了解 HubSpot 中的電子郵件發送功能

HubSpot 提供多種工具，讓您能根據聯絡人與貴公司的關係性質，以及電子郵件的預期觸及範圍，向聯絡人發送電子郵件。例如，您可以向對您所提供特定產品感興趣的新潛在客戶發送一對一電子郵件；或者向希望掌握貴公司最新動態的現有客戶發送行銷電子郵件，推廣電子報。

本文旨在作為 HubSpot 電子郵件發送功能的操作指南，同時列出您應注意的重要要求與最佳實務，以確保您的電子郵件能成功送達，並協助您為品牌維持良好的發送聲譽。

了解行銷電子郵件的發送機制

行銷電子郵件是指為推廣目的而發送給多位收件者的電子郵件，包括電子報和部落格更新。 

當您使用行銷電子郵件工具發送電子郵件，或透過工作流程工具發送自動化電子郵件時，系統會透過 HubSpot 自有的電子郵件發送網路，與收件者的收件匣服務供應商（ISP）（例如 Google 或 Outlook）建立 SMTP 連線來發送郵件。

HubSpot 會盡可能使用 TLS 1.2 傳送行銷及交易型電子郵件。若收件者的伺服器不支援此協定，HubSpot 將自動降級至收件者允許的最高加密等級。

一旦 HubSpot 的電子郵件發送網路發送了行銷或交易型電子郵件，ISP 便會審查該郵件，並決定是否延遲、拒絕或將郵件送達預定收件人。

ISP 決定接受、拒絕或延遲處理電子郵件，是基於多項因素，例如寄件者的電子郵件信譽、電子郵件是否經過適當驗證，以及電子郵件是否違反 ISP 的任何指引與政策。收件者可能還實施了其他電子郵件安全措施，這些措施會影響電子郵件是否被接受或拒絕。

了解發送行銷電子郵件的相關要求

由於行銷電子郵件工具是透過 HubSpot 自有的電子郵件發送網路進行傳送，因此每次嘗試發送電子郵件時，系統都會強制執行相關要求。若您無法滿足這些要求，建議您考慮是否應改用一對一電子郵件或透過序列發送，以更符合您的使用情境。

您應僅從託管於已連接的電子郵件發送網域，或已驗證的電子郵件地址發送電子郵件。

您透過行銷電子郵件工具寄送電子郵件的所有聯絡人，都必須符合以下條件：

• 他們親自將電子郵件地址直接提供給貴組織。
• 他們親自向貴組織提供了可驗證的訂閱同意。
• 他們未選擇退出接收貴組織的電子郵件，亦未在其他工具中將貴組織的電子郵件標記為垃圾郵件。
• 他們已被標記為行銷聯絡人。 
• 若您的帳戶具有訂閱類型的存取權限，則這些聯絡人已訂閱與正在發送的行銷電子郵件相關聯的訂閱類型。 

此外，務必確保您的電子郵件意圖與內容不會造成誤導。偽裝成一對一通訊的行銷電子郵件，更容易被收件者的網際網路服務供應商（ISP）標記為垃圾郵件；而使用虛假名稱或主旨行，則違反HubSpot 的《可接受使用政策》。

選擇電子郵件發送網域

關於您的電子郵件發送網域，您必須選擇一個與您用於託管網頁和部落格文章的子網域不同的唯一子網域。 此舉可保護您的根網域的電子郵件發送聲譽。若嘗試連結已用於託管內容的電子郵件發送網域，將會產生錯誤。 

電子郵件發送網域僅用於行銷及交易型電子郵件。一對一電子郵件以及從「對話」收件匣發送的電子郵件，將使用與這些工具連結的電子郵件地址。 

以下列出一些網域與子網域的組合範例。若您對某些網域術語不熟悉，請參閱本文底部的術語表。

使用共用寄件者

若您尚未購買專用 IP 或交易型電子郵件附加功能，行銷電子郵件將透過 HubSpot 的共用 IP 位址發送。請參閱下表，以協助您為貴組織決定對應的電子郵件發送網域：

使用專用 IP 寄件者

若您已購買「專用 IP 位址」附加功能或「交易型電子郵件」附加功能，請參閱以下網域組合範例：

設定驗證 

若您未在 HubSpot 帳戶中設定適當的驗證機制，HubSpot將使用電子郵件變數網域作為「寄件者」地址來完成寄送，這可能會被收件者的 ISP 視為可疑。設定適當的驗證機制可讓 HubSpot 在電子郵件標頭中加入資訊，以證明您的網域已授權 HubSpot 代表您進行寄送。

