Grundlegendes zum Versenden von E-Mails in HubSpot

HubSpot bietet mehrere Tools zum Senden von E-Mails an Ihre Kontakte, je nach Art ihrer Beziehung zu Ihrem Unternehmen und der beabsichtigten Reichweite Ihrer E-Mails. Sie können zum Beispiel eine persönliche E-Mail an einen neuen Lead senden, der mehr über ein bestimmtes Produkt erfahren möchte, das Sie anbieten, oder Sie können eine Marketing-E-Mail mit einem Newsletter an bestehende Kunden senden, die über die neuesten Angebote Ihres Unternehmens informiert werden möchten.

Dieser Artikel dient als Leitfaden für das Senden von E-Mails in HubSpot. Sie enthält auch eine Liste wichtiger Anforderungen und bewährter Verfahren, die Sie beachten sollten, um sicherzustellen, dass Ihre E-Mails erfolgreich zugestellt werden und Ihre Marke eine gute Versandreputation behält.

Senden von E-Mails in Marketing Hub

Wenn Sie eine E-Mail mit dem Marketing-E-Mail-Tool versenden, wird sie über das HubSpot-eigene E-Mail-Versandnetzwerk gesendet, indem eine SMTP-Verbindung mit dem E-Mail-Anbieter des Empfängers wie Google oder Outlook geöffnet wird. Der E-Mail-Anbieter prüft die E-Mail und entscheidet, ob er sie zurückstellt, ablehnt oder dem gewünschten Empfänger zustellt.

Die Entscheidung eines E-Mail-Anbieters, eine E-Mail anzunehmen, abzulehnen oder zurückzustellen, basiert auf vielen Faktoren, z. B. der E-Mail-Reputation des Absenders, ob die E-Mail ordnungsgemäß authentifiziert ist und ob die E-Mail gegen die Richtlinien und Grundsätze des E-Mail-Anbieters verstößt. Die Empfänger verfügen möglicherweise über zusätzliche Sicherheitsmaßnahmen für E-Mails, die sich darauf auswirken, ob eine E-Mail angenommen oder abgelehnt wird.

Anforderungen

Da das Marketing-E-Mail-Tool über das HubSpot-eigene E-Mail-Versandnetzwerk sendet, werden bei jedem Versuch, eine E-Mail zu senden, Anforderungen durchgesetzt. Wenn Sie diese Anforderungen nicht erfüllen können, sollten Sie überlegen, ob eine persönliche E-Mail oder der Versand über eine Sequenz für Ihren Anwendungsfall besser geeignet ist.

Alle Kontakte, denen Sie mit dem Marketing-E-Mail-Tool eine E-Mail senden, müssen die folgenden Kriterien erfüllen:

• Sie haben ihre E-Mail-Adressen persönlich und direkt an Ihre Organisation übermittelt.
• Sie haben persönlich eine nachprüfbare Opt-in-Einwilligung direkt an Ihre Organisation übermittelt.
• Sie haben sich nicht vom Erhalt von E-Mails Ihres Unternehmens abgemeldet oder eine Ihrer E-Mails in einem anderen Tool als Spam markiert.

Es ist auch wichtig, dass die Absicht und der Inhalt Ihrer E-Mail nicht irreführend sind. Wenn E-Mails im Marketing-E-Mail-Tool so getarnt werden, dass sie den Anschein erwecken, sie seien persönlicher Natur, werden sie vom E-Mail-Anbieters des Empfängers mit größerer Wahrscheinlichkeit als Spam eingestuft, oder sie können gegen die Richtlinie zur akzeptablen Nutzung von HubSpot verstoßen, wenn ein falscher Name oder eine falsche Betreffzeile verwendet wird.

Auswählen einer E-Mail-Versanddomain

Wenn Sie damit beginnen, E-Mails mit dem Marketing-E-Mail-Tool zu versenden, sollten Sie daran denken, dass Sie keine E-Mails von derselben Subdomain aus versenden sollten, die für das Hosting von Inhalten wie Ihrem Blog, Ihren Website-Seiten oder Landingpages verwendet wird. Sie sollten in Erwägung ziehen, eine spezifische Subdomain für das E-Mail senden zu verwenden, um den Ruf Ihrer Root Domain beim E-Mail senden zu schützen.

Wenn Sie versuchen, dieselbe Domain sowohl für das Content-Hosting als auch für den E-Mail-Versand zu verwenden, tritt bei der Einrichtung Ihrer E-Mail-Authentifizierung in HubSpot der unten abgebildete Fehler auf, und Sie werden aufgefordert, eine andere Domain auszuwählen.

