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將電子郵件轉發到對話收件匣中的託管電子郵件地址

上次更新時間: 一月 25, 2023

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如果您的收件匣不是透過Office 365或Google寄存,或者您使用Google羣組帳戶或電子郵件別名與聯絡人溝通,請在對話收件匣中設定寄存的電子郵件,以便您可以將電子郵件從郵件用戶端轉寄到收件匣。 例如,如果您有Google羣組郵件清單,您可以在Google羣組設定中新增HubSpot託管的電子郵件,以便傳送到Google羣組帳戶的電子郵件顯示在對話收件匣中。 

設定代管電子郵件有兩個步驟:在HubSpot中設定代管電子郵件,然後在電子郵件供應商中新增代管電子郵件作為轉寄地址。

請注意: HubSpot會對傳入的電子郵件進行安全檢查,以幫助防止垃圾郵件顯示在您的HubSpot託管對話收件箱中。 有些電子郵件可能會被拒絕。如果您認為合法電子郵件被拒絕,請聯絡您的IT部門,以確保您的郵件伺服器設定正確。

在HubSpot中設定託管電子郵件地址

您可以在收件箱設定中自訂寄存的電子郵件地址。 

  • 在 HubSpot 帳戶中,進入「對話」>「收件匣」。
  • 在左下角,按一下收件匣設定
  • 在「頻道」標籤頁上,按一下連接頻道
  • 按一下團隊電子郵件。 
  • 選取其他 郵件帳戶
    select-other-mail-account-in-team-email-connection
  • 在下一個畫面中,自訂當聯絡人收到你的電子郵件時,你的來源名稱和來源地址會如何顯示:

請注意:您不能為一個以上的託管電子郵件地址使用FROM名稱。 FROM NAME值必須與您要連接的託管電子郵件地址唯一。 

  • 若要自訂顯示的來源名稱,請按一下來源名稱下拉式選單,然後選擇一個選項。
    • 代理和公司名稱:選擇此選項以顯示用戶的名稱和公司名稱。 在文本字段中輸入公司名稱
    • 公司名稱:選擇此選項僅顯示公司名稱。 在文本字段中 輸入 公司名稱。customize-from-name-in-hosted-inbox
  • 若要自訂發件人地址,請選取其中一個選項旁邊的單選按鈕
    • 使用預設值:付費帳戶中用戶的預設來源地址將顯示為[username] @ [subdomain] .hs-inbox.com。 免費用戶的預設來源地址將顯示為[username] @ [subdomain] .hubspot.inbox.com
    • 自訂來自地址:在文字欄位中,輸入您想要顯示的電子郵件地址 。 如果您輸入的電子郵件地址無法識別,則需要驗證您是否有權訪問該網域。 點擊「驗證 地址」,然後在對話方塊中,點擊「發送驗證電子郵件」,確認你有權存取該電子郵件verify-hosted-email-in-inbox

請注意:如果您是行銷中心銷售中心 服務中心 初學者業人士或企業用戶,您可以輸入連接的電子郵件發送網域,作為自訂發送地址。 了解如何連接電子郵件發送網域。 

  • 若要在收件箱發送的電子郵件中包含團隊電子郵件簽名,請按一下「新增團隊簽名」。
    • 在文字方塊中,在簡單編輯器中自訂團隊電子郵件簽名。
      • 使用底部的圖示來格式化文字、插入連結或插入影像。 
      • 若要插入將填充發件人全名或名字的個人化令牌,請按一下「插入令牌」下拉式選單,然後選擇名或名字。 當聯絡人收到來自團隊電子郵件地址的電子郵件時,發送電子郵件的用戶的姓名將顯示在電子郵件簽名中。 email-signature-in-conversations
  • 在右側,預覽來源姓名、來源地址和電子郵件簽名將如何顯示在聯絡人的收件匣中。 
  • 按一下下一步
  • 預設情況下,傳入的對話將保留未指派給您的團隊進行分類。 如果要將對話傳送給特定使用者和團隊成員,請按一下以切換「自動指派對話」開啟。
    • 按一下「指派至」下拉式選單,然後選擇路由選項:
      • 特定用戶和團隊:將傳入的對話路由到所選的用戶或團隊。 從特定用戶和團隊下拉式選單中選擇用戶或團隊名稱。
      • 聯絡擁有者:將傳入的對話傳送給聯絡人的擁有者。 聯絡人必須為其紀錄指派擁有者,並使用Cookie進行追蹤。 如果擁有者離線,對話將通過電子郵件發送給訪客的所有者。
  • 預設情況下,系統會為外來對話建立工單: 
    • 若要自訂工單屬性,請按一下編輯工單
    • 在右側面板中編輯屬性,然後按一下儲存
    • 如果您不想為每個傳入的對話建立工單,請按一下以切換將傳入的對話視為支援工單關閉。 
  • 按一下下一步
  • 在「複製您的轉寄地址」欄位中,預覽您的轉寄地址。 若要編輯轉寄地址,請按一下自訂地址,然後在對話方塊中,編輯地址,然後按一下儲存

在開始在對話收件匣中接收電子郵件之前,請將轉寄地址新增至電子郵件供應商的設定。 

請注意: 在此步驟之後,您無法編輯轉寄地址。 完成代管電子郵件設定前,請先進行任何變更。

將轉寄地址新增至電子郵件供應商的設定

在HubSpot中設定託管電子郵件地址後,您需要在電子郵件供應商的設定中新增託管電子郵件作為轉發地址。 

  • 在HubSpot的轉寄地址旁邊,按一下複製copy-your-forwarding-address
  • 若要查看如何新增轉寄地址的指示,請按一下選擇電子郵件供應商下拉式選單。 按照以下步驟將轉寄地址新增至電子郵件供應商的設定。 
view-instructions-for-provider 
  • 將轉寄地址新增至電子郵件供應商的設定後,請返回HubSpot ,然後在右下角按一下「連結並完成」。

請注意:寄送至寄存收件箱的電子郵件大小上限為30MB。 這包括電子郵件中的任何附件。 

你可能會收到確認電子郵件已發送至你寄存的收件箱的通知。 前往帳戶中的對話收件匣,查看確認碼並驗證電子郵件。 當您的代管電子郵件成功連接後,您會看到它與其他連接的團隊電子郵件渠道一起列出。 了解如何回覆轉寄至對話收件匣的電子郵件。

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請注意:當電子郵件轉發到對話收件匣中的託管電子郵件地址時,預設情況下, HubSpot會將該電子郵件與原始電子郵件中的發件人電子郵地址關聯到聯繫人記錄,而不是轉發者的電子郵件地址。 如果您在收件箱中使用自動轉寄規則,這可確保電子郵件正確地與聯絡人關聯。 了解如何在收件箱中管理轉寄規則。 

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