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瞭解在HubSpot中傳送電子郵件

上次更新時間: 二月 2, 2024

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HubSpot提供多種工具,可根據聯絡人與貴公司的關係性質,以及電子郵件的預期觸及範圍,將電子郵件傳送給對方。 例如,您可以向有興趣進一步了解您提供的特定產品的新潛在客戶發送對一電子郵件,也可以向希望隨時了解您組織最新產品的現有客戶發送行銷電子郵件,推廣電子報。

本文旨在說明如何在HubSpot中傳送電子郵件。 它還提供了您應該記住的重要要求和最佳做法清單,以確保您的電子郵件成功發送,並幫助您維持品牌的健康發送聲譽。

在行銷中心傳送電子郵件

當您使用行銷電子郵件工具傳送電子郵件時,透過與收件人的收件匣服務供應商(ISP) (例如Google或Outlook)開啟SMTP連線,即可透過HubSpot自己的電子郵件傳送網路傳送電子郵件。 然後,網際網路服務供應商將審查電子郵件,並決定是否延遲、拒絕或將電子郵件傳遞給預期的收件人。

網際網路服務供應商接受、拒絕或推遲電子郵件的決定是基於許多因素,例如發件人的電子郵件信譽、電子郵件是否經過正確驗證,以及電子郵件是否違反網際網路服務供應商的任何準則和政策。 收件人可能會採取額外的電子郵件安全措施,這會影響電子郵件是被接受還是被拒絕。

要求

由於行銷電子郵件工具透過HubSpot自己的電子郵件發送網絡發送,因此每次嘗試發送電子郵件時都會強制執行要求。 如果您無法滿足這些要求,您可能需要考慮一對一電子郵件或通過序列發送是否更適合您的用例。

您使用行銷電子郵件工具傳送的所有聯絡人必須符合以下條件:

  • 他們直接向你的機構提供電郵地址。
  • 他們親自直接向你的機構提供可驗證的選擇加入同意書
  • 他們沒有選擇不接收來自貴組織的電子郵件,或在其他工具中將您的電子郵件標記為垃圾郵件。
  • 他們在過去12個月內收到貴公司的市場推廣電子郵件。

同樣重要的是,請確保電子郵件的意圖和內容不會產生誤導。 在行銷電子郵件工具中偽裝成本質上是一對一的電子郵件,更有可能被收件人的網際網路服務供應商標記為垃圾郵件,或者如果使用假名或主旨行,可能會違反HubSpot的可接受使用政策

選擇電子郵件傳送網域

當您開始使用行銷電子郵件工具傳送電子郵件時,請記住,您不應計劃從用於託管博客、網站頁面或登陸頁面等內容的相同子網域傳送電子郵件。 您可能需要考慮使用特定於電子郵件傳送的子網域,以保護根網域的電子郵件傳送聲譽。

如果您決定使用相同的子網域進行內容託管和電子郵件發送,則在發送或接收電子郵件時可能會遇到DNS錯誤、退回的電子郵件或其他困難。

下面列出了一些域名和子域名組合的示例。 如果您不熟悉某些網域術語,請參閱本文底部的詞彙表

共用寄件人

如果您尚未購買專用IP交易電子郵件附加元件,則會透過HubSpot的共用IP位址傳送行銷電子郵件。 請查看下表,協助您決定組織的相關電子郵件傳送網域:

內容託管網域 電子郵件傳送網域 結果
www.example.com @ example.com 大多數共用寄件者都遵循此模式。 雖然此組合沒有DNS衝突,但您可能需要為電子郵件傳送網域使用子網域,以保護您的交付能力。
www.example.com @ news.example.com

這是HubSpot推薦給共用寄件者的路徑。

為每個根網域使用唯一的子網域,可避免DNS衝突,並保護您的根網域不受任何行銷電子郵件活動的影響。

news.example.com @ news.example.com 您的DNS供應商可能會標記衝突,不允許您繼續進行驗證。 因此,您可能會注意到驗證失敗和退回。

專用IP傳送器

如果您購買了專用IP位址附加元件或交易電子郵件附加元件,請查看以下網域組合範例:

內容託管網域 電子郵件傳送網域 傳回路徑網域(專用IP網域) 結果
www.example.com @ example.com 12345m.example.com

