使用工作流分配和轮换记录所有者

使用“轮换记录所有者”工作流 操作，将记录分配给您的付费销售和服务用户。您可以使用此操作，根据[记录]的所有者属性或任何自定义的HubSpot用户属性来分配用户。

如果您正在使用“轮换记录所有者 ”工作流 操作来分配工单或潜在客户（BETA）记录，则可以使用其他分配选项，例如负载均衡、轮询和随机分配。

了解要求和注意事项

使用“将记录轮换分配给所有者”工作流操作时，将适用以下要求和限制。

了解要求

• 将记录分配给特定用户时：
  • 用户必须处于活跃状态，并被分配了 销售 或服务中心专业版 或企业版席位。
  • 拥有核心席位和只读席位的用户，或尚未接受加入 HubSpot 账户邀请的用户，其选项将显示为灰色。
• 将记录分配给团队时：
  • 该团队必须至少有一名用户被分配了 销售 或服务中心（Service Hub）专业版 或企业版席位。否则，在设置工作流操作时，该团队将显示为灰色。 
  • 只有被分配了 Sales 或服务中心专业版 或企业版席位的主团队成员才有资格被分配。其他团队成员将不被纳入。
  • 如果某个账户已加入 “支持多个主要团队以实现全功能”测试版，则所有团队成员均有资格被分配。
• 已停用用户或不再拥有付费席位的用户在路由规则中将显示为红色边框，且不会被纳入分配范围。

了解注意事项

• 如果 HubSpot 所有者 属性同步到 Salesforce，该操作可能无法按预期运行。即使 HubSpot 已清除所有权，Salesforce 仍可能会尝试将之前的拥有者信息同步回 HubSpot。
• 使用此操作分配潜在客户时，您需要关闭 “将潜在客户所有者与联系人或公司所有者同步” 设置。

工作流分配规则

• 默认情况下，在分配已加入的工作流记录时，系统会将记录在选定的团队内部或指定用户之间平均分配。 
• 如果在启用工作流后向该操作添加或移除所有者：
  • 该操作的分配计数将重置，随机分配将重新开始。
  • 新加入的记录将均匀地轮换分配给所有选定的所有者或团队成员，无论先前已加入记录的轮换分配次数如何。
• HubSpot 每次仅允许轮换一个对象，以确保分配的公平性。
  • 如果“轮换对象”操作中同时存在多个对象，系统将仅允许其中一个通过，其余对象则需重试。
  • 这可能会导致对象执行此操作所需的时间更长。

使用工作流分配记录

工作流

1. 在你的 HubSpot 帐户中，单击更多，然后导航到自动化 > 工作流。如果你的帐户中未显示更多，请直接导航到自动化 > 工作流。
2. 点击现有工作流的名称 或创建一个新工作流。
3. 设置注册触发条件。
4. 点击“+”号图标添加操作。 
5. 在左侧面板中，点击展开“CRM”部分 。然后 ，点击 “将记录轮换给所有者”。
6. 配置“将记录轮换给所有者”操作： 
   • HubSpot 用户属性：选择 您希望与该操作配合使用的用户属性。默认情况下，将选择[object] 所有者属性。您也可以使用任何其他自定义用户属性。 
   • 如果 [object] 已有所有者，则覆盖：选择 是否覆盖现有的用户属性值。 
   • 轮换对象：选择是在 特定用户之间 还是在团队之间进行轮换。 
     • 特定用户：选择要分配记录的特定用户。
     • 团队：选择 要分配记录的特定团队。
7. 设置好工作流后，点击顶部的“保存”。 
8. 继续设置您的工作流。 
   
   

其他分配选项 当

时

• 负载均衡：自动评估并将记录分配给当前未处理且已分配工单数量最少的用户。
• 循环分配： 按轮换的顺序分配 记录。
• 随机：将记录随机分配给分配池中符合条件的用户。

