Doorgaan naar artikel
Let op: De Nederlandse vertaling van dit artikel is alleen bedoeld voor het gemak. De vertaling wordt automatisch gemaakt via een vertaalsoftware en is mogelijk niet proefgelezen. Daarom moet de Engelse versie van dit artikel worden beschouwd als de meest recente versie met de meest recente informatie. U kunt het hier raadplegen.

Verplaats een inboxkanaal en chatflows naar de helpdesk

Laatst bijgewerkt: maart 27, 2024

Beschikbaar met elk van de volgende abonnementen, behalve waar vermeld:

Service Hub   Professional , Enterprise

Als je hebt gekozen voor de bèta van de helpdeskwerkruimte, kunnen Super beheerders in je account chatflows en een bestaand e-mail- of formulierkanaal verplaatsen van de inbox voor conversaties naar de helpdesk. Je kunt er ook voor kiezen om historische conversaties en eventuele bijbehorende tickets naar de helpdesk te verplaatsen wanneer je het kanaal verplaatst.

Voordat u begint

Voordat je een bestaand inboxkanaal of chatflow naar de helpdesk migreert, moet je rekening houden met de volgende voorbehouden:

  • Eenmaal gemigreerd, kunt u kanalen niet terugverplaatsen naar de inbox.
  • U kunt slechts één inboxkanaal of chatflow tegelijk migreren.
  • Het wordt sterk aangeraden dat alle agents in je account toegang hebben tot de helpdesk en dat je helpdesk SLA's hebt ingesteld.
  • Hoewel HubSpot automatisch nieuwe conversaties detecteert die binnenkomen terwijl je actief bezig bent met het migreren van je inbox, is het aan te raden om de migratie te starten op momenten van de dag met een laag volume om verstoringen voor je supportmedewerkers en bestaande processen te beperken.
  • Alleen chatflows, gekoppelde e-mail en formulierkanalen kunnen op dit moment worden verplaatst naar de helpdesk.
  • Je kunt geen WhatsApp- of Facebook Messenger-chatflows migreren naar de helpdesk.
  • Tijdens het migratieproces activeren het aanmaken en toewijzen van nieuwe tickets in Helpdesk meldingen in je account. Om ruis en onderbrekingen voor gebruikers in je account te beperken, kun je meldingen tijdens de migratie uitschakelen en weer inschakelen zodra de migratie is voltooid.

Verwachtingen en gedrag bij migratie

Wanneer je een kanaal naar Helpdesk verplaatst, vinden de volgende acties plaats:

  • Bestaande chatroominstellingen, zoals handtekeningen, routing en automatisering, en instellingen voor het aanmaken van tickets blijven behouden tijdens de verhuizing en worden niet teruggezet naar de standaardwaarden van de helpdesk.
  • Nieuwe conversaties in het kanaal dat u verplaatst, komen in de helpdesk en er wordt automatisch een ticket aangemaakt en gekoppeld aan de nieuwe conversatie.
  • Helpdesktoegang en SLA's worden toegepast op alle nieuwe tickets die afkomstig zijn van het kanaal dat u hebt verplaatst.

Als u ervoor kiest om historische conversaties van een kanaal naar de helpdesk te verplaatsen:

  • Als aan een conversatie een ticket is gekoppeld, dan worden zowel de conversatie als het ticket as-is verplaatst naar helpdesk.
  • Als er geen ticket aan een conversatie is gekoppeld, dan wordt er een ticket aangemaakt en wordt de bestaande conversatie aan dat ticket gekoppeld. Voor aangemaakte tickets:
    • De aanmaakdatum van het ticket komt overeen met de startdatum van de conversatie.
    • De pijplijn status van het ticket zal worden toegewezen aan de juiste status voor open of gesloten gesprekken.
    • De eigenaar van het ticket wordt ingesteld op de huidige eigenaar van de conversatie als die eigenaar helpdesktoegang heeft. Als de huidige gesprekseigenaar geen helpdesktoegang heeft, dan wordt het nieuwe ticket niet toegewezen.
  • Alle nieuwe antwoorden op bestaande conversaties verschijnen in de helpdesk met een ticket gekoppeld aan de conversatie.
  • Helpdesktoegang en SLA's worden toegepast op alle verplaatste conversaties of tickets.

