Gespreksverslagen synchroniseren met HubSpot

Synchroniseer transcripties met HubSpot om gesprekscontext toe te voegen aan klantdossiers. Transcripties kunnen worden gebruikt voor CRM-updates, samenvattingen, vervolgstappen, aanbevelingen voor follow-up, slimme dealvoortgang en andere ‘conversation intelligence’- of AI-toepassingen, afhankelijk van uw producten en toegangsrechten.

Er zijn twee manieren om transcripties vast te leggen en te synchroniseren:

• HubSpot Notetaker: HubSpot legt het gesprek vast vanuit vergaderingen, HubSpot Calling of de mobiele HubSpot-app.
• Videoconferentie-apps: je bestaande Zoom-, Google Meet- of Microsoft Teams-configuratie legt de vergadering vast, waarna HubSpot de resulterende opname of het transcript synchroniseert.

Je hoeft slechts één van deze methoden in te stellen om ondersteunde transcripties in HubSpot te importeren. Je kunt ook beide gebruiken als verschillende teams verschillende opnamemethoden hanteren.

Voordat je aan de slag gaat

Controleer het volgende voordat je het synchroniseren van transcripties instelt:

• Om de instellingen voor opnames en transcripties te beheren, moet je toegang hebben tot de accountinstellingen.
• Om transcripties vanuit een app voor videoconferenties te synchroniseren, moet de app zijn gekoppeld aan HubSpot.
• Voor HubSpot Notetaker moeten de instellingen voor 'Transcriptie en analyse ' en 'Gespreksopname' in HubSpot zijn ingeschakeld. Integraties met gekoppelde videoconferentie-apps kunnen nog steeds audio en transcripties synchroniseren, zelfs als die HubSpot-instellingen zijn uitgeschakeld, op basis van de instellingen voor opname en transcriptie die in de externe app zijn geconfigureerd.

Kies een methode voor het vastleggen van transcripties

HubSpot Notetaker en videoconferentie-apps zijn alternatieve manieren om transcripties in HubSpot te importeren. Je hoeft niet beide in te stellen om transcriptie te laten werken.

Schakel HubSpot Notetaker in

Om de HubSpot-notitie-app te gebruiken om gesprekken vast te leggen en transcripties te maken:

1. Klik in je HubSpot-account op het instellingen-pictogram in de bovenste navigatiebalk.
2. Ga in het menu aan de linkerkant naar Opname en transcriptie.
3. Schakel de instellingen in voor de gesprekken die HubSpot moet vastleggen:
   • Vergaderingen
   • Telefoongesprekken
   • Notities op mobiel
4. Zorg ervoor dat de volgende instellingen zijn ingeschakeld:
   • Transcriptie en analyse
   • Gespreksopname

Zodra deze instellingen zijn ingeschakeld, kan HubSpot ondersteunde gesprekken vastleggen en transcriptgegevens aan HubSpot toevoegen. Open na je volgende ondersteunde gesprek het bijbehorende vergader- of gespreksverslag in HubSpot om te controleren of het transcript is gesynchroniseerd.

Transcripties synchroniseren vanuit een videoconferentie-app

Als je team al vergaderingen opneemt of transcribeert in een ondersteunde videoconferentie-app, koppel de app dan aan HubSpot en schakel vergadersynchronisatie in. Met vergadersynchronisatie kan HubSpot ondersteunde opnames en transcripties ontvangen die door je videoconferentie-app zijn gemaakt. De HubSpot-notulist hoeft niet deel te nemen aan de vergadering.

Een videoconferentie-app koppelen:

1. Klik in je HubSpot-account op het instellingen-pictogram in de bovenste navigatiebalk.
2. Ga in het menu aan de linkerkant naar Opname & Transcriptie.
3. Scroll naar het gedeelte Integraties.
4. Klik op de app die je wilt koppelen, zoals Zoom, Google Meet of Microsoft Teams.
5. Klik op ‘Installeren’.
6. Voltooi het koppelingsproces voor de app.

Zodra de app is gekoppeld, wordt u doorgestuurd naar de instellingenpagina van de gekoppelde app.

Om vergaderingen te synchroniseren:

1. Klik op de pagina met instellingen van de gekoppelde app op het tabblad Instellingen.
2. Klik op 'Algemene instellingen'.
3. Schakel 'Vergaderingsgegevens synchroniseren en opnemen' in.

Zodra de synchronisatie van vergaderingen is ingeschakeld, synchroniseert HubSpot ondersteunde vergaderopnames en transcripties vanuit de gekoppelde app. Open na je volgende ondersteunde vergadering het bijbehorende vergaderverslag in HubSpot om te controleren of de transcriptie is gesynchroniseerd.