HubSpot에서 이메일 보내기 이해

HubSpot은 연락처와의 관계 유형과 이메일의 목표 도달 범위에 따라 연락처에게 이메일을 발송할 수 있는 다양한 도구를 제공합니다. 예를 들어, 귀사가 제공하는 특정 제품에 대해 더 자세히 알고 싶어 하는 신규 리드에게는 일대일 이메일을 보낼 수 있으며, 귀사의 최신 소식을 꾸준히 받아보고 싶어 하는 기존 고객에게는 뉴스레터를 홍보하는 마케팅 이메일을 보낼 수 있습니다.

이 문서는 HubSpot에서 이메일 발송이 어떻게 이루어지는지에 대한 안내서 역할을 합니다. 또한 이메일이 성공적으로 전달되도록 하고, 브랜드의 건전한 발송 평판을 유지하는 데 도움이 되는 중요한 요구 사항과 모범 사례 목록을 제공합니다.

마케팅 이메일 발송 이해하기

마케팅 이메일 도구를 사용하여 이메일을 보내거나 워크플로 도구를 사용하여 자동 이메일을 보낼 때, 이메일은 Google이나 Outlook과 같은 수신자의 이메일 서비스 제공업체(ISP)와 SMTP 연결을 열어 HubSpot의 자체 이메일 발송 네트워크를 통해 전송됩니다.

HubSpot은 항상 TLS 1.2를 사용하여 마케팅 및 트랜잭션 이메일을 전송하려고 시도합니다. 수신자의 서버가 이를 지원하지 않는 경우, HubSpot은 수신자가 허용하는 가장 높은 암호화 수준으로 자동으로 하향 조정합니다.

HubSpot의 이메일 전송 네트워크가 마케팅 또는 트랜잭션 이메일을 전송하면, ISP는 이메일을 검토하여 이메일을 보류, 거부 또는 수신자에게 전달할지 여부를 결정합니다.

ISP가 이메일을 수락, 거부 또는 보류하기로 결정하는 것은 발신자의 이메일 평판, 이메일이 적절하게 인증되었는지 여부, 이메일이 ISP의 지침 및 정책을 위반하는지 여부 등 여러 요인에 기반합니다. 수신자는 이메일이 수락되거나 거부되는 데 영향을 미치는 추가적인 이메일 보안 조치를 시행하고 있을 수 있습니다.

마케팅 이메일 발송 요건 이해하기

마케팅 이메일 도구는 HubSpot의 자체 이메일 전송 네트워크를 통해 이메일을 전송하므로, 이메일을 보낼 때마다 특정 요건이 적용됩니다. 이러한 요건을 충족할 수 없는 경우, 일대일 이메일이나 시퀀스를 통한 발송이 귀하의 사용 사례에 더 적합한지 고려해 보시기 바랍니다.

마케팅 이메일 도구를 사용하여 이메일을 보내는 모든 연락처는 다음 기준을 충족해야 합니다:

• 이들은 귀하의 조직에 직접 이메일 주소를 제공했습니다.
• 이들이 귀사에 직접 확인 가능한 수신 동의(opt-in)를 제공했습니다.
• 귀사의 이메일 수신을 거부하지 않았거나 다른 도구에서 귀사의 이메일을 스팸으로 표시하지 않았습니다.
• 마케팅 연락처로 표시되어 있습니다. 

또한 이메일의 의도와 내용이 오해를 불러일으키지 않도록 하는 것이 중요합니다. 일대일 커뮤니케이션으로 위장한 마케팅 이메일은 수신자의 ISP에 의해 스팸으로 표시될 가능성이 더 높으며, 허위 이름이나 제목을 사용하는 것은 HubSpot의 이용 약관을 위반하는 행위입니다.

이메일 발송 도메인 선택

마케팅 이메일 도구를 사용하여 이메일을 발송하기 시작할 때, 블로그, 웹사이트 페이지 또는 랜딩 페이지와 같은 콘텐츠를 호스팅하는 데 사용되는 서브도메인과 동일한 서브도메인에서 이메일을 발송해서는 안 된다는 점을 유의하십시오. 루트 도메인의 이메일 발송 평판을 보호하기 위해 이메일 발송 전용 서브도메인을 사용하는 것을 고려해야 합니다.

