Forstå afsendelse af e-mails i HubSpot

HubSpot tilbyder en række værktøjer til at sende e-mails til dine kontakter, afhængigt af deres forhold til din virksomhed og den ønskede rækkevidde for dine e-mails. Du kan for eksempel sende en personlig e-mail til en ny kundeemne, der er interesseret i at høre mere om et bestemt produkt, du tilbyder, eller du kan sende en markedsførings-e-mail, der promoverer et nyhedsbrev, til eksisterende kunder, der gerne vil holde sig opdateret om de seneste tilbud fra din virksomhed.

Denne artikel fungerer som en guide til, hvordan afsendelse af e-mails fungerer i HubSpot. Den indeholder også en liste over vigtige krav og bedste praksis, du bør huske på for at sikre, at dine e-mails leveres korrekt, og hjælpe dig med at opretholde et godt omdømme for dit brand.

Forstå afsendelse af marketing-e-mails

Når du sender en e-mail ved hjælp af marketing-e-mail-værktøjet eller en automatiseret e-mail ved hjælp af workflow-værktøjet, sendes den via HubSpots eget e-mail-sendingsnetværk ved at åbne en SMTP-forbindelse med modtagerens internetudbyder (ISP), såsom Google eller Outlook.

HubSpot forsøger altid at sende marketing- og transaktions-e-mails ved hjælp af TLS 1.2. Hvis modtagerens server ikke understøtter dette, vil HubSpot automatisk nedskalere til det højeste krypteringsniveau, som modtageren tillader.

Når HubSpots e-mail-sendernetværk har sendt en marketing- eller transaktions-e-mail, gennemgår internetudbyderen e-mailen og beslutter, om den skal udskydes, afvises eller leveres til den tilsigtede modtager.

En internetudbyders beslutning om at acceptere, afvise eller udsætte en e-mail er baseret på mange faktorer, såsom afsenderens e-mail-omdømme, om e-mailen er korrekt godkendt, og om e-mailen overtræder nogen af internetudbyderens retningslinjer og politikker. Modtagere kan have yderligere e-mail-sikkerhedsforanstaltninger på plads, der har indflydelse på, om en e-mail accepteres eller afvises.

Forstå kravene til afsendelse af marketing-e-mails

Da marketing-e-mail-værktøjet sender via HubSpots eget e-mail-netværk, håndhæves kravene ved hvert forsøg på at sende en e-mail. Hvis du ikke kan opfylde disse krav, bør du overveje, om en en-til-en-e-mail eller afsendelse via en sekvens passer bedre til dit brugsscenarie.

Alle kontakter, som du sender e-mails til ved hjælp af marketing-e-mail-værktøjet, skal opfylde følgende kriterier:

• De har personligt opgivet deres e-mailadresse direkte til din organisation.
• De har personligt givet verificerbart samtykke til at modtage e-mails direkte til din organisation.
• De har ikke fravalgt at modtage e-mails fra din organisation eller markeret en af dine e-mails som spam i et andet værktøj.
• De er blevet markeret som marketingkontakter. 

Det er også vigtigt at sikre, at hensigten og indholdet af din e-mail ikke er vildledende. Marketing-e-mails, der er forklædt som en-til-en-kommunikation, er mere tilbøjelige til at blive markeret som spam af modtagerens internetudbyder, mens brug af et falsk navn eller en falsk emnelinje er i strid med HubSpots politik for acceptabel brug.

Vælg et domæne til afsendelse af e-mails

Når du begynder at sende e-mails ved hjælp af marketing-e-mail-værktøjet, skal du huske, at du ikke bør planlægge at sende e-mails fra det samme underdomæne, der bruges til at hoste indhold såsom din blog, websidesider eller landingssider. Du bør overveje at bruge et underdomæne, der er specifikt til din e-mail-udsendelse, for at beskytte dit roddomænes omdømme for e-mail-udsendelse.

