Datensätze exportieren

Sie können Ihre Datensätze (z. B. Kontaktdatensätze) in Ihrem HubSpot-Account exportieren. Sie können auch eine Liste der abgeschlossenen Exporte Ihres Accounts anzeigen.

Aktivitäten in Datensätzen wie Notizen, Anrufe oder E-Mails können nicht exportiert werden. Um Aktivitäten abzurufen, verwenden Sie die Interaktionen-API.

Datensätze exportieren

• Gehen Sie zu Ihren Datensätzen:
  • Anrufe: Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account auf Kontakte und anschließend auf Anrufe.
  • Kontakte: Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account auf Kontakte und dann auf den Unterpunkt Kontakte.
  • Unternehmen: Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account auf Kontakte und dann auf Unternehmen.
  • Deals: Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account auf Sales und anschließend auf Deals
  • Zahlungen: Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account auf Sales > Zahlungen und wählen Sie dann Zahlungen aus.
  • Tickets: Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account auf Service und im Anschluss auf Tickets.
  • Benutzerdefinierte Objekte: Gehen Sie in Ihrem HubSpot-Account zu Kontakte > [Benutzerdefiniertes Objekt]. Wenn Ihr Account mehr als ein benutzerdefiniertes Objekt hat, bewegen Sie den Mauszeiger über Benutzerdefinierte Objekte und wählen Sie dann das benutzerdefinierte Objekt aus, das Sie anzeigen möchten.
• So öffnen Sie die Ansicht, die Sie exportieren möchten:
  • Klicken Sie in der listView Listenansicht auf die Registerkarte der Ansicht, oder klicken Sie auf „+ Ansicht hinzufügen“ und wählen Sie dann im Dropdown-Menü die Ansicht aus. Um alle Datensätze dieses Objekts zu exportieren, öffnen Sie die Ansicht „Alle [Datensätze]“.
  • Klicken Sie in der grid Board-Ansicht (nur Deals, Tickets oder benutzerdefinierte Objekte) klicken Sie auf das Dropdown-Menü „Pipeline“ und wählen Sie die Pipeline mit der Ansicht aus, die Sie exportieren möchten, klicken Sie dann auf das Dropdown-Menü „Ansicht“ und wählen Sie die Ansicht aus. Um alle Datensätze in der Pipeline zu exportieren, öffnen Sie die Ansicht „Alle [Datensätze]“.
• So exportieren Sie die Datensätze:
  • Klicken Sie in der listView Listenansicht oben rechts in der Tabelle auf „Exportieren“.

• • Klicken Sie in der grid Board-Ansicht oben rechts auf das Dropdown-Menü „Board-Aktionen“ und wählen Sie dann „Ansicht exportieren“ aus.

• Klicken Sie im Dialogfeld auf das Dropdown-Menü „Dateiformat“ und wählen Sie das Format der Exportdatei aus.

Bitte beachten: Das Dateiformat XLS hat ein Limit von 65.536 Zeilen. Wenn Sie mehr als 65.536 Datensätze exportieren, sollten Sie ein anderes Dateiformat auswählen.

• Wählen Sie entweder aus, in der Ansicht nur Eigenschaften zu berücksichtigen oder alle Eigenschaften in Datensätzen zu berücksichtigen. Die Reihenfolge der Spalten in der Exportdatei hängt von der von Ihnen gewählten Option ab:
  • Wenn Sie nur Eigenschaften in der Ansicht exportieren, werden die Spalten in der gleichen Reihenfolge angezeigt, die für die Ansicht festgelegt wurde.
  • Wenn Sie alle Eigenschaften exportieren, werden die Spalten in alphabetischer Reihenfolge angezeigt, mit Ausnahme der Datensatz-ID und der zugehörigen Datensätze. Datensatz-ID ist die erste Spalte in der Datei, während die Zuordnungen am Ende aufgeführt werden.

