Brug elektroniske signaturer til tilbud

Brug e-signaturer til at få en købers godkendelse af ettilbud eller et tidligere tilbud. En elektronisk signatur, eller e-signatur, er en persons elektroniske tilkendegivelse af, at vedkommende accepterer vilkårene i et bestemt dokument. 

E-signaturer er gyldige og juridisk bindende i USA, Canada, Den Europæiske Union, Storbritannien og mange andre lande. De har samme juridiske gyldighed som håndskrevne underskrifter. HubSpots e-signaturfunktion er drevet af Dropbox Sign (tidligere HelloSign). Kontakt dit eget juridiske team for at få klarhed over gyldigheden af at bruge e-signaturer med dine kunder.

Før du går i gang

Forstå kravene

• Du behøver ikke oprette en konto hos Dropbox Sign for at kunne bruge e-signatur som en del af den almindelige tilbudsoprettelsesproces i HubSpot.
• For tilbud kan en bruger med en tildeltRevenueHub-licens konfigurere et tilbud, så det indeholder en mulighed for e-signatur. Brugere med en tildelt Core-licens kan ikke konfigurere et tilbud, men kan af en anden bruger udpeges som afsender af tilbuddet eller som medunderskriver.
• For ældre tilbud kan en bruger med en tildelt Sales Hub -licens kan konfigurere et ældre tilbud, så det indeholder en mulighed for e-signatur. Brugere med en tildelt Core-licens kan ikke konfigurere et tilbud, men kan udpeges som afsender af tilbuddet af en anden bruger eller som medunderskriver.

Forstå begrænsninger og overvejelser

Forstå begrænsningerne for e-signaturer

Din HubSpot-konto har en samlet månedlig e-signaturgrænse baseret på dit abonnement og antallet af brugere med en tildelt Revenue Hub-licens(til tilbud) eller en tildelt Sales Hub-licens (til ældre tilbud). Få mere at vide om tildeling og administration af licenser.

Brug tabellen nedenfor til at se eksempler på e-signaturgrænser:

• Hvis en bruger har brugt 30 e-signaturer på en måned i Omsætning Hub Professional-kontoen, vil der være 20 e-signaturer tilbage, som kan bruges af begge brugere på kontoen i resten af måneden.
• Hvis en bruger brugte 50 e-signaturer i løbet af en måned på Revenue Hub Enterprise-kontoen, vil der stadig være 200 e-signaturer tilbage, som kan bruges af enhver af de andre brugere på kontoen i resten af måneden. Grænsen nulstilles ved begyndelsen af den næste måned.
• Hvis en bruger brugte 10 underskrifter i løbet af en måned på Sales Hub Professional-kontoen, vil der være 20 e-signaturer tilbage, som kan bruges af enhver af de andre brugere på kontoen i resten af måneden. Grænsen nulstilles ved begyndelsen af den næste måned.

Overvejelser vedrørende grænsen for e-signaturer

Når kreditter bruges

Der bruges én e-signaturkredit hver gang, der genereres en ny signaturkuvert til et tilbud. For et offentliggjort tilbud genereres der automatisk en ny signaturkuvert, nåre-signaturfunktionen er aktiveret,og:

• Tilbuddet offentliggøres, eller

• Tilbuddet redigeres efteroffentliggørelsen.

Tilbuddet behøver ikke at blive underskrevet for at kreditten tæller med. Udløbne, slettede, arkiverede eller tilbagekaldte tilbud, hvor e-signatur-indstillingen er aktiveret, indgår fortsat i det samlede antal. Få mere at vide om administration af færdigbehandlede tilbud.

Flere underskrivere

Et tilbud, der kræver flere underskrifter, tæller som én e-signatur i forhold til din grænse. Hvis et offentliggjort tilbud med aktiverede e-signaturer f.eks. kræver tre underskrifter, tæller det som én brug, uanset hvor mange underskrivere der har underskrevet tilbuddet.