Im Folgenden sind einige Beispiele für Kombinationen von Domains und Subdomains aufgeführt. Wenn Sie mit bestimmten Domain-Begriffen nicht vertraut sind, sehen Sie sich bitte das Glossar am Ende dieses Artikels an.

Absender über eine gemeinsame IP-Adresse

Wenn Sie nicht das Add-on für dedizierte IP-Adressen oder das Add-on für Transaktions-E-Mails erworben haben, werden Marketing-E-Mails über HubSpots gemeinsame IP-Adressen versendet. Überprüfen Sie die nachstehende Tabelle, um zu entscheiden, welche Domain für das Versenden von E-Mails für Ihr Unternehmen geeignet ist:

Absender über eine dedizierte IP-Adresse

Wenn Sie das Add-on für dedizierte IP-Adressen oder das Add-on für transaktionsbezogene E-Mails erworben haben, sehen Sie sich die folgenden Beispiele für Domain-Kombinationen an:

Authentifizierung

Wenn Sie in Ihrem HubSpot-Account keine ordnungsgemäße Authentifizierung einrichten, nimmt HubSpot eine variable E-Mail-Domain als Absender-E-Mail-Adresse, um den Sendevorgang abzuschließen, was dem E-Mail-Anbieter eines Empfängers verdächtig erscheinen kann. Durch Einrichten einer ordnungsgemäßen Authentifizierung kann HubSpot Informationen zu den E-Mail-Headern hinzufügen, um zu beweisen, dass Ihre Domain HubSpot die Erlaubnis erteilt hat, in Ihrem Namen zu senden.

Die Authentifizierung umfasst das Einrichten von DKIM, SPF und DMARC in den Domain-Einstellungen Ihres HubSpot-Accounts. Weitere Informationen zu den einzelnen Methoden der Authentifizierung finden Sie unter in diesem Artikel.

Ergebnisse des Versands

Nachdem Sie eine Marketing-E-Mail gesendet haben, können Sie die Ergebnisse analysieren und auf der Seite mit der E-Mail-Performance anzeigen, ob die E-Mail erfolgreich zugestellt wurde. Neben den aggregierten Kennzahlen können Sie auch auf der Registerkarte Empfänger die Zustellergebnisse für jeden Empfänger überprüfen und dann auf eine der verschiedenen Ergebnistypen klicken.

Timeout

Wenn ein E-Mail-Anbieter nicht auf die Verbindungsanfrage von HubSpot antwortet, wird die E-Mail nicht als Bounce betrachtet. Stattdessen wird sie im Abschnitt Nicht gesendet der E-Mail-Performance-Seite angezeigt. Diese Kontakte bleiben für zukünftige Sendungen zugelassen.

Bounce

Wenn ein E-Mail-Anbieter die E-Mail ablehnt, wird sie als Bounce betrachtet. Der E-Mail-Anbieter gibt einen Bounce-Code und den entsprechenden Grund an. Einige Bounce-Codes bezeichnen einen permanenten Bounce, den so genannten Hard Bounce, während andere für einen vorübergehenden Bounce stehen, Soft Bounce genannt. Dieser Bounce-Code wird in HubSpot einer zugehörigen Kategorie zugewiesen, z. B. Unbekannter Benutzer, Richtlinie oder Spam. Mehr über Bounces erfahren Sie in diesem Artikel.

Zurückstellung

Wenn ein E-Mail-Anbieter eine E-Mail ablehnt, kann er die E-Mail nicht annehmen, wenn sie ankommt. In diesem Fall gibt er HubSpot einen Zurückstellungsgrund an. Je nach Grund nimmt HubSpot Folgendes vor: Der Versand wird so lange wiederholt, bis der E-Mail-Anbieter die E-Mail akzeptiert oder ablehnt, oder bis 72 Stunden nach dem ersten Versuch verstrichen sind.

Zugestellt

Sobald ein E-Mail-Anbieter eine E-Mail von HubSpot annimmt, wird sie als zugestellt markiert, womit HubSpot keinen Einblick mehr in den Sendeprozess hat. Der E-Mail-Anbieter nimmt dann die akzeptierte E-Mail und entscheidet, ob sie in den primären Posteingang, in Werbung, Spam, Quarantäne oder einen anderen Posteingang gefiltert werden soll. E-Mail-Anbieter melden die Posteingangsplatzierung nicht immer an die Absender zurück, sodass HubSpot keine Berichtsdaten zu den Platzierungsinformationen liefern kann.

