コミュニケーションの記録をHubSpotに同期する

サマリー

HubSpot 議事録ツール またはサードパーティ製連携ツールを使用して、HubSpot でのコミュニケーションの録音および文字起こしの設定を行います。会話の文字起こしデータは顧客レコードと同期され、ご利用の製品やアクセス権限に応じて、CRMの更新、AIによる要約、次のアクション、フォローアップの推奨事項、その他のコミュニケーションインテリジェンス機能の活用に活用できます。

ご注意： 2026年8月31日以降、「議事録ツール」で録画されたミーティング、またはビデオ会議連携機能から同期されたミーティングについては、ミーティング記録のみが作成されるようになります。HubSpotコールを通じて行われた録音でも、コールレコードは作成されます。

始める前に

作業を開始する前に、以下の要件と留意点を必ず確認してください。

要件を理解する

• 録音および文字起こしの設定を管理するには、スーパー管理者権限が必要です。
• 動画会議アプリの文字起こしデータを同期するには、そのアプリをHubSpotに連携させる必要があります。
• HubSpot議事録ツールを利用するには、HubSpotで「文字起こしと分析」および「コミュニケーションの録音」の設定が有効になっている必要があります。

制限事項と考慮事項について

• 外部アプリで設定された録画および文字起こしの設定に基づいて、HubSpotの設定がオフになっている場合でも、連携された動画会議ツールでは音声と文字起こしを同期させることができます。

録音と文字起こしの設定を管理する

録音および文字起こしの設定を管理するには：

1. HubSpotアカウントにて、上部のナビゲーションバーに表示される設定アイコンをクリックします。
2. 左側のサイドバーメニューから、「議事録ツール」を選択してください。
3. 「文字起こしと分析」セクションでは、「コミュニケーションの録音」および「文字起こしと分析」のスイッチがデフォルトでオンになっています：
   • アカウントでのコミュニケーションが録音されないようにするには、「コミュニケーションの録音」スイッチをオフにしてください。
   • コミュニケーションの文字起こしや分析を防ぐには、「文字起こしと分析」のスイッチをオフにしてください。

文字起こしおよび分析の設定に関する動作

「文字起こしと分析」スイッチをオフにすると：

• HubSpotは、新規のミーティング、コール、または対面でのコミュニケーションについて、文字起こし、要約、およびAIインサイトの生成を停止します。
• また、議事録ツールも無効になっています。
• 既存の録音データや文字起こしは削除されません。CRMでは引き続き表示およびアクセスできます。

「文字起こしと分析」スイッチを再びオンにすると：

• 有効なレコーディングが利用可能であれば、HubSpotは過去7日間のレコーディングを自動的に文字起こしします。
• 7日以上経過した録音については、遡って文字起こしを行うことはできません。

連携への影響

この「文字起こしと分析」スイッチをオフにすると、連携への影響は、各連携がコールデータをどのように提供するかによって異なります：

• 録画URLを送信する連携機能（Zoom、Google Meetなど）：この設定がオフになっている間は、録画の文字起こしは行われません。
• 完了した文字起こしデータを直接送信する連携機能：文字起こしと分析機能がオフになっている場合でも、文字起こしデータがHubSpotに表示されることがあります。

録音と文字起こしのオプションを比較

コミュニケーションは、議事録ツールまたはサードパーティ製連携ツールを使用して録音・文字起こしを行うことができます。どの方法を選ぶかは、記録したいコミュニケーションの種類、HubSpotの契約プラン、および各方法の要件によって異なります。チームごとにキャプチャの要件が異なる場合は、両方の方法を利用することも可能です。