驗證流程包含在您的 HubSpot 帳戶的網域設定中設定DKIM、SPF 和 DMARC，然後更新您的 DNS 記錄。 

分析行銷電子郵件成效

發送行銷電子郵件後，您可以在「電子郵件成效」頁面分析結果，並確認電子郵件是否已成功送達。除了系統提供的彙總指標外，您還可以在「收件者」分頁中檢視每位收件者的送達結果，並點擊任何一種不同的結果類型進行查看。

電子郵件互動資料的使用

HubSpot 會使用透過 像素及其他追蹤技術 所收集的電子郵件互動數據來維護平台。這可能包括支援 HubSpot 的電子郵件發送網路、處理直接諮詢請求、排除客戶問題，以及執行 HubSpot 的政策。

HubSpot 亦可能會使用由 HubSpot 電子郵件發送網路傳送的電子郵件互動數據，來訓練人工智慧模型，以協助 HubSpot 識別其商業資料集中的過期或無效聯絡人資料。進一步了解如何選擇退出 HubSpot 的人工智慧模型訓練。 

超時

若網際網路服務供應商（ISP）未回應 HubSpot 的連線請求，該電子郵件將不被視為退信。相反地，它會顯示在電子郵件成效頁面的「未寄出」區段中。這些聯絡人仍符合未來寄送的資格。

退信

當 ISP 拒絕電子郵件時，即視為退信。ISP 會提供退信代碼及相應原因。部分退信代碼表示永久性退信（稱為「硬退信」），而其他則表示暫時性退信（稱為「軟退信」）。此退信代碼將在 HubSpot 中被歸類至相關類別，例如「未知使用者」、「政策」或「垃圾郵件」。進一步了解不同類型的退信。

延遲

當 ISP 拒絕一封電子郵件時，表示他們在郵件送達當下無法接受該郵件。若發生此情況，ISP 會向 HubSpot 提供延遲原因。根據原因不同，HubSpot 將持續重試寄送，直到 ISP 接受或拒絕該電子郵件，或自首次嘗試起經過 72 小時為止。一旦電子郵件被延遲，便無法手動停止向該等收件者寄送。 

已送達的電子郵件

一旦 ISP 接受來自 HubSpot 的電子郵件，該郵件即會被標記為「已送達」，這也標誌著 HubSpot 對發送流程的追蹤至此結束。隨後，ISP 會將已接受的電子郵件進行分類，決定應將其歸類至主要收件匣、促銷匣、垃圾郵件匣、隔離匣或其他收件匣。由於 ISP 並非總是會將收件匣歸類結果回報給寄件者，因此 HubSpot 無法提供有關歸類位置的報告資料。

進一步了解聯絡人為何可能無法找到已送達的電子郵件。 

主收件匣送達率

當寄件者擁有良好的發送聲譽，且收件者已表明將您網域的電子郵件列為收件匣優先項目時，被接受的電子郵件更有可能被歸類至主要收件匣。收件者可透過開啟、點擊、加入收藏、回覆或轉寄電子郵件來表明其優先級。務必僅向已取得可驗證訂閱同意的聯絡人發送電子郵件，並排除未參與互動的聯絡人。

被歸類至垃圾郵件收件匣

若寄件者未遵循適當的訂閱同意來源指引、經常向無互動的聯絡人發送電子郵件，或包含可疑的電子郵件內容或連結，該電子郵件較可能被歸類為垃圾郵件或被篩選至其他收件匣。

若您的電子郵件雖被接收卻被過濾至垃圾郵件匣，建議您透過修復計畫來提升電子郵件發送聲譽。

了解一對一電子郵件的發送原則

透過已連線的收件匣（例如「對話」收件匣、「序列」工具，或從聯絡人記錄發送的一對一電子郵件）所發送的電子郵件，並不會使用 HubSpot 的電子郵件發送網路，也不會使用行銷電子郵件所使用的發送網域。相反地，這些郵件是透過您所連線的收件匣所屬的網路發送的。

將您的收件匣連接到 HubSpot 後，即表示您授權 HubSpot 使用貴公司的電子郵件發送網路來發送電子郵件。例如，若您的收件匣服務提供商為 Outlook，則由 Outlook 的發送網路負責完成發送。

當您從已連接的收件匣發起寄送時，HubSpot 會與您的收件匣服務供應商建立連線。一旦收件匣服務供應商接受該電子郵件，便會嘗試將電子郵件送達收件人的收件匣。若您的電子郵件被延遲、退件或因其他原因無法送達，您可能會收到一封發送至「寄件者」地址的退件通知。視您的收件匣服務供應商分享此資訊的方式而定，HubSpot 可能無法針對相關的送達問題進行回報。

