Synchroniser les transcriptions de conversations dans HubSpot

Récapitulatif

Configurez la façon dont les conversations sont enregistrées et transcrites dans HubSpot à l’aide du preneur de notes de HubSpot ou d’une intégration tierce. Les transcriptions sont synchronisées avec les fiches d’informations des clients et peuvent prendre en charge les mises à jour du CRM, les résumés générés par l’IA, les étapes suivantes, les recommandations de suivi et d’autres expériences d’intelligence conversationnelle, en fonction de vos produits et de vos accès.

Remarque : À compter du 31 août 2026, les réunions enregistrées avec l’outil de prise de notes ou synchronisées à partir d’une intégration de vidéoconférence créeront uniquement des fiches d’informations de réunion. Les enregistrements effectués via la fonctionnalité d’appel de HubSpot créeront toujours des fiches d’informations d’appel.

Avant de commencer

Avant de commencer, assurez-vous de comprendre les exigences et considérations suivantes.

Compréhension des exigences

• Pour gérer les paramètres d’enregistrement et de transcription, vous devez disposer des autorisations Super administrateur .
• Pour synchroniser des transcriptions à partir d’une application de vidéoconférence, l’application doit être connectée à HubSpot.
• Pour HubSpot Notetaker, les paramètres Transcription et analyse et Enregistrement de conversation doivent être activés dans HubSpot.

Compréhension des limites et des considérations

• Les intégrations de visioconférence connectées peuvent toujours synchroniser l’audio et les transcriptions même lorsque ces paramètres HubSpot sont désactivés, en fonction des paramètres d’enregistrement et de transcription configurés dans l’application externe.

Gérer les paramètres d’enregistrement et de transcription

Pour gérer les paramètres d’enregistrement et de transcription :

1. Dans votre compte HubSpot, cliquez sur l'icône Paramètres dans la barre de navigation principale.
2. Dans le menu latéral de gauche, accédez à l’outil de prise de notes .
3. Sous Transcription et analyse, les commutateurs Enregistrement de conversation et Transcription et analyse sont activés par défaut :
   • Pour éviter que les conversations ne soient enregistrées dans le compte, désactivez l’option Enregistrement de conversation.
   • Pour empêcher la transcription et l’analyse des conversations, désactivez le bouton Transcription et analyse .

Comportement du paramètre de transcription et d’analyse

Lorsque vous désactivez l’option Transcription et analyse :

• HubSpot cesse de générer des transcriptions, des résumés et des analyses IA pour les nouvelles réunions, les nouveaux appels ou les conversations en personne.
• Les fonctionnalités de l’outil de prise de notes sont également désactivées.
• Les enregistrements et transcriptions existants ne sont pas supprimés. Vous pouvez continuer à les consulter et à y accéder dans votre CRM.

Lorsque vous réactivez l’option Transcription et analyse :

• HubSpot transcrit automatiquement les enregistrements des sept derniers jours, tant qu’un enregistrement valide est disponible.
• Les enregistrements datant de plus de sept jours ne seront pas transcrits rétroactivement.

Impact sur les intégrations

Lorsque vous désactivez l’option Transcription et analyse , l’effet sur les intégrations dépend de la façon dont elles fournissent les données d’appel :

• Intégrations qui envoient des URL d’enregistrement (par ex., Zoom, Google Meet) : les enregistrements ne seront pas transcrits si le paramètre est désactivé.
• Intégrations qui envoient directement les transcriptions complétées : les transcriptions peuvent toujours apparaître dans HubSpot, même si la transcription et l’analyse sont désactivées.

Comparer les options d’enregistrement et de transcription

Conversations peuvent être enregistrées et transcrites à l’aide d’un outil de prise de notes ou d’intégrations tierces. La méthode que vous choisissez dépend du type de conversation que vous souhaitez recueillir, de votre abonnement HubSpot et des exigences de chaque méthode. Vous pouvez également utiliser les deux méthodes si différentes équipes ont des besoins de capture différents.

Activer le preneur de notes

Une fois l’enregistrement des conversations activé pour le compte, vous pouvez contrôler les types de conversations qui génèrent des enregistrements et des transcriptions.