Hvis du forsøger at bruge det samme domæne til både indholdshosting og e-mail-afsendelse, eller hvis du allerede har tilknyttet en CNAME-post til det pågældende domæne, vil du støde på en fejlmeddelelse om, at det allerede bruges andetsteds, når du konfigurerer din e-mail-godkendelse i HubSpot. Du vil blive bedt om at vælge et andet domæne.

Nedenfor er angivet nogle eksempler på kombinationer af domæner og underdomæner. Hvis du ikke er bekendt med visse domænebegreber, kan du slå op i ordlisten nederst i denne artikel.

Brug delte afsendere

Hvis du ikke har købt tilføjelsesprogrammerne dedikeret IP eller transaktions-e-mail, sendes marketing-e-mails via HubSpots delte IP-adresser. Se tabellen nedenfor for at hjælpe dig med at beslutte, hvilket domæne der skal bruges til e-mail-afsendelse for din organisation:

Brug dedikerede IP-afsendere

Hvis du har købt tilføjelsesprogrammet til dedikeret IP-adresse eller tilføjelsesprogrammet til transaktions-e-mails, skal du gennemgå følgende eksempler på domænekombinationer nedenfor:

Konfigurer godkendelse 

Hvis du ikke konfigurerer korrekt godkendelse i din HubSpot-konto, bruger HubSpot et variabelt e-mail-domæne som afsenderadresse for at gennemføre afsendelsen, hvilket kan virke mistænkeligt for modtagerens internetudbyder. Ved at konfigurere korrekt godkendelse kan HubSpot tilføje oplysninger til e-mail-overskrifterne for at bevise, at dit domæne har givet HubSpot tilladelse til at sende på dine vegne.

Godkendelse indebærer opsætning af DKIM, SPF og DMARC i domæneindstillingerne på din HubSpot-konto. 

Analyser marketing-e-mails ydeevne

Når du har sendt en marketing-e-mail, kan du analysere resultaterne og se, om e-mailen blev leveret korrekt, på siden for e-mail-performance. Ud over de samlede målinger, der vises, kan du også gennemgå leveringsresultatet for hver modtager på fanen Modtagere og derefter klikke på en af de forskellige resultattyper.

Forstå timeouts

Hvis en internetudbyder ikke svarer på HubSpots forbindelsesanmodning, betragtes e-mailen ikke som returneret. I stedet vises den i afsnittet Ikke sendt på siden med e-mail-resultater. Disse kontakter er stadig berettigede til fremtidige udsendelser.

Forstå afvisninger

Når en internetudbyder afviser e-mailen, betragtes det som en returnering. En internetudbyder vil angive en returneringskode og den tilhørende årsag. Nogle returneringskoder angiver en permanent returnering, kaldet en hard bounce, mens andre angiver en midlertidig returnering, kaldet en soft bounce. Denne returneringskode vil blive tildelt en tilknyttet kategori i HubSpot, såsom Ukendt bruger,Politik ellerSpam. Få mere at vide om de forskellige typer returneringer.

Forstå udsættelser

Når en internetudbyder afviser en e-mail, kan de ikke acceptere e-mailen i det øjeblik, den ankommer. Hvis dette sker, giver de HubSpot en årsag til udsættelsen. Afhængigt af årsagen vil HubSpot fortsætte med at forsøge at sende e-mailen, indtil internetudbyderen accepterer eller afviser e-mailen, eller indtil der er gået 72 timer siden det første forsøg. Når en e-mail er blevet udsat, kan afsendelsen ikke stoppes manuelt til disse modtagere. 

Forstå leverede e-mails

Når en internetudbyder accepterer en e-mail fra HubSpot, markeres den som leveret, hvilket markerer afslutningen på HubSpots indsigt i afsendelsesprocessen. Internetudbyderen tager derefter den accepterede e-mail og afgør, om den skal filtreres til den primære indbakke, kampagner, spam, karantæne eller en anden indbakke. Internetudbydere rapporterer ikke altid placering i indbakken tilbage til afsendere, så HubSpot kan ikke levere rapporteringsdata om placeringsoplysninger.