Erfahren Sie mehr über , warum ein Kontakt in HubSpot als zugestellt markiert sein kann, aber die E-Mail nicht in seinem Posteingang finden kann.

Platzierung im primären Posteingang

Eine akzeptierte E-Mail wird mit größerer Wahrscheinlichkeit in den primären Posteingang aufgenommen, wenn der Absender eine gute Absenderreputation hat und die Empfänger gezeigt haben, dass E-Mails von Ihrer Domain in ihrem Posteingang Priorität haben. Die Empfänger zeigen, dass E-Mails für sie Priorität haben, indem sie eine E-Mail öffnen, anklicken, favorisieren, beantworten oder weiterleiten. Es ist von entscheidender Bedeutung, dass nur Kontakte mit nachweisbarer Einwilligung per E-Mail angeschrieben werden und dass nicht aktivierte Kontakteunterdrückt werden.

Erfahren Sie mehr darüber, wie die Registerkarte Werbung für Gmail-Benutzer funktioniert.

Platzierung im Spam-Posteingang

Es ist wahrscheinlicher, dass eine E-Mail als Spam oder als ein anderer gefilterter Posteingang eingestuft wird, wenn der Absender die Richtlinien für die Einwilligung bei erworbenen Kontakten nicht befolgt hat, regelmäßig E-Mails an Kontakte ohne Interaktion verschickt oder verdächtige E-Mail-Inhalte oder Links enthält.

Wenn Ihre E-Mails akzeptiert, aber dann als Spam gefiltert werden, sollten Sie vielleicht Ihre E-Mail-Versandreputation mit einem Wiederherstellungsplan verbessern.

Senden von E-Mails in Sales Hub und verknüpften Postfächern

E-Mails, die über ein verknüpftes Postfach, z. B. das Konversationen-Postfach, das Sequenzen-Tool oder persönliche E-Mails vom Kontaktdatensatz aus gesendet werden, verwenden nicht das E-Mail-Versandnetzwerk von HubSpot. Stattdessen werden sie über das Netzwerk des Postfachs gesendet, mit dem Sie verknüpft sind.

Indem Sie Ihr Postfach mit HubSpot verknüpfen, erteilen Sie HubSpot die Erlaubnis, E-Mails über das E-Mail-Versandnetzwerk Ihres Unternehmens zu versenden. Wenn beispielsweise Outlook Ihr Postfachanbieter ist, führt das Outlook-Sendernetzwerk den Sendevorgang durch.

Wenn Sie einen Sendevorgang von einem verknüpften Postfach aus veranlassen, nimmt HubSpot eine Verknüpfung mit Ihrem Postfachanbieter vor. Sobald der Postfachanbieter die E-Mail akzeptiert, versucht er, die E-Mail in den Posteingang des Empfängers zuzustellen. Wenn Ihre E-Mail zurückgestellt wird, einen Bounce verursacht oder aus anderen Gründen nicht zugestellt werden kann, erhalten Sie möglicherweise eine Bounce-Back-E-Mail an Ihre Absenderadresse. Je nachdem, wie Ihr Postfachanbieter diese Informationen weitergibt, kann HubSpot möglicherweise nicht über das entsprechende Zustellungsproblem berichterstatten.

Wenn Sie den Posteingang für Conversations verwenden möchten, aber keine Verbindung zwischen Ihrem Posteingang und HubSpot herstellen können, können Sie auch unter einen von HubSpot gehosteten Posteingang einrichten. Nach der Konfiguration laufen alle Sendevorgänge über das E-Mail-Versandnetzwerk von HubSpot. Wenn Sie das Add-on für dedizierte IP-Adressen oder das Add-on für transaktionsbezogene E-Mails erworben haben, verwenden auch E-Mails, die von einem von HubSpot gehosteten Postfach aus gesendet werden, Ihre dedizierte IP-Adresse.

Glossar der Begriffe für den Versand von E-Mails

Im Folgenden finden Sie Definitionen für allgemeine Begriffe beim Versenden von E-Mails. Definitionen anderer HubSpot-Begriffe und Konzepte finden Sie im HubSpot-Glossar.

BIMI: eine E-Mail-Spezifikation (Brand Indicators for Message Identification), die E-Mail-Absendern eine optionale Möglichkeit bietet, den Wiedererkennungswert und das Vertrauen in ihre gesendeten E-Mails zu erhöhen. Sobald dies konfiguriert ist, erscheint das Logo Ihrer Marke neben den authentifizierten Nachrichten in den unterstützten Postfachanbietern.

