Capire l'invio di e-mail in HubSpot

HubSpot offre diversi strumenti per inviare e-mail ai tuoi contatti, a seconda del tipo di rapporto che hanno con la tua azienda e del pubblico a cui desideri rivolgerti. Ad esempio, puoi inviare un'e-mail personalizzata a un nuovo potenziale cliente interessato a saperne di più su un prodotto specifico che offri, oppure puoi inviare un'e-mail di marketing per promuovere una newsletter ai clienti esistenti che desiderano rimanere informati sulle ultime offerte della tua organizzazione.

Questo articolo funge da guida su come funziona l'invio delle email in HubSpot. Fornisce inoltre un elenco di requisiti importanti e best practice da tenere a mente per garantire che le tue email vengano consegnate con successo e aiutarti a mantenere una reputazione di invio sana per il tuo marchio.

Comprendere l'invio di email di marketing

Quando invii un'e-mail utilizzando lo strumento per le e-mail di marketing o un'e-mail automatizzata utilizzando lo strumento dei flussi di lavoro, questa viene inviata attraverso la rete di invio e-mail di HubSpot aprendo una connessione SMTP con il provider di servizi di posta elettronica (ISP) del destinatario, come Google o Outlook.

HubSpot cerca sempre di inviare email di marketing e transazionali utilizzando TLS 1.2. Se il server del destinatario non lo supporta, HubSpot passerà automaticamente al livello di crittografia più alto consentito dal destinatario.

Una volta che la rete di invio e-mail di HubSpot ha inviato un'e-mail di marketing o transazionale, l'ISP esaminerà l'e-mail e deciderà se rinviare, rifiutare o consegnare l'e-mail al destinatario previsto.

La decisione di un ISP di accettare, rifiutare o rinviare un'e-mail si basa su molti fattori, come la reputazione e-mail del mittente, se l'e-mail è correttamente autenticata e se viola le linee guida e le politiche dell'ISP. I destinatari potrebbero avere in atto ulteriori misure di sicurezza e-mail che influiscono sull'accettazione o il rifiuto di un'e-mail.

Comprendere i requisiti per l'invio di email di marketing

Poiché lo strumento di email marketing invia tramite la rete di invio email di HubSpot, i requisiti vengono applicati ad ogni tentativo di invio di un'email. Se non sei in grado di soddisfare questi requisiti, potresti valutare se un'email one-to-one o l'invio tramite una sequenza sia più adatto al tuo caso d'uso.

Tutti i contatti a cui invii e-mail utilizzando lo strumento di e-mail di marketing devono soddisfare i seguenti criteri:

• Hanno fornito personalmente il proprio indirizzo e-mail direttamente alla tua organizzazione.
• Ha fornito personalmente il proprio consenso verificabile all'iscrizione direttamente alla tua organizzazione.
• Non hanno rinunciato a ricevere e-mail dalla tua organizzazione né hanno contrassegnato una delle tue e-mail come spam in un altro strumento.
• Sono stati contrassegnati come contatti di marketing. 

È inoltre importante assicurarsi che l'intento e il contenuto della tua email non siano fuorvianti. Le email di marketing mascherate da comunicazioni one-to-one sono più soggette a essere contrassegnate come spam dall'ISP del destinatario, mentre l'uso di un nome o di un oggetto falsi viola la Politica di utilizzo accettabile di HubSpot.

Seleziona un dominio di invio delle email

Quando inizi a inviare email utilizzando lo strumento di email marketing, tieni presente che non dovresti pianificare di inviare email dallo stesso sottodominio utilizzato per ospitare contenuti come il tuo blog, le pagine del sito web o le landing page. Dovresti considerare l'utilizzo di un sottodominio specifico per l'invio delle tue email per proteggere la reputazione di invio email del tuo dominio principale.

Se tenti di utilizzare lo stesso dominio sia per l’hosting dei contenuti che per l’invio di email, o se hai già collegato un record CNAME per quel dominio, quando configuri l’autenticazione email in HubSpot riceverai un messaggio di errore che indica che il dominio è già in uso altrove. Ti verrà richiesto di scegliere un dominio diverso.

Di seguito sono elencati alcuni esempi di combinazioni di domini e sottodomini. Se non hai familiarità con alcuni termini relativi ai domini, consulta il glossario in fondo a questo articolo.

Utilizza mittenti condivisi

Se non hai acquistato gli add-on IP dedicato o email transazionali, le email di marketing vengono inviate tramite gli indirizzi IP condivisi di HubSpot. Consulta la tabella qui sotto per aiutarti a decidere il dominio di invio email associato alla tua organizzazione:

Utilizza mittenti con IP dedicato

Se hai acquistato l'add-on per l'indirizzo IP dedicato o l'add-on per le email transazionali, consulta i seguenti esempi di combinazioni di domini:

Configura l'autenticazione 

Se non configuri un'autenticazione adeguata nel tuo account HubSpot, HubSpot utilizzerà un dominio variabile di posta elettronica come indirizzo del mittente per completare l'invio, il che potrebbe apparire sospetto all'ISP del destinatario. La configurazione di un'autenticazione adeguata consente a HubSpot di aggiungere informazioni alle intestazioni delle email per dimostrare che il tuo dominio ha autorizzato HubSpot a inviare email per tuo conto.

