Inzicht in het versturen van e-mails in HubSpot

HubSpot biedt verschillende tools om e-mails naar je contacten te versturen, afhankelijk van de aard van hun relatie met je bedrijf en het beoogde bereik van je e-mails. Je kunt bijvoorbeeld een persoonlijke e-mail sturen naar een nieuwe lead die meer wil weten over een specifiek product dat je aanbiedt, of je kunt een marketingmail sturen waarin je een nieuwsbrief promoot naar bestaande klanten die op de hoogte willen blijven van de nieuwste aanbiedingen van je organisatie.

Dit artikel dient als handleiding voor het versturen van e-mails in HubSpot. Het bevat ook een lijst met belangrijke vereisten en best practices waarmee u rekening moet houden om ervoor te zorgen dat uw e-mails succesvol worden afgeleverd en om een goede verzendreputatie voor uw merk te behouden.

Inzicht in het versturen van marketing-e-mails

Marketing-e-mails zijn e-mails die voor promotionele doeleinden naar meerdere ontvangers worden verzonden, waaronder nieuwsbrieven en blogupdates. 

Wanneer je een e-mail verstuurt via de tool voor marketing-e-mails of een geautomatiseerde e-mail via de tool voor workflows, wordt deze verzonden via het eigen e-mailverzendingsnetwerk van HubSpot door een SMTP-verbinding tot stand te brengen met de Internet Service Provider (ISP) van de ontvanger, zoals Google of Outlook.

HubSpot probeert marketing- en transactionele e-mails altijd via TLS 1.2 te verzenden. Als de server van de ontvanger dit niet ondersteunt, schakelt HubSpot automatisch terug naar het hoogste versleutelingsniveau dat de ontvanger toestaat.

Zodra het e-mailverzendingsnetwerk van HubSpot een marketing- of transactionele e-mail heeft verzonden, beoordeelt de ISP de e-mail en beslist of deze wordt uitgesteld, geweigerd of afgeleverd bij de beoogde ontvanger.

De beslissing van een ISP om een e-mail te accepteren, te weigeren of uit te stellen is gebaseerd op vele factoren, zoals de e-mailreputatie van de afzender, of de e-mail correct is geauthenticeerd en of de e-mail in strijd is met de richtlijnen en het beleid van de ISP. Ontvangers kunnen aanvullende e-mailbeveiligingsmaatregelen hebben die van invloed zijn op het al dan niet accepteren of weigeren van een e-mail.

Zorg dat je de vereisten voor het versturen van marketing-e-mails begrijpt

Omdat de tool voor marketing-e-mails gebruikmaakt van het eigen e-mailverzendnetwerk van HubSpot, worden bij elke poging om een e-mail te verzenden bepaalde vereisten gehandhaafd. Als u niet aan deze vereisten kunt voldoen, kunt u overwegen of een één-op-één-e-mail of verzending via een reeks beter bij uw gebruikssituatie past.

Je mag alleen e-mails versturen vanaf e-mailadressen die worden gehost op gekoppelde e-mailverzenddomeinen, of vanaf geverifieerde e-mailadressen.

Alle contactpersonen aan wie je via de marketing-e-mailtool e-mails verstuurt, moeten aan de volgende criteria voldoen:

• Zij hebben hun e-mailadres persoonlijk en rechtstreeks aan uw organisatie verstrekt.
• Zij hebben persoonlijk en rechtstreeks aan uw organisatie verifieerbare toestemming (opt-in ) gegeven.
• Ze hebben zich niet afgemeld voor het ontvangen van e-mails van uw organisatie en hebben geen van uw e-mails in een andere tool als spam gemarkeerd.
• Ze zijn gemarkeerd als marketingcontacten. 
• Als uw account toegang heeft tot abonnementstypen, zijn de contactpersonen geabonneerd op het abonnementstype dat is gekoppeld aan de verzonden marketing-e-mail. 

