Lär dig mer om hur man skickar e-post i HubSpot

HubSpot erbjuder flera verktyg för att skicka e-postmeddelanden till dina kontakter, beroende på vilken typ av relation de har till ditt företag och vilken målgrupp du vill nå med dina e-postmeddelanden. Du kan till exempel skicka ett personligt e-postmeddelande till en ny potentiell kund som är intresserad av att lära sig mer om en specifik produkt som du erbjuder, eller så kan du skicka ett marknadsföringsmeddelande som marknadsför ett nyhetsbrev till befintliga kunder som vill hålla sig informerade om de senaste erbjudandena från ditt företag.

Den här artikeln fungerar som en guide till hur e-postutskick fungerar i HubSpot. Den innehåller också en lista över viktiga krav och bästa praxis som du bör tänka på för att säkerställa att dina e-postmeddelanden levereras framgångsrikt och för att hjälpa dig att upprätthålla ett gott rykte för ditt varumärke när det gäller utskick.

Förstå hur marknadsföringsmejl skickas

Marknadsföringsmejl är mejl som skickas till flera mottagare i marknadsföringssyfte, till exempel nyhetsbrev och blogguppdateringar. 

När du skickar ett e-postmeddelande med hjälp av verktyget för marknadsföringsmejl eller ett automatiserat e-postmeddelande med hjälp av verktyget för arbetsflöden skickas det via HubSpots eget nätverk för e-postutskick genom att en SMTP-anslutning öppnas till mottagarens e-postleverantör (ISP), till exempel Google eller Outlook.

HubSpot försöker alltid skicka marknadsförings- och transaktionsmejl med TLS 1.2. Om mottagarens server inte stöder detta kommer HubSpot automatiskt att skala ner till den högsta krypteringsnivån som mottagaren tillåter.

När HubSpots e-postnätverk har skickat ett marknadsförings- eller transaktionsmeddelande granskar e-postleverantören meddelandet och beslutar om det ska skjutas upp, avvisas eller levereras till den avsedda mottagaren.

En internetleverantörs beslut att acceptera, avvisa eller skjuta upp ett e-postmeddelande baseras på många faktorer, till exempel avsändarens e-postrykte, om e-postmeddelandet är korrekt autentiserat och om det bryter mot någon av internetleverantörens riktlinjer och policyer. Mottagare kan ha ytterligare säkerhetsåtgärder för e-post som påverkar om ett e-postmeddelande accepteras eller avvisas.

När ett e-postmeddelande väl har skickats kan dess innehåll inte ändras för de mottagare som redan har tagit emot det. 

Förstå kraven för att skicka marknadsföringsmejl

Eftersom verktyget för marknadsföringsmejl skickar via HubSpots eget nätverk för e-postutskick tillämpas vissa krav vid varje försök att skicka ett mejl. Om du inte kan uppfylla dessa krav bör du överväga om ett en-till-ett-mejl eller utskick via en sekvens passar bättre för ditt användningsfall.

Du bör endast skicka e-postmeddelanden från e-postadresser som är hostade på anslutna e-postdomäner eller från adresser som har verifierats.

Alla kontakter som du skickar e-post till med hjälp av verktyget för marknadsföringsmejl måste uppfylla följande kriterier:

• De har personligen lämnat sin e-postadress direkt till din organisation.
• De har personligen gett ett verifierbart samtycke direkt till din organisation.
• De har inte valt bort att ta emot e-post från din organisation eller markerat något av dina e-postmeddelanden som skräppost i ett annat verktyg.
• De har markerats som marknadsföringskontakter. 
• Om ditt konto har åtkomst till prenumerationstyper är kontakterna prenumeranter på den prenumerationstyp som är kopplad till det marknadsföringsmejl som skickas. 

Det är också viktigt att se till att syftet och innehållet i ditt e-postmeddelande inte är vilseledande. Marknadsföringsmejl som är förklädda som en-till-en-kommunikation löper större risk att flaggas som skräppost av mottagarens internetleverantör, medan användning av falskt namn eller ämnesrad strider mot HubSpots policy för godtagbar användning.

