E-mailverzending in HubSpot begrijpen

HubSpot biedt verschillende tools om e-mails naar je contacten te sturen, afhankelijk van de aard van hun relatie met je bedrijf en het beoogde bereik van je e-mails. Je kunt bijvoorbeeld een persoonlijke e-mail sturen naar een nieuwe lead die meer wil weten over een specifiek product dat je aanbiedt, of je kunt een marketingmail sturen waarin je een nieuwsbrief promoot naar bestaande klanten die op de hoogte willen blijven van het nieuwste aanbod van je organisatie.

Dit artikel dient als een gids voor hoe het versturen van e-mails in HubSpot werkt. Het bevat ook een lijst met belangrijke vereisten en best practices die u in gedachten moet houden om ervoor te zorgen dat uw e-mails succesvol worden afgeleverd, en om u te helpen een goede verzendreputatie voor uw merk te behouden.

Inzicht in het versturen van marketing-e-mails

Wanneer u een e-mail verstuurt met de marketing-e-mailtool of een geautomatiseerde e-mail met de workflows-tool, wordt deze verzonden via het eigen e-mailverzendingsnetwerk van HubSpot door een SMTP-verbinding te openen met de Internet Service Provider (ISP) van de ontvanger, zoals Google of Outlook.

HubSpot probeert marketing- en transactionele e-mails altijd via TLS 1.2 te verzenden. Als de server van de ontvanger dit niet ondersteunt, schakelt HubSpot automatisch terug naar het hoogste versleutelingsniveau dat de ontvanger toestaat.

Zodra het e-mailverzendingsnetwerk van HubSpot een marketing- of transactionele e-mail heeft verzonden, zal de ISP de e-mail beoordelen en beslissen of deze wordt uitgesteld, geweigerd of afgeleverd bij de beoogde ontvanger.

De beslissing van een ISP om een e-mail te accepteren, te weigeren of uit te stellen is gebaseerd op vele factoren, zoals de e-mailreputatie van de afzender, of de e-mail correct is geauthenticeerd en of de e-mail in strijd is met de richtlijnen en het beleid van de ISP. Ontvangers kunnen aanvullende e-mailbeveiligingsmaatregelen hebben die van invloed zijn op het al dan niet accepteren of weigeren van een e-mail.

Begrijp de vereisten voor het verzenden van marketing-e-mails

Omdat de marketing-e-mailtool gebruikmaakt van het eigen e-mailverzendingsnetwerk van HubSpot, worden bij elke poging om een e-mail te verzenden bepaalde vereisten gehandhaafd. Als u niet aan deze vereisten kunt voldoen, kunt u overwegen of een één-op-één-e-mail of verzending via een reeks beter past bij uw gebruikssituatie.

Alle contacten die je via de marketing-e-mailtool e-mailt, moeten aan de volgende criteria voldoen:

• Ze hebben hun e-mailadres persoonlijk rechtstreeks aan uw organisatie verstrekt.
• Ze hebben persoonlijk verifieerbare opt-in-toestemming rechtstreeks aan uw organisatie gegeven.
• Ze hebben zich niet afgemeld voor het ontvangen van e-mails van uw organisatie of een van uw e-mails als spam gemarkeerd in een andere tool.
• Ze zijn gemarkeerd als marketingcontacten. 

Het is ook belangrijk om ervoor te zorgen dat de intentie en inhoud van je e-mail niet misleidend zijn. Marketingmails die zijn vermomd als één-op-één-communicatie, worden eerder als spam gemarkeerd door de internetprovider van de ontvanger, terwijl het gebruik van een valse naam of onderwerpregel in strijd is met het beleid voor aanvaardbaar gebruik van HubSpot.

Selecteer een e-mailverzenddomein

Houd er bij het versturen van e-mails via de marketing-e-mailtool rekening mee dat u geen e-mails moet versturen vanaf hetzelfde subdomein dat wordt gebruikt voor het hosten van content zoals uw blog, webpagina's of landingspagina's. Overweeg een subdomein te gebruiken dat specifiek is voor het versturen van e-mails, om de reputatie van uw hoofddomein op dit gebied te beschermen.