議事録ツールをオンにする

アカウントでコミュニケーションの録音機能が有効になると、どの種類のコミュニケーションについて録音や文字起こしを行うかを設定できるようになります。

1. HubSpotアカウントにて、上部のナビゲーションバーに表示される設定アイコンをクリックします。
2. 左側のサイドバーメニューから、「議事録ツール」を選択してください。
3. 「文字起こしと分析」セクションで、記録したい各コミュニケーションタイプのスイッチをオンにしてください：
   • ミーティング（ベータ版）：お使いのアカウントが「ミーティング議事録ツール（Smart Deal Progression ベータ版）」に参加していることを確認してから、「ミーティング」のスイッチをオンにしてください。議事録ツールの使い方を学びましょう。
   • コール：[コール ] スイッチをオンにします。コールレコードや文字起こしの確認方法について学びましょう。
   • 対面でのコミュニケーション（ベータ版）：お使いのアカウントが「対面ミーティング議事録ツール [iOSのみ]」ベータ版に参加していることを確認してから、「対面コミュニケーション」のスイッチをオンにしてください。対面でのミーティングで議事録ツールを活用する方法をご紹介します。
4. Confirm the following settings are also turned on under 「一般設定」で、以下の設定も有効になっていることを確認してください：
   • 文字起こしと分析
   • コミュニケーションの録音

これらの設定を有効にすると、HubSpotは対応しているコミュニケーションを記録し、そのトランスクリプトデータを関連するレコードに追加します。次回のサポート対象のコミュニケーションが終了したら、HubSpotで関連するミーティングまたはコールレコードを開き、文字起こしが同期されていることを確認してください。

動画会議アプリの文字起こしを同期する

お使いのチームが、対応している動画会議アプリですでにミーティングの録画や文字起こしを行っている場合は、そのアプリをHubSpotに連携し、ミーティングの同期機能を有効にしてください。「ミーティングの同期」機能により、HubSpotはアプリによって作成された対応する録画データや文字起こしを受け取ることができます。HubSpot議事録ツールがミーティングに参加する必要はありません。

動画カンファレンスアプリを接続

ビデオ会議アプリを接続するには：

1. HubSpotアカウントにて、上部のナビゲーションバーに表示される設定アイコンをクリックします。
2. 左側のサイドバーメニューから、「議事録ツール」に移動してください。
3. 「連携」セクションまでスクロールしてください。
4. 接続したいアプリ（Zoom、Google Meet、Microsoft Teamsなど）をクリックしてください。
5. ［インストール］をクリックします。
6. アプリの接続手順を完了してください。アプリの接続が完了すると、接続されたアプリの設定ページに遷移します。

ミーティングの同期を有効にする

ミーティングの同期を有効にするには：

1. HubSpotアカウントにて、上部のナビゲーションバーに表示される設定アイコンをクリックします。
2. 左側のサイドバーメニューから、「議事録ツール」に移動してください。
3. 「連携」セクションで、編集したい連携の横にある縦に並んだ3つのドットのアイコンをクリックし、「新しいタブで開く」をクリックします。
4. 上部の「設定」タブをクリックし、次に「グローバル設定」タブをクリックします。
5. 「ミーティングデータの同期と記録」スイッチをオンに切り替えてください。

「ミーティングの同期」がオンになると、HubSpotは連携済みのアプリから、対応しているミーティングの録画および文字起こしデータを同期します。次回のサポート対象ミーティング終了後、HubSpotで関連付けられたミーティング記録を開き、議事録が同期されていることを確認してください。

サードパーティー連携設定を管理

サードパーティ製サービスの連携設定を管理するには：

1. HubSpotアカウントにて、上部のナビゲーションバーに表示される設定アイコンをクリックします。
2. 左側のサイドバーメニューから、「議事録ツール」を選択してください。
3. 「連携」セクションで、編集したい連携の横にある縦に並んだ3つのドットのアイコンをクリックし、「新しいタブで開く」をクリックします。
4. 上部の「設定」タブをクリックしてください。
5. 連携の設定ページで、必要に応じて連携オプションを調整します。

Google Meet、Microsoft Teams、Zoomの連携機能の接続および設定方法についてご説明します。