Sincronizar transcrições de conversas no HubSpot

Resumo

Configure como as conversas são gravadas e transcritas no HubSpot usando o HubSpot notetaker ou uma integração de terceiros. As transcrições são sincronizadas com os registros do cliente e podem suportar atualizações de CRM, resumos gerados por IA, próximas etapas, recomendações de acompanhamento e outras experiências de insights de conversas, dependendo de seus produtos e acesso.

Observação: a partir de 31 de agosto de 2026, as reuniões gravadas com o Notetaker ou sincronizadas de uma integração de videoconferência criarão apenas registros de agendador de reuniões. As gravações feitas por meio do recurso de chamadas da HubSpot ainda criarão registros de chamadas.

Antes de começar

Antes de começar, certifique-se de entender os seguintes requisitos e considerações.

Noções básicas sobre os requisitos

• Para gerenciar as configurações de gravação e transcrição, você deve ter permissões de superadministrador .
• Para sincronizar transcrições de um aplicativo de videoconferência, o aplicativo deve estar conectado ao HubSpot.
• O anotador do HubSpot requer que as configurações de Transcrição e análise e Gravação de conversas estejam ativadas no HubSpot.

Compreender limitações e considerações

• As integrações de videoconferência conectadas ainda podem sincronizar áudio e transcrições mesmo quando essas configurações do HubSpot estão desativadas, com base nas configurações de gravação e transcrição definidas no aplicativo externo.

Gerenciar configurações de gravação e transcrição

Para gerenciar as configurações de gravação e transcrição:

1. Na sua conta HubSpot, clique no ícone de settings icon na barra de navegação superior.
2. No menu da barra lateral esquerda, acesse Anotador.
3. Em Transcrição e análise, os botões Gravação de conversa e Transcrição e análise estão ativados por padrão:
   • Para evitar que as conversas sejam gravadas na conta, desative a opção Gravação de conversas .
   • Para evitar a transcrição e análise de conversas, desative a opção Transcrição e análise .

Comportamento de configuração de transcrição e análise

Ao desativar a opção Transcrição e análise :

• A HubSpot para de gerar transcrições, resumos e análises de IA para novas reuniões, chamadas ou conversas pessoais.
• Os recursos do Notetaker também estão desativados.
• As gravações e transcrições existentes não são excluídas. Você pode continuar a exibi-los e acessá-los em seu CRM.

Quando você ativa a opção Transcrição e análise novamente:

• A HubSpot transcreverá automaticamente as gravações dos últimos sete dias, desde que uma gravação válida esteja disponível.
• Gravações com mais de sete dias não serão transcritas retroativamente.

Impacto nas integrações

Quando você desativa a opção Transcrição e análise , o efeito nas integrações depende de como elas fornecem os dados da chamada:

• Integrações que enviam URLs de gravação (por exemplo, Zoom, Google Meet): as gravações não serão transcritas enquanto a configuração estiver desativada.
• Integrações que enviam transcrições concluídas diretamente: as transcrições ainda podem aparecer no HubSpot, mesmo que a transcrição e análise esteja desativada.

Comparar opções de gravação e transcrição

As Conversas podem ser gravadas e transcritas com o anotador ou com integrações de terceiros. O método escolhido depende do tipo de conversa que você deseja capturar, da sua assinatura do HubSpot e dos requisitos de cada método. Você também pode usar os dois métodos se equipes diferentes tiverem necessidades de captura diferentes.

Ativar o tomador de notas

Depois que a gravação de conversas for ativada para a conta, você poderá controlar quais tipos de conversas geram gravações e transcrições.

1. Na sua conta HubSpot, clique no ícone de settings icon na barra de navegação superior.
2. No menu da barra lateral esquerda, acesse Anotador.
3. Em Transcrição e análise, ative a opção para cada tipo de conversa que deseja capturar:
   • Reuniões (BETA): certifique-se de que sua conta tenha ingressado no Agendador de reuniões Notetaker com Smart Negócio Progression beta e ative a opção Reuniões . Aprenda a usar o tomador de notas.
   • Chamadas telefônicas: ative a opção Chamadas telefônicas . Saiba como revisar gravações e transcrições de chamadas.
   • Conversas presenciais (BETA): verifique se sua conta ingressou na versão beta do Anotador de Agendadores de Reuniões Presenciais [somente iOS] e ative a opção Conversas presenciais . Saiba como usar o anotador para reuniões presenciais.
4. Confirme se as seguintes configurações também estão ativadas em Configurações gerais:
   • Transcrição e análise
   • Gravação de conversas

Depois que essas configurações são ativadas, o HubSpot captura as conversas suportadas e adiciona os dados da transcrição ao registro associado. Após sua próxima conversa compatível, abra o agendador de reuniões ou o registro de chamadas associado no HubSpot para confirmar que a transcrição foi sincronizada.

Sincronize transcrições de um aplicativo de videoconferência

Se sua equipe já grava ou transcreve reuniões em um aplicativo de videoconferência compatível, conecte o aplicativo ao HubSpot e ative a sincronização do agendador de reuniões. O Agendador de reuniões permite que o HubSpot receba gravações e transcrições compatíveis criadas pelo aplicativo — o anotador do HubSpot não precisa participar do agendador de reuniões.

Conectar um aplicativo de videoconferência

Para conectar um aplicativo de videoconferência:

1. Na sua conta HubSpot, clique no ícone de settings icon na barra de navegação superior.
2. No menu da barra lateral esquerda, acesse Anotador.
3. Role até a seção Integrações .
4. Clique no aplicativo que deseja conectar (por exemplo, Zoom, Google Meet ou Microsoft Teams).
5. Clique emInstalar.
6. Conclua o processo de conexão do aplicativo. Depois que o aplicativo estiver conectado, você será redirecionado para a página de configurações do aplicativo conectado.

Ativar a sincronização do agendador de reuniões

Para ativar a sincronização do agendador de reuniões:

1. Na sua conta HubSpot, clique no ícone de settings icon na barra de navegação superior.
2. No menu da barra lateral esquerda, acesse Anotador.
3. Em Integrações, clique no ícone de três pontos verticais na integração que você deseja editar e clique em Abrir em uma nova guia.
4. Clique na guia Configurações na parte superior e clique na guia Configurações globais .
5. Ative a opção Sincronizar e registro agendador de reuniões dados .

Depois que a sincronização do agendador de reuniões for ativada, o HubSpot sincronizará as gravações e transcrições de agendador de reuniões compatíveis do aplicativo conectado. Após a próxima agendador de reuniões com suporte, abra o agendador de reuniões registro associado no HubSpot para confirmar que a transcrição foi sincronizada.

Gerenciar configurações de integração de terceiros

Para gerenciar as configurações de integração de terceiros:

1. Na sua conta HubSpot, clique no ícone de settings icon na barra de navegação superior.
2. No menu da barra lateral esquerda, acesse Anotador.
3. Em Integrações, clique no ícone de três pontos verticais na integração que você deseja editar e clique em Abrir em uma nova guia.
4. Clique na guia Configurações na parte superior.
5. Na página de configurações da integração, ajuste as opções de integração conforme necessário.

Saiba como conectar e configurar as integrações do Google Meet, Microsoft Teams e Zoom .