Sincronizza le trascrizioni delle conversazioni su HubSpot

Sincronizza le trascrizioni su HubSpot per aggiungere il contesto della conversazione alle schede dei clienti. Le trascrizioni possono supportare aggiornamenti del CRM, riepiloghi, azioni successive, raccomandazioni di follow-up, avanzamento intelligente delle trattative e altre funzionalità di “conversation intelligence” o basate sull’intelligenza artificiale, a seconda dei prodotti e dei livelli di accesso di cui disponi.

Esistono due modi per acquisire e sincronizzare le trascrizioni:

• HubSpot Notetaker: HubSpot registra la conversazione durante le riunioni, le chiamate HubSpot o tramite l’app mobile HubSpot.
• App di videoconferenza: la tua configurazione esistente di Zoom, Google Meet o Microsoft Teams registra la riunione, quindi HubSpot sincronizza la registrazione o la trascrizione risultante.

È sufficiente configurare uno di questi metodi per iniziare a importare in HubSpot le trascrizioni supportate. È inoltre possibile utilizzare entrambi i metodi se team diversi utilizzano metodi di acquisizione diversi.

Prima di iniziare

Prima di configurare la sincronizzazione delle trascrizioni, verifica quanto segue:

• Per gestire le impostazioni di registrazione e trascrizione, devi avere accesso alle impostazioni dell’account.
• Per sincronizzare le trascrizioni da un'app di videoconferenza, l’app deve essere collegata a HubSpot.
• HubSpot Notetaker richiede che le impostazioni “Trascrizione e analisi” e “Registrazione delle conversazioni” siano attivate in HubSpot. Le integrazioni con le app di videoconferenza collegate possono comunque sincronizzare audio e trascrizioni anche quando tali impostazioni di HubSpot sono disattivate, in base alle impostazioni di registrazione e trascrizione configurate nell’app esterna.

Scegli un metodo di acquisizione delle trascrizioni

HubSpot Notetaker e le app di videoconferenza sono metodi alternativi per importare le trascrizioni in HubSpot. Non è necessario configurarli entrambi affinché la trascrizione funzioni.

Attiva HubSpot Notetaker

Per utilizzare HubSpot Notetaker per registrare le conversazioni e creare trascrizioni:

1. Nel tuo account HubSpot, fai clic sulle icona delle impostazioni nella barra di navigazione principale.
2. Nel menu della barra laterale sinistra, vai su Registrazione e trascrizione.
3. Attiva le impostazioni relative alle conversazioni che desideri che HubSpot registri:
   • Riunioni
   • Chiamate telefoniche
   • Appunti da dispositivo mobile
4. Assicurati che le seguenti impostazioni siano attivate:
   • Trascrizione e analisi
   • Registrazione delle conversazioni

Una volta attivate queste impostazioni, HubSpot potrà acquisire le conversazioni supportate e aggiungere i dati della trascrizione a HubSpot. Dopo la tua prossima conversazione supportata, apri la registrazione della riunione o della chiamata associata in HubSpot per verificare che la trascrizione sia stata sincronizzata.

Sincronizza le trascrizioni da un'app di videoconferenza

Se il tuo team registra o trascrive già le riunioni in un'app di videoconferenza supportata, collega l’app a HubSpot e attiva la sincronizzazione delle riunioni. La sincronizzazione delle riunioni consente a HubSpot di ricevere le registrazioni e le trascrizioni supportate create dalla tua app di videoconferenza. Non è necessario che il responsabile delle note di HubSpot partecipi alla riunione.

Per collegare un’app di videoconferenza:

1. Nel tuo account HubSpot, fai clic sulle icona delle impostazioni nella barra di navigazione principale.
2. Nel menu della barra laterale sinistra, vai su Registrazione e trascrizione.
3. Scorri fino alla sezione Integrazioni.
4. Fai clic sull’app che desideri collegare, ad esempio Zoom, Google Meet o Microsoft Teams.
5. Fai clic su " Installa".
6. Completa la procedura di connessione dell'app.

Una volta collegata l’app, verrai reindirizzato alla pagina delle impostazioni dell’app collegata.

Per attivare la sincronizzazione delle riunioni:

1. Nella pagina delle impostazioni dell'app collegata, clicca sulla scheda Impostazioni.
2. Fai clic su Impostazioni globali.
3. Attiva Sincronizza e registra i dati delle riunioni.

Una volta attivata la sincronizzazione delle riunioni, HubSpot sincronizzerà le registrazioni e le trascrizioni delle riunioni supportate dall’app collegata. Dopo la tua prossima riunione supportata, apri la registrazione della riunione associata in HubSpot per verificare che la trascrizione sia stata sincronizzata.