Sincronizar las transcripciones de las conversaciones con HubSpot

Resumen

Configura cómo se graban y transcriben las conversaciones en HubSpot utilizando la herramienta de toma de notas de HubSpot o una integración de terceros. Las transcripciones se sincronizan con los registros de los clientes y pueden servir de base para actualizaciones del CRM, resúmenes generados por IA, próximos pasos, recomendaciones de seguimiento y otros análisis de conversaciones, en función de tus productos y de tu nivel de acceso.

Ten en cuenta que, a partir del 31 de agosto de 2026, las reuniones grabadas con Notetaker o sincronizadas desde una integración de video solo generarán registros de la reunión. Las grabaciones realizadas a través de la función de llamadas de HubSpot seguirán generando registros de llamadas.

Antes de empezar

Antes de empezar, asegúrate de comprender los siguientes requisitos y consideraciones.

Comprender los requisitos

• Para gestionar la configuración de grabación y transcripción, debes tener permisos de superadministrador .
• Para sincronizar las transcripciones de una aplicación de video conferencia, la aplicación debe estar conectada a HubSpot.
• Para utilizar la herramienta de toma de notas de HubSpot, es necesario que las opciones de «Transcripción y análisis » y «Grabación de conversaciones » estén activadas en HubSpot.

Comprender las limitaciones y consideraciones

• Las integraciones de video conferencia conectadas pueden seguir sincronizando el audio y las transcripciones incluso cuando esos ajustes de HubSpot estén desactivados, en función de la configuración de grabación y transcripción establecida en la aplicación externa.

Gestiona los ajustes de grabación y transcripción

Para gestionar los ajustes de grabación y transcripción:

1. En tu cuenta de HubSpot, haz clic en el icono de Configuración en la barra de navegación superior.
2. En el menú lateral izquierdo, ve a «Notetaker».
3. En la sección «Transcripción y análisis», las opciones «Grabación de la conversación » y «Transcripción y análisis» están activadas de forma predeterminada:
   • Para evitar que se graben las conversaciones en la cuenta, desactiva el interruptor de grabación de conversaciones .
   • Para evitar la transcripción y el análisis de las conversaciones, desactiva la opción «Transcripción y análisis ».

Comportamiento de la configuración de la transcripción y el análisis

Cuando desactivas el interruptor de «Transcripción y análisis »:

• HubSpot deja de generar transcripciones, resúmenes y análisis con IA para cualquier nueva reunión, llamada o conversación presencial.
• Las funciones de «Notetaker» también están desactivadas.
• Las grabaciones y transcripciones existentes no se eliminan. Puede seguir viéndolos y accediendo a ellos en su CRM.

Cuando vuelvas a activar el interruptor de «Transcripción y análisis »:

• HubSpot transcribirá automáticamente las grabaciones de los últimos siete días, siempre que haya una grabación válida disponible.
• Las grabaciones de hace más de siete días no se transcribirán con carácter retroactivo.

Impacto en las integraciones

Cuando desactivas el interruptor «Transcripción y análisis », el efecto sobre las integraciones depende de cómo faciliten los datos de las llamadas:

• Integraciones que envían enlaces de grabación (por ejemplo, Zoom, Google Meet): las grabaciones no se transcribirán mientras esta opción esté desactivada.
• Integraciones que envían directamente las transcripciones completadas: es posible que las transcripciones sigan apareciendo en HubSpot, incluso si la opción «Transcripción y análisis» está desactivada.

Compare las opciones de grabación y transcripción

Las conversaciones se pueden grabar y transcribir con Notetaker o mediante integraciones de terceros. El método que elijas dependerá del tipo de conversación que quieras capturar, de tu suscripción a HubSpot y de los requisitos de cada método. También puedes utilizar ambos métodos si los distintos equipos tienen necesidades de captura diferentes.

Activar el bloc de notas

Una vez activada la grabación de conversaciones en la cuenta, podrás controlar qué tipos de conversaciones se graban y de las que se generan transcripciones.