大多數專用IP發送器都遵循此模式。

雖然此組合沒有DNS衝突,但您可能需要為電子郵件傳送網域使用子網域,以保護您的交付能力。

www.example.com @ news.example.com 12345m.example.com

這是HubSpot推薦給專用IP發送者的路徑。

為每個根網域使用唯一的子網域,可避免DNS衝突,並保護您的根網域不受任何行銷電子郵件活動的影響。

www.example.com @ email.example.com email.example.com

您的DNS供應商可能會標記衝突,不允許您繼續進行驗證。 他們也可能標記有衝突的MX記錄。

因此,您可能會發現驗證失敗、退回,以及從公司電子郵件網路傳送和接收電子郵件時遇到困難。

這是高風險,應由專門的IP發送者避免。

驗證

如果您沒有在HubSpot帳戶中設定正確的驗證, HubSpot將使用電子郵件變數網域作為發件人地址來完成發送,這可能對收件人的ISP來說是可疑的。 設定正確的身份驗證後, HubSpot可以將資訊新增至電子郵件標題,以證明您的網域已授予HubSpot代表您傳送的權限。

驗證需要在HubSpot帳戶的網域設定中設定DKIM、SPF和DMARC。 請參閱這篇文章,進一步了解每種驗證方式。

正在傳送結果

傳送行銷電子郵件後,您可以在電子郵件成效頁面上分析結果,以及電子郵件是否已成功傳送。 除了提供的彙總指標外,您還可以在「收件人」分頁上查看每位收件人的外送結果,然後按一下任何不同的結果類型。

超時

如果網際網路服務供應商沒有回應HubSpot的連線要求,則該電子郵件不會被退回。 相反,它會顯示在電子郵件成效頁面的「未傳送」部分。 這些客服案件仍符合日後傳送的資格。

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退回

當網際網路服務供應商拒絕電子郵件時,即視為退回。 網際網路服務供應商將提供跳出代碼和相應的原因。 一些彈跳代碼表示永久彈跳,稱為硬彈跳,而另一些則表示暫時彈跳,稱為軟彈跳。 此退回代碼將分配給HubSpot中的相關類別,例如未知用戶、策略或垃圾郵件。 您可以在本文中了解更多關於跳出次數的資訊。

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延期

當網際網路服務供應商拒絕電郵時,他們無法在收到電郵時接受電郵。 如果發生這種情況,他們將向HubSpot提供延期原因。 根據原因, HubSpot將繼續重試傳送,直到網際網路服務供應商接受或拒絕電子郵件,或直到初次嘗試後72小時過去。

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已送達

網際網路服務供應商接受來自HubSpot的電子郵件後,該電子郵件將被標記為已送達,這表示HubSpot對發送過程的可見性已結束。 然後,網際網路服務供應商會收到接受的電子郵件,並決定是否應將其篩選到主要收件匣、優惠、垃圾郵件、隔離或其他收件匣中。 網際網路服務供應商並不總是向寄件人回報收件匣的放置情況,因此HubSpot無法提供有關放置資訊的報告資料。

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深入瞭解為什麼客服案件可能會在HubSpot中標記為「已送達」,但在收件匣中找不到電子郵件。

主要收件匣位置

當寄件人擁有良好的傳送信譽,且收件人已表明來自您網域的電子郵件是其收件匣的優先事項時,接受的電子郵件更有可能包含在主要收件匣中。 收件人透過開啟、點擊、收藏、回覆或轉寄電子郵件來證明電子郵件是優先事項。 請務必只透過可驗證的選擇加入同意電郵聯絡人,並抑制未參與的聯絡人

深入瞭解「優惠」分頁如何為Gmail使用者提供服務。

垃圾郵件收件箱位置

如果寄件者未遵循適當的選擇加入同意來源指南、定期向未參與的聯絡人發送電子郵件,或包含可疑的電子郵件內容或連結,則電子郵件更有可能被歸類為垃圾郵件或其他已篩選的收件匣。

如果您的電子郵件被接受,但後來被篩選為垃圾郵件,您可能需要透過維修計劃來提高電子郵件發送聲譽

在Sales Hub和已連結的收件匣中傳送電子郵件

透過連線的收件匣傳送的電子郵件,例如對話收件匣序列工具或來自聯絡人記錄的一對一電子郵件,不使用HubSpot的電子郵件傳送網路。 相反,它們會透過您連接的收件匣網絡發送。

將收件匣連結至HubSpot ,即表示您授予HubSpot使用公司電子郵件傳送網路傳送電子郵件的權限。 例如,如果Outlook是您的收件匣提供者,則Outlook的傳送網路將完成傳送。

