Förstå e-postutskick i HubSpot

HubSpot erbjuder flera verktyg för att skicka e-post till dina kontakter, beroende på vilken typ av relation de har till ditt företag och vilken målgrupp du vill nå med dina e-postmeddelanden. Du kan till exempel skicka ett personligt e-postmeddelande till en ny potentiell kund som är intresserad av att lära sig mer om en specifik produkt du erbjuder, eller så kan du skicka ett marknadsföringsmejl som marknadsför ett nyhetsbrev till befintliga kunder som vill hålla sig uppdaterade om de senaste erbjudandena från ditt företag.

Den här artikeln fungerar som en guide till hur e-postutskick fungerar i HubSpot. Den innehåller också en lista över viktiga krav och bästa praxis som du bör tänka på för att säkerställa att dina e-postmeddelanden levereras framgångsrikt och hjälpa dig att upprätthålla ett gott rykte för ditt varumärke när det gäller utskick.

Förstå hur marknadsföringsmejl skickas

När du skickar ett e-postmeddelande med hjälp av verktyget för marknadsföringsmejl eller ett automatiserat e-postmeddelande med hjälp av verktyget för arbetsflöden skickas det via HubSpots eget nätverk för e-postutskick genom att en SMTP-anslutning öppnas med mottagarens e-postleverantör (ISP), till exempel Google eller Outlook.

HubSpot försöker alltid skicka marknadsförings- och transaktionsmejl med TLS 1.2. Om mottagarens server inte stöder det kommer HubSpot automatiskt att skala ner till den högsta krypteringsnivån som mottagaren tillåter.

När HubSpots e-postnätverk har skickat ett marknadsförings- eller transaktionsmeddelande granskar ISP:n e-postmeddelandet och beslutar om det ska skjutas upp, avvisas eller levereras till den avsedda mottagaren.

En internetleverantörs beslut att acceptera, avvisa eller skjuta upp ett e-postmeddelande baseras på många faktorer, såsom avsändarens e-postrykte, om e-postmeddelandet är korrekt autentiserat och om e-postmeddelandet bryter mot någon av internetleverantörens riktlinjer och policyer. Mottagare kan ha ytterligare säkerhetsåtgärder för e-post som påverkar om ett e-postmeddelande accepteras eller avvisas.

Förstå kraven för att skicka marknadsföringsmejl

Eftersom verktyget för marknadsföringsmejl skickar via HubSpots eget nätverk för e-postutskick tillämpas kraven vid varje försök att skicka ett mejl. Om du inte kan uppfylla dessa krav bör du överväga om ett en-till-ett-mejl eller utskick via en sekvens passar bättre för ditt användningsfall.

Alla kontakter som du skickar e-post till med hjälp av verktyget för marknadsföringsmejl måste uppfylla följande kriterier:

• De har personligen lämnat sin e-postadress direkt till din organisation.
• De har personligen gett verifierbart samtycke direkt till din organisation.
• De har inte valt bort att ta emot e-post från din organisation eller markerat något av dina e-postmeddelanden som skräppost i ett annat verktyg.
• De har markerats som marknadsföringskontakter. 

Det är också viktigt att se till att syftet och innehållet i ditt e-postmeddelande inte är vilseledande. Marknadsföringsmeddelanden som är förklädda som personliga meddelanden löper större risk att flaggas som skräppost av mottagarens internetleverantör, medan användning av falskt namn eller ämnesrad strider mot HubSpots policy för godtagbar användning.

Välj en domän för e-postutskick

När du börjar skicka e-postmeddelanden med verktyget för marknadsföringsmejl bör du tänka på att du inte bör planera att skicka e-post från samma underdomän som används för att hosta innehåll som din blogg, webbplats eller landningssidor. Du bör överväga att använda en underdomän som är specifik för din e-postutskick för att skydda din rotdomäns rykte när det gäller e-postutskick.

Om du försöker använda samma domän för både innehållshosting och e-postutskick, eller om du redan har kopplat en CNAME-post för den domänen, kommer du att få ett felmeddelande om att den används någon annanstans nedan när du konfigurerar din e-postautentisering i HubSpot. Du kommer att uppmanas att välja en annan domän.

Nedan listas några exempel på kombinationer av domäner och underdomäner. Om du inte är bekant med vissa domäntermer, vänligen se ordlistan längst ner i denna artikel.

Använd delade avsändare

Om du inte har köpt tilläggen för dedikerad IP eller transaktions-e-post skickas marknadsföringsmejl via HubSpots delade IP-adresser. Granska tabellen nedan för att hjälpa dig att bestämma vilken domän som ska användas för e-postutskick för din organisation:

Använd dedikerade IP-avsändare

Om du har köpt tillägget för dedikerad IP-adress eller tillägget för transaktionsmejl, granska följande exempel på domänkombinationer nedan:

Konfigurera autentisering 

Om du inte konfigurerar korrekt autentisering i ditt HubSpot-konto kommer HubSpot att använda en variabel e-postdomän som avsändaradress för att slutföra sändningen, vilket kan uppfattas som misstänkt av mottagarens internetleverantör. Genom att konfigurera korrekt autentisering kan HubSpot lägga till information i e-postrubrikerna för att bevisa att din domän har gett HubSpot tillstånd att skicka e-post å dina vägnar.

