Synkronisera samtalsutskrifter till HubSpot

Sammanfattning

Konfigurera hur konversationer spelas in och transkriberas i HubSpot med hjälp av HubSpot Notetaker eller en tredjepartsintegration. Transkriptionerna synkroniseras med kundposter och kan användas för CRM-uppdateringar, AI-genererade sammanfattningar, nästa steg, rekommendationer för uppföljning och andra funktioner för konversationsanalys, beroende på vilka produkter du har och vilken åtkomst du har.

Observera: Från och med den 31 augusti 2026 kommer möten som spelas in med Notetaker eller synkroniseras från en videokonferensintegration endast att skapa mötesposter. Inspelningar som görs via HubSpots samtalsfunktion kommer fortfarande att skapa samtalsposter.

Innan du börjar

Innan du börjar bör du se till att du förstår följande krav och överväganden.

Förstå kraven

• För att hantera inställningar för inspelning och transkribering måste du ha behörighet som superadministratör.
• För att synkronisera transkriptioner från en videokonferensapp måste appen vara ansluten till HubSpot.
• HubSpot Notetaker kräver att inställningarna för transkribering och analys samt konversationsinspelning är aktiverade i HubSpot.

Förstå begränsningar och överväganden

• Anslutna videokonferensintegrationer kan fortfarande synkronisera ljud och transkriptioner även när dessa HubSpot-inställningar är avstängda, beroende på de inställningar för inspelning och transkription som har konfigurerats i den externa appen.

Hantera inställningar för inspelning och transkription

Så här hanterar du inställningarna för inspelning och transkription:

1. I ditt HubSpot-konto klickar du på inställningsikonen i det övre navigeringsfältet.
2. Gå till Notetaker i menyn till vänster.
3. Under Transkription och analys är knapparna Konversationsinspelning och Transkription och analys aktiverade som standard:
   • För att förhindra att konversationer spelas in i kontot, stäng av reglaget för Konversationsinspelning.
   • För att förhindra transkription och analys av konversationer stänger du av reglaget för ”Transkription och analys ”.

Hur inställningarna för transkription och analys fungerar

När du stänger av omkopplaren för transkription och analys:

• slutar HubSpot att generera transkriptioner, sammanfattningar och AI-insikter för nya möten, samtal eller personliga samtal.
• Noteringsfunktionerna stängs också av.
• Befintliga inspelningar och transkriptioner raderas inte. Du kan fortsätta att visa och komma åt dem i ditt CRM.

När du slår på knappen för transkription och analys igen:

• kommer HubSpot automatiskt att transkribera inspelningar från de senaste sju dagarna, förutsatt att det finns en giltig inspelning tillgänglig.
• Inspelningar som är äldre än sju dagar kommer inte att transkriberas i efterhand.

Inverkan på integrationer

När du stänger av funktionen för transkribering och analys beror effekten på integrationerna på hur de tillhandahåller samtalsdata:

• Integrationer som skickar inspelnings-URL:er (t.ex. Zoom, Google Meet): inspelningarna transkriberas inte så länge inställningen är avstängd.
• Integrationer som skickar färdiga transkriptioner direkt: transkriptionerna kan fortfarande visas i HubSpot, även om ”Transkription och analys ” är avstängt.

Jämför alternativ för inspelning och transkribering

Samtal kan spelas in och transkriberas med Notetaker eller med integrationer från tredje part. Vilken metod du väljer beror på vilken typ av samtal du vill spela in, ditt HubSpot-abonnemang och kraven för respektive metod. Du kan också använda båda metoderna om olika team har olika behov när det gäller inspelning.

Aktivera anteckningsfunktionen

När samtalsinspelning har aktiverats för kontot kan du styra vilka typer av samtal som ska generera inspelningar och transkriptioner.

1. I ditt HubSpot-konto klickar du på inställningsikonen i det övre navigeringsfältet.
2. Gå till Notant i menyn i vänster sidopanel.
3. Under Transkription och analys aktiverar du knappen för varje samtalstyp som du vill spela in:
   • Möten (BETA): se till att ditt konto har anslutit sig till betaversionen av Meeting Notetaker med Smart Deal Progression och aktivera sedan reglaget för Möten. Läs mer om hur du använder Notetaker.
   • Telefonsamtal: aktivera reglaget för Telefonsamtal. Läs mer om hur du granskar samtalsinspelningar och transkriptioner.
   • Personliga samtal (BETA): se till att ditt konto har anslutits till betaversionen av In-Person Meeting Notetaker [endast iOS] och slå sedan på knappen Personliga samtal. Läs mer om hur du använder Notetaker för personliga möten.
4. Kontrollera att följande inställningar också är aktiverade under Allmänna inställningar:
   • Transkription och analys
   • Samtalsinspelning

När dessa inställningar har aktiverats registrerar HubSpot stödda konversationer och lägger till transkriptionsdata till den tillhörande posten. Efter din nästa stödda konversation öppnar du den tillhörande mötes- eller samtalsposten i HubSpot för att kontrollera att transkriptionen har synkroniserats.

Synkronisera transkriptioner från en videokonferensapp

Om ditt team redan spelar in eller transkriberar möten i en stödd videokonferensapp kan du ansluta appen till HubSpot och aktivera mötesynkronisering. Mötesynkronisering gör det möjligt för HubSpot att ta emot stödda inspelningar och transkriptioner som skapats av appen – HubSpots antecknare behöver inte delta i mötet.

Anslut en videokonferensapp

Så här ansluter du en videokonferensapp:

1. I ditt HubSpot-konto klickar du på inställningsikonen i det övre navigeringsfältet.
2. Gå till Notetaker i menyn till vänster.
3. Bläddra till avsnittet Integreringar.
4. Klicka på den app du vill ansluta (t.ex. Zoom, Google Meet eller Microsoft Teams).
5. Klicka på Installera.
6. Slutför anslutningsprocessen för appen. När appen har anslutits omdirigeras du till inställningssidan för den anslutna appen.

Aktivera mötesynkronisering

Så här aktiverar du mötesynkronisering:

1. I ditt HubSpot-konto klickar du på inställningsikonen i det övre navigeringsfältet.
2. Gå till Notetaker i menyn i vänster sidfält.
3. Under ”Integrationer” klickar du på ikonen med de tre vertikala punkterna bredvid den integration du vill redigera och väljer sedan ”Öppna i ny flik”.
4. Klicka på fliken Inställningar högst upp och sedan på fliken Globala inställningar.
5. Slå på knappen Synkronisera och spela in mötesdata.

När synkroniseringen av möten är aktiverad synkroniserar HubSpot stödda mötesinspelningar och transkriptioner från den anslutna appen. Efter ditt nästa stödda möte öppnar du den tillhörande mötesinspelningen i HubSpot för att bekräfta att transkriptionen har synkroniserats.

Hantera inställningar för tredjepartsintegration

Så här hanterar du inställningarna för integration med tredjepartsappar:

1. I ditt HubSpot-konto klickar du på inställningsikonen i det övre navigeringsfältet.
2. Gå till Notetaker i menyn till vänster.
3. Under Integreringar klickar du på ikonen med de tre vertikala punkterna bredvid den integrering du vill redigera och klickar sedan på Öppna i ny flik.
4. Klicka på fliken Inställningar högst upp.
5. På integrationsinställningssidan kan du justera integrationsalternativen efter behov.

Läs mer om hur du ansluter och konfigurerar integrationerna för Google Meet, Microsoft Teams och Zoom.