上次更新時間： 2025年8月14日
HubSpot 提供多種工具，可根據聯絡人與您的業務關係的性質，以及您的電子郵件的預期覆蓋範圍，發送電子郵件給您的聯絡人。例如，您可以向有興趣瞭解您提供的特定產品的新客戶發送一對一電子郵件，也可以向希望瞭解您組織最新產品的現有客戶發送推廣時事通訊的行銷電子郵件。
這篇文章可作為 HubSpot 電子郵件發送工作方式的指南。它還提供了一系列您應該牢記的重要要求和最佳實踐，以確保您的電子郵件成功發送，並幫助您的品牌保持健康的發送聲譽。
在 Marketing Hub 中發送電子郵件
當您使用行銷電子郵件工具發送電子郵件時，電子郵件會透過 HubSpot 自己的電子郵件發送網路，與收件者的收件匣服務供應商 (ISP) (例如 Google 或 Outlook) 開啟 SMTP 連線。ISP 接著會審閱電子郵件，並決定是否延遲、拒絕或傳送電子郵件給預定的收件人。
ISP 接受、拒絕或延遲電子郵件的決定是基於許多因素，例如寄件者的電子郵件信譽、電子郵件是否經過正確認證，以及電子郵件是否違反 ISP 的任何指引和政策。收件人可能有額外的電子郵件安全措施，這些措施會影響電子郵件是否被接受或拒絕。
需求
由於行銷電子郵件工具是透過 HubSpot 自己的電子郵件傳送網路傳送，因此每次嘗試傳送電子郵件時都會強制執行要求。如果您無法滿足這些要求，您可能需要考慮是否一對一電子郵件或透過序列傳送更適合您的使用情況。
您使用行銷電子郵件工具發送電子郵件的所有聯絡人都必須符合下列條件：
- 他們親自直接向您的組織提供電子郵件地址。
- 他們本人直接向您的組織提供了可驗證的選擇同意。
- 他們並未選擇不接收來自貴組織的電子郵件，或在其他工具中將您的電子郵件標示為垃圾郵件。
確保電子郵件的意圖和內容沒有誤導性也很重要。在行銷電子郵件工具中偽裝成一對一性質的電子郵件，很可能會被收件人的 ISP 標示為垃圾郵件，如果使用虛假的名稱或主題行，也可能會違反HubSpot 的可接受使用政策。
選擇電郵發送網域
當您開始使用行銷電子郵件工具發送電子郵件時，請記住您不應該計劃從用來寄存內容（例如您的部落格、網站頁面或登陸頁面）的相同子網域發送電子郵件。您應該考慮使用特定於電子郵件傳送的子網域，以保護您的根網域的電子郵件傳送聲譽。
如果您嘗試使用同一個網域來同時寄存內容和發送電子郵件，或者您已經為該網域連接了 CNAME 記錄，您在 HubSpot 中設定電子郵件驗證時會遇到下圖所示的錯誤，系統會提示您選擇不同的網域。
下面列出了一些域名和子域名組合的例子。如果您不熟悉某些網域詞彙，請參閱本文底部的詞彙表。
共用寄件者
如果您沒有購買專屬 IP或交易電子郵件附加元件，行銷電子郵件會透過 HubSpot 的共用 IP 位址傳送。請檢閱下表，以協助您為您的組織決定相關的電子郵件發送網域：
| 內容寄存網域 | 電子郵件傳送網域 | 結果 |
| www.example.com | @example.com | 大多數的共用寄件者都遵循此模式。雖然這種組合不會造成 DNS 衝突，但您可能希望使用子網域名稱來發送電子郵件，以保護您的傳送能力。 請注意， |
| www.example.com | @news.example.com | 這是 HubSpot 建議的共用寄件者路徑。 為每個根網域使用唯一的子網域可以防止 DNS 衝突，並保護您的根網域不受任何行銷電子郵件活動的影響。 |
| news.example.com | @news.example.com | 您的 DNS 供應商可能會標示衝突，而不允許您繼續進行驗證。因此，您可能會發現驗證失敗和退信。 |
專用 IP 發送者
如果您購買了專用 IP 位址附加元件或交易電子郵件附加元件，請檢閱下列網域組合範例：
| 內容寄存網域 | 電子郵件傳送網域 | 回傳路徑網域 (專用 IP 網域) | 結果 |
| www.example.com | @example.com | 12345m.example.com | 大多數專用 IP 寄件者都遵循此模式。 雖然這種組合不會有 DNS 衝突，但您可能還是希望為您的電子郵件發送網域使用子網域，以保護您的傳送能力。 |
