Synkronoi keskustelujen transkriptiot HubSpot-palveluun

Yhteenveto

Määritä, miten keskustelut tallennetaan ja transkriptoidaan HubSpotissa HubSpot Notetakerin tai kolmannen osapuolen integraation avulla. Transkriptiot synkronoidaan asiakastietoihin, ja niitä voidaan käyttää CRM-päivityksiin, tekoälyn luomiin yhteenvetoihin, seuraaviin vaiheisiin, seurantasuosituksiin ja muihin keskusteluanalyysitoimintoihin tuotteistasi ja käyttöoikeuksistasi riippuen.

Huomaa: 31. elokuuta 2026 alkaen Notetakerilla tallennetut tai videoneuvotteluintegraation kautta synkronoidut kokoukset luovat vain kokousmerkintöjä. HubSpotin puheluominaisuuden kautta tehdyt tallenteet luovat edelleen puhelumerkintöjä.

Ennen kuin aloitat

Ennen kuin aloitat, varmista, että olet perehtynyt seuraaviin vaatimuksiin ja huomioitaviin seikkoihin.

Tutustu vaatimuksiin

• Tallennus- ja transkriptioasetusten hallinta edellyttää Super Admin -oikeuksia.
• Videoneuvottelusovelluksen transkriptioiden synkronointi edellyttää, että sovellus on yhdistetty HubSpotiin.
• HubSpot-muistiinpano-ominaisuuden käyttö edellyttää, että HubSpotissa on otettu käyttöön transkriptio- ja analysointi- sekä keskustelun tallennusasetukset.

Tutustu rajoituksiin ja huomioitaviin seikkoihin

• Yhdistetyt videoneuvotteluintegraatiot voivat edelleen synkronoida äänen ja transkriptiot, vaikka kyseiset HubSpot-asetukset olisivat pois käytöstä, riippuen ulkoisessa sovelluksessa määritetyistä tallennus- ja transkriptiasetuksista.

Hallitse tallennus- ja transkriptioasetuksia

Voit hallita tallennus- ja transkriptioasetuksia seuraavasti:

1. Napsauta HubSpot-tilisi ylänavigointipalkin asetuskuvaketta.
2. Siirry vasemman sivupalkin valikosta kohtaan Notetaker.
3. Kohdassa Transkriptio ja analyysi keskustelun tallennus- ja transkriptio- ja analyysikytkimet ovat oletusarvoisesti päällä:
   • Jos haluat estää keskustelujen tallennuksen tilillä, kytke Keskustelujen tallennus -kytkin pois päältä.
   • Jos haluat estää keskustelujen transkriptiota ja analysointia, poista ”Transkriptio ja analyysi” -kytkin käytöstä.

Transkriptio ja analyysi -asetuksen toiminta

Kun kytket Transkriptio ja analyysi -kytkimen pois päältä:

• HubSpot lopettaa transkriptioiden, yhteenvetojen ja tekoälypohjaisten johtopäätösten luomisen uusille kokouksille, puheluille tai kasvokkain käydyille keskusteluille.
• Myös muistiinpano-ominaisuudet kytketään pois päältä.
• Olemassa olevia tallenteita ja transkriptioita ei poisteta. Voit edelleen tarkastella niitä ja käyttää niitä CRM-järjestelmässäsi.

Kun kytket Transkriptio ja analyysi -kytkimen takaisin päälle:

• HubSpot transkriboi automaattisesti viimeisen seitsemän päivän tallenteet, kunhan käytettävissä on voimassa oleva tallenne.
• Yli seitsemän päivää vanhoja tallenteita ei transkriptoida takautuvasti.

Vaikutus integraatioihin

Kun kytket Transkriptio ja analyysi -kytkimen pois päältä, vaikutus integraatioihin riippuu siitä, miten ne toimittavat puhelutietoja:

• Integraatiot, jotka lähettävät tallennusten URL-osoitteita (esim. Zoom, Google Meet): tallenteita ei transkriptoida, kun asetus on pois päältä.
• Integraatiot, jotka lähettävät valmiit transkriptiot suoraan: transkriptiot saattavat edelleen näkyä HubSpotissa, vaikka ”Transkriptio ja analyysi ” -asetus olisi pois päältä.

Vertaa tallennus- ja transkriptiovaihtoehtoja

Keskustelut voidaan tallentaa ja transkriboida Notetaker-työkalulla tai kolmannen osapuolen integraatioiden avulla. Valitsemasi menetelmä riippuu tallennettavan keskustelun tyypistä, HubSpot-tilauksestasi sekä kunkin menetelmän vaatimuksista. Voit käyttää myös molempia menetelmiä, jos eri tiimeillä on erilaiset tallennustarpeet.

