在工作流程中使用 QuickBooks 動作

利用 QuickBooks Online 的工作流程動作，從 HubSpot 自動執行會計任務。將 QuickBooks Online 與 HubSpot 連線後，您可以透過工作流程，根據 CRM 中的活動，建立 QuickBooks 紀錄，例如 QuickBooks 發票、銷售報價單、銷售收據、費用及退款收據。這有助於減少手動資料輸入，並確保兩個系統中的銷售與財務流程保持一致。

例如，當一筆交易達到特定階段時，您可以使用工作流程在 QuickBooks Online 中自動建立發票或銷售報價單。

請注意：HubSpot 工作流程中的 QuickBooks Online 動作僅適用於美國境內的客戶。

開始之前

要在 QuickBooks Online 中建立發票、銷售估價單和收據，HubSpot 會在將任何資料同步至 QuickBooks Online 之前，先核對兩平台之間的資料。此舉有助於確保資料準確性，並防止在 QuickBooks Online 中建立不必要的資料。 以下是聯絡人與明細項目必須滿足的條件，才能讓 HubSpot 透過工作流程動作在 QuickBooks Online 中建立新資產：

• 聯絡人：聯絡人 必須符合 您的資料同步設定，HubSpot 才能在 QuickBooks Online 中建立資產；否則工作流程動作將會失敗。此舉有助於防止 HubSpot 在 QuickBooks Online 中建立不必要的聯絡人。 例如，若您使用「建立 QuickBooks 發票 」動作，但已納入工作流程的交易所關聯的聯絡人不符合同步資格，HubSpot 將不會在 QuickBooks Online 中建立發票。因此，建議您將 HubSpot 工作流程的納入條件設定為符合您的資料同步聯絡人篩選條件。
• 明細項目：HubSpot 中的明細項目必須與工作流程中納入的 報價單或交易記錄 相關聯，才能在 QuickBooks 中建立發票、銷售估價單或銷售收據。HubSpot 會將 HubSpot 中的明細項目與 QuickBooks 中的產品進行配對。若未找到匹配項目，則不會建立 發票、銷售估價單或銷售收據。

建議您在 QuickBooks 設定中啟用產品同步功能。QuickBooks 產品會用於交易和報價的明細項目，以確保能成功建立發票、銷售估價單或銷售收據。

將 QuickBooks 動作新增至您的交易或報價工作流程

您可以將 QuickBooks 動作新增至 HubSpot 工作流程，以便在您的 QuickBooks 帳戶中建立發票、銷售訂單或估價單。要新增這些動作，請按照以下步驟操作：

1. 在你的 HubSpot 帳戶中，點擊「更多」，然後前往「自動化」 > 「工作流程」。如果你的帳戶中沒有顯示「更多」，請直接前往「自動化」 > 「工作流程」。
2. 點擊工作流程名稱以編輯現有工作流程。或點擊「建立工作流程」以 建立新工作流程。
3. 點擊「+」加號圖示。
4. 在左側面板中，選擇一個 QuickBooks 動作：

• • 若要建立發票，請點擊「建立 QuickBooks 發票」。
  • 若要建立估價單，請點擊「建立 QuickBooks 估價單」。
  • 若要建立銷售收據，請點擊「建立 QuickBooks 銷售收據」。

5. 點擊「您要 為 哪個 QuickBooks 帳戶建立發票／估價單／銷售收據 ？」下拉式選單，並選擇該QuickBooks 帳戶 。
6. 點擊「付款條款」下拉式選單，並選擇一個選項（此功能僅適用於「建立 QuickBooks 發票」操作 ）。
7. 點擊「客戶」下拉式選單，並選擇一位客戶。
8. 點擊「產品」下拉式選單，並選擇一項產品。
9. 點擊「若該產品在 QuickBooks 中不存在，是否要建立？」下拉式選單，並選擇「是」或「否」。
10. 點擊「儲存」。
11. 完成工作流程的編輯後，請點擊「檢視並發佈」以檢視該工作流程。
12. 點擊「啟用」以啟用此工作流程。

請注意： 所建立的發票將與工作流程物件相關聯。例如，若您使用基於交易的流程建立發票，該發票將與已加入流程的交易相關聯。

在工作流程中使用付款觸發器

您可以在 HubSpot 工作流程中加入 QuickBooks 動作，當報價單或交易已付款時，便會在 QuickBooks 中建立發票或銷售訂單。

若要將已付款的報價納入工作流程：

1. 在你的 HubSpot 帳戶中，點擊「更多」，然後前往「自動化」 > 「工作流程」。如果你的帳戶中沒有顯示「更多」，請直接前往「自動化」 > 「工作流程」。
2. 若要建立新的工作流程，請點擊右上角的「建立工作流程」。
3. 在左側面板中，搜尋並選取觸發器「ESign 已完成簽署」。然後點擊「下一步」。