Zustellbarkeit: die Fähigkeit, den primären Posteingang eines Empfängers zu erreichen, anstatt eines anderen gefilterten Posteingangs wie Spam oder Junk.

DKIM: ein E-Mail-Authentifizierungsstandard (DomainKeys Identified Mail), mit dem überprüft wird, ob ein E-Mail-Versandnetzwerk autorisiert ist, E-Mails im Namen Ihrer Domain zu senden. DKIM wird normalerweise für die Friendly-From-Adresse eingerichtet. Erfahren Sie in diesem Artikel mehr über DKIM.

DKIM-Abgleich: ein zusätzlicher Aspekt von DKIM, bei dem sowohl die Friendly-From-Adresse als auch die Return-Path-Domain übereinstimmen.

DMARC: ein E-Mail-Authentifizierungsprotokoll (Domain-based Message Authentication, Reporting and Conformance), das festlegt, wie die Server des Empfängers nicht authentifizierte E-Mails von Ihrer Domain behandeln sollen. DMARC wird für die Friendly-From-Adresse eingerichtet. Erfahren Sie in diesem Artikel mehr über DMARC.

E-Mail-Client: die Software, mit der die Empfänger ihre E-Mails anzeigen. Viele Empfänger nutzen oft denselben E-Mail-Client wie ihr Posteingangsdienstanbieter, aber sie können sich unterscheiden. So kann ein Empfänger beispielsweise Apple Mail verwenden, um E-Mails aus seinem Gmail-Posteingang anzuzeigen.

E-Mail-Header: versteckte Metadaten in einer empfangenen E-Mail. Diese Metadaten enthalten technische Informationen darüber, wie die E-Mail versendet wurde und wie sie authentifiziert wurde.

E-Mail-Versanddomain: die Domain, die in der Absenderadresse Ihrer E-Mails verwendet wird. Sie können die Schritte in diesem Artikel befolgen, um Ihre E-Mail-Versanddomain durch Einrichten der DKIM-Authentifizierung in HubSpot zu verknüpfen.

Friendly-From-Adresse: die E-Mail-Adresse, die als Absenderadresse im E-Mail-Editor ausgewählt wurde.

E-Mail-Anbieter (ISP): ein Dienst, der einen Posteingang für die E-Mails Ihrer Empfänger bereitstellt. Beliebte E-Mail-Anbieter sind Gmail, Yahoo und Outlook.

Return-Path-Domain: die Domain des E-Mail-Versandnetzes. Diese kann sich bei der Verwendung von HubSpot von der Absenderadresse unterscheiden. Dies kann nicht von Absendern im gemeinsam genutzten Netzwerk von HubSpot angepasst werden, kann aber angepasst werden, wenn Sie das Add-on für dedizierte IP-Adressen oder das Add-on für Transaktions-E-Mails erworben haben.

Root-Domain: der Domain-Name der Website oder E-Mail-Adresse Ihrer Organisation. Es nicht www vor dem Namen stehen. Zum Beispiel hat die URL www.hubspot.com hubspot.com als Root Domain. Dies kann auch als Domain der Organisation oder Hauptdomain bezeichnet werden.

SMTP: eine Netzwerksprache (Simple Mail Transfer Protocol), die von E-Mail-Servern zur Übertragung von Nachrichten untereinander verwendet wird. Wenn Sie eine E-Mail in einem der E-Mail-Tools von HubSpot versenden, wird eine Sitzung mit jedem der E-Mail-Server des Empfängers geöffnet. Diese Verbindungen werden als SMTP-Transaktionen bezeichnet.

SPF: ein E-Mail-Authentifizierungsstandard (Sender Policy Framework), mit dem überprüft wird, ob E-Mails von Ihrer Domain von einem externen E-Mail-Versandnetzwerk (z. B. HubSpot) erwartet werden. SPF wird in der Regel für die Return-Path-Domain eingerichtet. Weitere Informationen zum Einrichten von SPF finden Sie in diesem Artikel.

SPF-Abgleich: ein zusätzlicher Aspekt von SPF, bei dem sowohl die Friendly-From-Adresse als auch die Return-Path-Domain übereinstimmen.

Subdomain: der Text, der dem Namen Ihrer Organisation in Ihrer Website-URL vorangestellt ist. Für das Hosting von Inhalten ist die häufigste Subdomain www. E-Mail-Versanddomains benötigen keine Subdomain, können aber oft von einer solchen profitieren. Zum Beispiel: help@emails.hubspot.com hat emails als Subdomain.