콘텐츠 호스팅과 이메일 발송에 동일한 도메인을 사용하려고 하거나, 해당 도메인에 대해 이미 CNAME 레코드를 연결한 경우, HubSpot에서 이메일 인증을 설정할 때 아래와 같이 '다른 곳에서 사용 중'이라는 오류가 발생합니다. 이때 다른 도메인을 선택하라는 메시지가 표시됩니다.

도메인과 서브도메인의 조합 예시는 아래에 나열되어 있습니다. 특정 도메인 용어가 익숙하지 않다면 이 문서 하단의 용어집을 참조하십시오.

공유 발신자 사용

전용 IP 또는 트랜잭셔널 이메일 애드온을 구매하지 않은 경우, 마케팅 이메일은 HubSpot의 공유 IP 주소를 통해 발송됩니다. 아래 표를 참고하여 조직에 적합한 이메일 발송 도메인을 결정하십시오:

전용 IP 발신자 사용

전용 IP 주소 애드온 또는 트랜잭셔널 이메일 애드온을 구매한 경우, 아래의 도메인 조합 예시를 확인하십시오:

인증 설정 

HubSpot 계정에서 적절한 인증을 설정하지 않으면, HubSpot은 발신 주소를 완성하기 위해 이메일 변수 도메인을 사용하게 되며, 이는 수신자의 ISP에 의심스러운 것으로 보일 수 있습니다. 적절한 인증을 설정하면 HubSpot이 이메일 헤더에 정보를 추가하여 귀하의 도메인이 HubSpot에 귀하를 대신하여 이메일을 발송할 권한을 부여했음을 증명할 수 있습니다.

인증에는 HubSpot 계정의 도메인 설정에서 DKIM, SPF 및 DMARC를 구성하는 과정이 포함됩니다. 

마케팅 이메일 성과 분석

마케팅 이메일을 발송한 후에는 이메일 성과 페이지에서 결과를 분석하고 이메일이 성공적으로 전달되었는지 확인할 수 있습니다. 제공되는 집계 지표와 함께, '수신자' 탭에서 각 수신자의 전달 결과를 검토하고 다양한 결과 유형 중 하나를 클릭하여 확인할 수도 있습니다.

타임아웃 이해하기

ISP가 HubSpot의 연결 요청에 응답하지 않는 경우, 해당 이메일은 반송된 것으로 간주되지 않습니다. 대신 이메일 성과 페이지의 '전송되지 않음' 섹션에 표시됩니다. 이러한 연락처는 향후 발송 대상에서 제외되지 않습니다.

반송 이해하기

ISP가 이메일을 거부하면 반송으로 간주됩니다. ISP는 반송 코드와 해당 사유를 제공합니다. 일부 반송 코드는 '하드 반송(hard bounce)'이라 불리는 영구적 반송을 나타내는 반면, 다른 코드는 '소프트 반송(soft bounce)'이라 불리는 일시적 반송을 나타냅니다. 이 반송 코드는 HubSpot에서 '알 수 없는 사용자','정책','스팸'과 같은 관련 범주에 할당됩니다. 다양한 유형의 반송에 대해 자세히 알아보세요.

지연(Deferral) 이해하기

ISP가 이메일을 거부할 때, 해당 이메일이 도착한 시점에는 수신할 수 없는 상태입니다. 이 경우 ISP는 HubSpot에 지연 사유를 제공합니다. 사유에 따라 HubSpot은 ISP가 이메일을 수락하거나 거부할 때까지, 또는 최초 시도 시점부터 72시간이 경과할 때까지 발송을 계속 재시도합니다. 이메일이 일단 지연 처리되면 해당 수신자에게 대한 발송을 수동으로 중지할 수 없습니다. 

전달된 이메일 이해하기

ISP가 HubSpot에서 보낸 이메일을 수락하면, 해당 이메일은 '전달됨'으로 표시되며, 이는 HubSpot이 발송 과정을 더 이상 확인할 수 없음을 의미합니다. 이후 ISP는 수락된 이메일을 받아 기본 수신함, 프로모션, 스팸, 격리함 또는 다른 수신함 중 어디로 분류할지 결정합니다. ISP가 항상 발신자에게 수신함 배치 결과를 보고하는 것은 아니므로, HubSpot은 배치 정보에 대한 보고 데이터를 제공할 수 없습니다.

