新增和管理記錄和活動的附件

若要納入相關資源並提供有用的情境資訊，您可以上傳檔案，並將其附加至聯絡人、公司、交易、支援查詢、自訂物件記錄及其相關活動。 您也可以重新命名、篩選或移除現有的附件。

檢視附件所需的權限取決於如何新增附件：

• 在記錄中新增附件時，使用者必須具有備註檢視權限 才能檢視它們。 備註檢視權限設為「全部」的使用者可以檢視所有這些附件，設為「僅限團隊」的使用者可以檢視其團隊中的使用者上傳的附件，而設為「僅限擁有」的使用者只能檢視其上傳的附件。 

• 當您將檔案附加到記錄的活動時，它們將顯示在相關記錄右側面板的「附件」部分。 檢視附件所需的權限取決於新增附件的活動：

  • 當透過記錄的備註新增附件時，使用者必須具有備註檢視權限才能檢視這些附件。 備註檢視權限設為[全部]的使用者可以檢視所有這些附件，設為[僅限團隊]的使用者可以檢視其團隊中的使用者所建立備註的附件，而設為[僅限擁有]的使用者只能檢視其所建立備註的附件。
  • 透過任務附加附件時，使用者必須具有任務檢視權限才能檢視這些附件。 將「任務」檢視權限設為「全部」的使用者可以檢視所有這些附件，設為「僅限團隊」的使用者可以檢視其團隊中的使用者所建立任務的附件，而設為「僅限擁有」的使用者只能檢視其所建立任務的附件。
  • 透過一對一電子郵件、通話、會議或其他活動新增附件時，任何有權存取受影響記錄的使用者都可以檢視附件。

在記錄中新增附件

若要在記錄中新增附件，請按照以下步驟操作：

• 前往你的紀錄：
  • 聯絡人： 在你的 HubSpot 帳戶中，瀏覽「CRM」>「連絡人」。
  • 公司： 在你的 HubSpot 帳戶中，瀏覽「CRM」>「公司」。
  • 優惠： 在你的 HubSpot 帳戶中，瀏覽「CRM」>「交易」。
  • 門票： 在你的 HubSpot 帳戶中，瀏覽「CRM」>「服務票證」。
  • 自訂物件： 在你的 HubSpot 帳戶中，瀏覽「CRM」，然後選取「自訂物件」。
• 按一下記錄 的名稱。
• 在右側面板中，向下捲動至「附件」部分。
• 若要新增附件，請按一下「新增」，然後選取：
  • 您的電腦：從您的電腦上傳新檔案。
  • HubSpot中的現有檔案：選擇HubSpot帳戶中的現有檔案。 在右側面板中，按一下要附加的檔案名稱。

• 若要移除附件，請按一下附件右側的X。 在對話框中，單擊刪除或分離。 記錄或活動中上傳的附件將被永久刪除。 從文件工具添加到記錄的附件將從記錄中刪除，但仍然可以在文件工具中訪問。

在活動上新增附件

若要在活動上新增附件，請按照以下步驟操作：

• 前往你的紀錄：
  • 聯絡人： 在你的 HubSpot 帳戶中，瀏覽「CRM」>「連絡人」。
  • 公司： 在你的 HubSpot 帳戶中，瀏覽「CRM」>「公司」。
  • 優惠： 在你的 HubSpot 帳戶中，瀏覽「CRM」>「交易」。
  • 門票： 在你的 HubSpot 帳戶中，瀏覽「CRM」>「服務票證」。
  • 自訂物件： 在你的 HubSpot 帳戶中，瀏覽「CRM」，然後選取「自訂物件」。
• 按一下記錄 的名稱。
• 若要建立新活動並新增附件：
  • 在左側面板中，按一下活動的圖示。 
  • 在活動編輯器中，按一下「attach」圖示，然後選取「上傳新檔案」以從電腦新增檔案，或選取「選擇現有檔案」以選取已新增至HubSpot的檔案。
  • 選取檔案，完成新增活動詳細資訊，然後按一下「記錄活動」或「儲存備註」。

