Sæt opkald op

Når man konfigurerer et telefonnummer i HubSpot, kan brugere med tildelte Sales Hub- eller Service Hub-betalte pladser oprette et HubSpot-leveret telefonnummer, der giver dem mulighed for at foretage og modtage opkald, eller registrere et udgående telefonnummer til at foretage udgående opkald. Du kan også integrere med en tredjepartsudbyder af opkald.

For at forstå det fulde omfang af, hvad hvert sæde indeholder, kan du læse mere i HubSpots katalog over produkter og tjenester.

Bemærk: Du kan ikke konfigurere et telefonnummer, hvis du har en gratis prøvekonto hos HubSpot.

Se tabellen nedenfor for at lære mere om forskellene mellem HubSpot-telefonnumre og udgående telefonnumre.

Du kan også indstille opkaldsoptagelse for din konto, så dit teams opkald optages og er tilgængelige på siden med opkaldsindekset til gennemgang. Hvis du er bruger af en Sales Hub eller Service Hub Professional ellerEnterprise-konto, kan du slå Conversation Intelligence (CI) til for automatisk at optage, transskribere og gennemgå opkald, der foretages i HubSpot.

Bemærk: Afhængigt af dit HubSpot-abonnement er der en grænse for, hvor mange HubSpot-telefonnumre du kan købe. Hver HubSpot-konto har også en samlet grænse for tilgængelige opkaldsminutter, der deles mellem brugere baseret på dit abonnement. Superadmins i en Sales Hub eller Service Hub Professional eller Enterprise-konto kan købe yderligere opkaldsminutter og HubSpot-telefonnumre fraafsnittet Tilføjelser på HubSpots prisside eller ved at kontakte deres Customer Success Manager.

Opsæt telefonnumre

For at foretage opkald i HubSpot kan du enten bruge et HubSpot-telefonnummer, registrere et udgående telefonnummer eller integrere med en tredjepartsudbyder af opkald.

Konfigurer et HubSpot-leveret telefonnummer

Et HubSpot-telefonnummer giver dig mulighed for at foretage udgående opkald og modtage indgående opkald, der viderestilles til din personlige enhed. Hvis du er en bruger med superadmin-rettigheder, kan du købe et HubSpot-telefonnummer og derefter tildele det til et teammedlem. Du kan også erhverve nummeret og tildele det igen senere. Når du har fået et HubSpot-telefonnummer, skal du sørge for at konfigurere et viderestillingsnummer til at sende de indgående opkald til.

HubSpot-telefonnumre genereres af tredjepartstjenesten Twilio og skal opfylde landespecifikke regler. For at få adgang skal du indsende oplysninger om din virksomhed til Twilio, som derefter gennemgår og bekræfter oplysningerne hos den lokale teleudbyder i det pågældende land. Hvis kravene er opfyldt, kan du registrere det HubSpot-leverede telefonnummer. Dette skal kun gennemføres én gang.

På grund af juridiske forhold og udsving i efterspørgslen kan vi ikke tilbyde telefonnumre i alle lande. Køb af telefonnumre er baseret på tilgængelighed. Hvis et nummer ikke er tilgængeligt, kan du prøve en anden region, et andet områdenummer eller et andet præfiks. Du kan også vente og forsøge at få et nummer igen om et par minutter.

• Naviger til Opkald i menuen i venstre side.
• På fanen Telefonnumre skal du klikke på Hent et HubSpot-nummer.

• Gennemgå oplysningerne i det højre panel, og klik derefter på Næste.
• Brug rullemenuerne til at vælge et land og et områdenummer, og klik derefter på Generer et nummer.

• Alt efter hvilket land du har valgt, skal du muligvis validere din virksomhed gennem adressevalidering eller ved at indsende dokumenter, der beviser, at du driver virksomhed i det valgte land. Klik på Kom i gang for at fuldføre bekræftelsesprocessen.

• Gennemgå det telefonnummer, der vises. Hvis du er tilfreds med det genererede telefonnummer, skal du klikke på Hent dette nummer.