Välj en e-postdomän

För din e-postdomän rekommenderas att du väljer en unik underdomän som är separat från den underdomän där du hostar sidor och blogginlägg. Om du försöker ansluta en e-postdomän som redan används för att hosta innehåll kommer ett felmeddelande att visas. Dukan också använda din rotdomän, så länge den inte används för att hosta innehåll. 

E-postdomäner används endast för marknadsförings- och transaktionsmeddelanden. Personliga e-postmeddelanden och e-postmeddelanden som skickas från konversationsinkorgen använder den e-postadress som är kopplad till dessa verktyg. 

Nedan listas några exempel på kombinationer av domäner och underdomäner. Om du inte är bekant med vissa domäntermer kan du slå upp dem i ordlistan längst ner i den här artikeln.

Använd delade avsändare

Om du inte har köpt tilläggsfunktionerna Dedikerad IP eller Transaktionsmejl skickas marknadsföringsmejl via HubSpots delade IP-adresser. Granska tabellen nedan för att hjälpa dig att bestämma vilken e-postavsändningsdomän som är lämplig för din organisation:

Använd dedikerade IP-avsändare

Om du har köpt tillägget Dedicated IP-adress eller tillägget Transaktionsmejl, granska följande exempel på domänkombinationer nedan:

Konfigurera autentisering 

Om du inte konfigurerar korrekt autentisering i ditt HubSpot-konto kommer HubSpot att använda en variabel e-postdomän som avsändaradress för att slutföra sändningen, vilket kan uppfattas som misstänkt av mottagarens internetleverantör. Genom att konfigurera korrekt autentisering kan HubSpot lägga till information i e-postrubrikerna för att bevisa att din domän har gett HubSpot tillstånd att skicka e-post å dina vägnar.

Autentisering innebär att du konfigurerar DKIM, SPF och DMARC i domäninställningarna för ditt HubSpot-konto och sedan uppdaterar dina DNS-poster. 

Analysera resultatet för marknadsföringsmejl

När du har skickat ett marknadsföringsmejl kan du analysera resultaten och se om mejlet levererades framgångsrikt på sidan för mejlprestanda. Förutom de sammanställda mätvärdena kan du också granska leveransresultatet för varje mottagare på fliken Mottagare och sedan klicka på någon av de olika resultattyperna.

Användning av data om e-postengagemang

HubSpot använder data om e-postengagemang som samlas in av pixlar och annan spårningsteknik för att underhålla plattformen. Detta kan omfatta stöd för HubSpots nätverk för e-postutskick, hantering av direkta konsultförfrågningar, felsökning av kundproblem och tillämpning av HubSpots policyer.

HubSpot kan också använda data om e-postengagemang som skickas från HubSpots nätverk för e-postutskick för att träna AI-modeller som hjälper HubSpot att identifiera inaktuella eller ogiltiga kontaktuppgifter i HubSpots kommersiella dataset. Läs mer om hur du väljer bort HubSpots AI-modellträning. 

Tidsgränser

Om en internetleverantör inte svarar på HubSpots anslutningsförfrågan betraktas e-postmeddelandet inte som returnerat. Istället visas det i avsnittet ”Ej skickade” på sidan för e-postprestanda. Dessa kontakter är fortfarande berättigade till framtida utskick.

Returer

När en internetleverantör avvisar e-postmeddelandet betraktas det som en retur. Internetleverantören tillhandahåller en returkod och motsvarande orsak. Vissa returkoder anger en permanent retur, så kallad ”hard bounce”, medan andra anger en tillfällig retur, så kallad ”soft bounce”. Returkoden tilldelas en associerad kategori i HubSpot, till exempel ”Okänd användare”,”Policy” eller”Spam”. Läs mer om de olika typerna av returer.

Uppskjutningar

När en internetleverantör avvisar ett e-postmeddelande kan de inte ta emot det just när det anländer. Om detta inträffar tillhandahåller de HubSpot en anledning till uppskjutningen. Beroende på anledningen fortsätter HubSpot att försöka skicka meddelandet tills internetleverantören accepterar eller avvisar det, eller tills 72 timmar har förflutit sedan det första försöket. När ett e-postmeddelande har skjutits upp kan utskicket inte stoppas manuellt till dessa mottagare. 