當您從已連接的收件匣發送郵件時, HubSpot會與您的收件匣供應商建立連接。 收件匣供應商接受電子郵件後,會嘗試將電子郵件傳送至收件人的收件匣。 如果您的電子郵件被延遲、退回或無法完成,您可能會收到一封發件人地址的退回電子郵件。 視收件匣供應商分享此資訊的方式而定, HubSpot可能無法回報相關的外送問題。

如果您想使用對話收件匣,但無法將收件匣連結至HubSpot ,您也可以設定HubSpot託管的收件匣。 設定完成後,所有傳送都會透過HubSpot的電子郵件傳送網路進行。 如果您購買了專用IP附加元件或交易電子郵件附加元件,從HubSpot託管的收件匣發送的電子郵件也將使用您的專用IP位址。

電子郵件發送術語詞彙表

以下常見的電子郵件發送條款定義如下。 如需其他HubSpot術語和概念的定義,請查看HubSpot詞彙表。

BIMI :一種電子郵件規格(訊息識別的品牌指標) ,為電子郵件發送者提供一種可選的方式,以提高其發送的電子郵件的品牌知名度和信任度。 設定完成後,你的品牌標誌會顯示在受支援收件匣供應商的已驗證訊息旁邊。

可傳遞性:能夠到達收件人的主要收件匣,而不是其他已篩選的收件匣,例如垃圾郵件或垃圾郵件。

DKIM :電子郵件驗證標準( DomainKeys識別郵件) ,用於驗證電子郵件傳送網路是否獲得授權,可以代表您的網域傳送電子郵件。 DKIM通常設置為友好寄件者地址。 如需進一步瞭解DKIM ,請參閱本文

DKIM對齊: DKIM的另一個方面,友好寄件人地址和返回路徑域都匹配。

DMARC :一種電子郵件驗證通訊協定(以網域為基礎的郵件驗證、報告和一致性) ,指定收件人的伺服器應如何處理來自您網域的未驗證電子郵件。 DMARC已設定為友善寄件人地址。 請參閱這篇文章,進一步了解DMARC。

電子郵件用戶端:收件人用來檢視電子郵件的軟體。 許多收件者通常會使用與收件匣服務供應商相同的電子郵件用戶端,但可能會有所不同。 例如,收件人可以使用Apple Mail查看其Gmail收件匣中的電子郵件。

電子郵件標題:在收到的電子郵件中隱藏中繼資料。 此中繼資料包含有關電子郵件傳送方式及其驗證的技術資訊。

電子郵件傳送網域:電子郵件寄件地址中使用的網域。 您可以在HubSpot中設定DKIM驗證,按照本文中的步驟連結電子郵件傳送網域。

友好寄件者地址:在電子郵件編輯器中選擇作為寄件者地址的電子郵件地址。

收件匣服務供應商:為收件人的電子郵件提供收件匣的服務。 熱門的互聯網服務供應商包括Gmail、Yahoo和Outlook。

傳回路徑網域:電子郵件傳送網路的網域。 使用HubSpot時,此地址可能與寄件人地址不同。 這無法由HubSpot共用網路上的寄件者自訂,但如果您已購買專用IP附加元件或交易電子郵件附加元件,則可以自訂。

根網域:貴組織網站或電子郵件地址的網域名稱。 名稱前面包含WWW。 例如, URL www.hubspot.com根域名爲hubspot.com。 這也可以稱為組織網域或主網域。

SMTP :電子郵件伺服器用來在彼此之間傳輸訊息的網路語言(簡單郵件傳輸通訊協定)。 當您在HubSpot的電子郵件工具中傳送電子郵件時,會與每個收件人的電子郵件伺服器開啟工作階段。 這些連線稱為SMTP交易。

SPF :電子郵件驗證標準(發件人政策框架) ,用於驗證來自您網域的電子郵件預計將從外部電子郵件發送網絡(例如HubSpot )發送。 通常會為傳回路徑網域設定SPF。 如需進一步瞭解如何設定SPF ,請參閱本文

SPF對齊: SPF的另一個方面,友好的來源地址和返回路徑域都匹配。

子網域:網站網址中組織名稱前面的文字。 對於內容託管,最常見的子域名是www。 電子郵件傳送網域不需要子網域,但通常可以從子網域中獲益。 例如, help@emails.hubspot.com將電子郵 作為子網域。

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