Als je probeert hetzelfde domein te gebruiken voor zowel het hosten van content als het verzenden van e-mails, of als je al een CNAME-record voor dat domein hebt gekoppeld, krijg je bij het instellen van je e-mailverificatie in HubSpot de foutmelding dat het elders wordt gebruikt. Je wordt gevraagd een ander domein te kiezen.

Hieronder staan enkele voorbeelden van combinaties van domeinen en subdomeinen. Als u niet bekend bent met bepaalde domeintermen, raadpleeg dan de woordenlijst onderaan dit artikel.

Gebruik gedeelde afzenders

Als je de add-ons voor een dedicated IP of transactionele e-mail niet hebt aangeschaft, worden marketingmails verzonden via de gedeelde IP-adressen van HubSpot. Bekijk de onderstaande tabel om te bepalen welk e-mailverzendingsdomein bij jouw organisatie past:

Gebruik afzenders met een dedicated IP

Als je de add-on voor een dedicated IP-adres of de add-on voor transactionele e-mail hebt aangeschaft, bekijk dan de volgende voorbeelden van domeincombinaties:

Stel authenticatie in 

Als u geen correcte authenticatie instelt in uw HubSpot-account, gebruikt HubSpot een variabel e-maildomein als afzenderadres om de verzending te voltooien, wat verdacht kan overkomen bij de internetprovider van de ontvanger. Door correcte authenticatie in te stellen, kan HubSpot informatie toevoegen aan de e-mailheaders om aan te tonen dat uw domein HubSpot toestemming heeft gegeven om namens u te verzenden.

Authenticatie houdt in dat u DKIM, SPF en DMARC instelt in de domeininstellingen van uw HubSpot-account. 

De prestaties van marketing-e-mails analyseren

Nadat u een marketing-e-mail hebt verzonden, kunt u de resultaten analyseren en nagaan of de e-mail succesvol is afgeleverd op de pagina met e-mailprestaties. Naast de geaggregeerde statistieken kunt u ook het afleveringsresultaat voor elke ontvanger bekijken op het tabblad Ontvangers, door vervolgens op een van de verschillende resultaattypen te klikken.

Inzicht in time-outs

Als een ISP niet reageert op het verbindingsverzoek van HubSpot, wordt de e-mail niet als teruggestuurd beschouwd. In plaats daarvan verschijnt deze in het gedeelte Niet verzonden van de pagina met e-mailprestaties. Deze contacten blijven in aanmerking komen voor toekomstige verzendingen.

Bounces begrijpen

Wanneer een ISP de e-mail weigert, wordt dit beschouwd als een bounce. Een ISP verstrekt een bounce-code en de bijbehorende reden. Sommige bounce-codes duiden op een permanente bounce, een zogenaamde harde bounce, terwijl andere duiden op een tijdelijke bounce, een zogenaamde zachte bounce. Deze bounce-code wordt toegewezen aan een bijbehorende categorie in HubSpot, zoals Onbekende gebruiker,Beleid ofSpam. Lees meer over de verschillende soorten bounces.

Uitstel begrijpen

Wanneer een ISP een e-mail weigert, kan deze de e-mail op het moment van aankomst niet accepteren. Als dit gebeurt, geeft de ISP HubSpot een reden voor het uitstel. Afhankelijk van de reden blijft HubSpot de verzending herhalen totdat de ISP de e-mail accepteert of weigert, of totdat er 72 uur zijn verstreken sinds de eerste poging. Zodra een e-mail is uitgesteld, kan de verzending naar die ontvangers niet handmatig worden gestopt. 

Inzicht in bezorgde e-mails

Zodra een ISP een e-mail van HubSpot accepteert, wordt deze gemarkeerd als bezorgd, wat het einde markeert van HubSpot's zichtbaarheid in het verzendproces. De ISP neemt vervolgens de geaccepteerde e-mail en bepaalt of deze in de primaire inbox, promoties, spam, quarantaine of een andere inbox moet worden gefilterd. ISP's rapporteren de plaatsing in de inbox niet altijd terug aan afzenders, dus HubSpot kan geen rapportagegegevens over plaatsingsinformatie verstrekken.