L'autenticazione comporta la configurazione di DKIM, SPF e DMARC nelle impostazioni del dominio del tuo account HubSpot. 

Analizza le prestazioni delle email di marketing

Dopo aver inviato un'e-mail di marketing, puoi analizzare i risultati e verificare se l'e-mail è stata consegnata con successo nella pagina delle prestazioni delle e-mail. Oltre alle metriche aggregate fornite, puoi anche esaminare il risultato di consegna per ciascun destinatario nella scheda Destinatari, quindi fare clic su uno qualsiasi dei diversi tipi di risultato.

Comprendere i timeout

Se un ISP non risponde alla richiesta di connessione di HubSpot, l'email non verrà considerata respinta. Apparirà invece nella sezione Non inviate della pagina delle prestazioni delle email. Questi contatti rimangono idonei per invii futuri.

Comprendere i bounce

Quando un ISP rifiuta l'email, si parla di bounce. L'ISP fornirà un codice di bounce e il motivo corrispondente. Alcuni codici di bounce indicano un bounce permanente, chiamato hard bounce, mentre altri indicano un bounce temporaneo, chiamato soft bounce. Questo codice di bounce verrà assegnato a una categoria associata in HubSpot, come Utente sconosciuto,Politica oSpam. Scopri di più sui diversi tipi di bounce.

Comprendere i rinvii

Quando un ISP rifiuta un'e-mail, non è in grado di accettarla nel momento in cui arriva. In questo caso, fornirà a HubSpot un motivo di differimento. A seconda del motivo, HubSpot continuerà a riprovare l'invio fino a quando l'ISP non accetterà o rifiuterà l'e-mail, oppure fino a quando non saranno trascorse 72 ore dal tentativo iniziale. Una volta che un'e-mail è stata differita, l'invio non può essere interrotto manualmente per quei destinatari. 

Comprendere le email consegnate

Una volta che un ISP accetta un'e-mail da HubSpot, questa verrà contrassegnata come consegnata, il che segna la fine della visibilità di HubSpot sul processo di invio. L'ISP prenderà quindi l'e-mail accettata e determinerà se filtrarla nella posta in arrivo principale, nelle promozioni, nello spam, in quarantena o in un'altra casella di posta. Gli ISP non sempre segnalano il posizionamento nella casella di posta ai mittenti, quindi HubSpot non può fornire dati di reportistica sulle informazioni di posizionamento.

Scopri di più sul fatto che i contatti potrebbero non essere in grado di individuare le email consegnate. 

Comprendere il posizionamento nella posta in arrivo principale

Un'e-mail accettata ha maggiori probabilità di essere inclusa nella casella di posta principale quando il mittente ha una reputazione di invio positiva e i destinatari hanno dimostrato che le e-mail provenienti dal tuo dominio sono una priorità per la loro casella di posta. I destinatari dimostrano che le e-mail sono una priorità aprendo, cliccando, aggiungendo ai preferiti, rispondendo o inoltrando un'e-mail. È fondamentale inviare e-mail solo ai contatti con un consenso verificabile e sopprimere i contatti non coinvolti.

Comprendere il posizionamento nella casella di posta spam

Un'e-mail ha maggiori probabilità di essere classificata come spam o di finire in un'altra casella filtrata se il mittente non ha seguito le linee guida relative al consenso di opt-in, ha inviato regolarmente e-mail a contatti inattivi o ha incluso contenuti o link sospetti.

Se le tue email vengono accettate ma poi filtrate come spam, potresti voler migliorare la tua reputazione di mittente con un piano di riparazione.

Comprendere l'invio di email one-to-one

Le email inviate tramite una casella di posta collegata, come la casella di posta delle conversazioni, lo strumento Sequenze o le email one-to-one dal record del contatto, non utilizzano la rete di invio email di HubSpot né il dominio di invio email utilizzato per le email di marketing. Vengono invece inviate tramite la rete della casella di posta che hai collegato.

Collegando la tua casella di posta a HubSpot, concedi a HubSpot l’autorizzazione a inviare email utilizzando la rete di invio email della tua azienda. Ad esempio, se Outlook è il tuo provider di casella di posta, sarà la rete di invio di Outlook a completare l’invio.

Quando avvii un invio da una casella di posta collegata, HubSpot stabilirà una connessione con il tuo provider di posta. Una volta che il provider di posta avrà accettato l'email, tenterà di consegnarla alla casella di posta del destinatario. Se la tua email viene rinviata, respinta o non può essere completata per altri motivi, potresti ricevere un'email di respinta al tuoindirizzo mittente. A seconda di come il tuo provider di posta condivide queste informazioni, HubSpot potrebbe non essere in grado di segnalare il problema di consegna associato.

