Få indsigt i afsendelse af e-mails i HubSpot

HubSpot tilbyder en række værktøjer til at sende e-mails til dine kontakter, afhængigt af karakteren af deres forhold til din virksomhed og den tilsigtede rækkevidde af dine e-mails. Du kan for eksempel sende en personlig e-mail til en ny kundeemne, der er interesseret i at høre mere om et bestemt produkt, du tilbyder, eller du kan sende en markedsførings-e-mail, der promoverer et nyhedsbrev, til eksisterende kunder, der ønsker at holde sig opdateret om de seneste tilbud fra din organisation.

Denne artikel fungerer som en guide til, hvordan afsendelse af e-mails fungerer i HubSpot. Den indeholder også en liste over vigtige krav og anbefalede fremgangsmåder, du bør holde i mente for at sikre, at dine e-mails leveres korrekt, og for at hjælpe dig med at opretholde en god afsenderreputation for dit brand.

Forstå afsendelse af marketing-e-mails

Markedsførings-e-mails er e-mails, der sendes til flere modtagere i markedsføringsøjemed, herunder nyhedsbreve og blogopdateringer. 

Når du sender en e-mail ved hjælp af værktøjet til marketing-e-mails eller en automatiseret e-mail ved hjælp af værktøjet til arbejdsgange, sendes den via HubSpots eget netværk til afsendelse af e-mails ved at oprette en SMTP-forbindelse med modtagerens udbyder af indbakketjenester (ISP), f.eks. Google eller Outlook.

HubSpot forsøger altid at sende marketing- og transaktions-e-mails ved hjælp af TLS 1.2. Hvis modtagerens server ikke understøtter dette, vil HubSpot automatisk nedskalere til det højeste krypteringsniveau, som modtageren tillader.

Når HubSpots e-mail-afsendelsesnetværk har sendt en marketing- eller transaktions-e-mail, gennemgår internetudbyderen e-mailen og beslutter, om den skal udskydes, afvises eller leveres til den tiltænkte modtager.

En internetudbyders beslutning om at acceptere, afvise eller udsætte en e-mail er baseret på mange faktorer, såsom afsenderens e-mail-omdømme, om e-mailen er korrekt godkendt, og om e-mailen overtræder nogen af internetudbyderens retningslinjer og politikker. Modtagere kan have yderligere e-mail-sikkerhedsforanstaltninger på plads, der har indflydelse på, om en e-mail accepteres eller afvises.

Forstå kravene til afsendelse af marketing-e-mails

Da marketing-e-mail-værktøjet sender via HubSpots eget e-mail-sendernetværk, håndhæves der krav ved hvert forsøg på at sende en e-mail. Hvis du ikke kan opfylde disse krav, bør du overveje, om en én-til-én-e-mail eller afsendelse via en sekvens passer bedre til dit brugsscenarie.

Alle kontakter, som du sender e-mails til via marketing-e-mailværktøjet, skal opfylde følgende kriterier:

• De har personligt opgivet deres e-mailadresse direkte til din organisation.
• De har personligt givet verificerbart samtykke til at modtage e-mails direkte til din organisation.
• De har ikke fravalgt at modtage e-mails fra din organisation eller markeret en af dine e-mails som spam i et andet værktøj.
• De er blevet markeret som marketingkontakter. 
• Hvis din konto har adgang til abonnementstyper, er kontakterne tilmeldt den abonnementstype, der er knyttet til den markedsførings-e-mail, der sendes. 

Det er også vigtigt at sikre, at hensigten med og indholdet af din e-mail ikke er vildledende. Markedsførings-e-mails, der er forklædt som én-til-én-kommunikation, har større sandsynlighed for at blive markeret som spam af modtagerens internetudbyder, mens brug af et falsk navn eller en falsk emnelinje er i strid med HubSpots politik for acceptabel brug.

Vælg et domæne til afsendelse af e-mails

Som e-mail-afsendelsesdomæne skal du vælge et unikt underdomæne, der er adskilt fra det underdomæne, hvor du hoster sider og blogindlæg. Dette beskytter dit roddomænes omdømme som e-mail-afsender. Forsøg på at tilknytte et e-mail-afsendelsesdomæne, der allerede bruges til hosting af indhold, vil medføre en fejl. 

