將對話記錄同步至 HubSpot

摘要

設定在 HubSpot 中如何透過 HubSpot Notetaker 或第三方整合功能來錄製及轉錄對話。轉錄內容會同步至客戶記錄，並可支援 CRM 更新、AI 生成的摘要、後續步驟、跟進建議，以及其他對話智慧體驗，具體功能取決於您的產品與存取權限。

請注意：自 2026 年 8 月 31 日起，使用 Notetaker 錄製或透過視訊會議整合功能同步的會議，僅會建立會議記錄。透過 HubSpot 通話功能所做的錄音，仍會建立通話記錄。

開始使用前

開始之前，請務必了解以下要求與注意事項。

了解要求

• 若要管理錄製與轉錄設定，您必須具備超級管理員權限。
• 若要從視訊會議應用程式同步文字紀錄，該應用程式必須已與 HubSpot 連線。
• HubSpot 筆記工具需在 HubSpot 中啟用「文字轉錄與分析」及「對話錄製」設定。

了解限制與注意事項

• 即使上述 HubSpot 設定已關閉，已連接的視訊會議整合功能仍可根據外部應用程式中設定的錄製與文字轉錄設定，同步音訊及文字記錄。

管理錄製與文字轉錄設定

若要管理錄製與文字轉錄設定：

1. 在你的 HubSpot 帳戶中，點擊頂端導覽列中的「設定圖示」。
2. 在左側邊欄選單中，導航至「Notetaker」。
3. 在「轉錄與分析」下方，「對話錄音」及「轉錄與分析」開關預設為開啟狀態：
   • 若要防止該帳戶中的對話被錄製，請關閉「對話錄製」開關。
   • 若要防止對話進行轉錄與分析，請關閉「轉錄與分析」開關。

「轉錄與分析」設定的運作方式

當您關閉「轉錄與分析」開關時：

• HubSpot 將停止針對任何新的會議、通話或面對面對話生成文字記錄、摘要及 AI 洞察。
• 「筆記記錄」功能也會一併停用。
• 現有的錄音檔和文字記錄並不會被刪除。您仍可在 CRM 中繼續檢視及存取這些內容。

當您重新開啟「文字轉錄與分析」開關時：

• 只要有有效的錄音檔，HubSpot 會自動將過去七天內的錄音轉錄成文字。
• 超過七天的錄音將不會被追溯轉錄。

對整合功能的影響

當您關閉「轉錄與分析」開關時，對整合功能的影響取決於各整合功能提供通話資料的方式：

• 傳送錄音連結的整合功能（例如 Zoom、Google Meet）：當此設定關閉時，錄音內容將不會被轉錄。
• 直接傳送完成轉錄本的整合服務：即使關閉「轉錄與分析」功能，轉錄本仍可能會出現在 HubSpot 中。

比較錄音與文字轉錄選項

您可以透過「筆記員」或第三方整合功能來錄製並轉錄對話。您選擇的方法取決於您要擷取的對話類型、您的 HubSpot 訂閱方案，以及各方法的要求。若不同團隊有不同的擷取需求，您也可以同時使用這兩種方法。

開啟「筆記記錄器」

在為該帳戶啟用對話錄音功能後，您可以控制哪些類型的對話會產生錄音檔和文字記錄。

1. 在你的 HubSpot 帳戶中，點擊頂端導覽列中的「設定圖示」。
2. 在左側邊欄選單中，導航至「Notetaker」。
3. 在「文字轉錄與分析」下方，為您想要擷取的每種對話類型開啟開關：
   • 會議 (BETA)：請確認您的帳戶已加入「智慧交易進度追蹤會議筆記員 (Meeting Notetaker with Smart Deal Progression)」測試版，然後開啟「會議」開關。瞭解如何使用會議筆記員。
   • 電話通話：開啟「電話通話」開關。瞭解如何檢視通話錄音與文字記錄。
   • 面對面對話（測試版）：請確認您的帳戶已加入「面對面會議筆記員 [僅限 iOS]」測試版，然後開啟「面對面對話」開關。瞭解如何在面對面會議中使用筆記員。
4. 請確認「一般設定」中以下選項也已開啟：
   • 文字轉錄與分析
   • 對話錄音

啟用這些設定後，HubSpot 會擷取受支援的對話，並將轉錄文字資料新增至相關記錄中。在進行下一次受支援的對話後，請在 HubSpot 中開啟相關的會議或通話記錄，以確認轉錄文字已同步。

從視訊會議應用程式同步對話記錄

若您的團隊已在受支援的視訊會議應用程式中錄製或轉錄會議，請將該應用程式與 HubSpot 連結，並開啟會議同步功能。會議同步功能可讓 HubSpot 接收該應用程式所產生的受支援錄影檔及文字記錄——HubSpot 筆記員無需加入會議。

連接視訊會議應用程式

要連接視訊會議應用程式：

1. 在你的 HubSpot 帳戶中，點擊頂端導覽列中的「設定圖示」。
2. 在左側邊欄選單中，導航至「Notetaker」。
3. 向下捲動至「整合」區段。
4. 點擊您要連接的應用程式（例如：Zoom、Google Meet 或 Microsoft Teams）。
5. 點擊「安裝」。
6. 完成應用程式連線流程。應用程式連線完成後，系統將自動將您導向已連線應用程式的設定頁面。

開啟會議同步功能

要開啟會議同步功能：

1. 在你的 HubSpot 帳戶中，點擊頂端導覽列中的「設定圖示」。
2. 在左側邊欄選單中，導航至「Notetaker」。
3. 在「整合」下方，點選您要編輯的整合項目旁的「三個垂直點」圖示，然後點選「在新分頁中開啟」。
4. 點擊頂部的「設定」分頁，然後點擊「全域設定」分頁。
5. 將「同步並記錄會議資料」開關切換為開啟狀態。

啟用會議同步功能後，HubSpot 會從已連線的應用程式同步支援的會議錄影與會議記錄。在下次進行支援的會議後，請在 HubSpot 中開啟相關的會議記錄，以確認會議記錄已同步。

管理第三方整合設定

若要管理第三方整合設定：

1. 在你的 HubSpot 帳戶中，點擊頂端導覽列中的「設定圖示」。
2. 在左側邊欄選單中，導航至「Notetaker」。
3. 在「整合」下方，點擊您要編輯的整合項目旁的「三個垂直點」圖示，然後點擊「在新分頁中開啟」。
4. 點擊頂部的「設定」分頁。
5. 在整合功能設定頁面上，根據需要調整整合選項。

瞭解如何連接並設定Google Meet、Microsoft Teams 及Zoom的整合功能。