Gespreksverslagen synchroniseren met HubSpot

Samenvatting

Stel in hoe gesprekken worden opgenomen en getranscribeerd in HubSpot met behulp van HubSpot Notetaker of een integratie van een derde partij. Transcripties worden gesynchroniseerd met klantrecords en kunnen worden gebruikt voor CRM-updates, door AI gegenereerde samenvattingen, vervolgstappen, aanbevelingen voor follow-up en andere conversatie-intelligentie-ervaringen, afhankelijk van uw producten en toegangsrechten.

Let op: vanaf 31 augustus 2026 worden van vergaderingen die zijn opgenomen met Notetaker of gesynchroniseerd via een integratie voor videoconferenties alleen nog vergaderingsverslagen aangemaakt. Opnames die via de belfunctie van HubSpot worden gemaakt, leiden nog steeds tot gespreksverslagen.

Voordat je aan de slag gaat

Zorg ervoor dat je de volgende vereisten en overwegingen begrijpt voordat je begint.

Zorg dat u de vereisten begrijpt

• Om de instellingen voor opnames en transcripties te beheren, moet je over Super Admin -rechten beschikken.
• Om transcripties vanuit een app voor videoconferenties te synchroniseren, moet de app zijn gekoppeld aan HubSpot.
• Voor de HubSpot-notitie-app moeten de instellingen voor 'Transcriptie en analyse ' en 'Gespreksopname' in HubSpot zijn ingeschakeld.

Beperkingen en aandachtspunten

• Gekoppelde videoconferentie-integraties kunnen nog steeds audio en transcripties synchroniseren, zelfs wanneer die HubSpot-instellingen zijn uitgeschakeld, afhankelijk van de instellingen voor opname en transcriptie die in de externe app zijn geconfigureerd.

Instellingen voor opname en transcriptie beheren

Om de instellingen voor opname en transcriptie te beheren:

1. Klik in je HubSpot-account op het instellingen-pictogram in de bovenste navigatiebalk.
2. Ga in het menu aan de linkerkant naar Notetaker.
3. Onder 'Transcriptie en analyse' zijn de schakelaars 'Gespreksopname' en 'Transcriptie en analyse' standaard ingeschakeld:
   • Om te voorkomen dat gesprekken in het account worden opgenomen, schakelt u de schakelaar 'Gespreksopname' uit.
   • Om transcriptie en analyse van gesprekken te voorkomen, schakelt u de schakelaar 'Transcriptie en analyse' uit.

Werking van de instelling 'Transcriptie en analyse'

Wanneer u de schakelaar ‘Transcriptie en analyse’ uitschakelt:

• stopt HubSpot met het genereren van transcripties, samenvattingen en AI-inzichten voor nieuwe vergaderingen, telefoongesprekken of persoonlijke gesprekken.
• Ook de functies voor notities maken worden uitgeschakeld.
• Bestaande opnames en transcripties worden niet verwijderd. Je kunt ze nog steeds bekijken en openen in je CRM.

Wanneer u de schakelaar voor transcriptie en analyse weer inschakelt:

• zal HubSpot automatisch opnames van de afgelopen zeven dagen transcriberen, mits er een geldige opname beschikbaar is.
• Opnames die ouder zijn dan zeven dagen worden niet met terugwerkende kracht getranscribeerd.

Gevolgen voor integraties

Wanneer u de schakelaar voor transcriptie en analyse uitschakelt, hangt het effect op integraties af van de manier waarop deze gespreksgegevens verstrekken:

• Integraties die URL's van opnames versturen (bijv. Zoom, Google Meet): opnames worden niet getranscribeerd zolang de instelling is uitgeschakeld.
• Integraties die voltooide transcripties rechtstreeks versturen: transcripties kunnen nog steeds in HubSpot verschijnen, zelfs als 'Transcriptie en analyse' is uitgeschakeld.

Vergelijk opties voor opnames en transcripties

Gesprekken kunnen worden opgenomen en getranscribeerd met Notetaker of met integraties van derden. De methode die je kiest, hangt af van het type gesprek dat je wilt vastleggen, je HubSpot-abonnement en de vereisten van elke methode. Je kunt ook beide methoden gebruiken als verschillende teams verschillende behoeften hebben op het gebied van vastlegging.

Schakel de notitie-app in

Nadat het opnemen van gesprekken voor het account is ingeschakeld, kunt u bepalen voor welke soorten gesprekken opnames en transcripties worden gemaakt.