• Wenn Sie Kontaktdatensätze exportieren, aktivieren Sie das Kontrollkästchen „Alle E-Mail-Adressen berücksichtigen“, um alle E-Mail-Adressen für Kontakte mit mehreren E-Mail-Adressen in die Exportdatei einzubeziehen.
• Wenn Sie Unternehmensdatensätze exportieren, aktivieren Sie das Kontrollkästchen „Alle Unternehmensdomains berücksichtigen“, um alle Domain-Namen für Unternehmen mit mehreren Domains in die Exportdatei einzubeziehen.
• Klicken Sie auf das Dropdown-Menü, um auszuwählen, in welcher Sprache Ihre Spaltenüberschriften in der exportierten Datei angezeigt werden sollen. Standardmäßig zeigt das Dropdown-Menü die Standardsprache an, die Sie in Ihren Einstellungen ausgewählt haben. Die Spaltenüberschriften von Standardeigenschaften werden übersetzt, die Eigenschaftswerte in den einzelnen Spalten werden jedoch nicht in die ausgewählte Sprache übersetzt.
• Klicken Sie auf „Exportieren“. Sie erhalten eine E-Mail mit einem Download-Link für die Exportdatei. Download-Links zu Exportdateien laufen nach 30 Tagen ab.

Warnmeldung bei umfangreichen Exporten einrichten

Sie können als Super-Admin eine Warnmeldung bei umfangreichen Exporten einrichten, damit Sie wissen, wenn Benutzer Datensätze aus Ihrem Account abrufen. Super-Admins können Benachrichtigungen nach Wunsch anpassen.

• Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account in der Hauptnavigationsleiste auf das settings Zahnradsymbol, um die Einstellungen aufzurufen.
• Gehen Sie in der linken Seitenleiste zu „Importieren & Exportieren“.
• Geben Sie unter „Exportieren“ eine Zahl ein oder legen Sie mithilfe der Pfeiltasten eine Zahl fest. Bei jedem Datensatzexport, der mindestens so groß ist wie die angegebene Zahl, erhalten Sie eine Benachrichtigung. 

Häufig gestellte Fragen

Wie werden zugehörige Objekte in der Exportdatei angezeigt?

Wenn die Datensätze, die Sie exportieren, über zugehörige Datensätze verfügen, haben alle zugeordneten Objekte ihre eigenen Spalten innerhalb der Datei. Je nach dem Objekt, das Sie exportieren, können Sie Informationen über zugeordnete Kontakte, Unternehmen, Deals, Tickets, benutzerdefinierte Objektdatensätze, Artikel, Abonnements oder Zahlungen exportieren.

Für jedes zugeordnete Objekt enthält die exportierte Datei die folgenden Überschriften und Informationen:

• ID des zugeordneten [Objekt]: die IDs der verknüpften Datensätze. Mehrere ID-Werte werden durch Semikolons getrennt.
• Zugeordnetes [Objekt]: Name des verknüpften Datensatzes (z. B. Kontaktname, Unternehmensname usw.). Mehrere Datensatznamen werden durch Semikolons getrennt.

Warum erhalte ich keine E-Mail mit meiner Export-Datei?

Wenn Sie Ihre Exportdatei nicht erhalten, ist die Datei möglicherweise größer als 2 GB. Es empfiehlt sich, Ihre Datensätze herauszufiltern und in separaten Batches zu exportieren, um den Export schneller zu erhalten.

Warum werden nicht alle meine exportierten Datensätze in meiner Exportdatei angezeigt?

Das Dateiformat XLS hat ein Limit von 65.536 Zeilen. Wenn Sie also diesen Dateityp gewählt und mehr als 65.536 Datensätze exportiert haben, werden Datensätze, die über diese Zahl hinausgehen, nicht in der Datei angezeigt. Sie können den Export wiederholen und die Datensätze stattdessen in eine XLSX- oder CSV-Datei exportieren.

Gibt es Obergrenzen für die Anzahl der Exporte, die ich durchführen kann?

Sie können bis zu 300 Exporte innerhalb eines 24-Stunden-Zeitfensters und bis zu drei Exporte gleichzeitig durchführen. Alle weiteren Exporte werden in eine Warteschlange gestellt, bis einer der drei gleichzeitigen Exporte abgeschlossen ist.