E-mail-afsendelsesdomæner bruges kun til marketing- og transaktions-e-mails. En-til-en-e-mails og e-mails sendt fra samtaleindbakken bruger den e-mail-adresse, der er tilknyttet disse værktøjer. 

Nedenfor findes nogle eksempler på kombinationer af domæner og underdomæner. Hvis du ikke er bekendt med visse domænebegreber, kan du se ordlisten nederst i denne artikel.

Brug delte afsendere

Hvis du ikke har købt tillægsmodulerne til dedikeret IP eller transaktions-e-mails, sendes marketing-e-mails via HubSpots delte IP-adresser. Se tabellen nedenfor for at hjælpe dig med at vælge det relevante e-mail-afsendelsesdomæne til din organisation:

Brug af dedikerede IP-afsendere

Hvis du har købt tillægsmodulet Dedikeret IP-adresse eller tillægsmodulet Transaktions-e-mail, skal du gennemgå følgende eksempler på domænekombinationer nedenfor:

Konfigurer godkendelse 

Hvis du ikke konfigurerer korrekt godkendelse i din HubSpot-konto, vil HubSpot bruge et variabelt e-mail-domæne som afsenderadresse for at gennemføre afsendelsen, hvilket kan virke mistænkeligt for modtagerens internetudbyder. Ved at konfigurere korrekt godkendelse kan HubSpot tilføje oplysninger til e-mail-headerne for at bevise, at dit domæne har givet HubSpot tilladelse til at sende på dine vegne.

Autentificering indebærer, at du konfigurerer DKIM, SPF og DMARC i domæneindstillingerne på din HubSpot-konto. 

Analyser resultaterne af marketing-e-mails

Når du har sendt en marketing-e-mail, kan du analysere resultaterne og se, om e-mailen blev leveret korrekt, på siden for e-mail-resultater. Ud over de samlede målinger, der vises, kan du også gennemgå leveringsresultatet for hver modtager under fanen Modtagere ved at klikke på en af de forskellige resultattyper.

Brug af data om e-mail-engagement

HubSpot bruger data om e-mail-engagement, der indsamles af pixels og andre sporingsteknologier til at vedligeholde platformen. Dette kan omfatte understøttelse af HubSpots e-mail-afsendelsesnetværk, behandling af direkte konsulentforespørgsler, fejlfinding af kundeproblemer og håndhævelse af HubSpots politikker.

HubSpot kan også bruge data om e-mail-engagement, der sendes fra HubSpots netværk til afsendelse af e-mails, til at træne AI-modeller, der hjælper HubSpot med at identificere forældede eller ugyldige kontaktdata i HubSpots kommercielle datasæt. Få mere at vide om, hvordan du fravælger HubSpots træning af AI-modeller. 

Timeouts

Hvis en internetudbyder ikke svarer på HubSpots forbindelsesanmodning, betragtes e-mailen ikke som returneret. I stedet vises den i afsnittet »Ikke sendt« på siden med e-mail-præstationer. Disse kontakter er fortsat berettigede til fremtidige udsendelser.

Returnerede e-mails

Når en internetudbyder afviser e-mailen, betragtes det som en returnering. En internetudbyder vil angive en returkode og den tilhørende årsag. Nogle returkoder angiver en permanent returnering, kaldet en "hard bounce", mens andre angiver en midlertidig returnering, kaldet en "soft bounce". Denne returkode vil blive tildelt en tilknyttet kategori i HubSpot, såsom " Ukendt bruger", "Politik" eller "Spam". Læs mere om de forskellige typer returneringer.

Udsættelser

Når en internetudbyder afviser en e-mail, kan de ikke modtage e-mailen i det øjeblik, den ankommer. Hvis dette sker, giver de HubSpot en årsag til udsættelsen. Afhængigt af årsagen vil HubSpot fortsætte med at forsøge at sende e-mailen, indtil internetudbyderen accepterer eller afviser den, eller indtil der er gået 72 timer siden det første forsøg. Når en e-mail er blevet udsat, kan afsendelsen ikke stoppes manuelt til disse modtagere. 