Lees meer over het feit dat contactpersonen bezorgde e-mails mogelijk niet kunnen vinden. 

Inzicht in plaatsing in de primaire inbox

Een geaccepteerde e-mail wordt eerder in de primaire inbox opgenomen wanneer de afzender een goede verzendreputatie heeft en ontvangers hebben laten zien dat e-mails van uw domein een prioriteit zijn voor hun inbox. Ontvangers laten zien dat e-mails een prioriteit zijn door een e-mail te openen, erop te klikken, deze als favoriet te markeren, te beantwoorden of door te sturen. Het is cruciaal om alleen e-mails te sturen naar contacten met verifieerbare opt-in-toestemming en om niet-actieve contacten uit te sluiten.

Begrijp plaatsing in de spam-inbox

Een e-mail wordt eerder als spam of in een andere gefilterde inbox geplaatst als de afzender de richtlijnen voor opt-in-toestemming niet heeft gevolgd, regelmatig e-mails heeft gestuurd naar contacten die geen interactie vertonen, of verdachte e-mailinhoud of links heeft opgenomen.

Als uw e-mails worden geaccepteerd maar vervolgens in de spamfolder terechtkomen, kunt u uw reputatie als afzender verbeteren met een herstelplan.

Begrijp het verzenden van één-op-één-e-mails

E-mails die worden verzonden via een gekoppelde inbox, zoals de conversatie-inbox, de sequentietool of één-op-één-e-mails vanuit het contactrecord, maken geen gebruik van het e-mailverzendingsnetwerk van HubSpot of het e-mailverzendingsdomein dat wordt gebruikt voor marketing-e-mails. In plaats daarvan worden ze verzonden via het netwerk van de inbox die je hebt gekoppeld.

Door je inbox aan HubSpot te koppelen, geef je HubSpot toestemming om e-mails te versturen via het e-mailverzendingsnetwerk van je bedrijf. Als Outlook bijvoorbeeld je inboxprovider is, zal het verzendingsnetwerk van Outlook de verzending voltooien.

Wanneer je een verzending start vanuit een gekoppelde inbox, maakt HubSpot verbinding met je inboxprovider. Zodra de inboxprovider de e-mail accepteert, probeert deze de e-mail af te leveren in de inbox van de ontvanger. Als je e-mail wordt uitgesteld, teruggestuurd of om een andere reden niet kan worden afgeleverd, ontvang je mogelijk een teruggestuurde e-mail op jeafzenderadres. Afhankelijk van hoe je inboxprovider deze informatie deelt, kan het zijn dat HubSpot geen rapportage kan geven over het bijbehorende afleveringsprobleem.

Als je de conversatie-inbox wilt gebruiken, maar je kunt je inbox niet verbinden met HubSpot, kun je ook een door HubSpot gehoste inbox instellen. Zodra deze is geconfigureerd, verlopen alle verzendingen via het e-mailverzendingsnetwerk van HubSpot. Als je de add-on voor een toegewezen IP-adres of de add-on voor transactionele e-mail hebt aangeschaft, gebruiken e-mails die vanuit een door HubSpot gehoste inbox worden verzonden ook je toegewezen IP-adres. Deze door HubSpot gehoste inbox kan alleen worden gebruikt in de conversatie-inbox, niet voor één-op-één-e-mails zoals die worden verzonden vanuit contactrecords. 

Contactpersonen die zich hebben afgemeld voor het ontvangen van marketingberichten, kunnen nog steeds één-op-één-e-mails ontvangen vanuit hun contactgegevens of de inbox met gesprekken. 

Woordenlijst met termen voor het verzenden van e-mails

De volgende veelgebruikte termen met betrekking tot het verzenden van e-mails worden hieronder gedefinieerd. Raadpleeg de HubSpot-woordenlijst voor definities van andere HubSpot-termen en -concepten .

BIMI: een e-mailspecificatie (Brand Indicators for Message Identification) die e-mailverzenders een optionele manier biedt om de merkherkenning en het vertrouwen in hun verzonden e-mails te vergroten. Na configuratie verschijnt het logo van uw merk naast geauthenticeerde berichten bij ondersteunde inboxproviders.