| www.example.com | @news.example.com | 12345m.example.com | 這是 HubSpot 對專用 IP 發送者的建議路徑。 為每個根網域使用唯一的子網域可以防止 DNS 衝突，並保護您的根網域不受任何行銷電子郵件活動的影響。 |
| www.example.com | @email.example.com | email.example.com | 您的 DNS 供應商可能會標示衝突，而不允許您繼續進行驗證。他們也可能會標示衝突的 MX 記錄。 因此，您可能會發現認證失敗、退件，以及從您的企業電子郵件網路收發電子郵件有困難。 這是很高的風險，專用 IP 寄件者應該避免。 |
驗證
如果您沒有在 HubSpot 帳戶中設定適當的驗證，HubSpot 會使用電子郵件變數網域作為From 位址來完成發送，這可能會讓收件者的 ISP 覺得可疑。設定適當的認證可讓 HubSpot 在電子郵件標題中加入資訊，以證明您的網域允許 HubSpot 代表您發送。
驗證包括在您的 HubSpot 帳戶的網域設定中設定 DKIM、SPF 和 DMARC。在這篇文章中瞭解更多關於這些認證方法的資訊。
發送結果
發送行銷電子郵件後，您可以在電子郵件效能頁面上分析結果以及電子郵件是否成功傳送。除了所提供的彙總指標，您也可以在「收件人」標籤上檢視每個收件人的傳送結果，然後點選任何不同的結果類型。
超時
如果 ISP 未回應 HubSpot 的連線要求，則電子郵件不會被視為退回。相反，它會顯示在電子郵件表現頁面的未發送部分。這些聯絡人仍有資格在未來發送。
退件
當 ISP 拒絕電子郵件時，即視為退回。ISP 會提供退件代碼和相對應的原因。有些退件代碼表示永久退件，稱為硬退件；有些則表示暫時退件，稱為軟退件。此退回代碼會被分配到 HubSpot 中的相關類別，例如未知使用者、政策或垃圾郵件。您可以在這篇文章中了解更多關於跳出的資訊。
延遲
當 ISP 拒收電子郵件時，他們無法在電子郵件到達時立即接受。如果發生這種情況，他們會向 HubSpot 提供延遲原因。根據不同的原因，HubSpot 會繼續重試發送，直到 ISP 接受或拒絕該電子郵件，或直到從首次嘗試開始已經過 72 小時。一旦電子郵件被延遲，就無法手動停止發送給這些收件者。
已傳送
一旦 ISP 接受 HubSpot 發送的電子郵件，該電子郵件將被標記為已遞送，這表示 HubSpot 對發送過程的可視性結束。ISP 接下來會處理接受的電子郵件，並決定是否要將其過濾到主要收件匣、促銷、垃圾郵件、隔離或其他收件匣。ISP 不一定會將收件匣位置回報給寄件者，因此 HubSpot 無法提供位置資訊的回報資料。
進一步了解為何聯絡人可能在 HubSpot 標示為已遞送，但卻無法在收件匣中找到該電子郵件。
主要收件匣位置
如果寄件者有良好的寄件信譽，且收件者顯示來自您網域的電子郵件是他們收件匣的優先項目，則已接受的電子郵件更有可能被納入主要收件匣。收件者會透過開啟、點選、收藏、回覆或轉寄電子郵件來證明電子郵件是優先收件者。重要的是，只向經核實選擇同意的聯絡人發送電子郵件，並壓制未聯繫的聯絡人。
進一步瞭解Gmail 使用者如何使用「促銷」標籤。
垃圾郵件收件匣位置
如果寄件者沒有遵循適當的選擇同意來源指引、經常寄送未聯絡人的電子郵件，或包含可疑的電子郵件內容或連結，則電子郵件更有可能被歸類為垃圾郵件或另一個篩選收件匣。
如果您的電子郵件被接受後卻被篩選為垃圾郵件，您可能需要透過修復計畫來改善您的電子郵件傳送聲譽。
在 Sales Hub 和連線收件匣中發送電子郵件
透過連線收件匣(例如會話收件匣、序列工具或聯絡人記錄中的一對一電子郵件) 傳送的電子郵件不使用 HubSpot 的電子郵件傳送網路。相反，它們會透過您連接的收件匣網路傳送。
將您的收件匣連接至 HubSpot，即表示您允許 HubSpot 使用您公司的電子郵件傳送網路傳送電子郵件。例如，如果 Outlook 是您的收件匣提供者，則 Outlook 的傳送網路會完成傳送。
