Empfänger von der CRM-Protokollierung von E-Mails und Meetings ausschließen

Verwenden Sie "Nie protokollieren"-Listen, um bestimmte E-Mail-Adressen oder Domains von der Protokollierung von E-Mails und Meetings im CRM-System auszuschließen. Die Verwaltung der Einstellungen "Nie protokollieren" hilft Ihnen bei der Feinabstimmung des Protokollierungsverhaltens und der Aufrechterhaltung der Datenintegrität, indem die Protokollierung interner Kommunikationen und persönlicher Meetings verhindert wird. Wenn Sie beispielsweise die Domain Ihres Unternehmens zur Liste "Nie protokollieren" hinzufügen, wird verhindert, dass interne E-Mail- und Meeting-Aktivitäten im CRM-System protokolliert werden, während die Kommunikation mit Ihren Kontakten weiterhin auf der Grundlage Ihrer E-Mail-Protokollierungsregeln protokolliert wird. 

Fügen Sie E-Mail-Adressen oder Domains zu Ihrer persönlichen Nie protokollieren-Liste hinzu, wenn Ausnahmen nur für Ihren eigenen Benutzer-Account gelten. Verwenden Sie die accountweite Liste "Nie protokollieren ", wenn Ausschlüsse für alle Benutzer in Ihrem Account gelten.

So funktionieren Listen vom Typ "Nie protokollieren"

Wenn Sie E-Mail-Adressen oder Domains zu einer Liste vom Typ "Nie protokollieren" hinzufügen, werden E-Mails und synchronisierte Meetings von der Protokollierung in diesen spezifischen Kontakten ausgeschlossen. Wenn mehrere Kontakte in der E-Mail oder dem Meeting enthalten sind, wird die Aktivität in den Datensätzen der anderen Kontakte protokolliert, wenn sie nicht auf der Nie protokollieren-Liste stehen. Überprüfen Sie das folgende "Nie protokollieren"-Verhalten für E-Mails und Meetings.

E-Mails

• Wenn eineE-Mail von einer verknüpften persönlichen E-Mail-Adresse, der HubSpot Browser-Erweiterung oder dem Add-in oder von einer Team-E-Mail-Adresse an Empfänger gesendetwird, die nie protokolliertwerden:
  • Es wird kein neuer Kontaktdatensatz erstellt.
  • E-Mail-Tracking-Aktivitäten werden in der Chronik des Kontakts nicht aufgezeichnet. Die E-Mail-Tracking-Aktivitäten werden jedoch weiterhin für alle Empfänger in Ihrem Aktivitätenfeed protokolliert.
  • Die E-Mail wird in keinen zugehörigen Datensätzen protokolliert.
• Wenn Sie eine E-Mail vom CRM-System an einen Kontakt senden, der nie protokollieren steht, wird die E-Mail zwar gesendet, aber nicht in der Chronik des Kontakts protokolliert. 
• Wenn eine E-Mail an eine Adresse oder Domain gesendet wird, die auf der Nie protokollieren-Liste steht, und dann mithilfe der BCC-Adresse oder Weiterleitungsadresse in HubSpot protokolliert wird, wird der Kontakt von der Protokollierung ausgeschlossen. 

Meetings

• Nie protokollieren-Listen gelten nur für Meetings, die über die Kalendersynchronisierung von HubSpot von Ihrem verknüpften Google- oder Outlook-Kalender erstellt wurden. In HubSpot erstellte Meetings (z. B. über CRM-Systeme-Datensätze oder über Terminplanungsseiten) werden weiterhin im CRM-System protokolliert, auch wenn der Teilnehmer auf der Liste "Nie protokollieren" steht.
• Wenn an einem Meeting mehrere HubSpot-Benutzer beteiligt sind, bestimmt die persönliche Nie protokollieren-Liste des Meeting-Mitarbeiters, ob das Meeting im CRM-System protokolliert wird. Wenn beispielsweise ein Kontakt ein Meeting mit zwei HubSpot-Benutzern vereinbart, aber nur der für das Meeting zuständige Mitarbeiter diesen Kontakt auf seiner persönlichen "Nie protokollieren"-Liste hat, wird das Meeting nicht im CRM-System protokolliert.

Einschränkungen und Überlegungen

• Nie protokollieren-Listen gelten nicht für E-Mails, die an oder von Drittanbieterintegrationen gesendet werden.

• "Nie protokollieren"-Listen unterstützen bis zu 500 E-Mail-Adressen oder Domains.

Ihre persönliche Nie protokollieren-Liste verwalten

Fügen Sie E-Mail-Adressen und Domains in Ihren E-Mail-Einstellungen zu Ihrer persönlichen "Nie protokollieren"-Liste hinzu.

1. Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account in der Hauptnavigationsleiste auf das Zahnradsymbol, um die Einstellungen aufzurufen.
2. Gehen Sie in der linken Seitenleiste zu Allgemein.
3. Klicken Sie oben auf die Registerkarte E-Mail.
4. Klicken Sie im Abschnitt Nie protokollieren auf E-Mail-Adressen oder Domains hinzufügen.
5. Geben Sie im Dialogfeld eine oder mehrere E-Mail-Adressen oder Domains ein:
   • Damit E-Mails, die an einen bestimmten Empfänger gesendet werden, niemals protokolliert werden, geben Sie die E-Mail-Adresse als e-mail-adresse@domain.com (z. B. name@hubspot.com) ein.
   • Damit E-Mails, die an alle Empfänger mit einer bestimmten Domain gesendet werden, niemals protokolliert werden, geben Sie die Domain als *@domain.com (z. B. *@hubspot.com) ein.
6. Klicken Sie auf Speichern. E-Mails, die in Ihrer persönlichen "Nie protokollieren"-Liste gespeichert sind, werden mit dem Label "Nur Sie" gekennzeichnet.
7. Um eine E-Mail-Adresse oder Domain von der Nie protokollieren-Liste zu entfernen, klicken Sie auf Entfernen.

Nie protokollieren-Liste für alle Benutzer verwalten

1. Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account in der Hauptnavigationsleiste auf das Zahnradsymbol, um die Einstellungen aufzurufen.

2. Gehen Sie im Menü der linken Seitenleiste unter Datenverwaltung zu Objekte.

3. Klicken Sie oben auf der Seite Objekte auf das Dropdown-Menü Objekt auswählen und wählen Sie Aktivitäten aus.

4. Klicken Sie auf dem Tab E-Mail-Protokollnachverfolgung & im Abschnitt Nie protokollieren auf E-Mail-Adressen oder Domains hinzufügen.

5. Geben Sie im Dialogfeld eine oder mehrere E-Mail-Adressen oder Domains ein:
   • Damit E-Mails, die an einen bestimmten Empfänger gesendet werden, niemals protokolliert werden, geben Sie die E-Mail-Adresse als e-mail-adresse@domain.com (z. B. name@hubspot.com) ein.

• • Damit E-Mails, die an alle Empfänger mit einer bestimmten Domain gesendet werden, niemals protokolliert werden, geben Sie die Domain als *@domain.com (z. B. *@hubspot.com) ein.

6. Klicken Sie auf Speichern. E-Mails, die in Ihrer accountweiten "Nie protokollieren"-Liste gespeichert sind, werden mit dem Label "Alle Benutzer" gekennzeichnet. 

7. Um eine E-Mail-Adresse oder Domain von der Nie protokollieren-Liste zu entfernen, klicken Sie auf Entfernen.