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新增和管理記錄與活動的附件

作者：HubSpot Support | Nov 21, 2022 12:09:31 PM

為了包含相關資源並提供有用的上下文，您可以上傳檔案並將它們附加到您的記錄 (例如聯絡人、交易、服務) 及其相關活動。您也可以重新命名、過濾或移除現有的附件。

瞭解需求

檢視附件所需的權限取決於附件的新增方式：

  • 在記錄上新增附件時，使用者必須擁有備註檢視權限才能檢視。備註檢視權限選項：
    • 所有筆記：可檢視所有這些附件。
    • 其團隊的備註： 可檢視其團隊中使用者上傳的附件(僅限專業版和企業版)。
    • 他們的備註：只能檢視他們上傳的附件。

  • 當附件被新增到已登入的活動時，所需的權限取決於附件被新增到的活動：

    • 已記錄的備註：使用者必須具有備註檢視權限才能檢視這些附件。記事檢視權限選項：
      • 所有筆記：可檢視所有這些附件。
      • 其團隊的備註：可檢視由其團隊中的使用者建立的備註上的附件(僅限專業版和企業版)。
      • 他們的備註：只能檢視他們上傳的附件。
    • 工作：使用者必須擁有工作檢視權限，才能檢視這些附件。工作檢視權限選項：
      • 所有任務：可檢視所有這些附件。
      • 其團隊的任務：可檢視由其團隊使用者建立的任務附件(僅限專業版和企業版)。
      • 他們的任務：只能檢視他們上傳的附件。
    • 其他活動(例如，一對一電子郵件、通話、會議)：可存取受影響記錄的使用者可以檢視附件。

在記錄上新增或移除附件

若要在記錄上新增附件，請

  1. 導覽至您的記錄(例如聯絡人、專案)：
    • 聯絡人： 連絡人
    • 專案：項目：
  2. 按一下記錄的名稱。
  3. 在右側邊欄中，向下捲動至「附件」卡。
  4. 按一下新增，然後選擇：
    • 您的電腦：從您的電腦上傳新檔案。
    • HubSpot 中的現有檔案：選取您 HubSpot 帳戶中的現有檔案。在右側面板中，按一下您要附加的檔案名稱。

要移除記錄上的附件

  1. 導覽至您的記錄(例如：聯絡人、專案)：
    • 聯絡人： 連絡人
    • 專案：項目：
  2. 按一下記錄的名稱。
  3. 在右側邊欄中，向下捲動至「附件」卡。
  4. 按一下附件右上方的X。在對話方塊中從下列項目中選擇：

添加附件到活動

若要新增，請建立活動並新增附件：

  1. 導覽到您的記錄(例如：聯絡人、專案)：
    • 聯絡人： 聯絡人
    • 專案：項目：
  2. 按一下記錄的名稱。
  3. 在左側欄中，按一下活動的圖示。
    • 在活動編輯器中，按一下attach attach 圖示，然後選擇Upload new（上傳新 檔案）從您的電腦新增檔案，或Choose existing（選擇現有檔案）選擇已新增至 HubSpot 的檔案。
    • 選擇檔案，完成新增活動的詳細資訊，然後按一下記錄 [活動名稱]或建立備註。

要在現有活動中加入附件
  1. 導覽到您的記錄(例如聯絡人、專案)：
    • 聯絡人： 聯絡人
    • 專案：項目：
  2. 按一下記錄的名稱。
  3. 按一下活動索引標籤。
    • 將滑鼠移至活動上，然後按一下文字方塊。
    • 在文字編輯器中，按一下attach 附加圖示，然後選擇Upload new（上傳新 檔案）從您的電腦新增檔案，或Choose existing（選擇現有檔案）以選擇已新增至 HubSpot 的檔案。
    • 選擇檔案，然後按一下儲存。

請注意：當您在 HubSpot中發送一對一電子郵件或使用HubSpot Sales 記錄電子郵件時，非內嵌附件檔案會自動添加到記錄的附件部分。任何內嵌附件將不會被添加。

管理附件

添加附件後，您可以檢視每條記錄上的所有附加檔案，過濾它們以找到您需要的附件，並重新命名或移除它們。

  1. 導覽至您的記錄(例如聯絡人、專案)：
    • 聯絡人：
    • 專案：項目：
  2. 按一下記錄的名稱。
  3. 在右側面板中，向下捲動至「附件」區段。
  4. 如果有超過 5 個附件，請按一下顯示更多，以顯示另外 5 個檔案。
  5. 若要檢視和管理完整的附件清單，請檢視所有附件。
  6. 在右側面板中
    • 在Search name（搜尋名稱）和 file type（檔案類型）文字欄位中輸入文字，即可依名稱或類型搜尋檔案。
    • 按一下檔案類型，然後選擇您要檢視的檔案類型核取方塊。
    • 按一下來源，然後選取您要篩選的來源核取方塊。例如，選擇通話以檢視透過通話活動新增的附件，或選擇手動上傳以檢視從附件區段新增的檔案。

    • 按一下欄標題以變更附件的排序順序。例如，按一下上傳日期列，可依最舊或最新的附件排序。
    • 按一下附件的名稱以預覽該附件。在預覽中，您可以執行下列動作：
      • 下載。檔案會下載到您的電腦。
      • 分享內部連結：在 HubSpot 中分享檔案預覽的連結。連結會複製到您的剪貼簿，並可與您帳戶中的其他使用者分享。
      • 分享 24 小時連結：分享 24 小時後失效的連結。在位址列中，複製連結。這個檔案連結可以對外分享，並且最長可存取 24 小時。
    • 將滑鼠移至檔案上方，按一下動作，然後選擇選項：
      • 重新命名：在對話方塊中輸入新名稱，然後按一下重新命名以確認。
      • 下載：將檔案下載到您的電腦。
      • 檢視：在新標籤中預覽檔案。
      • 移除：在對話方塊中，確認您要刪除或移除附件。
        • 對於上傳到記錄或活動的附件，按一下刪除可永久刪除檔案。
        • 對於從檔案工具新增到記錄的附件，按一下[刪除]。檔案會從記錄中移除，但仍可在檔案工具中存取。
    • 選取附件旁邊的核取方塊，然後選擇選項：
      • 下載：將多個檔案下載到您的電腦。
      • 移除：移除多個檔案。在對話方塊中，確認要刪除或移除附件，然後按一下全部移除。檔案會根據新增的方式被刪除或移除。進一步瞭解刪除和移除。
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