1. Klik in je HubSpot-account op het instellingen-pictogram in de bovenste navigatiebalk.
2. Ga in het menu aan de linkerkant naar Notetaker.
3. Schakel onder ‘Transcriptie en analyse’ de schakelaar in voor elk gesprekstype dat u wilt vastleggen:
   • Vergaderingen (BETA): zorg ervoor dat uw account is aangesloten bij de bètaversie van Meeting Notetaker met Smart Deal Progression en schakel vervolgens de schakelaar 'Vergaderingen' in. Lees hier hoe u Notetaker gebruikt.
   • Telefoongesprekken: zet de schakelaar voor 'Telefoongesprekken' aan. Lees hoe u gespreksopnames en transcripties kunt bekijken.
   • Persoonlijke gesprekken (BETA): zorg ervoor dat je account is aangemeld bij de bètaversie van 'Notetaker voor persoonlijke vergaderingen' [alleen iOS] en zet vervolgens de schakelaar voor 'Persoonlijke gesprekken' aan. Lees hoe je Notetaker gebruikt voor persoonlijke vergaderingen.
4. Controleer of de volgende instellingen ook zijn ingeschakeld onder Algemene instellingen:
   • Transcriptie en analyse
   • Gespreksopname

Zodra deze instellingen zijn ingeschakeld, legt HubSpot ondersteunde gesprekken vast en voegt het transcriptiegegevens toe aan het bijbehorende record. Open na je volgende ondersteunde gesprek het bijbehorende vergader- of gespreksrecord in HubSpot om te controleren of het transcript is gesynchroniseerd.

Transcripties synchroniseren vanuit een app voor videoconferenties

Als je team al vergaderingen opneemt of transcribeert in een ondersteunde videoconferentie-app, koppel de app dan aan HubSpot en schakel vergadersynchronisatie in. Met vergadersynchronisatie kan HubSpot ondersteunde opnames en transcripties ontvangen die door de app zijn gemaakt – de HubSpot-notulist hoeft niet deel te nemen aan de vergadering.

Een videoconferentie-app koppelen

Om een videoconferentie-app te koppelen:

1. Klik in je HubSpot-account op het instellingen-pictogram in de bovenste navigatiebalk.
2. Ga in het menu aan de linkerkant naar Notetaker.
3. Scroll naar het gedeelte 'Integraties '.
4. Klik op de app die je wilt koppelen (bijvoorbeeld Zoom, Google Meet of Microsoft Teams).
5. Klik op ‘Installeren’.
6. Voltooi het koppelingsproces voor de app. Zodra de app is gekoppeld, wordt u doorgestuurd naar de instellingenpagina van de gekoppelde app.

Schakel vergadersynchronisatie in

Om de synchronisatie van vergaderingen in te schakelen:

1. Klik in je HubSpot-account op het instellingen-pictogram in de bovenste navigatiebalk.
2. Ga in het menu in de linkerzijbalk naar Notetaker.
3. Klik onder 'Integraties' op het pictogram met de drie verticale puntjes bij de integratie die je wilt bewerken en klik vervolgens op 'Openen in nieuw tabblad'.
4. Klik bovenaan op het tabblad 'Instellingen ' en klik vervolgens op het tabblad 'Algemene instellingen '.
5. Zet de schakelaar ‘Vergadergegevens synchroniseren en vastleggen ’ aan.

Zodra de synchronisatie van vergaderingen is ingeschakeld, synchroniseert HubSpot ondersteunde vergaderopnames en transcripties vanuit de gekoppelde app. Open na je volgende ondersteunde vergadering het bijbehorende vergaderverslag in HubSpot om te controleren of de transcriptie is gesynchroniseerd.

Instellingen voor integratie met externe partijen beheren

Om de instellingen voor integratie met externe partijen te beheren:

1. Klik in je HubSpot-account op het instellingen-pictogram in de bovenste navigatiebalk.
2. Ga in het menu aan de linkerkant naar Notetaker.
3. Klik onder 'Integraties' op het pictogram met de drie verticale puntjes bij de integratie die u wilt bewerken en klik vervolgens op 'Openen in nieuw tabblad'.
4. Klik bovenaan op het tabblad 'Instellingen '.
5. Pas op de instellingenpagina van de integratie de integratieopties naar wens aan.

Lees hoe u de integraties voor Google Meet, Microsoft Teams en Zoom kunt koppelen en configureren.