当某个应用同时包含“公司名称”和“公司域名”字段时，如果两条记录的公司名称相同但域名不同，HubSpot 会将其视为匹配；

反之亦然。 在“筛选器”部分，选择条件以限制从 HubSpot 同步到第三方应用的记录，以及从第三方应用同步到 HubSpot 的记录：

1. 点击“编辑”。

2. 在右侧面板的“描述您的筛选条件”框中，用通俗易懂的语言描述您的筛选条件。例如，输入“排除已退订的联系人”。然后，点击“生成筛选条件”。检查生成的筛选条件，然后点击“添加这些筛选条件”。或者，您可以手动为筛选条件选择属性。 

请注意： [筛选器] 部分仅限制 HubSpot 与第三方应用之间初始同步的记录范围。一旦记录同步完成，它们将根据已设置的属性映射继续双向同步数据。

关联记录

在与您连接的原始应用同步时，HubSpot 会尽可能保持记录之间的关联关系（例如，与联系人关联的公司，或与公司关联的商机）。 了解有关数据同步中关联映射的更多信息。

请注意：在大多数情况下，数据同步只能自动将发票关联到联系人。发票必须在 HubSpot 中手动关联到公司记录。

审核规则并开始同步

在“审核”页面上 ，检查您配置的规则，然后点击“保存并同步”。初始同步将随即开始处理。

初始同步完成后，记录将在发生变更后的 10 分钟内同步。

重新同步已删除的记录

如果您在 HubSpot 或第三方应用中删除了记录，可以重新同步已删除的记录，以便在任一应用中重新创建它们：

1. 在 HubSpot 帐户中，单击顶部导航栏中的设置图标。在左侧栏菜单中，导航到集成 > 连接的应用程序。
2. 点击该应用。
3. 转到“CRM 同步”选项卡。 
4. 在“对象视图”选项卡的“同步失败”列中，点击同步失败的记录数量。 
5. 在右侧面板中，点击“操作”。
6. 选择“在 HubSpot 中重新同步已删除的记录”或“在 [第三方应用] 中重新同步已删除的记录”。
7. 点击“全部重新同步”。 

您还可以恢复已删除的记录：

1. 在“记录视图”选项卡上，点击“更多”>“恢复所有已删除记录”。 

2. 在侧边面板中，点击“记录类型”下拉菜单选择记录类型，并点击“目标应用”下拉菜单选择要在哪个应用中重新创建联系人。 
3. 点击“恢复前预览”。 
4. 查看所有待恢复的记录，然后点击“恢复全部 [数量]”。 

关闭数据同步

1. 在 HubSpot 帐户中，单击顶部导航栏中的设置图标。在左侧栏菜单中，导航到集成 > 连接的应用程序。
2. 点击该应用。
3. 导航至“CRM 同步”选项卡。 
4. 将鼠标悬停在[对象] 同步上，点击“更多”下拉菜单，然后选择“关闭同步”。 
5. 在弹出框中，点击“关闭同步”。

同步关闭后，您可以通过点击“编辑同步设置”重新开启同步，或删除该同步。

查看同步状态

连接应用后，您可以查看 HubSpot 与第三方应用之间同步记录的概览。 

1. 在 HubSpot 帐户中，单击顶部导航栏中的设置图标。在左侧栏菜单中，导航到集成 > 连接的应用程序。
2. 点击该应用。
3. 转到“CRM 同步”选项卡。 
4. 点击“对象视图”以按对象查看同步状态。

• • 作为初始同步的一部分正在处理的记录旁边会显示旋转的圆圈。
  • 如果另一项同步正在进行中，该记录的状态将显示为“正在队列中”，以防止对同一数据同时进行更新。
  • 将鼠标悬停在每个对象的同步状态上，可查看其同步进度的更多详细信息。同步状态跟踪器显示集成当前的同步阶段，例如“扫描”、“同步”、“已同步”和“监听更改”。 

5. 在“正在同步”列中，点击 记录数量 可查看 HubSpot 与应用之间正在同步的所有记录。
6. 在“失败”列中，点击记录数可查看所有在 HubSpot 与应用之间同步失败的记录。 

• • 在“同步活动”列中，点击错误旁边的 RightIco 右箭头 ，可查看有关同步失败原因的更多信息。
  • 点击“故障排除 artificialIntelligenceIcon ，即可打开Breeze Assistant，获取指导和故障排除步骤，以解决某条记录的同步错误。 

7. 在“被排除”列中，单击记录数量可查看所有被排除在同步之外的记录。这可能是因为它们不符合同步设置中的任何过滤条件，或者未被分配唯一标识符，这可能是由于已定义了匹配键所致。 

如果某些记录的同步失败，您可以仅针对这些记录触发重新同步。

1. 在 HubSpot 帐户中，单击顶部导航栏中的设置图标。在左侧栏菜单中，导航到集成 > 连接的应用程序。
2. 点击该应用。
3. 转到“CRM 同步”选项卡。然后点击“记录视图”选项卡。
4. 勾选要重新同步的记录旁边的复选框。
5. 然后点击“对 [count] 条记录重新运行同步”。

从数据同步应用中导出记录

要从数据同步应用中导出记录：

1. 在 HubSpot 帐户中，单击顶部导航栏中的设置图标。在左侧栏菜单中，导航到集成 > 连接的应用程序。
2. 点击该应用。
3. 导航至“CRM 同步”选项卡。 
4. 在“已同步”、“同步失败”或“已排除”列中，点击您要导出记录的对象旁边的数字 。
5. 在右上角，点击“更多”，然后选择“导出”。
6. 点击“文件格式”下拉菜单并选择一种格式。
7. 点击“导出”。导出处理完成后，您将通过电子邮件和通知中心收到下载链接。