Autentisering innebär att du konfigurerar DKIM, SPF och DMARC i domäninställningarna för ditt HubSpot-konto. 

Analysera resultatet av marknadsföringsmejl

När du har skickat ett marknadsföringsmejl kan du analysera resultaten och se om mejlet levererades framgångsrikt på sidan för mejlprestanda. Förutom de sammanställda mätvärdena kan du också granska leveransresultatet för varje mottagare på fliken Mottagare och sedan klicka på någon av de olika resultattyperna.

Förstå timeouts

Om en internetleverantör inte svarar på HubSpots anslutningsförfrågan betraktas e-postmeddelandet inte som returnerat. Istället visas det i avsnittet Ej skickat på sidan för e-postprestanda. Dessa kontakter är fortfarande berättigade till framtida utskick.

Förstå studsar

När en internetleverantör avvisar e-postmeddelandet betraktas det som en studs. En internetleverantör tillhandahåller en studskod och motsvarande orsak. Vissa studskoder anger en permanent studs, kallad hård studs, medan andra anger en tillfällig studs, kallad mjuk studs. Denna studskod tilldelas en associerad kategori i HubSpot, till exempel Okänd användare,Policy ellerSpam. Läs mer om de olika typerna av studsar.

Förstå uppskjutningar

När en internetleverantör avvisar ett e-postmeddelande kan de inte ta emot e-postmeddelandet när det anländer. Om detta inträffar kommer de att ge HubSpot en anledning till uppskjutningen. Beroende på anledningen kommer HubSpot att fortsätta att försöka skicka e-postmeddelandet tills internetleverantören accepterar eller avvisar det, eller tills 72 timmar har gått sedan det första försöket. När ett e-postmeddelande har skjutits upp kan sändningen inte stoppas manuellt till dessa mottagare. 

Förstå levererade e-postmeddelanden

När en internetleverantör accepterar ett e-postmeddelande från HubSpot markeras det som levererat, vilket innebär att HubSpots insyn i sändningsprocessen upphör. Internetleverantören tar sedan det accepterade e-postmeddelandet och avgör om det ska filtreras till den primära inkorg, kampanjer, skräppost, karantän eller en annan inkorg. Internetleverantörer rapporterar inte alltid inkorgsplacering tillbaka till avsändarna, så HubSpot kan inte tillhandahålla rapporteringsdata om placeringsinformation.

Läs mer om att kontakter kanske inte kan hitta levererade e-postmeddelanden. 

Förstå placering i huvudinkorgen

Ett accepterat e-postmeddelande har större sannolikhet att hamna i den primära inkorgen när avsändaren har ett gott rykte som avsändare och mottagarna har visat att e-postmeddelanden från din domän är en prioritet i deras inkorg. Mottagarna visar att e-postmeddelanden är en prioritet genom att öppna, klicka på, lägga till som favorit, svara på eller vidarebefordra ett e-postmeddelande. Det är avgörande att endast skicka e-post till kontakter med verifierbart samtycke och att undvika kontakter som inte visar engagemang.

Förstå placering i skräppostmappen

Ett e-postmeddelande hamnar oftare i skräppost eller en annan filtrerad inkorg om avsändaren inte har följt riktlinjerna för giltigt samtycke, regelbundet har skickat e-post till kontakter som inte visar engagemang eller har inkluderat misstänkt innehåll eller länkar i e-postmeddelandet.

Om dina e-postmeddelanden accepteras men sedan filtreras till skräppost kan du behöva förbättra ditt rykte som avsändare med en reparationsplan.

Förstå hur man skickar personliga e-postmeddelanden

E-postmeddelanden som skickas via en ansluten inkorg, till exempel konversationsinkorgen, sekvensverktyget eller en-till-en-e-postmeddelanden från kontaktposten, använder inte HubSpots nätverk för e-postutskick eller den domän som används för marknadsföringsmeddelanden. Istället skickas de via nätverket för den inkorg du har anslutit.

Genom att ansluta din inkorg till HubSpot ger du HubSpot tillstånd att skicka e-postmeddelanden med hjälp av ditt företags nätverk för e-postutskick. Om Outlook till exempel är din inkorgsleverantör kommer Outlooks nätverk för e-postutskick att slutföra sändningen.

När du initierar en sändning från en ansluten inkorg upprättar HubSpot en anslutning till din inkorgsleverantör. När inkorgsleverantören har accepterat e-postmeddelandet försöker de leverera det till mottagarens inkorg. Om ditt e-postmeddelande skjuts upp, studsar tillbaka eller av någon annan anledning inte kan levereras kan du få ett returmeddelande till dinavsändaradress. Beroende på hur din inkorgsleverantör delar denna information kan det hända att HubSpot inte kan rapportera tillbaka om det aktuella leveransproblemet.

