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將收件匣頻道和聊天流程移至服務臺

上次更新時間: 三月 27, 2024

可与下列任何一种订阅一起使用,除非有说明:

Service Hub   Professional , Enterprise

如果您已選擇加入服務臺工作空間測試版,帳戶中的超級管理員可以將聊天流程和現有的電子郵件表單管道從對話收件匣移至服務臺。 您也可以選擇在移動頻道時,將過往對話和任何相關聯的聯絡單移至服務臺。

在您開始之前

在將現有的收件匣管道或聊天流程遷移到服務臺之前,請記住以下注意事項:

  • 一旦遷移,您就無法將頻道移回收件匣。
  • 您一次只能遷移一個收件匣頻道或聊天流程。
  • 強烈建議您帳戶中的所有客服人員都能使用服務臺,而且您已設定服務臺服務等級協議
  • 雖然HubSpot會在您主動遷移收件匣時自動偵測到任何新的對話,但建議您在一天中的低容量時段開始遷移,以減少對支援人員和現有流程的幹擾。
  • 目前只能將聊天流程、連接的電子郵件和 表單頻道移至服務臺。
  • 您無法將WhatsApp或Facebook Messenger聊天流程遷移到服務臺。
  • 在遷移過程中,服務臺中的新票證建立和分配將觸發您帳戶中的通知,因此為了減少對帳戶中用戶的幹擾和幹擾,您可以在遷移過程中關閉通知,並在完成後重新啟用通知。

遷移期望和行爲

當您將頻道移動到服務臺時,將發生以下操作:

  • 簽名、路由和自動化等現有頻道設置以及聯絡單創建設置將隨著移動而保留,而不會重置為服務臺的默認值。
  • 您要移動的頻道中的任何新對話都會進入服務臺,並自動建立與新對話相關聯的工單。
  • 任何來自你移動頻道的新聯絡單都會套用服務臺存取權限和服務等級協議。

如果您選擇將過往對話從頻道移至服務臺:

  • 如果對話中有相關聯的聯絡單,那麼對話和聯絡單都將按原樣移至服務臺。
  • 如果對話沒有與聯絡單相關聯,系統會建立聯絡單,並將現有的對話與該聯絡單相關聯。針對已建立的聯絡單:
    • 支援查詢建立日期會與對話開始日期相符。
    • 支援查詢的管線狀態將對應至開放或結束對話的適當狀態。
    • 如果聯絡單擁有者擁有服務臺存取權限,則該擁有者將被設定為目前的對話擁有者。 如果目前對話的所有者沒有客服人員存取權限,則新聯絡單將保持未指派狀態。
  • 對現有對話的任何新回覆都會顯示在服務臺中,並附有與對話相關聯的工單。
  • 服務臺存取權限和服務等級協議將套用至任何已移動的對話或支援查詢。

將現有的收件匣管道或聊天流程移至服務臺

  • 若要從對話收件匣移轉現有的電子郵件或表單管道,請按照以下步驟操作:
    • 在你的 HubSpot 帳戶中,點擊頂端導覽列中的settings「設定圖示」。
    • 在左側邊欄選單中,前往收件匣和服務臺>收件匣。
    • 在「頻道」下方,將遊標暫留於要移動的電子郵件或表單頻道,按一下「選項」,然後選取「移至服務臺」。

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  • 若要移轉現有的聊天流程,請按照以下步驟操作
    • 在你的 HubSpot 帳戶中,瀏覽「自動化」>「聊天流程」。
    • 在「聊天」下方,將滑鼠遊標懸停在要移動的聊天流程上,按一下「更多」,然後選取「移至服務臺」。
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  • 選擇要移轉的收件匣頻道或聊天流程後,請選擇移動過往對話的偏好設定:

    • 與[Inbox Address]的所有對話:來自頻道的所有現有對話將移至服務臺,以及任何相關聯的聯絡單。 沒有聯絡單的對話會在進入服務臺時建立聯絡單。 如果選擇此選項,請按一下「開啟」和「已關閉」對話狀態旁邊的「新聯絡單狀態」下拉式選單,然後選取相關聯的聯絡單狀態,將其對應至。
    • 請勿移動任何對話:現有的對話將保留在目前的對話收件匣中。 只有在未來不需要存取服務臺中的歷史對話時,才應選擇此選項。
  • 準備好移動收件匣或聊天室後,請點擊「移動頻道」。

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請注意:將頻道移至服務臺後,將無法再使用移動歷史對話的選項。

  • 移動頻道 後,系統會顯示一個頁面,確認移轉進行中。 完成遷移所需的時間取決於移動的資料量。 離開此頁面不會幹擾遷移過程。


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  • 當聊天流程或收件匣頻道成功遷移時,您將在服務臺工作區中看到它,而不是在收件匣中看到它。

頻道和對話移動時的預期情況

系統會在您的收件匣設定和收件匣中顯示一則訊息,通知您帳戶中的使用者移動正在進行中。 對於可能開始注意到指定對話正在變化的客服人員來說,這一點至關重要。 請注意,移動一旦開始,就無法停止。

隨著頻道積極轉移到服務臺, HubSpot將偵測並移動任何進入遷移收件匣頻道的新對話。

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請注意:

  • 如果對話在一個頻道上開始,然後移動到另一個頻道,則在移動歷史對話數據時只會考慮最近的頻道,而不會考慮對話開始的原始頻道。 例如,如果對話從即時聊天頻道開始,然後移至已連線的電子郵件頻道,當您選擇移動已連線的電子郵件頻道及其歷史對話時,該對話將移至服務臺。
  • 由於表單和電子郵件的連結性質,建議您移動客服人員用於回覆表單提交的所有連結電子郵件管道。 將表單管道移動到服務臺可能無法移動從表單開始,然後在電子郵件中繼續進行的通訊。 如果您移動客服人員用來回覆表單提交的電子郵件管道,那麼對話和聯絡單將顯示在服務臺中,而不是包含表單提交和後續電子郵件歷史記錄的收件匣中。
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