Synkroniser samtaleudskrifter til HubSpot

Resumé

Konfigurer, hvordan samtaler optages og transskriberes i HubSpot ved hjælp af HubSpot Notetaker eller en tredjepartsintegration. Transskriptionerne synkroniseres med kundeprofilerne og kan understøtte CRM-opdateringer, AI-genererede resuméer, næste trin, anbefalinger til opfølgning og andre funktioner inden for samtaleanalyse, afhængigt af dine produkter og din adgang.

Bemærk: Fra den 31. august 2026 vil møder, der optages med Notetaker eller synkroniseres fra en videokonferenceintegration, kun oprette møderegistreringer. Optagelser foretaget via HubSpots opkaldsfunktion vil fortsat oprette opkaldsregistreringer.

Før du går i gang

Før du begynder, skal du sikre dig, at du har forstået følgende krav og overvejelser.

Forstå kravene

• For at kunne administrere indstillingerne for optagelse og transskription skal du have Super Admin -rettigheder.
• For at synkronisere transskriptioner fra en videokonferenceapp skal appen være forbundet til HubSpot.
• HubSpot Notetaker kræver, at indstillingerne for transskription og analyse samt samtaleoptagelse er aktiveret i HubSpot.

Forstå begrænsninger og overvejelser

• Tilsluttede videokonferenceintegrationer kan stadig synkronisere lyd og transskriptioner, selv når disse HubSpot-indstillinger er slået fra, afhængigt af de indstillinger for optagelse og transskription, der er konfigureret i den eksterne app.

Administrer indstillinger for optagelse og transskription

Sådan administrerer du indstillingerne for optagelse og transskription:

1. På din HubSpot-konto skal du klikke på indstillingsikonet på den øverste navigationslinje.
2. Gå til Notetaker i menuen i venstre sidepanel.
3. Under " Transskription og analyse" er knapperne " Samtaleoptagelse " og " Transskription og analyse " som standard aktiveret:
   • For at forhindre, at samtaler optages på kontoen, skal du slå kontakten " Samtaleoptagelse " fra.
   • For at forhindre transskription og analyse af samtaler skal du slå kontakten »Transskription og analyse« fra.

Funktionsmåde for indstillingerne for transskription og analyse

Når du slår kontakten " Transskription og analyse " fra:

• stopper HubSpot med at generere transskriptioner, resuméer og AI-indsigt for nye møder, opkald eller personlige samtaler.
• Notatfunktionerne deaktiveres også.
• Eksisterende optagelser og transskriptioner slettes ikke. Du kan fortsat se og få adgang til dem i dit CRM.

Når du slår kontakten for Transskription og analyse til igen:

• vil HubSpot automatisk transskribere optagelser fra de seneste syv dage, så længe der findes en gyldig optagelse.
• Optagelser, der er ældre end syv dage, transskriberes ikke med tilbagevirkende kraft.

Indvirkning på integrationer

Når du slår funktionen »Transskription og analyse « fra, afhænger virkningen på integrationerne af, hvordan de leverer opkaldsdata:

• Integrationer, der sender URL'er til optagelser (f.eks. Zoom, Google Meet): Optagelser transskriberes ikke, mens indstillingen er slået fra.
• Integrationer, der sender færdige transskriptioner direkte: Transskriptionerne kan stadig vises i HubSpot, selvom " Transskription og analyse " er slået fra.

Sammenlign indstillinger for optagelse og transskription

Samtaler kan optages og transskriberes med Notetaker eller via tredjepartsintegrationer. Den metode, du vælger, afhænger af den type samtale, du ønsker at optage, dit HubSpot-abonnement og kravene til de enkelte metoder. Du kan også bruge begge metoder, hvis forskellige teams har forskellige behov for optagelse.

Aktivér notatfunktion

Når samtaleoptagelse er aktiveret for kontoen, kan du styre, hvilke typer samtaler der genererer optagelser og transskriptioner.