Læs mere om, at kontakter muligvis ikke kan finde leverede e-mails. 

Forstå placering i den primære indbakke

En accepteret e-mail har større sandsynlighed for at blive inkluderet i den primære indbakke, når afsenderen har et godt omdømme som afsender, og modtagerne har vist, at e-mails fra dit domæne er en prioritet for deres indbakke. Modtagerne viser, at e-mails er en prioritet, ved at åbne, klikke, markere som favorit, svare på eller videresende en e-mail. Det er afgørende kun at sende e-mails til kontakter med verificerbart samtykke og at udelukke kontakter, der ikke interagerer.

Forstå placering i spam-indbakken

En e-mail har større sandsynlighed for at blive klassificeret som spam eller en anden filtreret indbakke, hvis afsenderen ikke har fulgt de korrekte retningslinjer for opt-in-samtykke, regelmæssigt har sendt e-mails til kontakter, der ikke interagerer, eller har inkluderet mistænkeligt e-mailindhold eller links.

Hvis dine e-mails accepteres, men derefter filtreres til spam, kan du forbedre din e-mail-afsenderreputation med en reparationsplan.

Forstå afsendelse af en-til-en-e-mails

E-mails, der sendes via en tilknyttet indbakke, såsom samtaleindbakken, sekvensværktøjet eller en-til-en-e-mails fra kontaktoplysningerne, bruger ikke HubSpots e-mail-sendernetværk eller det e-mail-sendedomæne, der bruges til marketing-e-mails. I stedet sendes de via netværket for den indbakke, du har tilknyttet.

Ved at forbinde din indbakke til HubSpot giver du HubSpot tilladelse til at sende e-mails ved hjælp af din virksomheds e-mail-sendernetværk. Hvis Outlook f.eks. er din indbakkeudbyder, vil Outlooks sendernetværk gennemføre afsendelsen.

Når du starter en afsendelse fra en tilkoblet indbakke, opretter HubSpot en forbindelse til din indbakkeudbyder. Når indbakkeudbyderen accepterer e-mailen, forsøger de at levere e-mailen til modtagerens indbakke. Hvis din e-mail udsættes, returneres eller på anden måde ikke kan gennemføres, modtager du muligvis en retur-e-mail til dinafsenderadresse. Afhængigt af hvordan din indbakkeudbyder deler disse oplysninger, kan HubSpot muligvis ikke rapportere tilbage om det tilknyttede leveringsproblem.

Hvis du vil bruge samtaleindbakken, men ikke kan forbinde din indbakke til HubSpot, kan du også oprette en HubSpot-hostet indbakke. Når den er konfigureret, vil alle afsendelser gå gennem HubSpots e-mail-afsendelsesnetværk. Hvis du har købt tillægget til dedikeret IP eller tillægget til transaktions-e-mails, vil e-mails sendt fra en HubSpot-hostet indbakke også bruge din dedikerede IP-adresse. Denne HubSpot-hostede indbakke kan kun bruges i samtaleindbakken, ikke til en-til-en-e-mails som dem, der sendes fra kontaktposter. 

Kontakter, der har fravalgt at modtage markedsføringsmateriale, kan stadig modtage personlige e-mails fra deres kontaktoplysninger eller indbakken med samtaler. 

Ordliste over termer vedrørende afsendelse af e-mails

Følgende almindelige termer vedrørende e-mail-afsendelse er defineret nedenfor. Se HubSpot-ordlisten for definitioner af andre HubSpot-termer og -begreber .