Het is ook belangrijk om ervoor te zorgen dat de intentie en inhoud van je e-mail niet misleidend zijn. Marketing-e-mails die zijn vermomd als één-op-één-communicatie, worden eerder als spam gemarkeerd door de internetprovider van de ontvanger, terwijl het gebruik van een valse naam of onderwerpregel in strijd is met het beleid voor aanvaardbaar gebruik van HubSpot.

Kies een e-mailverzenddomein

Voor je e-mailverzenddomein moet je een uniek subdomein selecteren dat losstaat van het subdomein waarop je pagina’s en blogberichten host. Dit beschermt de reputatie van je hoofddomein voor het verzenden van e-mails. Als je een e-mailverzenddomein probeert te koppelen dat al wordt gebruikt voor het hosten van content, krijg je een foutmelding. 

E-mailverzenddomeinen worden uitsluitend gebruikt voor marketing- en transactionele e-mails. Voor één-op-één-e-mails en e-mails die vanuit de Conversations-inbox worden verzonden, wordt het e-mailadres gebruikt dat aan die tools is gekoppeld. 

Hieronder staan enkele voorbeelden van combinaties van domeinen en subdomeinen. Als u niet bekend bent met bepaalde domeintermen, raadpleeg dan de woordenlijst onderaan dit artikel.

Gebruik gedeelde afzenders

Als u de add-ons voor een eigen IP-adres of transactionele e-mail niet hebt aangeschaft, worden marketing-e-mails verzonden via de gedeelde IP-adressen van HubSpot. Bekijk de onderstaande tabel om te bepalen welk e-mailverzendingsdomein bij uw organisatie past:

Gebruik verzenders met een dedicated IP-adres

Als je de add-on voor een eigen IP-adres of de add-on voor transactionele e-mail hebt aangeschaft, bekijk dan de volgende voorbeelden van domeincombinaties:

Stel authenticatie in 

Als u geen correcte authenticatie instelt in uw HubSpot-account, gebruikt HubSpot een variabel e-maildomein als afzenderadres om de verzending te voltooien, wat door de internetprovider van de ontvanger als verdacht kan worden beschouwd. Door correcte authenticatie in te stellen, kan HubSpot informatie toevoegen aan de e-mailheaders om aan te tonen dat uw domein HubSpot toestemming heeft gegeven om namens u te verzenden.

Authenticatie houdt in dat je DKIM, SPF en DMARC instelt in de domeininstellingen van je HubSpot-account en vervolgens je DNS-records bijwerkt. 

De prestaties van marketing-e-mails analyseren

Nadat je een marketing-e-mail hebt verzonden, kun je op de pagina met e-mailprestaties de resultaten analyseren en nagaan of de e-mail succesvol is afgeleverd. Naast de weergegeven geaggregeerde statistieken kun je ook het afleveringsresultaat voor elke ontvanger bekijken op het tabblad Ontvangers, door vervolgens op een van de verschillende resultaattypen te klikken.

Gebruik van gegevens over e-mailbetrokkenheid

HubSpot gebruikt e-mailbetrokkenheidsgegevens die zijn verzameld door pixels en andere trackingtechnologieën om het platform te onderhouden. Dit kan onder meer betrekking hebben op het ondersteunen van het e-mailverzendingsnetwerk van HubSpot, het afhandelen van directe adviesaanvragen, het oplossen van klantproblemen en het handhaven van het beleid van HubSpot.

HubSpot kan e-mailbetrokkenheidsgegevens die via het e-mailverzendingsnetwerk van HubSpot worden verzonden, ook gebruiken om AI-modellen te trainen die HubSpot helpen verouderde of ongeldige contactgegevens in de commerciële dataset van HubSpot te identificeren. Lees meer over het afmelden voor de training van AI-modellen door HubSpot. 

Time-outs

Als een internetprovider niet reageert op het verbindingsverzoek van HubSpot, wordt de e-mail niet als teruggestuurd beschouwd. In plaats daarvan verschijnt deze in het gedeelte ‘Niet verzonden’ op de pagina met e-mailprestaties. Deze contacten blijven in aanmerking komen voor toekomstige verzendingen.