Deliverability: het vermogen om de primaire inbox van een ontvanger te bereiken in plaats van een andere gefilterde inbox, zoals spam of junk.

DKIM: een e-mailverificatiestandaard (DomainKeys Identified Mail) die wordt gebruikt om te verifiëren dat een e-mailverzendend netwerk geautoriseerd is om e-mails namens uw domein te verzenden. DKIM wordt doorgaans ingesteld voor hetvriendelijke 'Van'-adres. Lees meer over DKIM in dit artikel.

DKIM-afstemming: een bijkomend aspect van DKIM waarbij zowel het'Friendly From'-adres als het retourpaddomein overeenkomen.

DMARC: een e-mailverificatieprotocol (Domain-based Message Authentication, Reporting, and Conformance) dat aangeeft hoe de servers van ontvangers niet-geverifieerde e-mails van uw domein moeten behandelen. DMARC wordt ingesteld voor het'Friendly From'-adres. Lees meer over DMARC in dit artikel.

E-mailclient:de software die ontvangers gebruiken om hun e-mails te bekijken. Veel ontvangers gebruiken vaak dezelfde e-mailclient als hun Inbox Service Provider, maar deze kunnen ook verschillen. Een ontvanger kan bijvoorbeeld Apple Mail gebruiken om e-mails uit zijn Gmail-inbox te bekijken.

E-mailheaders: verborgen metadata in een ontvangen e-mail. Deze metadata bevat technische informatie over hoe de e-mail is verzonden en de authenticatie ervan.

E-mailverzenddomein: het domein dat wordt gebruikt in het'Van'-adres van je e-mails. Je kunt de stappen in dit artikel volgen om je e-mailverzenddomein te koppelen door DKIM-authenticatie in HubSpot in te stellen.

Vriendelijk 'Van'-adres: het e-mailadres dat is gekozen als'Van'-adres in de e-maileditor.

Inbox-serviceprovider: een dienst die een inbox biedt voor de e-mails van je ontvanger. Populaire ISP's zijn onder andere Gmail, Yahoo en Outlook.

Domein van het retourpad: het domein van het e-mailverzendingsnetwerk. Dit kan afwijken van het'Van'-adres wanneer u HubSpot gebruikt. Dit kan niet worden aangepast door afzenders op het gedeelde netwerk van HubSpot, maar kan wel worden aangepast als u de add-on voor een toegewezen IP-adres of de add-on voor transactionele e-mail hebt aangeschaft.

Rootdomein: de domeinnaam van de website of het e-mailadres van je organisatie. Er staatgeenwww voor de naam. De URL www.hubspot.com heeft bijvoorbeeld hubspot.com als rootdomein. Dit wordt ook wel het organisatiedomein of hoofddomein genoemd.

SMTP: een netwerkprotocol (Simple Mail Transfer Protocol) dat door e-mailservers wordt gebruikt om berichten onderling uit te wisselen. Wanneer u een e-mail verstuurt via een van de e-mailtools van HubSpot, wordt er een sessie geopend met elk van de e-mailservers van de ontvanger. Deze verbindingen worden SMTP-transacties genoemd.

SPF: een e-mailverificatiestandaard (Sender Policy Framework) die wordt gebruikt om te verifiëren dat e-mails van uw domein naar verwachting worden verzonden vanuit een extern e-mailverzendingsnetwerk (bijv. HubSpot). SPF wordt doorgaans ingesteld voor hetretourpaddomein. Lees meer over het instellen van SPF in dit artikel.

SPF-afstemming:een bijkomend aspect van SPF waarbij zowel hetvriendelijke afzenderadres als hetretourpaddomein overeenkomen.

Subdomein: de tekst die voorafgaat aan de naam van uw organisatie in de URL van uw website. Voor contenthosting is het meest voorkomende subdomein www. E-mailverzendende domeinen hebben geen subdomein nodig, maar kunnen er vaak baat bij hebben. help@emails.hubspot.com heeft bijvoorbeeld e-mails als subdomein.