Bemærk: Når du klikker på Få dette nummer, bruger du et af dine tildelte HubSpot-telefonnumre.

• Klik på Fortsæt for at konfigurere.
• Skriv det navn, der skal vises ved siden af telefonnummeret.

Bemærk: Dette navn vises kun internt på din HubSpot-konto, ikke på det eksterne opkalds-id. Du kan overveje at vælge et navn, der angiver formålet med linjen. Eksempler er supportlinje, refunderingslinje, spansk linje osv.

• Klik pårullemenuen Assignment , og vælg en bruger med et tildelt Sales Hub- eller Service Hub -sæde.

• Lær, hvordan du indstiller arbejdstider eller tilpasser din telefonsvarer.
• Klik på Gem.
• Sådan redigerer du et eksisterende telefonnummer:
  • Klik på rullemenuen Handlinger ved siden af det eksisterende telefonnummer.
  • Du kan redigere navnet eller tildelingen. Klik derefter på Gem.
• Sådan sletter du et eksisterende telefonnummer:
  • Klik på rullemenuen Handlinger ved siden af det eksisterende telefonnummer.
  • Klik på Slet. Klik på Slet i dialogboksen.
• Sådan viderestiller du indgående opkald fra dit HubSpot-telefonnummer til din mobilenhed eller fastnet:

• • Gå til General i menuen til venstre. Klik derefter på fanen Opkald.
  • Under Enhedsringning skal du klikke på rullemenuen og vælge Viderestil til telefonnummer. Klik derefter på Tilføj ved siden af Manglende viderestillingsnummer.

• • • Skriv dit viderestillingsnummer i dialogboksen, og vælg derefter radioknappen circleFilled ved siden af SMS eller Telefonopkald for at vælge din bekræftelsesmetode. Afhængigt af dit valg skal du klikke på Send mig en sms eller Ring til mig.

• • • Skriv den bekræftelseskode, der er sendt til dit viderestillingsnummer. Klik derefter på Bekræft.
    • Dit viderestillingsnummer er nu sat op.
• For at modtage indgående opkald i HubSpot-browseren:
  
  • Naviger til General i menuen til venstre. Klik derefter på fanen Opkald.
  • Under Enhedsringning skal du klikke på dropdown-menuen og vælge Ring i HubSpot-browseren.

Du kan nu bruge dette telefonnummer til at foretage udgående opkald eller til at modtage indgående opkald til det viderestillingsnummer, du har konfigureret. Indgående opkald vises på siden med opkaldsindekset, og du kan gennemgå dem ved hjælp af værktøjet til opkaldsgennemgang. Opkald knyttes automatisk til en post, hvis telefonnummeret matcher en eksisterende post i CRM. Opkald tilknyttes dog ikke automatisk, hvis nummeret matcher en slettet kontakt, flere poster, eller hvis opkaldet er ubesvaret. Du kan stadig manuelt knytte opkaldet til en tilsvarende CRM-post.

Hvis du går glip af et indgående opkald, eller den, der ringer, efterlader en telefonsvarer, vises opkaldsoptagelsen i HubSpot, og telefonsvareren vil også blive inkluderet som en del af opkaldsoptagelsen, så længe du slår optagelse til i din konto. Få mere at vide om administration af HubSpot-telefonnumre.

Registrer et udgående telefonnummer

Du kan registrere et udgående telefonnummer i dine opkaldsindstillinger. Det giver dig mulighed for at foretage udgående opkald til dine kontakter, og dit opkalds-id vil blive vist på kontaktens enhed, når de modtager et opkald fra dig. HubSpot tager dog ikke ejerskab over registrerede udgående telefonnumre, og du kan kun foretage udgående opkald, når du bruger et udgående telefonnummer i HubSpot.

Processen med at registrere et telefonnummer er brugerspecifik. Flere brugere kan bruge det samme nummer på din konto, hvis det ikke er et udgående nummer leveret af HubSpot, men hver bruger skal registrere telefonnummeret individuelt. Før du registrerer et telefonnummer, skal du sikre dig, at dit land er understøttet til opkald.

