Datensätze exportieren

Sie können Ihre Datensätze (z. B. Kontaktdatensätze) in Ihrem HubSpot-Account exportieren. Sie können auch eine Liste der abgeschlossenen Exporte Ihres Accounts anzeigen.

Aktivitäten in Datensätzen wie Notizen, Anrufe oder E-Mails können nicht exportiert werden. Um Aktivitäten abzurufen, können Sie bestimmte Aktivitätsberichte exportieren oder die Interaktionen-API verwenden.

Datensätze exportieren

• Gehen Sie zu Ihren Datensätzen:
  • Anrufe: Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account auf CRM und anschließend auf Anrufe.
  • Kontakte: Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account auf CRM und dann auf Kontakte.
  • Unternehmen: Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account auf CRM und dann auf Unternehmen.
  • Deals: Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account auf CRM und dann auf Deals.
  • Zahlungen: Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account auf Commerce und dann auf Zahlungen.
  • Tickets: Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account auf CRM und dann auf Tickets.
  • Benutzerdefinierte Objekte: Wählen Sie in Ihrem HubSpot-Account unter CRM das benutzerdefinierte Objekt aus.
• So öffnen Sie die Ansicht, die Sie exportieren möchten:
  • Klicken Sie in der listView Listenansicht auf die Registerkarte der Ansicht, oder klicken Sie auf + Ansicht hinzufügen und wählen Sie dann im Dropdown-Menü die Ansicht aus. Um alle Datensätze dieses Objekts zu exportieren, öffnen Sie die Ansicht Alle [Datensätze].
  • Klicken Sie in der grid Board-Ansicht (nur Deals, Tickets oder benutzerdefinierte Objekte) klicken Sie auf das Dropdown-Menü Pipeline und wählen Sie die Pipeline mit der Ansicht aus, die Sie exportieren möchten, klicken Sie dann auf das Dropdown-Menü Ansicht und wählen Sie die Ansicht aus. Um alle Datensätze in der Pipeline zu exportieren, öffnen Sie die Ansicht Alle [Datensätze].
• So exportieren Sie die Datensätze:
  • Klicken Sie in der listView Listenansicht oben rechts in der Tabelle auf Exportieren.

• • Klicken Sie in dergrid Board-Ansicht oben rechts im Board auf Board-Optionen und wählen Sie dann Ansicht exportieren aus.
• Um das Format Ihrer exportierten Datei auszuwählen, klicken Sie im Dialogfeld auf das Dropdown-Menü Dateiformat und wählen Sie das Format aus.
• Um die Sprache für die Spaltenüberschriften in der exportierten Datei auszuwählen, klicken Sie auf das Dropdown-Menü Sprache der Spaltenüberschriften und wählen Sie dann die Sprache aus. Standardmäßig zeigt das Dropdown-Menü die Standardsprache an, die Sie in Ihren Einstellungen ausgewählt haben. Die Spaltenüberschriften von Standardeigenschaften werden übersetzt, die Eigenschaftswerte in den einzelnen Spalten werden jedoch nicht in die ausgewählte Sprache übersetzt.

• Standardmäßig werden nur die Eigenschaften und Zuordnungen in der Ansicht in der Datei berücksichtigt, und bei Zuordnungen umfasst dies bis zu tausend zugeordnete Datensätze pro Zuordnungsspalte. Um zu bearbeiten, welche Eigenschaften und Zuordnungen berücksichtigt werden, klicken Sie auf Anpassen und wählen Sie dann eine der folgenden Optionen aus:
  • Kontakte mit mehreren E-Mail-Adressen: Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Alle E-Mail-Adressen berücksichtigen, um alle E-Mail-Adressen für Kontakte mit mehreren E-Mail-Adressen in die Exportdatei einzubeziehen.
  • Unternehmen mit mehreren Domains: Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Alle Domains berücksichtigen, um alle Domain-Namen für Unternehmen mit mehreren Domains in die Exportdatei einzubeziehen.
  • In den Export aufgenommene Eigenschaften: Zu den Optionen gehören Eigenschaften und Zuordnungen in Ihrer Ansicht (Standard), Alle Eigenschaften in Datensätzen (d. h., keine Zuordnungen) oder Alle Eigenschaften und Zuordnungen in Datensätzen. Die Reihenfolge der Spalten in der Exportdatei hängt von der von Ihnen ausgewählten Option ab:
    • Wenn Sie nur Eigenschaften in der Ansicht exportieren, werden die Spalten in der gleichen Reihenfolge angezeigt, die für die Ansicht festgelegt wurde.
    • Wenn Sie alle Eigenschaften exportieren, werden die Spalten in alphabetischer Reihenfolge angezeigt, mit Ausnahme von Datensatz-ID, die dann die erste Spalte in der Datei ist. Wenn Sie alle Eigenschaften und Zuordnungen exportieren, werden die Zuordnungen am Ende aufgeführt.
  • Im Export berücksichtigte Eigenschaften: Zu den Optionen gehören Bis zu 1.000 zugeordnete Datensätze (Standard) oder Alle zugeordneten Datensätze (nur CSV-Dateien).