4. 新增任何其他可選的報價條件以進行註冊。

若要將付費交易納入工作流程：

1. 在你的 HubSpot 帳戶中，點擊「更多」，然後前往「自動化」 > 「工作流程」。如果你的帳戶中沒有顯示「更多」，請直接前往「自動化」 > 「工作流程」。
2. 若要建立新的工作流程，請點擊右上角的「建立工作流程」。
3. 在左側面板中，搜尋並選取觸發條件「交易名稱」，然後 選擇「包含任何付款連結 」 。接著 點擊「下一步」。
4. 新增任何其他可選的交易納入條件。

在 HubSpot 付款中使用 QuickBooks 動作

若您已設定HubSpot 付款功能，亦可透過工作流程建立已付款發票及銷售收據。銷售收據可針對所有類型產品建立；已付款發票則僅能針對非應稅明細項目建立。

請注意： 這些動作僅可與基於付款的工作流程搭配使用。

要在基於付款的工作流程中使用 QuickBooks Online 動作：

1. 在你的 HubSpot 帳戶中，點擊「更多」，然後前往「自動化」 > 「工作流程」。如果你的帳戶中沒有顯示「更多」，請直接前往「自動化」 > 「工作流程」。
2. 若要建立新的工作流程，請點擊右上角的「建立工作流程」。
3. 在左側面板中，搜尋並選取您工作流程的付款觸發條件。
4. 對於您新增的每組註冊觸發器，您還應新增「來源不包含發票」的篩選條件。此舉可防止 HubSpot 將已透過發票完成的付款納入註冊，以免在 QuickBooks Online 中產生重複的發票。接著點擊「下一步」。您將被導向至工作流程編輯器。

5. 點擊「 + 」加號圖示。
6. 在左側面板中，選取一個 QuickBooks 動作：

• • 若要建立發票，請點擊「建立 QuickBooks 已付款發票」。此操作將使用您的 HubSpot 付款資料，在 QuickBooks 中建立已付款發票。
  • 若要建立銷售收據，請點擊「建立 QuickBooks 銷售收據」。此操作將使用您的 HubSpot 付款資料，在 QuickBooks 中建立銷售收據。
  • 點擊「您要 為 哪個 QuickBooks 帳戶建立發票／銷售收據 ？」下拉式選單，並選擇該QuickBooks 帳戶 。

7. 點擊「客戶」下拉式選單，並選擇一位客戶。
8. 點擊「產品」下拉式選單，並選擇一項產品。
9. 點擊「若該產品在 QuickBooks 中不存在，是否要建立？」下拉式選單，並選擇「是」或「否」。
10. 點擊「儲存」。
11. 完成工作流程的編輯後，請點擊「檢視並發佈」以檢視該工作流程。
12. 點擊「啟用」以啟用此工作流程。

使用工作流程建立 QuickBooks 支出

您也可以透過 HubSpot 工作流程動作來建立 QuickBooks 費用。此動作將在 QuickBooks 中建立一筆費用，以反映您的 HubSpot 付款手續費。要建立費用：

1. 在你的 HubSpot 帳戶中，點擊「更多」，然後前往「自動化」 > 「工作流程」。如果你的帳戶中沒有顯示「更多」，請直接前往「自動化」 > 「工作流程」。
2. 若要建立新的工作流程，請點擊右上角的「建立工作流程」。
3. 在左側面板中，搜尋並選取您工作流程的付款觸發器。然後點擊「下一步」。接著您將被導向至工作流程編輯器。
4. 點擊「+ 」加號圖示。
5. 在左側面板中，選擇「建立 QuickBooks 支出」。
6. 填寫必填欄位。
7. 點擊「儲存」。

透過工作流程建立 QuickBooks 退款收據

當 HubSpot 付款發生全額退款時，請依照以下步驟在 QuickBooks 中建立退款收據：

1. 在你的 HubSpot 帳戶中，點擊「更多」，然後前往「自動化」 > 「工作流程」。如果你的帳戶中沒有顯示「更多」，請直接前往「自動化」 > 「工作流程」。
2. 若要建立新的工作流程，請點擊右上角的「建立工作流程」。
3. 在左側面板中，搜尋並選取您工作流程的「付款觸發器」。接著點擊「下一步」。系統將引導您進入工作流程編輯器。
4. 點擊「+ 」加號圖示。
5. 在左側面板中，選擇「建立 QuickBooks 退款收據」。
6. 填寫必填欄位。
7. 點擊「儲存」。