Se desideri utilizzare la casella di posta delle conversazioni ma non riesci a collegare la tua casella di posta a HubSpot, puoi anche configurare una casella di posta ospitata da HubSpot. Una volta configurata, tutti gli invii passeranno attraverso la rete di invio e-mail di HubSpot. Se hai acquistato il componente aggiuntivo IP dedicato o il componente aggiuntivo e-mail transazionale, anche le e-mail inviate da una casella di posta ospitata da HubSpot utilizzeranno il tuo indirizzo IP dedicato. Questa casella di posta ospitata da HubSpot può essere utilizzata solo nella casella di posta delle conversazioni, non per le e-mail one-to-one come quelle inviate dai record dei contatti. 

Ai contatti che hanno rinunciato a ricevere comunicazioni di marketing è comunque possibile inviare e-mail personalizzate dalla loro scheda anagrafica o dalla casella di posta delle conversazioni. 

Glossario dei termini relativi all'invio di email

Di seguito sono definiti i seguenti termini comuni relativi all'invio di email. Per le definizioni di altri termini e concetti di HubSpot, consulta il Glossario di HubSpot.

BIMI: una specifica per le email (Brand Indicators for Message Identification) che offre ai mittenti un modo opzionale per aumentare il riconoscimento del marchio e la fiducia nelle email inviate. Una volta configurato, il logo del tuo marchio apparirà accanto ai messaggi autenticati nei provider di caselle di posta supportati.

Consegna: la capacità di raggiungere la casella di posta in arrivo principale di un destinatario invece di un'altra casella filtrata come spam o posta indesiderata.

DKIM: uno standard di autenticazione e-mail (DomainKeys Identified Mail) utilizzato per verificare che una rete di invio e-mail sia autorizzata a inviare e-mail per conto del tuo dominio. Il DKIM viene in genere configurato perl'indirizzo "Da" amichevole. Scopri di più sul DKIM in questo articolo.

Allineamento DKIM: un aspetto aggiuntivo di DKIM in cui sial'indirizzo "Da" amichevole che il dominio del percorso di ritorno corrispondono.

DMARC: un protocollo di autenticazione delle email (Domain-based Message Authentication, Reporting, and Conformance) che specifica come i server dei destinatari devono gestire le email non autenticate provenienti dal tuo dominio. Il DMARC viene configurato perl'indirizzo "Da" amichevole. Scopri di più sul DMARC in questo articolo.

Client di posta elettronica:il software che i destinatari utilizzano per visualizzare le loro e-mail. Molti destinatari utilizzano spesso lo stesso client di posta elettronica del loro provider di servizi di posta in arrivo, ma questi possono differire. Ad esempio, un destinatario può utilizzare Apple Mail per visualizzare le e-mail dalla propria casella di posta Gmail.

Intestazioni e-mail: metadati nascosti in un'e-mail ricevuta. Questi metadati contengono informazioni tecniche su come è stata inviata l'e-mail e sulla sua autenticazione.

Dominio di invio delle email: il dominio utilizzatonell'indirizzo "Da" delle tue email. Puoi seguire i passaggi descritti in questo articolo per collegare il tuo dominio di invio delle email configurando l'autenticazione DKIM in HubSpot.

Indirizzo "Da" personalizzato: l'indirizzo e-mail scelto comeindirizzo "Da" nell'editor di e-mail.

Provider di servizi di posta in arrivo: un servizio che fornisce una casella di posta in arrivo per le email dei tuoi destinatari. Tra i provider più diffusi figurano Gmail, Yahoo e Outlook.

Dominio del percorso di ritorno: il dominio della rete di invio delle email. Questo può differiredall'indirizzo "Da " quando si utilizza HubSpot. Non può essere personalizzato dai mittenti sulla rete condivisa di HubSpot, ma può essere personalizzato se hai acquistato l'add-on IP dedicato o l'add-on per le email transazionali.

Dominio principale: il nome di dominio del sito web o dell'indirizzo email della tua organizzazione.Non includewww davanti al nome. Ad esempio, l'URL www.hubspot.com ha hubspot.com come dominio principale. Questo può anche essere chiamato dominio dell'organizzazione o dominio principale.

SMTP: un linguaggio di rete (Simple Mail Transfer Protocol) utilizzato dai server di posta elettronica per trasmettere messaggi tra loro. Quando invii un'e-mail in uno degli strumenti di posta elettronica di HubSpot, viene aperta una sessione con ciascuno dei server di posta elettronica del destinatario. Queste connessioni sono denominate transazioni SMTP.

SPF: uno standard di autenticazione e-mail (Sender Policy Framework) utilizzato per verificare che le e-mail provenienti dal tuo dominio siano effettivamente inviate da una rete di invio e-mail esterna (ad esempio, HubSpot). L'SPF viene in genere configurato per ildominio del percorso di ritorno. Scopri di più sulla configurazione dell'SPF in questo articolo.

Allineamento SPF:un aspetto aggiuntivo dell’SPF in cui sial’indirizzo "Da" amichevole cheil dominio del percorso di ritorno corrispondono.

Sottodominio: il testo che precede il nome della tua organizzazione nell'URL del tuo sito web. Per l'hosting di contenuti, il sottodominio più comune è www. I domini di invio delle email non richiedono un sottodominio, ma spesso possono trarne vantaggio. Ad esempio, help@emails.hubspot.com ha emails come sottodominio.