• Gå til Generelt i menuen i venstre side.
• Klik på fanen Opkald .
• Hvis opkald ikke er slået til på din konto, skal du klikke på Forbind opkald.
• Klik på Tilføj telefonnummer for at registrere dit telefonnummer.

• I dialogboksen skal du indtaste dit telefonnummer og et eventuelt lokalnummer.
• Du vil derefter blive bedt om at bekræfte dit telefonnummer. Du kan vælge, hvordan bekræftelseskoden skal leveres til dig. Vælg radioknappen SMS-besked eller Telefonopkald.
• Klik på Send mig en sms eller Ring til mig.

Du vil modtage en sms eller et telefonopkald for at bekræfte, at du har adgang til telefonnummeret. Når du bliver bedt om det, skal du indtaste den bekræftelseskode, der vises på skærmen.

Dit telefonnummer vil derefter blive vist i din brugers opkaldsindstillinger, og du kan bruge det til at foretage udgående opkald i HubSpot. Lær, hvordan du administrerer dine registrerede udgående telefonnumre.

Indstil din arbejdstid

Arbejdstidsindstillingen giver brugerne mulighed for at indstille specifikke tidspunkter og datoer, hvor de er tilgængelige for at tage imod opkald.

Når du har indstillet din arbejdstid, vil alle indgående opkald, der kommer ind uden for disse timer, automatisk ringe til din telefonsvarer eller til et andet tilgængeligt teammedlem. Få mere at vide om indgående opkald i HubSpot.

At indstille din arbejdstid:

• Klik på Generelt > Opkald i venstre sidepanel.
• I afsnittetArbejdstid for opkald skal du vælge dag,starttidspunkt, sluttidspunkt og tidszone i rullemenuerne for at indstille din arbejdstid. Klik på + Tilføj timer for at tilpasse din arbejdstid yderligere, og klik påikonet delete Slet for at fjerne arbejdstimer.

• Klik på Gem.

Tilpas din voicemail og indspilning af samtykkebesked

Du kan oprette en tekst-til-tale- eller uploadet lydstemmebesked, der afspilles i og uden for arbejdstiden. Du kan også tilpasse det sprog og den stemme, der bruges, når beskeden med optagelsestilladelse afspilles. Voicemails er kun tilgængelige for indgående browseropkald, ikke indgående viderestillede opkald.

• Klik på Generelt > Opkald i venstre sidepanel.
• Ved siden af et HubSpot-nummer skal du klikke på rullemenuen Handlinger og derefter vælge Rediger.
• Klik på rullemenuerne Sprog for optagelsessamtykke og Stemme for optagelsessamtykke under tekstfeltet Navn for at vælge det sprog og den stemme, der bruges, når meddelelsen om optagelsessamtykke afspilles. Du kan også vælge dette under opsætningen af tekst-til-tale-voicemail.
• Klik på Opsætning af voicemail i højre sidepanel under I arbejdstiden eller Uden for arbejdstiden.
• Du kan opsætte enten en tekst-til-tale eller en lydfil voicemail:
  • Sådan opsætter du en tekst-til-tale-voicemail:
    • Klik på rullemenuen Choose type of message, og vælg Text-To-Speech.
    • I tekstfeltet skriver du den besked, du vil afspille, når et opkald går til telefonsvareren.

• • • Klik på rullemenuerne Language og Voice for at vælge sprog og stemme til din voicemail. Dette vil også bestemme det sprog og den stemme, der bruges til optagelsen af samtykkebeskeden. Klik på knappen playerPlay Play for at høre en forhåndsvisning af din besked.
    • Klik på Gem.
  • Sådan opsætter du en lydfilsvoicemail:
    • Klik på rullemenuen Choose type of message, og vælg Upload Audio.
    • Klik på Upload fil for at uploade en .mp3- eller .wav-lydfil, der er mindre end 5 megabyte.

