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新增和管理記錄和活動的附件
上次更新時間: 九月 23, 2024
若要納入相關資源並提供有用的情境資訊,您可以上傳檔案,並將其附加至聯絡人、公司、交易、支援查詢、自訂物件記錄及其相關活動。 您也可以重新命名、篩選或移除現有的附件。
檢視附件所需的權限取決於如何新增附件:
- 在記錄中新增附件時,使用者必須具有備註檢視權限才能檢視它們。 備註檢視權限設為「全部」的使用者可以檢視所有這些附件,設為「僅限團隊」的使用者可以檢視其團隊中的使用者上傳的附件,而設為「僅限擁有」的使用者只能檢視其上傳的附件。
-
當您將檔案附加到記錄的活動時,它們將顯示在相關記錄右側面板的「附件」部分。 檢視附件所需的權限取決於新增附件的活動:
在記錄中新增附件
若要在記錄中新增附件,請按照以下步驟操作:
- 前往你的紀錄:
- 聯絡人: 在你的 HubSpot 帳戶中,瀏覽「CRM」>「連絡人」。
- 公司: 在你的 HubSpot 帳戶中,瀏覽「CRM」>「公司」。
- 優惠: 在你的 HubSpot 帳戶中,瀏覽「CRM」>「交易」。
- 門票: 在你的 HubSpot 帳戶中,瀏覽「CRM」>「服務票證」。
- 自訂物件: 在你的 HubSpot 帳戶中,瀏覽「CRM」,然後選取「自訂物件」。
- 按一下記錄 的名稱。
- 在右側面板中,向下捲動至「附件」部分。
- 若要新增附件,請按一下「新增」,然後選取:
- 您的電腦:從您的電腦上傳新檔案。
- HubSpot中的現有檔案:選擇HubSpot帳戶中的現有檔案。 在右側面板中,按一下要附加的檔案名稱。
- 若要移除附件,請按一下附件右側的X。 在對話框中,單擊刪除或分離。 記錄或活動中上傳的附件將被永久刪除。 從文件工具添加到記錄的附件將從記錄中刪除,但仍然可以在文件工具中訪問。
在活動上新增附件
若要在活動上新增附件,請按照以下步驟操作:
- 前往你的紀錄:
- 聯絡人: 在你的 HubSpot 帳戶中,瀏覽「CRM」>「連絡人」。
- 公司: 在你的 HubSpot 帳戶中,瀏覽「CRM」>「公司」。
- 優惠: 在你的 HubSpot 帳戶中,瀏覽「CRM」>「交易」。
- 門票: 在你的 HubSpot 帳戶中,瀏覽「CRM」>「服務票證」。
- 自訂物件: 在你的 HubSpot 帳戶中,瀏覽「CRM」,然後選取「自訂物件」。
- 按一下記錄 的名稱。
- 若要建立新活動並新增附件:
- 在左側面板中,按一下活動的圖示。
- 在活動編輯器中,按一下「attach」圖示,然後選取「上傳新檔案」以從電腦新增檔案,或選取「選擇現有檔案」以選取已新增至HubSpot的檔案。
- 選取檔案,完成新增活動詳細資訊,然後按一下「記錄活動」或「儲存備註」。
- 若要將附件新增至現有活動,請按照以下步驟操作:
- 在活動上,將遊標移至上方,然後按一下文字方塊。
- 在文字編輯器中,按一下「attach」圖示,然後選取「上傳新檔案」以從電腦新增檔案,或選取「選擇現有檔案」以選取已新增至HubSpot的檔案。
- 選取檔案,然後按一下儲存。
請注意:當您在HubSpot中發送一對一電子郵件或使用HubSpot銷售記錄電子郵件時,非內嵌附件會自動添加到記錄的附件部分。 不會新增任何內嵌附件。
管理附件
新增附件後,您可以檢視每個記錄上的所有附加檔案,篩選它們以尋找所需的附件,並重新命名或移除它們。
- 前往你的紀錄:
- 聯絡人: 在你的 HubSpot 帳戶中,瀏覽「CRM」>「連絡人」。
- 公司: 在你的 HubSpot 帳戶中,瀏覽「CRM」>「公司」。
- 優惠: 在你的 HubSpot 帳戶中,瀏覽「CRM」>「交易」。
- 門票: 在你的 HubSpot 帳戶中,瀏覽「CRM」>「服務票證」。
- 自訂物件: 在你的 HubSpot 帳戶中,瀏覽「CRM」,然後選取「自訂物件」。
- 按一下記錄的名稱。
- 在右側面板中,向下捲動至「附件」部分。
- 如果您有超過5個附件,請按一下顯示更多以顯示5個其他檔案。
- 若要檢視和管理完整的附件清單,請檢視所有附件。
- 若要按名稱或類型搜尋檔案,請在搜尋列中輸入文字。
- 若要依附加檔案的類型進行篩選,請按一下檔案類型,然後選取要檢視的檔案類型核取方塊。
- 若要按附件的來源篩選,請按一下來源,然後選取要包含的來源的核取方塊。 例如,選取「通話」以檢視透過通話活動新增的附件,或選取「手動上傳」以檢視從「附件」部分新增的檔案。
- 若要變更附件的排序順序,請按一下欄標題。 例如,按一下「上傳日期」欄,即可依據最舊或最新的附件進行排序。
- 若要預覽附件,請按一下附件名稱。 在預覽中,您可以執行以下操作:
- 若要下載檔案,請按一下「下載」。 檔案將下載到您的電腦。
- 若要在HubSpot中分享檔案預覽連結,請按一下分享內部連結。 連結會複製到您的剪貼簿,並可與您帳戶中的其他使用者分享。
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- 如要分享24小時後失效的連結,請點擊「分享24小時連結」。 在網址列中複製連結。 此檔案連結可在外部分享,最多可存取24小時。
- 要重命名、下載、查看或刪除單個附件,請將鼠標懸停在文件上,單擊操作,然後選擇一個選項:
- 若要下載多個附件,請勾選附件旁的核取方塊,然後按一下下載。 檔案將下載到您的電腦。
- 若要移除多個附件,請勾選附件旁的核取方塊,然後按一下移除。 在對話方塊中,確認你想刪除或移除附件:
- 對於記錄或活動上傳的附件,按一下刪除以永久刪除檔案。
- 對於從文件工具添加到記錄的附件,單擊分離。 文件將從記錄中刪除,但仍然可以在文件工具中訪問。
- 如果包含這兩種類型的檔案,請按一下全部移除。 系統會根據新增的方式刪除或移除檔案。
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