Zsynchronizuj transkrypcje rozmów z HubSpotem

Zsynchronizuj transkrypcje z HubSpot, aby wzbogacić rekordy klientów o kontekst rozmów. Transkrypcje mogą wspierać aktualizacje w systemie CRM, tworzenie podsumowań, planowanie kolejnych kroków, rekomendacje dotyczące działań następczych, inteligentny postęp transakcji oraz inne funkcje analizy rozmów lub rozwiązania oparte na sztucznej inteligencji — w zależności od posiadanych produktów i uprawnień.

Istnieją dwa sposoby rejestrowania i synchronizacji transkrypcji:

• Notatnik HubSpot: HubSpot rejestruje rozmowę podczas spotkań, połączeń HubSpot lub w aplikacji mobilnej HubSpot.
• Aplikacje do wideokonferencji: Twoja istniejąca konfiguracja Zoom, Google Meet lub Microsoft Teams rejestruje spotkanie, a następnie HubSpot synchronizuje powstałe nagranie lub transkrypcję.

Wystarczy skonfigurować jedną z tych metod, aby zacząć importować obsługiwane transkrypcje do HubSpot. Można również korzystać z obu metod, jeśli różne zespoły stosują różne sposoby rejestrowania.

Zanim zaczniesz

Przed skonfigurowaniem synchronizacji transkrypcji zapoznaj się z poniższymi informacjami:

• Aby zarządzać ustawieniami nagrywania i transkrypcji, musisz mieć dostęp do ustawień konta.
• Aby zsynchronizować transkrypcje z aplikacją do wideokonferencji, aplikacja ta musi być połączona z HubSpot.
• Aby korzystać z funkcji notatek w HubSpot, należy włączyć w HubSpot opcje „Transkrypcja i analiza ” oraz „Nagrywanie rozmów ”. Zintegrowane aplikacje do wideokonferencji mogą nadal synchronizować dźwięk i transkrypcje, nawet jeśli te ustawienia w HubSpot są wyłączone, w oparciu o ustawienia nagrywania i transkrypcji skonfigurowane w aplikacji zewnętrznej.

Wybierz metodę przechwytywania transkrypcji

Aplikacja HubSpot Notetaker i aplikacje do wideokonferencji to alternatywne sposoby importowania transkrypcji do HubSpot. Nie musisz konfigurować obu, aby transkrypcja działała.

Włącz notatnik HubSpot

Aby używać notatnika HubSpot do rejestrowania rozmów i tworzenia transkrypcji:

1. Na koncie HubSpot kliknij ikonę ustawień w górnym pasku nawigacyjnym.
2. W menu po lewej stronie przejdź do sekcji „Nagrywanie i transkrypcja”.
3. Włącz ustawienia dla rozmów, które chcesz, aby HubSpot rejestrował:
   • Spotkania
   • Rozmowy telefoniczne
   • Notatki z telefonu komórkowego
4. Upewnij się, że włączone są następujące opcje:
   • Transkrypcja i analiza
   • Nagrywanie rozmów

Po włączeniu tych ustawień HubSpot może przechwytywać obsługiwane rozmowy i dodawać dane transkrypcji do HubSpot. Po kolejnej obsługiwanej rozmowie otwórz powiązany zapis spotkania lub rozmowy telefonicznej w HubSpot, aby sprawdzić, czy transkrypcja została zsynchronizowana.

Synchronizacja transkrypcji z aplikacją do wideokonferencji

Jeśli Twój zespół już nagrywa lub transkrybuje spotkania w obsługiwanej aplikacji do wideokonferencji, połącz tę aplikację z HubSpot i włącz synchronizację spotkań. Synchronizacja spotkań pozwala HubSpot na odbieranie obsługiwanych nagrań i transkrypcji utworzonych przez aplikację do wideokonferencji. Osoba sporządzająca notatki w HubSpot nie musi dołączać do spotkania.

Aby połączyć aplikację do wideokonferencji:

1. Na koncie HubSpot kliknij ikonę ustawień w górnym pasku nawigacyjnym.
2. W menu na lewym pasku bocznym przejdź do sekcji „Nagrywanie i transkrypcja”.
3. Przewiń do sekcji „Integracje ”.
4. Kliknij aplikację, którą chcesz podłączyć, np. Zoom, Google Meet lub Microsoft Teams.
5. Kliknij przycisk „Zainstaluj”.
6. Zakończ proces łączenia aplikacji.

Po połączeniu z aplikacją zostaniesz przekierowany na stronę ustawień połączonej aplikacji.

Aby włączyć synchronizację spotkań:

1. Na stronie ustawień połączonej aplikacji kliknij kartę Ustawienia.
2. Kliknij „Ustawienia globalne”.
3. Włącz opcję „Synchronizuj i rejestruj dane spotkań”.

Po włączeniu synchronizacji spotkań HubSpot zsynchronizuje obsługiwane nagrania i transkrypcje spotkań z połączonej aplikacji. Po kolejnym obsługiwanym spotkaniu otwórz powiązany zapis spotkania w HubSpot, aby sprawdzić, czy transkrypcja została zsynchronizowana.