1. På din HubSpot-konto skal du klikke på indstillingsikonet på den øverste navigationslinje.
2. Gå til Notetaker i menuen i venstre sidepanel.
3. Under " Transskription og analyse" skal du aktivere kontakten for hver samtaletype, du ønsker at optage:
   • Møder (BETA): Sørg for, at din konto er tilmeldt betaversionen af Meeting Notetaker med Smart Deal Progression, og aktiver derefter kontakten for Møder. Lær, hvordan du bruger Notetaker.
   • Telefonopkald: Slå kontakten for Telefonopkald til. Lær, hvordan du gennemgår optagelser og transskriptioner af opkald.
   • Personlige samtaler (BETA): Sørg for, at din konto er tilmeldt betaversionen af In-Person Meeting Notetaker [kun iOS], og aktiver derefter kontakten for Personlige samtaler. Lær, hvordan du bruger Notetaker til personlige møder.
4. Kontroller, at følgende indstillinger også er aktiveret under Generelle indstillinger:
   • Transskription og analyse
   • Samtaleoptagelse

Når disse indstillinger er aktiveret, registrerer HubSpot understøttede samtaler og tilføjer transskriptionsdata til den tilknyttede post. Når du har haft din næste understøttede samtale, skal du åbne den tilknyttede møde- eller opkaldsregistrering i HubSpot for at kontrollere, at transskriptionen er blevet synkroniseret.

Synkroniser transskriptioner fra en videokonference-app

Hvis dit team allerede optager eller transskriberer møder i en understøttet videokonferenceapp, skal du forbinde appen til HubSpot og aktivere mødesynkronisering. Mødesynkronisering gør det muligt for HubSpot at modtage understøttede optagelser og transskriptioner, der er oprettet af appen – HubSpots notatskriver behøver ikke at deltage i mødet.

Tilslut en videokonferenceapp

Sådan forbinder du en videokonferenceapp:

1. På din HubSpot-konto skal du klikke på indstillingsikonet på den øverste navigationslinje.
2. Gå til Notetaker i menuen i venstre sidepanel.
3. Rul ned til afsnittet " Integrationer ".
4. Klik på den app, du vil forbinde (f.eks. Zoom, Google Meet eller Microsoft Teams).
5. Klik på " Installer".
6. Gennemfør app-tilkoblingsprocessen. Når appen er tilkoblet, bliver du omdirigeret til indstillingssiden for den tilkoblede app.

Aktivér mødesynkronisering

Sådan aktiverer du mødesynkronisering:

1. På din HubSpot-konto skal du klikke på indstillingsikonet på den øverste navigationslinje.
2. Gå til Notetaker i menuen i venstre sidepanel.
3. Under " Integrationer" skal du klikke på ikonet med de tre lodrette prikker ved den integration, du vil redigere, og derefter klikke på "Åbn i nyt faneblad".
4. Klik på fanen Indstillinger øverst og derefter på fanen Globale indstillinger.
5. Aktivér kontakten Synkroniser og registrer mødedata.

Når mødesynkronisering er aktiveret, synkroniserer HubSpot understøttede mødeoptagelser og udskrifter fra den tilknyttede app. Efter dit næste understøttede møde skal du åbne den tilknyttede mødeoptagelse i HubSpot for at bekræfte, at udskriften er blevet synkroniseret.

Administrer indstillinger for tredjepartsintegration

Sådan administrerer du indstillinger for tredjepartsintegration:

1. På din HubSpot-konto skal du klikke på indstillingsikonet på den øverste navigationslinje.
2. Gå til Notetaker i menuen i venstre sidepanel.
3. Under " Integrationer" skal du klikke på ikonet med de tre lodrette prikker ved den integration, du vil redigere, og derefter klikke på "Åbn i nyt faneblad".
4. Klik på fanen Indstillinger øverst.
5. På integrationsindstillingssiden kan du justere integrationsindstillingerne efter behov.

Lær, hvordan du tilslutter og konfigurerer integrationerne til Google Meet, Microsoft Teams og Zoom.