Sincronizar las transcripciones de las conversaciones con HubSpot

Sincroniza las transcripciones con HubSpot para añadir el contexto de las conversaciones a los registros de los clientes. Las transcripciones pueden servir de base para actualizaciones del CRM, resúmenes, próximos pasos, recomendaciones de seguimiento, análisis de conversaciones y otras experiencias de inteligencia artificial, en función de tus productos y de tu nivel de acceso.

Hay dos formas de capturar y sincronizar transcripciones:

• Tomador de notas de HubSpot: HubSpot registra las conversaciones de las reuniones, de las llamadas de HubSpot o de la aplicación móvil de HubSpot.
• Aplicaciones de video conferencia: tu configuración actual de Zoom, Google Meet o Microsoft Teams graba la reunión y, a continuación, HubSpot sincroniza la grabación o la transcripción resultante.

Solo tienes que configurar uno de estos métodos para empezar a importar a HubSpot las transcripciones compatibles. También puedes utilizar ambos si los distintos equipos emplean métodos de captura diferentes.

Antes de empezar

Antes de configurar la sincronización de transcripciones, revisa lo siguiente:

• Para gestionar la configuración de grabación y transcripción, debes tener acceso a la configuración de la cuenta.
• Para sincronizar las transcripciones de una aplicación de video conferencia, la aplicación debe estar conectada a HubSpot.
• Para utilizar la función de toma de notas de HubSpot, es necesario que las opciones de «Transcripción y análisis » y «Grabación de conversaciones » estén activadas en HubSpot. Las integraciones con aplicaciones de video conferencia conectadas pueden seguir sincronizando el audio y las transcripciones incluso cuando esos ajustes de HubSpot estén desactivados, en función de la configuración de grabación y transcripción establecida en la aplicación externa.

Elige un método de captura de transcripciones

Las aplicaciones de toma de notas y de video conferencia de HubSpot son formas alternativas de importar transcripciones a HubSpot. No es necesario configurar ambas opciones para que la transcripción funcione.

Activar el bloc de notas de HubSpot

Para utilizar la herramienta de toma de notas de HubSpot para registrar conversaciones y crear transcripciones:

1. En tu cuenta de HubSpot, haz clic en el icono de Configuración en la barra de navegación superior.
2. En el menú lateral izquierdo, ve a «Grabación» & «Transcripción».
3. Activa las opciones correspondientes a las conversaciones que quieres que HubSpot recopile:
   • Reuniones
   • Llamadas telefónicas
   • Dispositivo móvil para tomar notas
4. Asegúrate de que las siguientes opciones estén activadas:
   • Transcripción y análisis
   • Grabación de conversaciones

Una vez activadas estas opciones, HubSpot puede capturar las conversaciones compatibles e incorporar los datos de las transcripciones a HubSpot. Después de tu próxima conversación con asistencia, abre el registro de la reunión o llamada correspondiente en HubSpot para comprobar que la transcripción se ha sincronizado.

Sincronizar transcripciones desde una aplicación de video conferencia

Si tu equipo ya graba o transcribe reuniones en una aplicación de video conferencia compatible, conecta la aplicación a HubSpot y activa la sincronización de reuniones. La sincronización de reuniones permite a HubSpot recibir las grabaciones y transcripciones compatibles creadas por tu aplicación de videoconferencia. La persona encargada de tomar notas de HubSpot no tiene que participar en la reunión.

Para conectar una aplicación de video conferencia:

1. En tu cuenta de HubSpot, haz clic en el icono de Configuración en la barra de navegación superior.
2. En el menú lateral izquierdo, ve a «Grabación» & «Transcripción».
3. Desplázate hasta la sección «Integraciones ».
4. Haz clic en la aplicación que quieras conectar, como Zoom, Google Meet o Microsoft Teams.
5. Haz clic en Instalar.
6. Completa el proceso de conexión de la aplicación.

Una vez conectada la aplicación, se realizará el redireccionamiento a la página de configuración de la aplicación conectada.

Para activar la sincronización de reuniones:

1. En la página de configuración de la aplicación conectada, haz clic en la pestaña «Configuración ».
2. Haz clic en «Configuración general».
3. Activa la sincronización y registra los datos de la reunión.

Una vez activada la sincronización de reuniones, HubSpot sincronizará las grabaciones y transcripciones de reuniones compatibles procedentes de la aplicación conectada. Después de tu próxima reunión asistida, abre el registro de la reunión correspondiente en HubSpot para comprobar que la transcripción se ha sincronizado.