Levererade e-postmeddelanden

När en internetleverantör accepterar ett e-postmeddelande från HubSpot markeras det som levererat, vilket innebär att HubSpots insyn i sändningsprocessen upphör. Internetleverantören tar sedan emot det accepterade e-postmeddelandet och avgör om det ska filtreras till huvudinkorgen, kampanjer, skräppost, karantän eller en annan inkorg. Internetleverantörer rapporterar inte alltid placeringen i inkorgen till avsändarna, så HubSpot kan inte tillhandahålla rapporteringsdata om placeringsinformation.

Läs mer om varför kontakter kanske inte kan hitta levererade e-postmeddelanden. 

Placering i huvudinkorgen

Ett accepterat e-postmeddelande har större sannolikhet att hamna i den primära inkorgen när avsändaren har ett gott rykte som avsändare och mottagarna har visat att e-postmeddelanden från din domän prioriteras i deras inkorg. Mottagarna visar att e-postmeddelanden prioriteras genom att öppna, klicka på, lägga till som favorit, svara på eller vidarebefordra ett e-postmeddelande. Det är avgörande att endast skicka e-post till kontakter med verifierat samtycke och att utesluta kontakter som inte visar engagemang.

Placering i skräppostmappen

Ett e-postmeddelande hamnar oftare i skräppostmappen eller en annan filtrerad inkorg om avsändaren inte har följt riktlinjerna för giltigt samtycke, regelbundet har skickat e-post till kontakter som inte visar engagemang eller har inkluderat misstänkt innehåll eller länkar i e-postmeddelandet.

Om dina e-postmeddelanden accepteras men sedan filtreras till skräppost kan du behöva förbättra ditt rykte som avsändare med hjälp av en åtgärdsplan. Läs mer om bästa praxis för e-postleverans.

Förstå hur man skickar personliga e-postmeddelanden

E-postmeddelanden som skickas via en ansluten inkorg, till exempel inkorgsfunktionen ”Konversationer”, verktyget för sekvenser eller en-till-en-meddelanden från kontaktposten, använder inte HubSpots nätverk för e-postutskick eller den domän som används för marknadsföringsmeddelanden. Istället skickas de via nätverket för den inkorg du har anslutit.

Genom att ansluta din inkorg till HubSpot ger du HubSpot tillstånd att skicka e-postmeddelanden via ditt företags nätverk för e-postutskick. Om du till exempel använder Outlook som inkorgsleverantör kommer Outlooks nätverk för e-postutskick att sköta utskicket.

När du initierar en sändning från en ansluten inkorg upprättar HubSpot en anslutning till din inkorgsleverantör. När inkorgsleverantören har accepterat e-postmeddelandet försöker de leverera det till mottagarens inkorg.

Eftersom din anslutna e-postleverantör slutför sändningen av e-postmeddelandet kan de tillämpa sina egna spamfilter, sändningsbegränsningar, fördröjningar eller tillfälliga begränsningar för postlådan. Om ditt e-postmeddelande skjuts upp, studsar tillbaka eller av någon annan anledning inte kan levereras kan du få ett returmeddelande till dinavsändaradress. Beroende på hur din e-postleverantör delar denna information kan HubSpot eventuellt inte rapportera tillbaka om det relaterade leveransproblemet.

Om du vill använda konversationsinkorgen men inte kan ansluta din inkorg till HubSpot kan du också konfigurera en inkorg som drivs av HubSpot. När den väl är konfigurerad kommer alla utskick att gå via HubSpots nätverk för e-postutskick. Om du har köpt tillägget för dedikerad IP-adress eller tillägget för transaktionsmeddelanden kommer e-postmeddelanden som skickas från en inkorg som drivs av HubSpot också att använda din dedikerade IP-adress. Denna inkorg som drivs av HubSpot kan endast användas i konversationsinkorgen, inte för en-till-en-e-postmeddelanden som de som skickas från kontaktposter. 

Kontakter som har valt bort marknadsföringsmeddelanden kan fortfarande få e-postmeddelanden från deras kontaktregister eller inkorgen för konversationer. 