Genudsendelse af tilbud

Hvis et tilbud med en anmodning om e-signatur udløber eller tilbagekaldes, tæller genudsendelse af tilbuddet som en ekstra e-signatur, der tæller med i din kvote. F.eks. bruger den første afsendelse af tilbuddet én kredit, og genudsendelsen bruger en til.

Gentagelse af en e-signatur eller e-mail-verifikation

Der bruges to e-signaturkreditter, når en køber gennemfører en af følgende sekvenser:

• Køberenklikker for at e-underskrive et tilbud, afbryder processen, redigerer indkøbsordrenummeret, virksomhedsoplysningerne eller faktureringsoplysningerne og klikker for at e-underskrive igen.
• Køberen redigerer indkøbsordrenummeret, virksomhedsoplysningerne eller faktureringsoplysningerne, klikker for at underskrive tilbuddet elektronisk, afbryder processen, redigerer oplysningerne igen og klikker for at underskrive elektronisk igen.
• Når e-mail-bekræftelse er aktiveret, klikker køberen for at bekræfte sin e-mail, underskriver ikke tilbuddet elektronisk, redigerer indkøbsordrenummeret, virksomhedsoplysningerne eller faktureringsoplysningerne og klikker for at bekræfte sin e-mail igen.
• Når e-mail-verifikation er aktiveret, redigerer køberen indkøbsordrenummeret, virksomhedsoplysningerne eller faktureringsoplysningerne, klikker for at bekræfte sin e-mail, afbryder processen, redigerer oplysningerne igen og klikker for at bekræfte sin e-mail igen.

Se grænserne for e-signaturer for dit abonnement i HubSpots produkt- og servicekatalog, og ved at tjekke din kontos brug af e-signaturer.

Overvåg brugen af e-signaturer

I dine tilbudsindstillinger kan du se, hvor mange e-signaturer du har brugt indtil videre i denne måned, samt hvor tæt du er på din månedlige grænse. Den månedlige grænse nulstilles den første i hver måned.

1. På din HubSpot-konto skal du klikke på indstillingsikonet på den øverste navigationslinje.
2. Gå tilObjekter >Tilbud i venstre sidepanel.
3. Klik på fanen E-signaturøverst.
4. Din brug af e-signaturer vises underBrug af e-signaturer denne måned.

Forøg grænsen for e-signaturer

Kontakt dinCustomer Success Manager for at øge antallet af tilgængelige e-signaturer på din konto.

Aktivér e-signaturer

Ansvarsfraskrivelse: HubSpots implementering af Dropbox Sign bør være i overensstemmelse med eIDAS, da Dropbox Sign er eIDAS-kompatibelt. Dette er ikke ment som juridisk rådgivning og bør ikke erstatte professionel juridisk rådgivning, som du bør indhente hos en autoriseret advokat.

Dropbox Sign benytter en betroet partner til overholdelse af reglerne for e-signaturer i EU og vil ikke eksplicit fremgå påeIDAS-webstedet over betroede partnere.

Aktivér e-signaturer på tilbud

For at inkludere et felt til elektronisk underskrift på et tilbud skal du vælge elektronisk underskrift som en godkendelsesmulighed.

Aktivér elektroniske underskrifter på ældre tilbud

For at inkludere et felt til e-signatur i et ældre tilbud skal du vælgee-signatur som signaturmulighed.

Omfordel en e-underskriver

Den e-underskriver, der er knyttet til et tilbud, kan overdrage underskriftskravet til en anden person i sin organisation. Få mere at vide om, hvordan du aktiverer overdragelse af e-underskrifter.

Gennemse aktiviteter vedrørende overdragelse af tilbud

Når et tilbud overdrages til en ny underskriver, registreres ændringen som en aktivitet på tilbuddet.

• I din HubSpot-konto:

  • Omfordelingen vises i panelet med tilbudsforhåndsvisning under Tilbudsaktiviteter.

  • Kun brugere med adgang til tilbuddet kan se denne aktivitet.

  • Aktiviteten vises ikke på tilknyttede poster (f.eks. kontaktperson og virksomhed).