Om du vill använda konversationsinkorgen men inte kan ansluta din inkorg till HubSpot kan du också konfigurera en inkorg som hostas av HubSpot. När den är konfigurerad kommer alla utskick att gå via HubSpots nätverk för e-postutskick. Om du har köpt tillägget för dedikerad IP-adress eller tillägget för transaktions-e-post kommer e-postmeddelanden som skickas från en inkorg som hostas av HubSpot också att använda din dedikerade IP-adress. Denna inkorg som hostas av HubSpot kan endast användas i konversationsinkorgen, inte för en-till-en-e-postmeddelanden som de som skickas från kontaktposter. 

Kontakter som har valt att inte ta emot marknadsföringsmeddelanden kan fortfarande få personliga e-postmeddelanden skickade till sig via deras kontaktuppgifter eller konversationsinkorgen. 

Ordlista över termer för e-postutskick

Följande vanliga termer för e-postutskick definieras nedan. För definitioner av andra HubSpot-termer och begrepp, se HubSpot-ordlistan.

BIMI: en e-postspecifikation (Brand Indicators for Message Identification) som ger e-postavsändare ett valfritt sätt att öka varumärkeskännedomen och förtroendet för sina skickade e-postmeddelanden. När det har konfigurerats visas ditt varumärkeslogotyp bredvid autentiserade meddelanden hos inkorgleverantörer som stöder detta.

Leveransbarhet: förmågan att nå mottagarens primära inkorg istället för en annan filtrerad inkorg, såsom skräppost eller skräp.

DKIM: en standard för e-postautentisering (DomainKeys Identified Mail) som används för att verifiera att ett nätverk som skickar e-post är auktoriserat att skicka e-post på din domäns vägnar. DKIM konfigureras vanligtvis för denvänliga avsändaradressen. Läs mer om DKIM i den här artikeln.

DKIM-anpassning: en ytterligare aspekt av DKIM där både denvänliga avsändaradressen och returvägsdomänen stämmer överens.

DMARC: ett e-postautentiseringsprotokoll (Domain-based Message Authentication, Reporting, and Conformance) som anger hur mottagarens servrar ska hantera oautentiserade e-postmeddelanden från din domän. DMARC konfigureras för denvänliga avsändaradressen. Läs mer om DMARC i den här artikeln.

E-postklient:den programvara som mottagarna använder för att visa sina e-postmeddelanden. Många mottagare använder ofta samma e-postklient som sin inkorgstjänstleverantör, men de kan skilja sig åt. En mottagare kan till exempel använda Apple Mail för att visa e-postmeddelanden från sin Gmail-inkorg.

E-postrubriker: dold metadata i ett mottaget e-postmeddelande. Denna metadata innehåller teknisk information om hur e-postmeddelandet skickades och dess autentisering.

E-postavsändningsdomän: den domän som används iavsändaradressen för dina e-postmeddelanden. Du kan följa stegen i den här artikeln för att ansluta din e-postavsändningsdomän genom att konfigurera DKIM-autentisering i HubSpot.

Vänlig avsändaradress: den e-postadress som valts somavsändaradress i e-postredigeraren.

Inboxleverantör: entjänst som tillhandahåller en inkorg för mottagarens e-postmeddelanden. Populära inkorgleverantörer är bland annat Gmail, Yahoo och Outlook.

Returvägsdomän: domänen för det nätverk som skickar e-postmeddelandet. Denna kan skilja sig frånavsändaradressen när du använder HubSpot. Den kan inte anpassas av avsändare på HubSpots delade nätverk, men kan anpassas om du har köpt tillägget för dedikerad IP eller tillägget för transaktionsmeddelanden.

Rotdomän: domännamnet för din organisations webbplats eller e-postadress. Det inkluderarintewww framför namnet. Till exempel har URL:en www.hubspot.com hubspot.com som rotdomän. Detta kan också kallas organisationsdomän eller huvuddomän.

SMTP: ett nätverksprotokoll (Simple Mail Transfer Protocol) som används av e-postservrar för att överföra meddelanden mellan varandra. När du skickar ett e-postmeddelande i ett av HubSpots e-postverktyg öppnas en session med var och en av mottagarens e-postservrar. Dessa anslutningar kallas SMTP-transaktioner.

SPF: en standard för e-postautentisering (Sender Policy Framework) som används för att verifiera att e-postmeddelanden från din domän förväntas skickas från ett externt nätverk för e-postutskick (t.ex. HubSpot). SPF konfigureras vanligtvis förreturvägsdomänen. Läs mer om hur du konfigurerar SPF i den här artikeln.

SPF-anpassning:en ytterligare aspekt av SPF där både denvänliga avsändaradressen ochreturvägsdomänen stämmer överens.

Underdomän: texten som föregår din organisations namn i din webbadress. För innehållshosting är den vanligaste underdomänen www. E-postdomäner kräver inte en underdomän, men kan ofta dra nytta av att ha en. Till exempel har help@emails.hubspot.com e-post som underdomän.