Een bestaand inboxkanaal of chatflow naar helpdesk verplaatsen

  • Om een bestaand e-mail- of formulierkanaal uit de inbox van conversaties te migreren:
    • Klik in je HubSpot-account op het settings instellingen-pictogram in de bovenste navigatiebalk.
    • Navigeer in het linker zijbalkmenu naar Inbox & Helpdesk > Inboxen.
    • Ga onder Kanalen met de muis over het e-mail- of formulierkanaal dat u wilt verplaatsen, klik op Opties en selecteer Verplaatsen naar helpdesk.

move-inbox-to-help-desk-in-inbox-settings-beta

  • Een bestaande chatflow migreren:
    • Ga in je HubSpot-account naar Automatiseringen > Chatflows.
    • Ga onder Chat met de muis over de chatflow die u wilt verplaatsen, klik op Meer en selecteer vervolgens Verplaats naar helpdesk.
2024-03-14_10-46-24-2
  • Nadat u het inboxkanaal of de chatflow hebt geselecteerd die u wilt migreren, selecteert u uw voorkeur voor het verplaatsen van historische conversaties:
    • Alle conversaties met [Inbox Adres]: alle bestaande conversaties van het kanaal worden verplaatst naar de helpdesk, evenals eventuele bijbehorende tickets. Voor conversaties zonder tickets wordt een ticket aangemaakt zodra ze bij de helpdesk binnenkomen. Als je deze optie selecteert, klik dan op de vervolgkeuzemenu's Nieuwe ticketstatus naast de gesprekstatussen Open en Gesloten en selecteer een bijbehorende ticketstatus om ze aan toe te wijzen.
    • Verplaats geen conversaties: bestaande conversaties blijven in de huidige conversatie inbox. Je moet deze optie alleen selecteren als je geen toegang nodig hebt tot historische gesprekken in de helpdesk.
  • Als je klaar bent om je inbox of chatflow te verplaatsen, klik je op Verplaats kanaal.

move-inbox-to-help-desk-settings-and-confirmation

Let op: zodra een chatroom is verplaatst naar de helpdesk, is de optie om historische conversaties te verplaatsen niet meer beschikbaar.

  • Zodra u uw chatroom verplaatst, ziet u een pagina waarop wordt bevestigd dat de migratie bezig is. Hoe lang het duurt voordat de migratie is voltooid, hangt af van de hoeveelheid gegevens die wordt verplaatst. Het verlaten van deze pagina zal het migratieproces niet verstoren.


2024-03-14_10-57-15
  • Als het chatflow- of inboxkanaal met succes is gemigreerd, ziet u het in de helpdeskwerkruimte in plaats van in de inbox.

Wat u kunt verwachten terwijl een chatroom en conversaties worden verplaatst

Er verschijnt een bericht in uw inboxinstellingen en in de inbox om gebruikers in uw account te informeren dat er een verhuizing plaatsvindt. Dit is belangrijk voor agents die merken dat de aan hen toegewezen gesprekken veranderen. Als een verhuizing eenmaal is gestart, kan deze niet meer worden gestopt.

Als een kanaal actief wordt verplaatst naar de helpdesk, zal HubSpot alle nieuwe conversaties die binnenkomen in het migrerende inboxkanaal detecteren en verplaatsen.

move-inbox-to-help-desk-in-progress-banner

Let op:

  • Als een conversatie is gestart op een kanaal en vervolgens is verplaatst naar een ander kanaal, wordt alleen het meest recente kanaal in aanmerking genomen bij het verplaatsen van de historische conversatiegegevens, niet het oorspronkelijke kanaal waarop de conversatie is gestart. Als een conversatie bijvoorbeeld is begonnen in een live chatkanaal en vervolgens is verplaatst naar een verbonden e-mailkanaal, wordt die conversatie verplaatst naar de helpdesk als u ervoor kiest het verbonden e-mailkanaal en de historische conversaties te verplaatsen.
  • Omdat formulieren en e-mail met elkaar verbonden zijn, is het aan te raden om alle gekoppelde e-mailkanalen te verplaatsen die door uw agents worden gebruikt om te reageren op formulierinzendingen. Als het formulierkanaal naar de helpdesk wordt verplaatst, wordt de communicatie die is gestart vanaf een formulier en daarna is voortgezet in e-mail, mogelijk niet verplaatst. Als je het e-mailkanaal verplaatst dat je agents gebruiken om te reageren op formulierinzendingen, dan worden de conversaties en tickets weergegeven in helpdesk in plaats van in de inbox met de geschiedenis van zowel de formulierinzendingen als de follow-up e-mails.
Was dit artikel nuttig?
Dit formulier wordt alleen gebruikt voor feedback op documentatie. Ontdek hoe je hulp krijgt met HubSpot.