1. En tu cuenta de HubSpot, haz clic en el icono de Configuración en la barra de navegación superior.
2. En el menú lateral izquierdo, ve a «Notetaker».
3. En la sección «Transcripción y análisis», activa el interruptor correspondiente a cada tipo de conversación que quieras capturar:
   • Reuniones (BETA): asegúrate de que tu cuenta se haya unido a la beta de «Tomador de notas de reuniones con progresión inteligente de negocios» y, a continuación, activa el interruptor de «Reuniones ». Aprende a utilizar Notetaker.
   • Llamadas telefónicas: activa el interruptor «Llamadas telefónicas ». Aprende a consultar las grabaciones y transcripciones de las llamadas.
   • Conversaciones presenciales (BETA): asegúrate de que tu cuenta se haya unido a la versión beta de «Tomador de notas en reuniones presenciales» [solo para iOS] y, a continuación, activa el interruptor «Conversaciones presenciales ». Aprende a utilizar Notetaker para reuniones presenciales.
4. Comprueba que las siguientes opciones también estén activadas en la sección «Configuración general»:
   • Transcripción y análisis
   • Grabación de conversaciones

Una vez activadas estas opciones, HubSpot captura las conversaciones compatibles y añade los datos de la transcripción al registro correspondiente. Después de tu próxima conversación con asistencia, abre el registro de la reunión o llamada correspondiente en HubSpot para comprobar que la transcripción se ha sincronizado.

Sincronizar transcripciones desde una aplicación de video conferencia

Si tu equipo ya graba o transcribe reuniones en una aplicación de video conferencia compatible, conecta la aplicación a HubSpot y activa la sincronización de reuniones. La sincronización de reuniones permite a HubSpot recibir las grabaciones y transcripciones compatibles creadas por la aplicación; no es necesario que la persona que toma notas en HubSpot se una a la reunión.

Conectar una aplicación de video conferencia

Para conectar una aplicación de video conferencia:

1. En tu cuenta de HubSpot, haz clic en el icono de Configuración en la barra de navegación superior.
2. En el menú lateral izquierdo, ve a «Notetaker».
3. Desplázate hasta la sección «Integraciones ».
4. Haz clic en la aplicación que quieras conectar (por ejemplo, Zoom, Google Meet o Microsoft Teams).
5. Haz clic en Instalar.
6. Completa el proceso de conexión de la aplicación. Una vez conectada la aplicación, se realizará el redireccionamiento a la página de configuración de la aplicación conectada.

Activar la sincronización de reuniones

Para activar la sincronización de reuniones:

1. En tu cuenta de HubSpot, haz clic en el icono de Configuración en la barra de navegación superior.
2. En el menú lateral izquierdo, ve a «Notetaker».
3. En la sección «Integraciones», haz clic en el icono de los tres puntos verticales situado junto a la integración que quieras editar y, a continuación, haz clic en «Abrir en una pestaña nueva».
4. Haz clic en la pestaña«Configuración » situada en la parte superior y, a continuación, haz clic en la pestaña«Configuración general ».
5. Activa el interruptor «Sincronizar y registrar datos de la reunión ».

Una vez activada la sincronización de reuniones, HubSpot sincroniza las grabaciones y transcripciones de reuniones compatibles desde la aplicación conectada. Después de tu próxima reunión asistida, abre el registro de la reunión correspondiente en HubSpot para comprobar que la transcripción se ha sincronizado.

Gestionar la configuración de la integración de terceros

Para gestionar la configuración de integración de terceros:

1. En tu cuenta de HubSpot, haz clic en el icono de Configuración en la barra de navegación superior.
2. En el menú lateral izquierdo, ve a «Notetaker».
3. En la sección «Integraciones», haz clic en el icono de los tres puntos verticales situado junto a la integración que quieras editar y, a continuación, haz clic en «Abrir en una pestaña nueva».
4. Haz clic en la pestaña«Configuración» situada en la parte superior.
5. En la página de configuración de la integración, ajuste las opciones de integración según sea necesario.

Descubre cómo conectar y configurar las integraciones de Google Meet, Microsoft Teams y Zoom para reuniones.