• 若要將附件新增至現有活動，請按照以下步驟操作：
  • 在活動上，將遊標移至上方，然後按一下文字方塊。
  • 在文字編輯器中，按一下「attach」圖示，然後選取「上傳新檔案」以從電腦新增檔案，或選取「選擇現有檔案」以選取已新增至HubSpot的檔案。
  • 選取檔案，然後按一下儲存。

請注意：當您在HubSpot中發送一對一電子郵件或使用HubSpot銷售記錄電子郵件時，任何非內嵌附件將自動添加到記錄的附件部分。

管理附件

新增附件後，您可以檢視每個記錄上的所有附加檔案，篩選它們以尋找所需的附件，並重新命名或移除它們。

• 前往你的紀錄：
  • 聯絡人： 在你的 HubSpot 帳戶中，瀏覽「CRM」>「連絡人」。
  • 公司： 在你的 HubSpot 帳戶中，瀏覽「CRM」>「公司」。
  • 優惠： 在你的 HubSpot 帳戶中，瀏覽「CRM」>「交易」。
  • 門票： 在你的 HubSpot 帳戶中，瀏覽「CRM」>「服務票證」。
  • 自訂物件： 在你的 HubSpot 帳戶中，瀏覽「CRM」，然後選取「自訂物件」。
• 按一下記錄的名稱。
• 在右側面板中，向下捲動至「附件」部分。
• 如果您有超過5個附件，請按一下顯示更多以顯示5個其他檔案。
• 若要檢視和管理完整的附件清單，請檢視所有附件。

• 若要按名稱或類型搜尋檔案，請在搜尋列中輸入文字。
• 若要依附加檔案的類型進行篩選，請按一下檔案類型，然後選取要檢視的檔案類型核取方塊。
• 若要按附件的來源篩選，請按一下來源，然後選取要包含的來源的核取方塊。 例如，選取「通話」以檢視透過通話活動新增的附件，或選取「手動上傳」以檢視從「附件」部分新增的檔案。

• 若要變更附件的排序順序，請按一下欄標題。 例如，按一下「上傳日期」欄，即可依據最舊或最新的附件進行排序。
• 若要預覽附件，請按一下附件名稱。 在預覽中，您可以執行以下操作：
  • 若要下載檔案，請按一下「下載」。 檔案將下載到您的電腦。
  • 若要在HubSpot中分享檔案預覽連結，請按一下分享內部連結。 連結會複製到您的剪貼簿，並可與您帳戶中的其他使用者分享。

• • 如要分享24小時後失效的連結，請點擊「分享24小時連結」。 在網址列中複製連結。 此檔案連結可在外部分享，最多可存取24小時。
• 要重命名、下載、查看或刪除單個附件，請將鼠標懸停在文件上，單擊操作，然後選擇一個選項：
  • 重新命名：在對話方塊中輸入新名稱，然後按一下重新命名以確認。
  • 下載：檔案將下載到您的電腦。
  • 檢視：文件的預覽將在新選項卡中打開。
  • 移除：在對話方塊中，確認你想刪除或移除附件。
    • 對於記錄或活動上傳的附件，按一下刪除以永久刪除檔案。
    • 對於從文件工具添加到記錄的附件，單擊分離。 檔案將從記錄中移除，但仍可在檔案工具中存取。

• 若要下載多個附件，請勾選附件旁的核取方塊，然後按一下下載。 檔案將下載到您的電腦。
• 若要移除多個附件，請勾選附件旁的核取方塊，然後按一下移除。 在對話方塊中，確認你想刪除或移除附件：
  • 對於記錄或活動上傳的附件，按一下刪除以永久刪除檔案。
  • 對於從文件工具添加到記錄的附件，單擊分離。 文件將從記錄中刪除，但仍然可以在文件工具中訪問。
  • 如果包含這兩種類型的檔案，請按一下全部移除。 系統會根據新增的方式刪除或移除檔案。