Synchroniser les transcriptions de conversations dans HubSpot

Synchronisez les transcriptions dans HubSpot pour ajouter du contexte de conversation aux fiches d’informations des clients. Les transcriptions peuvent prendre en charge les mises à jour du CRM, les résumés, les étapes suivantes, les recommandations de suivi, la progression intelligente des transactions et d’autres expériences d’intelligence conversationnelle ou d’IA, en fonction de vos produits et de vos accès.

Il existe deux façons de capturer et de synchroniser les transcriptions :

• Outil de prise de note de HubSpot : HubSpot enregistre les conversations depuis les réunions, les appels HubSpot ou l’application mobile HubSpot.
• Applications de visioconférence : votre configuration Zoom, Google Meet ou Microsoft Teams existante enregistre la réunion, puis HubSpot synchronise l’enregistrement ou la transcription qui en résulte.

Il vous suffit de configurer l’une de ces méthodes pour commencer à importer des transcriptions prises en charge dans HubSpot. Vous pouvez également utiliser les deux si différentes équipes utilisent des méthodes de capture différentes.

Avant de commencer

Avant de configurer la synchronisation des transcriptions, vérifiez les points suivants :

• Pour gérer les paramètres d’enregistrement et de transcription, vous devez avoir accès aux paramètres du compte.
• Pour synchroniser des transcriptions à partir d’une application de vidéoconférence, l’application doit être connectée à HubSpot.
• Pour HubSpot Notetaker, les paramètres Transcription et analyse et Enregistrement de conversation doivent être activés dans HubSpot. Les intégrations d’applications de visioconférence connectées peuvent toujours synchroniser l’audio et les transcriptions même lorsque ces paramètres HubSpot sont désactivés, en fonction des paramètres d’enregistrement et de transcription configurés dans l’application externe.

Choisissez une méthode de capture de transcription

Le preneur de notes HubSpot et les applications de vidéoconférence sont des moyens alternatifs d’importer des transcriptions dans HubSpot. Vous n’avez pas besoin de configurer les deux pour que la transcription fonctionne.

Activer le preneur de notes HubSpot

Pour utiliser le preneur de notes de HubSpot afin de capturer des conversations et de créer des transcriptions :

1. Dans votre compte HubSpot, cliquez sur l'icône Paramètres dans la barre de navigation principale.
2. Dans le menu latéral de gauche, accédez à Transcription d’enregistrements &.
3. Activez les paramètres pour les conversations que vous souhaitez que HubSpot capture :
   • Réunions
   • Appels téléphoniques
   • Outil de prise de notes mobile
4. Assurez-vous que les paramètres suivants sont activés :
   • Transcription et analyse
   • Enregistrement des conversations

Une fois ces paramètres activés, HubSpot peut capturer les conversations prises en charge et ajouter des données de transcription à HubSpot. Après votre prochaine conversation prise en charge, ouvrez la réunion ou l’enregistrement d’appel associé dans HubSpot pour confirmer la synchronisation de la transcription.

Synchroniser les transcriptions à partir d’une application de vidéoconférence

Si votre équipe enregistre ou transcrit déjà des réunions dans une application de vidéoconférence prise en charge, connectez l’application à HubSpot et activez la synchronisation des réunions. La synchronisation des rendez-vous permet à HubSpot de recevoir des enregistrements et transcriptions pris en charge créés par votre application de vidéoconférence. L’outil de prise de notes de HubSpot n’a pas besoin de participer à la réunion.

Pour connecter une application de vidéoconférence :

1. Dans votre compte HubSpot, cliquez sur l'icône Paramètres dans la barre de navigation principale.
2. Dans le menu latéral de gauche, accédez à Transcription d’enregistrements &.
3. Faites défiler jusqu’à la section Intégrations .
4. Cliquez sur l’application que vous souhaitez connecter, comme Zoom, Google Meet ou Microsoft Teams.
5. Cliquez sur Installer.
6. Terminez le processus de connexion à l’application.

Une fois l’application connectée, vous serez redirigé vers la page des paramètres de l’application connectée.

Pour activer la synchronisation des réunions :

1. Sur la page des paramètres de l’application connectée, cliquez sur l’onglet Paramètres .
2. Cliquez sur Paramètres globaux.
3. Activez Synchronisez et enregistrez les données de réunion.

Une fois la synchronisation des réunions activée, HubSpot synchronisera les enregistrements et transcriptions de réunions pris en charge à partir de l’application connectée. Après votre prochaine réunion prise en charge, ouvrez la fiche d’informations de la réunion associée dans HubSpot pour confirmer la synchronisation de la transcription.