Leverede e-mails

Når en internetudbyder accepterer en e-mail fra HubSpot, markeres den som leveret, hvilket markerer afslutningen på HubSpots indsigt i afsendelsesprocessen. Internetudbyderen tager derefter den accepterede e-mail og afgør, om den skal filtreres til den primære indbakke, kampagner, spam, karantæne eller en anden indbakke. Internetudbydere rapporterer ikke altid placeringen i indbakken tilbage til afsenderne, så HubSpot kan ikke levere rapporteringsdata om placeringsoplysninger.

Læs mere om, at kontakter muligvis ikke kan finde leverede e-mails. 

Placering i den primære indbakke

En accepteret e-mail har større sandsynlighed for at blive placeret i den primære indbakke, når afsenderen har et godt afsenderomdømme, og modtagerne har vist, at e-mails fra dit domæne er en prioritet i deres indbakke. Modtagerne viser, at e-mails er en prioritet, ved at åbne, klikke på, markere som favorit, svare på eller videresende en e-mail. Det er afgørende kun at sende e-mails til kontakter med verificerbart samtykke og at udelukke kontakter, der ikke interagerer.

Placering i spam-indbakken

En e-mail har større sandsynlighed for at blive klassificeret som spam eller havne i en anden filtreret indbakke, hvis afsenderen ikke har fulgt de korrekte retningslinjer for opt-in-samtykke, regelmæssigt har sendt e-mails til kontakter, der ikke interagerer, eller har inkluderet mistænkeligt e-mailindhold eller links.

Hvis dine e-mails accepteres, men derefter filtreres til spam, kan du overveje at forbedre din omdømme som afsender ved hjælp af en genopretningsplan.

Forstå afsendelse af én-til-én-e-mails

E-mails, der sendes via en tilknyttet indbakke, såsom samtaleindbakken, sekvensværktøjet eller én-til-én-e-mails fra kontaktoplysningerne, bruger ikke HubSpots e-mail-afsendelsesnetværk eller det e-mail-afsendelsesdomæne, der bruges til marketing-e-mails. I stedet sendes de via netværket for den indbakke, du har tilknyttet.

Ved at forbinde din indbakke til HubSpot giver du HubSpot tilladelse til at sende e-mails via din virksomheds netværk til afsendelse af e-mails. Hvis du f.eks. bruger Outlook som indbakkeudbyder, vil det være Outlooks netværk til afsendelse af e-mails, der gennemfører afsendelsen.

Når du starter en afsendelse fra en tilknyttet indbakke, opretter HubSpot en forbindelse til din indbakkeudbyder. Så snart indbakkeudbyderen accepterer e-mailen, vil den forsøge at levere e-mailen til modtagerens indbakke. Hvis din e-mail udsættes, returneres eller af anden grund ikke kan leveres, modtager du muligvis en returmeddelelse til dinafsenderadresse. Afhængigt af hvordan din indbakkeudbyder deler disse oplysninger, kan HubSpot muligvis ikke rapportere om det pågældende leveringsproblem.

Hvis du vil bruge samtaleindbakken, men ikke kan forbinde din indbakke til HubSpot, kan du også oprette en indbakke, der hostes af HubSpot. Når den er konfigureret, vil alle udsendelser gå gennem HubSpots e-mail-udsendelsesnetværk. Hvis du har købt tillægsmodulet til dedikeret IP-adresse eller tillægsmodulet til transaktions-e-mails, vil e-mails sendt fra en HubSpot-hostet indbakke også bruge din dedikerede IP-adresse. Denne HubSpot-hostede indbakke kan kun bruges i samtaleindbakken, ikke til en-til-en-e-mails som dem, der sendes fra kontaktposter. 

Kontakter, der har fravalgt at modtage markedsføringskommunikation, kan stadig modtage en-til-en-e-mails fra deres kontaktpost eller indbakken til samtaler. 

Ordliste over termer vedrørende e-mail-afsendelse

Følgende almindelige termer vedrørende e-mail-afsendelse er defineret nedenfor. Se HubSpot-ordlisten for definitioner af andre HubSpot-termer og -begreber .