使用工作流分配潜在客户（BETA）

若要通过工作流中的“将记录分配给所有者”操作分配潜在客户： 

1. 在你的 HubSpot 帐户中，单击更多，然后导航到自动化 > 工作流。如果你的帐户中未显示更多，请直接导航到自动化 > 工作流。
2. 点击现有基于潜在客户的工作流名称 ，或创建一个新工作流。
3. 设置注册触发条件。
4. 点击“+”号图标添加操作。 
5. 在左侧面板中，点击展开“CRM”部分 。然后 ，点击 “将记录轮换分配给所有者”。
6. 为工单配置“将记录轮换给所有者”工作流操作：
   • 负责人属性：默认设置为“潜在客户负责人”。您也可以选择任何其他潜在客户用户属性。
   • 潜在客户分配：从以下选项中选择： 
     
     • 特定用户和团队：将新记录分配给指定的用户或团队。您可以选择“负载均衡”、“轮询”或“随机分配”这三种分配类型。
     • 联系人负责人：将新入站记录分配给联系人的负责人。
       • 该联系人必须在其记录中已分配所有者，并且通过 Cookie 进行追踪。
       • 如果没有联系人所有者，或者分配失败，则将使用备用方案。
     • 无人：传入记录将不会分配给任何团队成员。
7. 设置分配类型后，请设置分配配置：
   • 覆盖现有线索所有者：根据分配规则，用新的线索所有者覆盖任何现有线索所有者。
   • 仅分配给可用用户：状态设为“离线”的用户将不会被分配记录，即使他们在分配规则中被配置过。只有可用用户才会被分配工单。如果分配池中的所有用户均处于离线状态，则[对象]所有者或 自定义用户属性将被设为“未分配”或 “（无所有者）”。
8. 在顶部，点击“保存”。
9. 继续设置您的工作流。

使用工作流分配工单

1. 在你的 HubSpot 帐户中，单击更多，然后导航到自动化 > 工作流。如果你的帐户中未显示更多，请直接导航到自动化 > 工作流。
2. 点击现有基于工单的工作流名称 ，或创建一个新工作流。
3. 设置注册触发器。
4. 点击“+”号图标添加操作。 
5. 在左侧面板中，点击展开“CRM”部分 。然后 ，点击 “将记录轮换给所有者”。
6. 为工单配置“将记录轮换给所有者”工作流操作：
   • 所有者属性：默认设置为“工单所有者”。您也可以选择任何其他工单用户属性。 
   • 工单分配：从以下选项中选择： 
     • 客户专员：新提交的工单将路由至客户专员。了解有关 设置客户专员的 更多信息 。
     • 特定用户和团队：将收到的工单分配给指定的用户或团队。您可以选择“负载均衡”、“轮询”或“随机分配”这三种分配类型。 
     • 仅团队：将收到的工单路由至团队，而不指定工单所有者。
       • 工单将显示在服务台的团队视图中，包括“我团队的未分配”和“我团队的已打开”。
       • 只有至少有一名用户拥有Service Hub席位的团队，才能被选为团队路由对象。 
     • 联系人所有者：将收到的工单分配给联系人的所有者。
       • 该联系人的记录必须已分配所有者，并且通过 Cookie 进行跟踪。 
       • 如果没有联系人所有者，或者分配失败，则将使用备用选项。
     • 无人：收到的工单将不会分配给任何团队成员。
7. 设置分配类型后，请设置分配配置：
   • 覆盖现有工单所有者：根据分配规则，用新的工单所有者覆盖现有工单所有者。 
   • 仅分配给可用用户：状态设为“离线”的用户将不会被分配工单，即使他们在分配规则中被配置过。只有可用用户才会被分配工单。如果分配池中的所有用户均处于离线状态：
     • 工单所有者或自定义用户属性将设置为“未分配”或 “（无所有者）”。
     • “已分配团队”工单属性将设置为路由选项中的所有目标团队。
8. 在顶部，点击“保存”。 
9. 继续设置您的工作流。