Synkronisera samtalsutskrifter till HubSpot

Synkronisera transkriptioner till HubSpot för att lägga till kontexten från konversationerna i kundposterna. Transkriptionerna kan användas för CRM-uppdateringar, sammanfattningar, nästa steg, rekommendationer för uppföljning, smart affärsutveckling och andra funktioner inom konversationsanalys eller AI, beroende på vilka produkter du har och vilken åtkomst du har.

Det finns två sätt att spela in och synkronisera transkriptioner:

• HubSpot Notetaker: HubSpot spelar in samtalet från möten, HubSpot-samtal eller HubSpot-mobilappen.
• Videokonferensappar: din befintliga Zoom-, Google Meet- eller Microsoft Teams-konfiguration spelar in mötet, varefter HubSpot synkroniserar den resulterande inspelningen eller transkriptionen.

Du behöver bara konfigurera en av dessa metoder för att börja importera transkriptioner som stöds till HubSpot. Du kan också använda båda om olika team använder olika inspelningsmetoder.

Innan du börjar

Innan du konfigurerar synkronisering av transkriptioner bör du läsa igenom följande:

• För att hantera inställningarna för inspelning och transkription måste du ha åtkomst till kontoinställningarna.
• För att synkronisera transkriptioner från en videokonferensapp måste appen vara ansluten till HubSpot.
• HubSpot Notetaker kräver att inställningarna för Transkription och analys samt Konversationsinspelning är aktiverade i HubSpot. Integrerade videokonferensappar kan fortfarande synkronisera ljud och transkriptioner även när dessa HubSpot-inställningar är inaktiverade, beroende på de inställningar för inspelning och transkription som konfigurerats i den externa appen.

Välj en metod för att samla in transkriptioner

HubSpot Notetaker och videokonferensappar är alternativa sätt att importera transkriptioner till HubSpot. Du behöver inte konfigurera båda för att transkriptionen ska fungera.

Aktivera HubSpot Notetaker

Så här använder du HubSpot-anteckningsfunktionen för att spela in samtal och skapa transkriptioner:

1. I ditt HubSpot-konto klickar du på inställningsikonen i det övre navigeringsfältet.
2. Gå till Inspelning och transkribering i menyn till vänster.
3. Aktivera inställningarna för de konversationer som du vill att HubSpot ska spela in:
   • Möten
   • Telefonsamtal
   • Mobil anteckningsfunktion
4. Se till att följande inställningar är aktiverade:
   • Transkription och analys
   • Samtalsinspelning

När dessa inställningar är aktiverade kan HubSpot spela in stödda konversationer och lägga till transkriptionsdata i HubSpot. Efter din nästa stödda konversation öppnar du den tillhörande mötes- eller samtalsinspelningen i HubSpot för att bekräfta att transkriptionen har synkroniserats.

Synkronisera transkriptioner från en videokonferensapp

Om ditt team redan spelar in eller transkriberar möten i en stödd videokonferensapp kan du ansluta appen till HubSpot och aktivera mötesynkronisering. Mötesynkronisering gör det möjligt för HubSpot att ta emot stödda inspelningar och transkriptioner som skapats av din videokonferensapp. HubSpots antecknare behöver inte delta i mötet.

Så här ansluter du en videokonferensapp:

1. I ditt HubSpot-konto klickar du på inställningsikonen i det övre navigeringsfältet.
2. I menyn i vänster sidfält navigerar du till Inspelning och transkription.
3. Bläddra till avsnittet Integreringar.
4. Klicka på den app du vill ansluta, till exempel Zoom, Google Meet eller Microsoft Teams.
5. Klicka på ”Installera”.
6. Slutför anslutningsprocessen för appen.

När appen är ansluten omdirigeras du till inställningssidan för den anslutna appen.

Så här aktiverar du mötesynkronisering:

1. På inställningssidan för den anslutna appen klickar du på fliken Inställningar.
2. Klicka på Globala inställningar.
3. Aktivera Synkronisera och spela in mötesdata.

När mötesynkroniseringen är aktiverad kommer HubSpot att synkronisera stödda mötesinspelningar och transkriptioner från den anslutna appen. Efter ditt nästa stödda möte öppnar du den tillhörande mötesinspelningen i HubSpot för att bekräfta att transkriptionen har synkroniserats.