BIMI: en e-mail-specifikation (Brand Indicators for Message Identification), som giver e-mail-afsendere en valgfri mulighed for at øge brandgenkendelsen og tilliden til de e-mails, de sender. Når det er konfigureret, vises dit brands logo ved siden af godkendte meddelelser hos understøttede indbakkeudbydere.

Leverbarhed: evnen til at nå en modtagers primære indbakke i stedet for en anden filtreret indbakke, såsom spam eller junk.

DKIM: en e-mail-autentificeringsstandard (DomainKeys Identified Mail), der bruges til at verificere, at et e-mail-afsendelsesnetværk er autoriseret til at sende e-mails på vegne af dit domæne. DKIM konfigureres typisk for denvenlige afsenderadresse. Få mere at vide om DKIM i denne artikel.

DKIM-tilpasning: et yderligere aspekt af DKIM, hvor både denvenlige afsenderadresse og returstedsdomænet stemmer overens.

DMARC: en e-mail-autentificeringsprotokol (Domain-based Message Authentication, Reporting, and Conformance), der specificerer, hvordan modtagerens servere skal håndtere uautentificerede e-mails fra dit domæne. DMARC er konfigureret til denvenlige afsenderadresse. Læs mere om DMARC i denne artikel.

E-mail-klient:den software, som modtagere bruger til at se deres e-mails. Mange modtagere bruger ofte den samme e-mail-klient som deres udbyder af indbakketjenester, men de kan være forskellige. For eksempel kan en modtager bruge Apple Mail til at se e-mails fra sin Gmail-indbakke.

E-mail-headers: skjulte metadata i en modtaget e-mail. Disse metadata indeholder tekniske oplysninger om, hvordan e-mailen blev sendt, og dens autentificering.

E-mail-afsenderdomæne: det domæne, der bruges iafsenderadressen på dine e-mails. Du kan følge trinene i denne artikel for at forbinde dit e-mail-afsenderdomæne ved at konfigurere DKIM-godkendelse i HubSpot.

Venlig afsenderadresse: den e-mailadresse, der er valgt somafsenderadresse i e-maileditoren.

Indbakkeudbyder: entjeneste, der leverer en indbakke til modtagerens e-mails. Populære udbydere inkluderer Gmail, Yahoo og Outlook.

Returstidens domæne: domænet for det netværk, der sender e-mailen. Dette kan afvige fraafsenderadressen, når du bruger HubSpot. Dette kan ikke tilpasses af afsendere på HubSpots delte netværk, men kan tilpasses, hvis du har købt tillægget til dedikeret IP eller tillægget til transaktions-e-mails.

Roddomæne: domænenavnet på din organisations hjemmeside eller e-mailadresse. Det indeholderikkewww foran navnet. For eksempel har URL'en www.hubspot.com hubspot.com som roddomæne. Dette kan også kaldes organisationsdomænet eller hoveddomænet.

SMTP: et netværkssprog (Simple Mail Transfer Protocol), der bruges af e-mail-servere til at overføre beskeder mellem hinanden. Når du sender en e-mail i et af HubSpots e-mail-værktøjer, åbnes der en session med hver af modtagerens e-mail-servere. Disse forbindelser kaldes SMTP-transaktioner.

SPF: en e-mail-autentificeringsstandard (Sender Policy Framework), der bruges til at verificere, at e-mails fra dit domæne forventes at blive sendt fra et eksternt e-mail-sendernetværk (f.eks. HubSpot). SPF konfigureres typisk forreturstidens domæne. Få mere at vide om konfiguration af SPF i denne artikel.

SPF-tilpasning:et yderligere aspekt af SPF, hvor både denvenlige afsenderadresse ogreturstidens domæne stemmer overens.

Underdomæne: den tekst, der går forud for din organisations navn i din webadresses URL. Ved indholdshosting er det mest almindelige underdomæne www. E-mail-afsenderdomæner kræver ikke et underdomæne, men kan ofte drage fordel af at have et. For eksempel har help@emails.hubspot.com e-mails som underdomæne.