• • • Klik på Gem.

Brug en tredjepartsudbyder af opkald

Hvis du har et tildelt Sales Hub eller Service Hub Professional eller Enterprise-sæde, kan du oprette en Twilio Connect-konto for at foretage opkald i HubSpot, købe ekstra opkaldsminutter og foretage opkald til lande, der ikke er med på listen over understøttede lande.

Eller du kan forbinde en tredjepartsopkaldsudbyder til HubSpot for at foretage opkald. Du kan integrere med en udbyder på App Marketplace, der understøtter tredjepartsopkald og relaterede funktioner, eller samarbejde med en udvikler om at forbinde din egen opkaldsapp ved hjælp af Calling Extension SDK.

Kræv logfiler over opkaldsresultater

Du kan kræve brugerdefinerede opkaldsresultater for at organisere, hvordan dit team logger opkaldsaktiviteter og rapporterer om disse mønstre. Denne indstilling gælder i øjeblikket for udgående opkald foretaget fra HubSpot-browseren eller loggede opkald. Denne funktion kræver ikke logning af opkaldsresultater for indgående opkald, mobilopkald eller importerede opkald.

• Naviger til Opkald i menuen i venstre side.
• Klik på fanen Opkaldskonfigurationer .
• Marker afkrydsningsfeltet Foretag opkaldsresultat påkrævet.

Slå optagelse af opkald til

Du kan slå opkaldsoptagelse til for at optage lyden af opkaldet. Muligheden for at optage opkald er en indstilling, der gælder for hele kontoen og påvirker alle brugere, der foretager opkald på kontoen. Den kan slås til eller fra af en bruger med kontoadgangstilladelser . Før du slår opkaldsoptagelse til, skal du sætte dig ind i lovene om opkaldsoptagelse for at sikre, at du overholder dem, da de varierer fra land til land.

• Naviger til Opkald i menuen i venstre side.
• Klik på fanen Opkaldskonfigurationer.
• Marker afkrydsningsfeltet Tillad optagelse af opkald . Hvis denne indstilling er slået fra, vises knappen Optag ikke, når du foretager et opkald. Hvis du ikke kan se muligheden for at optage, skal du tjekke med de andre administratorer på din konto, om de har slået denne indstilling fra. Tillad optagelse af opkald vil som standard være aktiveret på nyoprettede HubSpot-konti.

Bemærk: Indstillingen Tillad optagelse af opkald er som standard slået til i alle HubSpot-konti .

Slå Conversation Intelligence til (kunSales Hub eller Service Hub Professional eller Enterprise )

Hvis du er en bruger med superadmin-rettigheder i en Sales Hub eller Service Hub Professional eller Enterprise-konto, kanduogså slå Conversation Intelligence (CI) til for automatisk at transskribere og analysere opkald. Dette omfatter opkald foretaget via HubSpots indbyggede opkaldsværktøj, via HubSpots integration med Zoom eller ved hjælp af en tilsluttet tredjepartsopkaldsudbyder, der understøtter CI. Ved at bruge CI i HubSpot kan du:

• Gennemgå optagelser ved hjælp af højttalerspor, delingsmuligheder, udskrifter og søgefunktioner.
• Få adgang til en komplet liste over dit teams opkald på din opkaldsindeksside. Disse opkald kan filtreres efter egenskaber som bruger, team, opkaldsresultat og varighed.
• Søg på tværs af alle optagelser efter nøgleord i den globale søgning.
• Se forhåndsvisning af optagelsesdetaljer på tilknyttede poster for at tilføje kontekst.
• Gennemgå sporede termer og opbyg rapporter om opkaldsindhold (kunEnterprise).

Sådan slår du CI til i HubSpot:

• Naviger til Calling i menuen i venstre side.
• Klik på fanen Transskription og analyse .
• I afsnittet Transskription og analyse skal du klikke på Slå transskription og analyse til.