• API-adgang: Aktiviteten vedrørende omfordeling af tilbud kan være tilgængelig via API'er, afhængigt af hvordan begivenheden er konfigureret, og hvilke tilladelser API-anmodningen har.

E-underskriv et tilbud

Når e-underskrift er aktiveret for et tilbud, kan købere og medunderskrivere tilføje deres underskrifter til tilbuddet.

• For øget sikkerhed skal du aktivere identitetsverifikation. Når identitetsverifikation er aktiveret, vil HubSpot inkludere et indledende e-mail-verifikationstrin for at bekræfte underskriverens identitet, før vedkommende får lov til at underskrive tilbuddet.

• Medunderskriverkan eventuelt starte underskriftsprocessen direkte fra deres HubSpot-konto, hvilket fjerner behovet for verifikation.

Både købere og medunderskrivere kan påbegynde e-underskriftsprocessen fra et delt tilbud. Medunderskrivere modtager en e-mail, hvis køberen e-underskriver tilbuddet først:

1. Åbn tilbuddet for at underskrive elektronisk:
   • Købere skal klikke på linket til det tilbud eller det ældre tilbud, der er delt med dem.
   • Medunderskrivere kan se og medunderskrive et offentliggjort tilbud fra oversigtssiden for tilbud.
2. Hvis der er angivet en adgangskode til tilbuddet (gælder kun tilbud, ikke ældre tilbud), skal køberen indtaste sin e-mailadresse og tilbudets adgangskode.
3. Hvis tilbuddet tillader , at den elektroniske underskriver kan tildeles en anden person (gælder kun tilbud, ikke ældre tilbud), kan køberen klikke på "Reassign this quote signer "for at tildele tilbuddet til en anden underskriver.
   
   
   • Køberen kan udfylde oplysningerne om den nye underskriver og klikkepå»Tildel « øverst til højre.
     
     
   • Både den tidligere og den nye tilbudsunderskriver vil blive underrettet via e-mail. Den nye underskriver kan klikke på " Vis tilbuddet " i e-mailen for at åbne tilbuddet til underskrivelse.
     
     
4. Hvis identitetsverifikation er slået fra, skal du klikke på »Underskriv nu« nederst i tilbuddet.
   
   
5. Hvis identitetsverifikation er aktiveret, skal du bekræfte din identitet via e-mail:
   • I det delte tilbud skal du rulle ned til afsnittet "Accept " og klikke på "Bekræft e-mail" oven over dit navn og din e-mailadresse. Der vises en besked om, at en bekræftelses-e-mail er sendt. Du har en time til at gennemføre underskriftsprocessen, efter du har klikket på "Bekræft e-mail". Hvis du ikke underskriver tilbuddet inden for en time efter at have klikket på "Bekræft e-mail", skal du gå tilbage til det delte tilbud og klikke på "Bekræft e-mail" igen for at generere en ny bekræftelses-e-mail.
     
     
   • Åbn din e-mail-indbakke, og find e-mailen med emnelinjen »Bekræft venligst din identitet for at underskrive dit tilbud fra .« Klik på »Bekræft din identitet og underskriv tilbuddet« for at starte underskriftsprocessen.

Bemærk: Hvis bekræftelses-e-mailen ikke ankommer,skal du kontrollere modtagerens e-mailadresse, gennemgå din e-mail-leveringsstatus eller -logfiler (hvis tilgængelige) og bede modtageren om at søge i alle e-mailmapper. Bekræftelses-e-mails sendes fra success@hubspot.com eller den e-mailadresse, der er konfigureret i dine tilbudsindstillinger. Hvis modtageren stadig ikke kan finde e-mailen, skal du gennemgå fejlfindingsvejledningen for at finde ud af, hvorfor modtagere muligvis ikke modtager e-mails fra HubSpot-systemet eller notifikations-e-mails.

• • Der åbnes en ny browserfane med en dialogboks, der bekræfter din identitet. Klik på Start underskrivning. Hvis du støder på en fejl, når du klikker påStart underskrivning, skal du klikke påBekræft e-mail i e-mailen en time efter modtagelsen for at genstarte bekræftelsesprocessen.