1. Dans votre compte HubSpot, cliquez sur l'icône Paramètres dans la barre de navigation principale.
2. Dans le menu latéral de gauche, accédez à l’outil de prise de notes .
3. Sous Transcription et analyse, activez l’option pour chaque type de conversation que vous souhaitez capturer :
   • Rendez-vous (BÊTA) : assurez-vous que votre compte a rejoint l’outil de prise de notes avec progression intelligente des transactions, puis activez l’option . Découvrez comment utiliser le preneur de notes.
   • Appels téléphoniques : activez l’option Appels téléphoniques . Découvrez comment consulter les enregistrements et les transcriptions d’appels.
   • Conversations en personne (BÊTA) : assurez-vous que votre compte a rejoint la version bêta de l’outil de prise de notes pour les rendez-vous en personne [iOS uniquement], puis activez le bouton Conversations en personne . Découvrez comment utiliser le preneur de notes pour les réunions en personne.
4. Confirmez que les paramètres suivants sont également activés dans Paramètres généraux :
   • Transcription et analyse
   • Enregistrement des conversations

Une fois ces paramètres activés, HubSpot capture les conversations prises en charge et ajoute les données de transcription à la fiche d’informations associée. Après votre prochaine conversation prise en charge, ouvrez la réunion ou l’enregistrement d’appel associé dans HubSpot pour confirmer la synchronisation de la transcription.

Synchroniser les transcriptions à partir d’une application de vidéoconférence

Si votre équipe enregistre ou transcrit déjà des réunions dans une application de vidéoconférence prise en charge, connectez l’application à HubSpot et activez la synchronisation des réunions. La synchronisation des réunions permet à HubSpot de recevoir les enregistrements et transcriptions pris en charge créés par l’application. HubSpot Notetaker n’a pas besoin de rejoindre la réunion.

Connecter une application de vidéoconférence

Pour connecter une application de vidéoconférence :

1. Dans votre compte HubSpot, cliquez sur l'icône Paramètres dans la barre de navigation principale.
2. Dans le menu latéral de gauche, accédez à l’outil de prise de notes .
3. Faites défiler jusqu’à la section Intégrations .
4. Cliquez sur l’application que vous souhaitez connecter (par ex., Zoom, Google Meet ou Microsoft Teams).
5. Cliquez sur Installer.
6. Terminez le processus de connexion à l’application. Une fois l’application connectée, vous serez redirigé vers la page des paramètres de l’application connectée.

Activer la synchronisation des réunions

Pour activer la synchronisation des réunions :

1. Dans votre compte HubSpot, cliquez sur l'icône Paramètres dans la barre de navigation principale.
2. Dans le menu latéral de gauche, accédez à l’outil de prise de notes .
3. Sous Intégrations, cliquez sur l’icône des trois points verticaux sur l’intégration que vous souhaitez modifier, puis cliquez sur Ouvrir dans un nouvel onglet.
4. Cliquez sur l’onglet Paramètres en haut, puis sur l’onglet Paramètres globaux .
5. Activez l’option Synchroniser et enregistrer les données de réunion .

Une fois la synchronisation des réunions activée, HubSpot synchronise les enregistrements et transcriptions de réunions pris en charge à partir de l’application connectée. Après votre prochaine réunion prise en charge, ouvrez la fiche d’informations de la réunion associée dans HubSpot pour confirmer la synchronisation de la transcription.

Gérer les paramètres d’intégrations tierces

Pour gérer les paramètres d’intégrations tierces :

1. Dans votre compte HubSpot, cliquez sur l'icône Paramètres dans la barre de navigation principale.
2. Dans le menu latéral de gauche, accédez à l’outil de prise de notes .
3. Sous Intégrations, cliquez sur l’icône des trois points verticaux sur l’intégration que vous souhaitez modifier, puis cliquez sur Ouvrir dans un nouvel onglet.
4. Cliquez sur l’onglet Paramètres en haut de l’écran.
5. Sur la page des paramètres de l’intégration, ajustez les options d’intégration si nécessaire.

Découvrez comment connecter et configurer les intégrations Google Meet, Microsoft Teams et Zoom .