Zsynchronizuj transkrypcje rozmów z HubSpotem

Podsumowanie

Skonfiguruj sposób nagrywania i transkrypcji rozmów w HubSpot przy użyciu aplikacji HubSpot Notetaker lub integracji z oprogramowaniem innych firm. Transkrypcje są synchronizowane z rekordami klientów i mogą służyć do aktualizacji danych w systemie CRM, generowania podsumowań przez sztuczną inteligencję, określania kolejnych kroków, rekomendacji dotyczących działań następczych oraz innych funkcji analizy rozmów, w zależności od posiadanych produktów i uprawnień dostępu.

Uwaga: od 31 sierpnia 2026 r. spotkania nagrywane za pomocą narzędzia Notetaker lub zsynchronizowane z integracją do wideokonferencji będą tworzyć wyłącznie zapisy spotkań. Nagrania wykonane za pomocą funkcji połączeń HubSpot nadal będą tworzyć zapisy rozmów.

Zanim zaczniesz

Zanim zaczniesz, upewnij się, że rozumiesz poniższe wymagania i kwestie, które należy wziąć pod uwagę.

Zapoznaj się z wymaganiami

• Aby zarządzać ustawieniami nagrywania i transkrypcji, musisz posiadać uprawnienia superadministratora.
• Aby zsynchronizować transkrypcje z aplikacją do wideokonferencji, aplikacja ta musi być połączona z HubSpot.
• Aplikacja HubSpot Notetaker wymaga, aby w HubSpot były włączone ustawienia „Transkrypcja i analiza ” oraz „Nagrywanie rozmów ”.

Zapoznaj się z ograniczeniami i kwestiami, które należy wziąć pod uwagę

• Zintegrowane aplikacje do wideokonferencji mogą nadal synchronizować dźwięk i transkrypcje, nawet jeśli te ustawienia w HubSpot są wyłączone, w zależności od ustawień nagrywania i transkrypcji skonfigurowanych w aplikacji zewnętrznej.

Zarządzaj ustawieniami nagrywania i transkrypcji

Aby zarządzać ustawieniami nagrywania i transkrypcji:

1. Na koncie HubSpot kliknij ikonę ustawień w górnym pasku nawigacyjnym.
2. W menu po lewej stronie przejdź do sekcji Notetaker.
3. W sekcji „Transkrypcja i analiza” przełączniki „Nagrywanie rozmów ” oraz „Transkrypcja i analiza” są domyślnie włączone:
   • Aby uniemożliwić nagrywanie rozmów na koncie, wyłącz przełącznik „Nagrywanie rozmów ”.
   • Aby uniemożliwić transkrypcję i analizę rozmów, wyłącz przełącznik „Transkrypcja i analiza ”.

Działanie ustawień transkrypcji i analizy

Po wyłączeniu przełącznika „Transkrypcja i analiza ”:

• HubSpot przestaje generować transkrypcje, streszczenia i wnioski oparte na sztucznej inteligencji dla nowych spotkań, rozmów telefonicznych lub rozmów osobistych.
• Wyłączone zostaną również funkcje notatnika.
• Istniejące nagrania i transkrypcje nie zostaną usunięte. Nadal możesz je przeglądać i uzyskiwać do nich dostęp w systemie CRM.

Po ponownym włączeniu przełącznika „Transkrypcja i analiza ”:

• HubSpot automatycznie transkrybuje nagrania z ostatnich siedmiu dni, o ile dostępne jest prawidłowe nagranie.
• Nagrania starsze niż siedem dni nie zostaną przepisane z mocą wsteczną.

Wpływ na integracje

Po wyłączeniu przełącznika „Transkrypcja i analiza ” wpływ na integracje zależy od sposobu, w jaki dostarczają one dane dotyczące połączeń:

• Integracje wysyłające adresy URL nagrań (np. Zoom, Google Meet): nagrania nie będą transkrybowane, gdy to ustawienie jest wyłączone.
• Integracje, które przesyłają gotowe transkrypcje bezpośrednio: transkrypcje mogą nadal pojawiać się w HubSpot, nawet jeśli opcja „Transkrypcja i analiza ” jest wyłączona.

Porównaj opcje nagrywania i transkrypcji

Rozmowy można nagrywać i transkrybować za pomocą funkcji Notetaker lub integracji z usługami zewnętrznymi. Wybór metody zależy od rodzaju rozmowy, którą chcesz zarejestrować, Twojej subskrypcji HubSpot oraz wymagań poszczególnych metod. Możesz również korzystać z obu metod, jeśli różne zespoły mają różne potrzeby w zakresie rejestrowania rozmów.