• Klicken Sie auf Exportieren. Sie erhalten eine E-Mail mit einem Download-Link für die Exportdatei. Download-Links zu Exportdateien laufen nach 30 Tagen ab.

Wenn die Datensätze, die Sie exportieren, über zugehörige Datensätze verfügen, haben alle zugeordneten Objekte ihre eigenen Spalten innerhalb der Datei. Je nach dem Objekt, das Sie exportieren, können Sie Informationen über zugeordnete Kontakte, Unternehmen, Deals, Tickets, benutzerdefinierte Objektdatensätze, Artikel, Abonnements oder Zahlungen exportieren. Für jedes zugeordnete Objekt enthält die exportierte Datei die folgenden Überschriften und Informationen:

• ID des zugeordneten [Objekt]: die IDs der verknüpften Datensätze. Mehrere ID-Werte werden durch Semikolons getrennt.
• Zugeordnetes [Objekt]: Name des verknüpften Datensatzes (z. B. Kontaktname, Unternehmensname usw.). Mehrere Datensatznamen werden durch Semikolons getrennt.

Warnmeldung bei umfangreichen Exporten einrichten

Wenn Sie ein Super-Admin sind, können Sie eine Warnmeldung bei umfangreichen Exporten einrichten, um zu erfahren, wenn Benutzer Datensatzdaten aus Ihrem Account abrufen. Jeder Super-Admin kann Benachrichtigungen nach Wunsch anpassen.

• Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account in der Hauptnavigationsleiste auf das settings Zahnradsymbol, um die Einstellungen aufzurufen.
• Gehen Sie in der linken Seitenleiste zu Importieren & Exportieren.
• Geben Sie unter Exportieren die Zahl ein oder verwenden Sie die Pfeile, um sie anzupassen. Bei jedem Datensatzexport, der mindestens so groß ist wie die angegebene Zahl, erhalten Sie eine Benachrichtigung. 

Technische Beschränkungen

Beim Abschließen von Datensatzexporten wird Folgendes erwartet:

• Sie können bis zu 300 Exporte innerhalb eines 24-Stunden-Zeitfensters und bis zu drei Exporte gleichzeitig durchführen. Alle weiteren Exporte werden in eine Warteschlange gestellt, bis einer der drei gleichzeitigen Exporte abgeschlossen ist.
• Bei großen Exporten kann es einige Stunden dauern, bis der Export abgeschlossen ist, und Sie erhalten möglicherweise mehrere Dateien in einer Zip-Datei. Beim Exportieren von CSV- oder XLSX-Dateien mit mehr als 1.000.000 Zeilen und XLS-Dateien mit mehr als 65.535 Zeilen werden mehrere Dateien erwartet.
• Eine exportierte CSV-Datei wird automatisch gezippt, wenn die resultierende Datei größer als 2 MB ist.
• Bei XLS- und XLSX-Dateien besteht ein Limit für die Anzahl der Spalten, die exportiert werden können (256 für XLS und 16.384 für XLSX). Wenn Ihr Export mehr Spalten als das Limit enthält, werden die zusätzlichen Spalten nicht in die Datei aufgenommen. Für Exporte mit einer großen Anzahl von Spalten wird empfohlen, CSV-Dateien zu exportieren, die keine Spaltenbeschränkung haben.