Ota muistiinpanotoiminto käyttöön

Kun keskustelujen tallennus on otettu käyttöön tilillä, voit hallita, minkä tyyppisistä keskusteluista luodaan tallenteita ja transkriptioita.

1. Napsauta HubSpot-tilisi ylänavigointipalkin asetuskuvaketta.
2. Siirry vasemman sivupalkin valikosta kohtaan Muistiinpanotoiminto.
3. Kohdassa Transkriptio ja analyysi kytke päälle kytkin jokaiselle keskustelutyypille, jonka haluat tallentaa:
   • Kokoukset (BETA): varmista, että tilisi on liittynyt Meeting Notetaker with Smart Deal Progression -betaversioon, ja kytke sitten Kokoukset-kytkin päälle. Lue, miten Notetakeria käytetään.
   • Puhelut: kytke Puhelut- kytkin päälle. Lue, miten voit tarkastella puhelutallenteita ja transkriptioita.
   • Henkilökohtaiset keskustelut (BETA): varmista, että tilisi on liitetty In-Person Meeting Notetaker [vain iOS] -beta-versioon, ja kytke sitten Henkilökohtaiset keskustelut -kytkin päälle. Opi käyttämään Notetakeria henkilökohtaisissa kokouksissa.
4. Varmista, että myös seuraavat asetukset ovat päällä Yleiset-asetuksissa:
   • Transkriptio ja analyysi
   • Keskustelujen tallennus

Kun nämä asetukset on otettu käyttöön, HubSpot tallentaa tuetut keskustelut ja lisää transkriptiotiedot niihin liittyvään tietueeseen. Kun olet käynyt seuraavan tuetun keskustelun, avaa siihen liittyvä kokous- tai puhelutietue HubSpotissa ja varmista, että transkriptio on synkronoitu.

Transkriptioiden synkronointi videoneuvottelusovelluksesta

Jos tiimisi tallentaa tai transkriboi kokouksia jo tuetussa videoneuvottelusovelluksessa, liitä sovellus HubSpotiin ja ota kokousten synkronointi käyttöön. Kokousten synkronoinnin avulla HubSpot voi vastaanottaa sovelluksen luomia tuettuja tallenteita ja transkriptioita – HubSpotin muistiinpanojen tekijän ei tarvitse osallistua kokoukseen.

Yhdistä videoneuvottelusovellus

Videoneuvottelusovelluksen liittäminen:

1. Napsauta HubSpot-tilisi ylänavigointipalkin asetuskuvaketta.
2. Siirry vasemmalla olevasta sivupalkin valikosta kohtaan Notetaker.
3. Vieritä alas Integraatiot-osioon.
4. Napsauta sovellusta, jonka haluat liittää (esim. Zoom, Google Meet tai Microsoft Teams).
5. Napsauta Asenna.
6. Suorita sovelluksen liittämisprosessi loppuun. Kun sovellus on liitetty, sinut ohjataan liitetyn sovelluksen asetussivulle.

Ota kokousten synkronointi käyttöön

Kokousten synkronoinnin ottaminen käyttöön:

1. Napsauta HubSpot-tilisi ylänavigointipalkin asetuskuvaketta.
2. Siirry vasemmalla olevasta sivupalkkivalikosta kohtaan Notetaker.
3. Napsauta Integraatiot-kohdassa sen integraation kohdalla, jota haluat muokata, kolmea pystysuoraa pistettä esittävää kuvaketta ja valitse Avaa uudessa välilehdessä.
4. Napsauta yläreunassa Asetukset -välilehteä ja sitten Yleiset asetukset -välilehteä.
5. Kytke ”Synkronoi ja tallenna kokoustiedot” -kytkin päälle.

Kun kokousten synkronointi on kytketty päälle, HubSpot synkronoi tuetut kokoustallenteet ja -transkriptiot liitetystä sovelluksesta. Kun seuraava tuettu kokous on pidetty, avaa siihen liittyvä kokoustallenne HubSpotissa ja varmista, että transkripti on synkronoitu.

Hallitse kolmannen osapuolen integraatioasetuksia

Voit hallita kolmannen osapuolen integraatioasetuksia seuraavasti:

1. Napsauta HubSpot-tilisi ylänavigointipalkin asetuskuvaketta.
2. Siirry vasemman sivupalkin valikosta kohtaan Notetaker.
3. Napsauta Integraatiot-kohdassa sen integraation kolmea pystysuoraa pistettä, jota haluat muokata, ja valitse Avaa uudessa välilehdessä.
4. Napsauta yläreunassa Asetukset- välilehteä.
5. Muokkaa integraation asetussivulla integraation asetuksia tarpeen mukaan.

Lue, miten voit yhdistää ja määrittää Google Meet-, Microsoft Teams- ja Zoom -integraatiot.