수신자가 배달된 이메일을 찾지 못할 수 있는 이유에 대해 자세히 알아보세요. 

기본 수신함 배달 이해하기

발신자의 발송 평판이 양호하고, 수신자가 해당 도메인의 이메일을 수신함에서 우선순위로 지정했음을 보여준 경우, 수락된 이메일이 기본 수신함에 포함될 가능성이 더 높습니다. 수신자는 이메일을 열거나, 클릭하거나, 즐겨찾기에 추가하거나, 답장하거나, 전달함으로써 해당 이메일을 우선순위로 지정했음을 나타냅니다. 확인 가능한 수신 동의가 있는 연락처에게만 이메일을 보내고, 참여도가 낮은 연락처는 제외하는 것이 매우 중요합니다.

스팸 수신함 분류 이해하기

발신자가 적절한 수신 동의 출처 지침을 따르지 않았거나, 정기적으로 비활성 연락처에게 이메일을 발송했거나, 의심스러운 이메일 콘텐츠나 링크를 포함시킨 경우, 해당 이메일은 스팸 또는 기타 필터링된 수신함으로 분류될 가능성이 높습니다.

이메일이 수신되었으나 스팸으로 분류된 경우, 복구 계획을 통해 이메일 발송 평판을 개선하는 것이 좋습니다.

일대일 이메일 발송 이해하기

대화 받은 편지함, 시퀀스 도구 또는 연락처 레코드의 일대일 이메일과 같이 연결된 받은 편지함을 통해 발송되는 이메일은 HubSpot의 이메일 발송 네트워크나 마케팅 이메일에 사용되는 이메일 발송 도메인을 사용하지 않습니다. 대신, 연결된 받은 편지함의 네트워크를 통해 발송됩니다.

받은 편지함을 HubSpot에 연결하면, 귀사는 HubSpot이 귀사의 이메일 발송 네트워크를 사용하여 이메일을 보낼 수 있도록 권한을 부여하게 됩니다. 예를 들어, Outlook이 귀하의 받은 편지함 제공업체인 경우, Outlook의 발송 네트워크를 통해 발송이 완료됩니다.

연결된 수신함에서 발송을 시작하면 HubSpot은 수신함 제공업체와 연결을 시도합니다. 수신함 제공업체가 이메일을 수락하면 수신자의 수신함으로 이메일을 전달하려고 시도합니다. 이메일이 지연되거나 반송되거나 기타 이유로 발송이 완료되지 못한 경우,발신자 주소로 반송 이메일을 받을 수 있습니다. 수신함 제공업체가 이 정보를 공유하는 방식에 따라 HubSpot은 관련 전달 문제를 보고하지 못할 수도 있습니다.

대화용 수신함을 사용하고 싶지만 수신함을 HubSpot에 연결할 수 없는 경우, HubSpot 호스팅 수신함을 설정할 수도 있습니다. 설정이 완료되면 모든 발송은 HubSpot의 이메일 발송 네트워크를 통해 이루어집니다. 전용 IP 애드온 또는 트랜잭셔널 이메일 애드온을 구매한 경우, HubSpot 호스팅 받은 편지함에서 발송된 이메일도 귀하의 전용 IP 주소를 사용합니다. 이 HubSpot 호스팅 받은 편지함은 '대화' 받은 편지함에서만 사용할 수 있으며, 연락처 레코드에서 발송되는 일대일 이메일에는 사용할 수 없습니다. 

마케팅 커뮤니케이션 수신을 거부한 연락처에게도 연락처 기록이나 대화 수신함에서 일대일 이메일을 보낼 수 있습니다. 

이메일 발송 용어집

다음은 이메일 발송과 관련된 일반적인 용어들의 정의입니다. 기타 HubSpot 용어 및 개념에 대한 정의는 HubSpot 용어집을 참조하십시오 .

BIMI: 이메일 사양(Brand Indicators for Message Identification)으로, 이메일 발신자가 보낸 이메일에 대한 브랜드 인지도와 신뢰도를 높일 수 있는 선택적 방법을 제공합니다. 설정하면 지원되는 수신함 제공업체에서 인증된 메시지 옆에 브랜드 로고가 표시됩니다.