當您從已連線的收件匣啟動傳送時，HubSpot 會與您的收件匣提供者建立連線。收件匣提供者接受電子郵件後，會嘗試將電子郵件傳送到收件者的收件匣。如果您的電子郵件被延遲、退回或以其他方式無法完成，您可能會收到一封退回電子郵件到您的寄件者位址。根據收件匣提供者分享此資訊的方式，HubSpot 可能無法回報相關的傳送問題。
如果您想使用會話收件匣，但無法將收件匣連線至 HubSpot，您也可以設定 HubSpot 託管的收件匣。設定完成後，所有的傳送都會透過 HubSpot 的電子郵件傳送網路進行。如果您購買了專用 IP 附加元件或交易電子郵件附加元件，則從 HubSpot 託管的收件箱發送的電子郵件也會使用您的專用 IP 位址。
電郵發送術語
以下為常見的電子郵件發送術語定義。如需 HubSpot 其他詞彙和概念的定義，請查看HubSpot 詞彙表。
BIMI：一項電子郵件規範 (Brand Indicators for Message Identification)，提供電子郵件寄件者一種可選擇的方式，以增加其已寄送電子郵件的品牌辨識度和信任度。一旦設定，您的品牌標誌就會出現在支援收件匣供應商的驗證郵件旁邊。
遞送能力：能夠送達收件人的主要收件匣，而不是其他過濾收件匣，例如垃圾郵件或垃圾信件。
DKIM：電子郵件驗證標準 (DomainKeys Identified Mail)，用來驗證電子郵件發送網路是否有權代表您的網域發送電子郵件。DKIM 通常設定為友善寄件者位址。在這篇文章中瞭解更多關於 DKIM 的資訊。
DKIM 對齊：DKIM 的另一個方面，其中Friendly From 位址和回傳路徑網域都相匹配。
DMARC：電子郵件驗證協定 (Domain-based Message Authentication, Reporting, and Conformance)，指定收件人的伺服器應如何處理來自您網域的未驗證電子郵件。DMARC 設定為友善寄件者位址。在這篇文章中瞭解更多關於 DMARC 的資訊。
電子郵件用戶端：收件人用來檢視電子郵件的軟體。許多收件人通常會使用與收件匣服務供應商相同的電子郵件用戶端，但也可能有所不同。例如，收件人可能會使用 Apple Mail 來檢視來自 Gmail 收件匣的電子郵件。
電子郵件標頭：已收電子郵件中隱藏的元資料。此元資料包含電子郵件傳送方式及其驗證的技術資訊。
電子郵件發送網域：電子郵件的寄件者位址中使用的網域。您可以按照本文的步驟，透過在 HubSpot 中設定 DKIM 認證來連接您的電子郵件發送網域。
友好發件人地址：在電子郵件編輯器中選擇作為發件人地址的電子郵件地址。
收件匣服務供應商：為您的收件者的電子郵件提供收件匣的服務。常用的 ISP 包括 Gmail、Yahoo 和 Outlook。
回傳路徑網域：電子郵件發送網路的網域。使用 HubSpot 時，這可能與From 位址不同。HubSpot 共用網路的寄件者無法自訂，但如果您購買了專屬 IP 附加元件或交易電子郵件 附加 元件，則可以自訂。
根網域：您的組織網站或電子郵件地址的網域名稱。它不包括名稱前面的www 。例如，URLwww.hubspot.com的根網域為hubspot.com 。這也可能稱為組織網域或主網域。
SMTP：電子郵件伺服器使用的一種網路語言（簡單郵件傳輸協定），用來在彼此之間傳輸訊息。當您在 HubSpot 的電子郵件工具中發送電子郵件時，會與每個收件人的電子郵件伺服器開啟一個會話。這些連線稱為 SMTP 交易。
SPF：一個電子郵件認證標準（發送者政策框架），用於驗證從您的網域發送的電子郵件是否預期從外部電子郵件發送網絡（如 HubSpot）發送。SPF 通常為回傳路徑網域設定。在這篇文章中了解更多關於設定 SPF 的資訊。
SPF 對齊：SPF 的另一個方面，即友善寄件者位址和回傳路徑網域 都相符。
子網域：網站 URL 中組織名稱之前的文字。對於內容託管，最常見的子網域是www 。電子郵件傳送網域不需要子網域，但通常可以從擁有子網域中獲益。例如help@emails.hubspot.com的子網域是emails 。