Włącz funkcję notatnika

Po włączeniu funkcji nagrywania rozmów dla konta możesz kontrolować, które rodzaje rozmów generują nagrania i transkrypcje.

1. Na koncie HubSpot kliknij ikonę ustawień w górnym pasku nawigacyjnym.
2. W menu po lewej stronie przejdź do sekcji Notatnik.
3. W sekcji „Transkrypcja i analiza” włącz przełącznik dla każdego typu rozmowy, który chcesz rejestrować:
   • Spotkania (BETA): upewnij się, że Twoje konto dołączyło do programu beta „Notetaker spotkań z funkcją Smart Deal Progression”, a następnie włącz przełącznik „Spotkania ”. Dowiedz się, jak korzystać z Notetaker.
   • Rozmowy telefoniczne: włącz przełącznik „Rozmowy telefoniczne ”. Dowiedz się, jak przeglądać nagrania rozmów i transkrypcje.
   • Rozmowy osobiste (BETA): upewnij się, że Twoje konto uczestniczy w programie beta „Notetaker spotkań osobistych” [tylko iOS], a następnie włącz przełącznik „Rozmowy osobiste ”. Dowiedz się, jak korzystać z Notetakera podczas spotkań osobistych.
4. Sprawdź, czy w ustawieniach ogólnych włączone są również następujące opcje:
   • Transkrypcja i analiza
   • Nagrywanie rozmów

Po włączeniu tych ustawień HubSpot przechwytuje obsługiwane rozmowy i dodaje dane transkrypcji do powiązanego rekordu. Po kolejnej obsługiwanej rozmowie otwórz powiązany rekord spotkania lub rozmowy telefonicznej w HubSpot, aby sprawdzić, czy transkrypcja została zsynchronizowana.

Synchronizacja transkrypcji z aplikacji do wideokonferencji

Jeśli Twój zespół już nagrywa lub transkrybuje spotkania w obsługiwanej aplikacji do wideokonferencji, połącz tę aplikację z HubSpot i włącz synchronizację spotkań. Synchronizacja spotkań pozwala HubSpot na odbieranie obsługiwanych nagrań i transkrypcji utworzonych przez aplikację — osoba sporządzająca notatki w HubSpot nie musi dołączać do spotkania.

Połącz aplikację do wideokonferencji

Aby podłączyć aplikację do wideokonferencji:

1. Na koncie HubSpot kliknij ikonę ustawień w górnym pasku nawigacyjnym.
2. W menu po lewej stronie przejdź do sekcji Notetaker.
3. Przewiń do sekcji „Integracje ”.
4. Kliknij aplikację, którą chcesz podłączyć (np. Zoom, Google Meet lub Microsoft Teams).
5. Kliknij „Zainstaluj”.
6. Zakończ proces łączenia aplikacji. Po połączeniu aplikacji zostaniesz przekierowany na stronę ustawień połączonej aplikacji.

Włącz synchronizację spotkań

Aby włączyć synchronizację spotkań:

1. Na koncie HubSpot kliknij ikonę ustawień w górnym pasku nawigacyjnym.
2. W menu po lewej stronie przejdź do sekcji Notetaker.
3. W sekcji „Integracje” kliknij ikonę trzech pionowych kropek obok integracji, którą chcesz edytować, a następnie kliknij „Otwórz w nowej karcie”.
4. Kliknij kartę „Ustawienia ” u góry, a następnie kartę „Ustawienia globalne ”.
5. Włącz przełącznik „Synchronizuj i rejestruj dane ze spotkań ”.

Po włączeniu synchronizacji spotkań HubSpot synchronizuje obsługiwane nagrania spotkań i transkrypcje z podłączonej aplikacji. Po kolejnym obsługiwanym spotkaniu otwórz powiązany zapis spotkania w HubSpot, aby sprawdzić, czy transkrypcja została zsynchronizowana.

Zarządzaj ustawieniami integracji z aplikacjami zewnętrznymi

Aby zarządzać ustawieniami integracji z aplikacjami innych firm:

1. Na koncie HubSpot kliknij ikonę ustawień w górnym pasku nawigacyjnym.
2. W menu po lewej stronie przejdź do sekcji Notetaker.
3. W sekcji „Integracje” kliknij ikonę z trzema pionowymi kropkami obok integracji, którą chcesz edytować, a następnie kliknij „Otwórz w nowej karcie”.
4. Kliknij kartę „Ustawienia ” u góry.
5. Na stronie ustawień integracji dostosuj opcje integracji zgodnie z potrzebami.

Dowiedz się, jak podłączyć i skonfigurować integracje z Google Meet, Microsoft Teams i Zoom.