Ordlista över termer för e-postutskick

Följande vanliga termer för e-postutskick definieras nedan. För definitioner av andra HubSpot-termer och begrepp, se HubSpots ordlista.

BIMI: en e-postspecifikation (Brand Indicators for Message Identification) som ger e-postavsändare ett valfritt sätt att öka varumärkeskännedomen och förtroendet för de e-postmeddelanden de skickar. När funktionen har konfigurerats visas ditt varumärkeslogotyp bredvid autentiserade meddelanden hos inkorgsleverantörer som stöder funktionen.

Leveransbarhet: förmågan att nå mottagarens primära inkorg istället för en annan filtrerad inkorg, såsom skräppost eller spam.

DKIM: en standard för e-postautentisering (DomainKeys Identified Mail) som används för att verifiera att ett nätverk som skickar e-post är auktoriserat att skicka e-post på din domäns vägnar. DKIM konfigureras vanligtvis för denvänliga avsändaradressen. Läs mer om DKIM i den här artikeln.

DKIM-överensstämmelse: en ytterligare aspekt av DKIM där både denvänliga avsändaradressen och domänen för returvägen stämmer överens.

DMARC: ett e-postautentiseringsprotokoll (Domain-based Message Authentication, Reporting, and Conformance) som anger hur mottagarens servrar ska hantera oautentiserade e-postmeddelanden från din domän. DMARC konfigureras för denvänliga avsändaradressen. Läs mer om DMARC i den här artikeln.

E-postklient:den programvara som mottagarna använder för att läsa sina e-postmeddelanden. Många mottagare använder ofta samma e-postklient som sin e-postleverantör, men de kan skilja sig åt. En mottagare kan till exempel använda Apple Mail för att läsa e-postmeddelanden från sin Gmail-inkorg.

E-postrubriker: dolda metadata i ett mottaget e-postmeddelande. Dessa metadata innehåller teknisk information om hur e-postmeddelandet skickades och dess autentisering.

E-postavsändningsdomän: den domän som används iavsändaradressen i dina marknadsföringsmejl. Mejl som skickas från konversationsinkorgen eller en-till-en använder inte denna domän. Läs mer om hur du ansluter en e-postavsändningsdomän.

Vänlig avsändaradress: den e-postadress som valts somavsändaradress i e-postredigeraren.

Inkorgleverantör: entjänst som tillhandahåller en inkorg för mottagarens e-postmeddelanden. Populära inkorgleverantörer är bland annat Gmail, Yahoo och Outlook.

Returvägsdomän: domänen för det nätverk som skickar e-postmeddelandet. Denna kan skilja sig frånavsändaradressen när du använder HubSpot. Den kan inte anpassas av avsändare på HubSpots delade nätverk, men kan anpassas om du har köpt tillägget för dedikerad IP-adress eller tillägget för transaktionsmeddelanden.

Rotdomän: domännamnet för din organisations webbplats eller e-postadress. Det inkluderarintewww framför namnet. Till exempel har URL:en www.hubspot.com hubspot.com som rotdomän. Detta kan även kallas organisationsdomän eller huvuddomän.

SMTP: ett nätverksprotokoll (Simple Mail Transfer Protocol) som används av e-postservrar för att överföra meddelanden mellan varandra. När du skickar ett e-postmeddelande i ett av HubSpots e-postverktyg öppnas en session med var och en av mottagarens e-postservrar. Dessa anslutningar kallas SMTP-transaktioner.

SPF: en standard för e-postautentisering (Sender Policy Framework) som används för att verifiera att e-postmeddelanden från din domän förväntas skickas från ett externt nätverk för e-postutskick (t.ex. HubSpot). SPF konfigureras vanligtvis förreturvägsdomänen. Läs mer om hur du konfigurerar SPF i den här artikeln.

SPF-överensstämmelse:en ytterligare aspekt av SPF där både denvänliga avsändaradressen ochreturvägsdomänen stämmer överens.

Underdomän: den text som föregår din organisations namn i webbadressen till din webbplats. För innehållshosting är den vanligaste underdomänen www. E-postdomäner kräver inte en underdomän, men kan ofta dra nytta av att ha en. Till exempel har help@emails.hubspot.com emails som underdomän.