6. Klik på " Kom i gang " øverst til højre.
   
   
7. Under " Accept" skal du klikke på " Klik for at underskrive " oven over dit navn.
   
   
8. I dialogboksen skal du klikke på fanerne " Tegn", "Skriv" eller "Upload " og tilføje din underskrift. Klik på "Indsæt" for at tilføje underskriften.
9. Klik på "Fortsæt" øverst til højre.
10. Klik på "Rediger " øverst til højre for at redigere din underskrift. Klik på " Jeg accepterer " for at gemme din underskrift på tilbuddet.
11. Klik på " Luk".
12. Medunderskrivere modtager en e-mail, der informerer dem om, at tilbuddet er blevet underskrevet. Hvis de endnu ikke har medunderskrevet tilbuddet, kan de klikke på " Gennemse og medunderskriv tilbud " for at starte medunderskrivningsprocessen. 
13. Tilbuddet er underskrevet, men endnu ikke betalt. Hvis fakturering er slået fra, og den indstillingen Opret automatisk kontrakter ud fra accepterede tilbud er aktiveret, oprettes der automatisk en kontraktpost, når et tilbud accepteres af køberen. Få mere at vide om brug af kontrakter i HubSpot.
14. Hvis onlinebetalinger er aktiveret for tilbuddet :
    • Hvis fakturering og indstillingen indstillingen "Opret automatisk kontrakter fra accepterede tilbud" er aktiveret, genereres der automatisk en kontrakt og fakturaer for tilbuddet, og betalingen foregår via fakturaen.Kontrakterne bruges derefter til at administrere løbende fakturering, oprettelse af fakturaer og inddrivelse af betalinger. 
    • Hvis fakturering er slået fra, skal køberen øverst i tilbuddet klikke på »Opsæt betaling«. Køberen kan også lukke tilbuddet og vende tilbage til det senere for at opsætte betalingen. 

Medunderskriv et tilbud fra oversigtssiden for tilbud

Medunderskrivere kan også medunderskrive et tilbud fra oversigtssiden for tilbud:

1. Klik på Mere på din HubSpot-konto, og navigér derefter til Omsætning > Tilbud. Hvis Mere ikke vises på din konto, skal du navigere direkte til Omsætning > Tilbud.
2. Tilbud, der kræver en underskrift, har status »Afventer underskrift«. Hold markøren over tilbuddet, og klik på »Vis eksempel«.
3. Klik på "Handlinger" øverst til højre, og vælg derefter"Medunderskriv".
   
   
4. Fortsæt medat underskrive tilbuddet.

Gennemgå underskriftsstatus for et citat

1. Klik på Mere på din HubSpot-konto, og navigér derefter til Omsætning > Tilbud. Hvis Mere ikke vises på din konto, skal du navigere direkte til Omsætning > Tilbud.
2. Hold markøren over et tilbud med ventende underskrifter, og klik på " Vis eksempel". 
3. I panelet til højre kan du se underskriftsaktiviteten under Underskrivere.
   
   
4. Når tilbuddet er underskrevet, kan dudownloade en PDF-fil af det elektronisk underskrevne tilbud.

Bemærk: Hvis du downloader et underskrevet tilbud, fjerner Dropbox Sign links fra al hyperlinket tekst i afsnittene "Følgebrev", "Resumé" eller "Vilkår " i PDF-versionen af tilbuddet. Det anbefales at inkludere den fulde URL for den linkede tekst i tilbudsafsnittene, så linket stadig kan klikkes på, efter at tilbuddet er downloadet.

Kunden modtager en kopi af det dokument, vedkommende har underskrevet, når alle påkrævede underskrifter og medunderskrifter er på plads. Den besked, kunden modtager, indeholder et link til det dokument, vedkommende har underskrevet – som udløber, når tilbuddet udløber – samt en PDF-kopi af det underskrevne dokument til kundens arkiver.

Næste trin

• Læs mere om oprettelse af tilbud.
• Læs mere om oprettelse af ældre tilbud.
• Læs mere om administration af tilbud.