Transkripte von Unterhaltungen mit HubSpot synchronisieren

Zusammenfassung

Konfigurieren Sie, wie Konversationen in HubSpot aufgezeichnet und transkribiert werden, indem Sie HubSpot Notetaker oder eine Drittanbieterintegration verwenden. Die Transkripte werden mit Kundendatensätzen synchronisiert und können je nach Ihren Produkten und Zugriffsmöglichkeiten CRM-Systeme-Updates, KI-generierte Zusammenfassungen, nächste Schritte, Follow-up-Empfehlungen und andere Conversation Intelligence-Erlebnisse unterstützen.

Bitte beachten: Seit dem 31. August 2026 werden bei Meetings, die mit Notetaker aufgezeichnet oder über eine Videokonferenz-Integration synchronisiert wurden, nur noch Meeting-Datensätze erstellt. Bei Aufzeichnungen, die über die Calling-Funktion von HubSpot erstellt werden, werden weiterhin Anrufdatensätze erstellt.

Bevor Sie loslegen

Bevor Sie beginnen, sollten Sie sich mit den folgenden Anforderungen und Überlegungen vertraut machen.

Dies sind die Voraussetzungen:

• Um die Aufnahme- und Transkriptionseinstellungen zu verwalten, benötigen Sie Super-Admin-Berechtigungen .
• Um Transkripte von einer Videokonferenz-App zu synchronisieren, muss die App mit HubSpot verknüpft sein.
• Für HubSpot Notetaker müssen die Einstellungen Transkription und Analyse sowie Gesprächsaufzeichnung in HubSpot aktiviert sein.

Einschränkungen und Wissenswertes

• Verknüpfte Videokonferenzintegrationen können basierend auf den in der externen App konfigurierten Aufnahme- und Transkriptionseinstellungen auch dann noch Audio und Transkripte synchronisieren, wenn diese HubSpot-Einstellungen deaktiviert sind.

Aufnahme- und Transkriptionseinstellungen verwalten

So verwalten Sie die Aufnahme- und Transkriptionseinstellungen:

1. Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account in der Hauptnavigationsleiste auf das Zahnradsymbol, um die Einstellungen aufzurufen.
2. Gehen Sie im Menü der linken Seitenleiste zu Notetaker.
3. Unter Transkription und Analyse sind die Schalter Gesprächsaufzeichnung und Transkription und Analyse standardmäßig aktiviert:
   • Um zu verhindern, dass Konversationen im Account aufgezeichnet werden, deaktivieren Sie den Schalter Konversationsaufzeichnung .
   • Um die Transkription und Analyse von Konversationen zu verhindern, deaktivieren Sie den Schalter Transkription und Analyse .

Einstellungsverhalten bei Transkription und Analyse

Wenn Sie den Schalter Transkription und Analyse deaktivieren:

• HubSpot stellt das Generieren von Transkripten, Zusammenfassungen und KI-Insights für neue Meetings, Anrufe oder persönliche Konversationen ein.
• Notizprotokollierungsfunktionen sind ebenfalls deaktiviert.
• Bestehende Aufzeichnungen und Transkripte werden nicht gelöscht. Sie können sie weiterhin in Ihrem CRM anzeigen und aufrufen.

Wenn Sie den Schalter Transkription und Analyse wieder aktivieren:

• HubSpot transkribiert automatisch die Aufzeichnungen der letzten sieben Tage, sofern eine gültige Aufzeichnung verfügbar ist.
• Aufzeichnungen, die älter als sieben Tage sind, werden nicht rückwirkend transkribiert.

Auswirkungen auf Integrationen

Wenn Sie den Schalter Transkription und Analyse deaktivieren, hängen die Auswirkungen auf Integrationen davon ab, wie sie Anrufdaten bereitstellen:

• Integrationen, die Aufzeichnungs-URLs senden (z. B. Zoom, Google Meet): Aufzeichnungen werden nicht transkribiert, solange die Einstellung deaktiviert ist.
• Integrationen, die abgeschlossene Transkripte direkt senden: Transkripte können weiterhin in HubSpot angezeigt werden, auch wenn Transkription und Analyse deaktiviert sind.

Aufnahme- und Transkriptionsoptionen vergleichen

Konversationen können mit dem Protokollierer oder mit Integrationen von Drittanbietern aufgezeichnet und transkribiert werden. Welche Methode Sie wählen möchten, hängt von der Art der Konversation, die Sie erfassen möchten, Ihrem HubSpot-Abonnement und den Anforderungen der jeweiligen Methode ab. Sie können auch beide Methoden verwenden, wenn verschiedene Teams unterschiedliche Erfassungsanforderungen haben.

Notizenschreiber aktivieren

Nachdem die Gesprächsaufzeichnung für den Account aktiviert wurde, können Sie steuern, welche Arten von Konversationen Aufzeichnungen und Transkripte generieren.

1. Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account in der Hauptnavigationsleiste auf das Zahnradsymbol, um die Einstellungen aufzurufen.
2. Gehen Sie im Menü der linken Seitenleiste zu Notetaker.
3. Aktivieren Sie unter Transkription und Analyse den Schalter für jeden Konversationstyp, den Sie erfassen möchten:
   • Meetings (BETA): Stellen Sie sicher, dass Ihr Account der Beta-Version des Meeting-Protokollators mit intelligentem Dealfortschritt beigetreten ist, und aktivieren Sie dann den Schalter Meetings . Erfahren Sie, wie Sie den Protokollierer verwenden.
   • Telefonanrufe: Aktivieren Sie den Schalter Telefonanrufe . Erfahren Sie, wie Sie Anrufaufzeichnungen und -transkripte auswerten.
   • Persönliche Konversationen (BETA): Stellen Sie sicher, dass Ihr Account der Beta-Version des Protokollierens über persönliche Meetings [nur iOS] beigetreten ist, und aktivieren Sie dann den Schalter Persönliche Konversationen . Erfahren Sie, wie Sie den Notizenschreiber für persönliche Meetings verwenden.
4. Stellen Sie sicher, dass unter "Allgemein" auch die folgenden Einstellungen aktiviert sind:
   • Transkription und Analyse
   • Aufzeichnung von Gesprächen

Nachdem diese Einstellungen aktiviert sind, erfasst HubSpot unterstützte Konversationen und fügt dem zugehörigen Datensatz Transkriptdaten hinzu. Öffnen Sie nach Ihrer nächsten unterstützten Konversation den zugehörigen Meeting- oder Anrufdatensatz in HubSpot, um zu bestätigen, dass das Transkript synchronisiert wurde.

Transkripte von einer Videokonferenz-App synchronisieren

Wenn Ihr Team bereits Meetings in einer unterstützten Videokonferenz-App aufzeichnet oder transkribiert, verknüpfen Sie die App mit HubSpot und aktivieren Sie die Meetingsynchronisierung. Durch die Meeting-Synchronisierung kann HubSpot unterstützte Aufzeichnungen und Transkripte empfangen, die von der App erstellt wurden – der HubSpot-Protokollführer muss nicht am Meeting teilnehmen.

Verknüpfen Sie eine Videokonferenz-App

So verknüpfen Sie eine Videokonferenz-App:

1. Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account in der Hauptnavigationsleiste auf das Zahnradsymbol, um die Einstellungen aufzurufen.
2. Gehen Sie im Menü der linken Seitenleiste zu Notetaker.
3. Scrollen Sie zum Abschnitt Integrationen .
4. Klicken Sie auf die App , die Sie verknüpfen möchten (z. B. Zoom, Google Meet oder Microsoft Teams).
5. Klicken Sie auf Installieren.
6. Schließen Sie den App-Verknüpfungsprozess ab. Nachdem die App verknüpft wurde, werden Sie zur Seite mit den Einstellungen der verknüpften App weitergeleitet.

Meeting-Synchronisierung aktivieren

So aktivieren Sie die Meeting-Synchronisierung:

1. Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account in der Hauptnavigationsleiste auf das Zahnradsymbol, um die Einstellungen aufzurufen.
2. Gehen Sie im Menü der linken Seitenleiste zu Notetaker.
3. Klicken Sie unter Integrationen auf das Symbol mit den drei vertikalen Punkten in der Integration, die Sie bearbeiten möchten, und klicken Sie auf In neuer Registerkarte öffnen.
4. Klicken Sie oben auf die Registerkarte Einstellungen und dann auf die Registerkarte Globale Einstellungen .
5. Aktivieren Sie den Schalter Meeting-Daten synchronisieren und aufzeichnen .

Nachdem die Meeting-Synchronisierung aktiviert wurde, synchronisiert HubSpot unterstützte Meeting-Aufzeichnungen und -Transkripte von der verknüpften App. Öffnen Sie nach Ihrem nächsten unterstützten Meeting den zugehörigen Meeting-Datensatz in HubSpot, um zu bestätigen, dass das Transkript synchronisiert wurde.

Einstellungen für die Integration von Drittanbietern verwalten

So verwalten Sie die Einstellungen für die Integration von Drittanbietern:

1. Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account in der Hauptnavigationsleiste auf das Zahnradsymbol, um die Einstellungen aufzurufen.
2. Gehen Sie im Menü der linken Seitenleiste zu Notetaker.
3. Klicken Sie unter Integrationen auf das Symbol mit den drei vertikalen Punkten in der Integration, die Sie bearbeiten möchten, und klicken Sie auf In neuer Registerkarte öffnen.
4. Klicken Sie oben auf die Registerkarte Einstellungen .
5. Passen Sie auf der Einstellungsseite der Integration die Integrationsoptionen nach Bedarf an.

Erfahren Sie, wie Sie die Integrationen von Google Meet, Microsoft Teams und Zoom verknüpfen und konfigurieren.