BIMI: en e-mail-specifikation (Brand Indicators for Message Identification), der giver e-mail-afsendere en valgfri mulighed for at øge brandgenkendelsen og tilliden til de e-mails, de sender. Når den er konfigureret, vises dit brands logo ved siden af godkendte meddelelser hos understøttede indbakkeudbydere.

Leverbarhed: evnen til at nå frem til modtagerens primære indbakke i stedet for en anden filtreret indbakke, såsom spam eller junk.

DKIM: en e-mail-autentificeringsstandard (DomainKeys Identified Mail), der bruges til at verificere, at et e-mail-afsendelsesnetværk er autoriseret til at sende e-mails på vegne af dit domæne. DKIM konfigureres typisk for denvenlige afsenderadresse. Læs mere om DKIM i denne artikel.

DKIM-overensstemmelse: Et yderligere aspekt af DKIM, hvor både denvenlige afsenderadresse og returstedsdomænet stemmer overens.

DMARC: en e-mail-autentificeringsprotokol (Domain-based Message Authentication, Reporting, and Conformance), der specificerer, hvordan modtagerens servere skal håndtere uautentificerede e-mails fra dit domæne. DMARC konfigureres for denvenlige afsenderadresse. Læs mere om DMARC i denne artikel.

E-mail-klient:den software, som modtagerne bruger til at se deres e-mails. Mange modtagere bruger ofte den samme e-mail-klient som deres udbyder af indbakketjeneste, men de kan være forskellige. For eksempel kan en modtager bruge Apple Mail til at se e-mails fra sin Gmail-indbakke.

E-mail-headere: skjulte metadata i en modtaget e-mail. Disse metadata indeholder tekniske oplysninger om, hvordan e-mailen blev sendt, samt dens autentificering.

E-mail-afsenderdomæne: det domæne, der bruges i"Fra"-adressen på dine marketing-e-mails. E-mails, der sendes fra indbakken "Samtaler" eller "En-til-en", bruger ikke dette domæne. Læs mere om at tilknytte et e-mail-afsenderdomæne.

Venlig afsenderadresse: den e-mailadresse, der er valgt somafsenderadresse i e-mailredigeringsprogrammet.

Indbakkeudbyder: entjeneste, der stiller en indbakke til rådighed for modtagerens e-mails. Populære indbakkeudbydere omfatter Gmail, Yahoo og Outlook.

Returstidomæne: Domænet for det netværk, der sender e-mailen. Dette kan afvige fraafsenderadressen, når du bruger HubSpot. Dette kan ikke tilpasses af afsendere på HubSpots delte netværk, men kan tilpasses, hvis du har købt tillægsmodulet til dedikeret IP eller tillægsmodulet til transaktions-e-mails.

Roddomæne: domænenavnet på din organisations hjemmeside eller e-mailadresse. Det indeholderikkewww foran navnet. For eksempel har URL'en www.hubspot.com hubspot.com som roddomæne. Dette kan også kaldes organisationsdomænet eller hoveddomænet.

SMTP: et netværksprotokol (Simple Mail Transfer Protocol), der bruges af e-mailservere til at overføre meddelelser mellem hinanden. Når du sender en e-mail i et af HubSpots e-mailværktøjer, åbnes der en session med hver af modtagerens e-mailservere. Disse forbindelser kaldes SMTP-transaktioner.

SPF: en standard for e-mail-autentificering (Sender Policy Framework), der bruges til at verificere, at e-mails fra dit domæne forventes at blive sendt fra et eksternt e-mail-afsendelsesnetværk (f.eks. HubSpot). SPF konfigureres typisk forreturstedsdomænet. Læs mere om konfiguration af SPF i denne artikel.

SPF-overensstemmelse:Et yderligere aspekt af SPF, hvor både denvenlige afsenderadresse og returstedsdomænet stemmer overens.

Underdomæne: den tekst, der går forud for din organisations navn i din webadresses URL. Ved indholdshosting er det mest almindelige underdomæne www. E-mail-afsenderdomæner kræver ikke et underdomæne, men kan ofte drage fordel af at have et. For eksempel har help@emails.hubspot.com emails som underdomæne.