如果您想使用「對話收件匣」，但無法將您的收件匣連接到 HubSpot，您也可以設定由 HubSpot 託管的收件匣。 設定完成後，所有寄件都將透過 HubSpot 的電子郵件發送網路進行。若您已購買專用 IP 附加元件或交易型電子郵件附加元件，從 HubSpot 託管收件匣發送的電子郵件也將使用您的專用 IP 位址。此 HubSpot 託管收件匣僅限於「對話收件匣」中使用，不適用於從聯絡人記錄發送的一對一電子郵件。 

已選擇不接收行銷通訊的聯絡人，仍可透過其聯絡人記錄或「對話」收件匣收到一對一電子郵件。 

電子郵件發送術語表

以下為常見電子郵件發送術語的定義。如需其他 HubSpot 術語與概念的定義，請參閱HubSpot 術語表。

BIMI：一種電子郵件規格（訊息識別品牌指標，Brand Indicators for Message Identification），為電子郵件發送者提供一種可選方式，用以提升其所發送電子郵件的品牌辨識度與信任度。配置完成後，您的品牌標誌將出現在受支援收件匣服務商中已驗證訊息的旁邊。

送達率：指電子郵件能送達收件者的主要收件匣，而非被過濾至垃圾郵件或垃圾匣等其他匣中的能力。

DKIM：一種電子郵件驗證標準（DomainKeys Identified Mail），用於驗證電子郵件發送網路是否獲授權代表您的網域發送電子郵件。DKIM 通常針對「友善寄件者」地址進行設定。請參閱這篇文章以進一步了解 DKIM。

DKIM 對齊：DKIM 的額外要求，即「友善寄件者」地址與 回傳路徑網域必須完全一致。

DMARC：一種電子郵件驗證協定（基於網域的訊息驗證、報告與符合性），用於規範收件者伺服器應如何處理來自您網域的未經驗證電子郵件。DMARC 會針對「友善寄件者」地址進行設定。請參閱這篇文章，進一步了解 DMARC。

電子郵件客戶端：收件者用來查看電子郵件的軟體。許多收件者通常會使用與其收件匣服務供應商相同的電子郵件客戶端，但兩者也可能不同。例如，收件者可能會使用 Apple Mail 來查看來自其 Gmail 收件匣的電子郵件。

電子郵件標頭：收到的電子郵件中隱藏的元資料。此元資料包含有關電子郵件傳送方式及其驗證的技術資訊。

電子郵件發送網域：您行銷電子郵件中「寄件者」地址所使用的網域。從「對話」收件匣或「一對一」功能發送的電子郵件不會使用此網域。進一步了解如何連結電子郵件發送網域。

友善寄件者地址：在電子郵件編輯器中選定作為「寄件者」地址的電子郵件地址。

收件匣服務供應商（ISP）：為收件者提供電子郵件收件匣的服務。常見的 ISP 包括 Gmail、Yahoo 和 Outlook。

回傳路徑網域：電子郵件發送網路的網域。使用 HubSpot 時，此網域可能與「寄件者」地址不同。在 HubSpot 的共享網路中，寄件者無法自訂此網域；但若您已購買專用 IP 附加功能或交易型電子郵件附加功能，則可進行自訂。

根網域：您組織網站或電子郵件地址的網域名稱。網域名稱前不包含www。例如，網址www.hubspot.com的根網域即為hubspot.com。此項亦可能稱為組織網域或主網域。

SMTP：一種網路通訊協定（Simple Mail Transfer Protocol），用於電子郵件伺服器之間傳輸訊息。當您在 HubSpot 的電子郵件工具中發送電子郵件時，系統會與每位收件者的電子郵件伺服器建立連線。這些連線稱為 SMTP 交易。

SPF：一種電子郵件驗證標準（發件人政策框架），用於驗證來自您網域的電子郵件是否預期由外部電子郵件發送網路（例如 HubSpot）發送。SPF 通常是針對回傳路徑網域進行設定。請參閱這篇文章，進一步了解如何設定 SPF。

SPF 對齊：SPF 的額外要求，即「友善寄件者地址」與「回傳路徑網域」必須完全一致。

子網域：網站網址中位於貴組織名稱前方的文字。就內容託管而言，最常見的子網域是www。電子郵件發送網域雖不需子網域，但通常設有子網域會更為有利。例如，help@emails.hubspot.com 的子網域即為emails。