전달률: 스팸이나 정크 메일과 같은 필터링된 수신함 대신 수신자의 기본 수신함에 도달하는 능력입니다.

DKIM: 이메일 전송 네트워크가 귀하의 도메인을 대신하여 이메일을 보낼 권한이 있는지 확인하는 데 사용되는 이메일 인증 표준(DomainKeys Identified Mail)입니다. DKIM은 일반적으로'Friendly From' 주소에 대해 설정됩니다. 이 기사에서 DKIM에 대해 자세히 알아보세요.

DKIM 정렬:'Friendly From' 주소와 리턴 경로 도메인이 모두 일치하는 DKIM의 추가적인 측면입니다.

DMARC: 수신자 서버가 귀하의 도메인에서 발송된 인증되지 않은 이메일을 어떻게 처리해야 하는지 지정하는 이메일 인증 프로토콜(Domain-based Message Authentication, Reporting, and Conformance)입니다. DMARC는'Friendly From' 주소에 대해 설정됩니다. 이 문서에서 DMARC에 대해 자세히 알아보세요.

이메일 클라이언트:수신자가 이메일을 확인하는 데 사용하는 소프트웨어입니다. 많은 수신자가 수신함 서비스 제공업체와 동일한 이메일 클라이언트를 사용하지만, 서로 다를 수도 있습니다. 예를 들어, 수신자가 Apple Mail을 사용하여 Gmail 수신함의 이메일을 확인할 수 있습니다.

이메일 헤더: 수신된 이메일 내에 숨겨진 메타데이터입니다. 이 메타데이터에는 이메일이 전송된 방식과 인증에 관한 기술적 정보가 포함되어 있습니다.

이메일 발신 도메인: 이메일의'보낸 사람' 주소에 사용되는 도메인입니다. 이 문서의 단계를 따라 HubSpot에서 DKIM 인증을 설정하여 이메일 발신 도메인을 연결할 수 있습니다.

친숙한 발신자 주소: 이메일 편집기에서'보낸 사람' 주소 로 선택한 이메일 주소입니다.

수신함 서비스 제공업체( ISP): 수신자의 이메일을 위한 수신함을 제공하는 서비스입니다. 대표적인 ISP로는 Gmail, Yahoo, Outlook 등이 있습니다.

리턴 경로 도메인: 이메일 발송 네트워크의 도메인입니다. HubSpot을 사용할 경우'보낸 사람' 주소 와 다를 수 있습니다. HubSpot의 공유 네트워크를 사용하는 발신자는 이를 사용자 지정할 수 없지만, 전용 IP 애드온 또는 트랜잭셔널 이메일 애드온을 구매한 경우 사용자 지정할 수 있습니다.

루트 도메인: 조직의 웹사이트 또는 이메일 주소의 도메인 이름입니다. 이름 앞에www가포함되지 않습니다. 예를 들어, URL www.hubspot.com의 루트 도메인은 hubspot.com입니다. 이는 조직 도메인 또는 메인 도메인이라고도 합니다.

SMTP: 이메일 서버 간에 메시지를 전송하는 데 사용되는 네트워킹 언어(Simple Mail Transfer Protocol)입니다. HubSpot의 이메일 도구 중 하나를 사용하여 이메일을 보낼 때, 수신자의 각 이메일 서버와 세션이 열립니다. 이러한 연결을 SMTP 트랜잭션이라고 합니다.

SPF: 귀하의 도메인에서 발송된 이메일이 외부 이메일 전송 네트워크(예: HubSpot)를 통해 전송될 것으로 예상되는지 확인하는 데 사용되는 이메일 인증 표준(Sender Policy Framework)입니다. SPF는 일반적으로반송 경로 도메인에 대해 설정됩니다. 이 문서에서 SPF 설정에 대해 자세히 알아보세요.

SPF 정렬:'Friendly from' 주소와리턴 경로 도메인이모두일치하는SPF의 추가적인 측면입니다.

서브도메인: 웹사이트 URL에서 조직 이름 앞에 오는 텍스트입니다. 콘텐츠 호스팅의 경우 가장 일반적인 서브도메인은 www입니다. 이메일 발송 도메인에는 서브도메인이 필수는 아니지만, 서브도메인을 설정하면 종종 이점이 있습니다. 예를 들어, help@emails.hubspot.com의 경우 emails가 서브도메인입니다.