• Når du slår CI til, kan du også vælge at bruge din kontos data til at forbedre kvaliteten af dine udskrifter. I dialogboksen skal du markere afkrydsningsfeltet Hjælp med at forbedre dine transskriptioner . Hvis du ikke slår det til, når du konfigurerer CI, kan du til enhver tid gå tilbage til dine opkaldsindstillinger og slå det til senere. Læs mere om, hvordan HubSpot bruger data til at forbedre kvaliteten af dine udskrifter.

• Klik på Slå transskription og analyse til.

For at indstille sproget for opkaldstransskriptioner:

• Gå til Generelt i menuen i venstre side. Klik derefter på fanen Opkald.
• Under Transskription og analyse skal du klikke på rullemenuen Transskriptionssprog og vælge dit foretrukne sprog.

Automatiske tilknytninger (kunSales Hub eller Service Hub Professional eller Enterprise )

Med Samtaler Intelligence får du adgang til Automatic Associations, et værktøj, der automatisk knytter opkald til relevante CRM-poster som f.eks. kontakter, virksomheder, aftaler og billetter. Detaljerede beskrivelser af den logik, der bruges til at lave hver type automatisk tilknytning, findes nedenfor:

• Opkaldtil kontakt: For hvert møde, der er knyttet til opkaldet, vil op til 5 kontakter, der er knyttet til det pågældende møde, blive knyttet til opkaldet.
• Opkaldtil virksomhed: For hver kontakt, der er forbundet med opkaldet, vil op til 5 virksomheder, der er forbundet med den pågældende kontakt, blive forbundet med opkaldet.
• Opkaldtil aftale: En AI-model leder efter forbindelser og ligheder mellem opkaldet og aftaler i portalen. Modellen kan f.eks. se på, om aftalen og opkaldet begge er tilknyttet den samme virksomhed, eller om aftalens navn findes i opkaldsnavnet.
• Opkald til billet: En AI-model ser efter forbindelser og ligheder mellem opkaldet og billetter i portalen. Modellen kan f.eks. se på, om billetten og opkaldet begge er knyttet til den samme kontakt, eller om billettens emne indgår i opkaldets navn.

Som standard vil HubSpot AI automatisk knytte optagelser til den primære virksomhed, der er knyttet til opkaldsdeltagerne. For at slå dette fra skal du fjerne markeringen i afkrydsningsfeltet Link associated objects to recorded calls with HubSpot AI.

Forbind HubSpot-opkald igen

Hvis du aktiverede opkald for en måned siden og ikke har registreret nye numre eller foretaget opkald i de seneste syv dage, vil opkaldsværktøjet automatisk blive slået fra på din konto. Før dit opkaldsværktøj bliver slået fra, får du besked via e-mail og har syv dage, fra du først fik besked, til at fravælge at få dit opkaldsværktøj slået fra.

For at holde dit opkaldsværktøj aktivt skal du klikke på Hold min opkaldskonto aktiveret i meddelelsesmailen. Du vil derefter blive omdirigeret til din kontos opkaldsindstillinger og vil se et meddelelsesbanner, der angiver, om din opkaldskonto stadig er aktiv.

Slå opkald fra for alle brugere

Superadmins kan slå opkald fra for alle brugere på kontoen. Det er nyttigt, hvis dit team skifter til et andet opkaldsværktøj, og du vil sikre dig, at alle brugere holder op med at bruge det indbyggede opkaldsværktøj.

• Naviger til Opkald i menuen i venstre side.
• På fanen Opkaldskonfigurationer skal du klikke for at slå Placer opkald ved hjælp af HubSpot-opkald fra.

• Skriv turn off i tekstfeltet i dialogboksen, og klik derefter på Turn off.

Brugere vil ikke længere have adgang til HubSpots opkaldsværktøj, og alle registrerede numre vil blive afbrudt. Eventuelle eksisterende engagementer i opkald vil stadig være tilgængelige på dine records' tidslinjer. Du vil stadig kunne bruge Twilio Connect eller en anden tredjepartsudbyder til at foretage opkald.