Bounces

Wanneer een internetprovider de e-mail weigert, wordt dit beschouwd als een bounce. Een internetprovider verstrekt een bounce-code en de bijbehorende reden. Sommige bounce-codes duiden op een permanente bounce, een zogenaamde ‘hard bounce’, terwijl andere duiden op een tijdelijke bounce, een zogenaamde ‘soft bounce’. Deze bounce-code wordt in HubSpot toegewezen aan een bijbehorende categorie, zoals ‘Onbekende gebruiker’,‘Beleid’ of‘Spam’. Lees meer over de verschillende soorten bounces.

Uitstel

Wanneer een internetprovider een e-mail weigert, kan deze de e-mail op het moment van aankomst niet accepteren. Als dit gebeurt, geeft de internetprovider HubSpot een reden voor het uitstel. Afhankelijk van de reden blijft HubSpot de verzending herhalen totdat de internetprovider de e-mail accepteert of weigert, of totdat er 72 uur zijn verstreken sinds de eerste poging. Zodra een e-mail is uitgesteld, kan de verzending naar die ontvangers niet handmatig worden gestopt. 

Aangebrachte e-mails

Zodra een ISP een e-mail van HubSpot accepteert, wordt deze gemarkeerd als bezorgd, waarmee het zicht van HubSpot op het verzendproces eindigt. De ISP neemt vervolgens de geaccepteerde e-mail in behandeling en bepaalt of deze in de primaire inbox, de promotiemap, de spamfolder, de quarantaine of een andere map moet worden gefilterd. ISP's rapporteren de plaatsing in de inbox niet altijd terug aan afzenders, dus HubSpot kan geen rapportagegegevens over plaatsingsinformatie verstrekken.

Lees meer over het feit dat contactpersonen bezorgde e-mails mogelijk niet kunnen vinden. 

Plaatsing in de primaire inbox

De kans dat een geaccepteerde e-mail in de primaire inbox terechtkomt, is groter wanneer de afzender een goede verzendreputatie heeft en ontvangers hebben laten zien dat e-mails van jouw domein prioriteit hebben in hun inbox. Ontvangers laten zien dat e-mails prioriteit hebben door een e-mail te openen, erop te klikken, deze als favoriet te markeren, te beantwoorden of door te sturen. Het is cruciaal om alleen e-mails te sturen naar contacten met verifieerbare opt-in-toestemming en om contacten zonder betrokkenheid uit te sluiten.

Plaatsing in de spam-inbox

Een e-mail wordt eerder als spam of in een andere gefilterde inbox geplaatst als de afzender de richtlijnen voor een geldige opt-in-toestemming niet heeft gevolgd, regelmatig e-mails heeft gestuurd naar contacten die geen interactie vertonen, of verdachte e-mailinhoud of links heeft opgenomen.

Als uw e-mails wel worden geaccepteerd maar vervolgens in de spamfolder terechtkomen, kunt u uw reputatie als afzender verbeteren met een herstelplan.

Inzicht in het versturen van één-op-één-e-mails

E-mails die worden verzonden via een gekoppelde inbox, zoals de inbox ‘Conversaties’, de tool ‘Sequenties’ of één-op-één-e-mails vanuit het contactrecord, maken geen gebruik van het e-mailverzendnetwerk van HubSpot of het e-mailverzenddomein dat voor marketingmails wordt gebruikt. In plaats daarvan worden ze verzonden via het netwerk van de inbox die je hebt gekoppeld.

Door je inbox aan HubSpot te koppelen, geef je HubSpot toestemming om e-mails te versturen via het e-mailverzendnetwerk van je bedrijf. Als Outlook bijvoorbeeld je inboxprovider is, zal het verzendnetwerk van Outlook de verzending voltooien.

Wanneer je een verzending start vanuit een gekoppelde inbox, maakt HubSpot verbinding met je inboxprovider. Zodra de inboxprovider de e-mail accepteert, probeert deze de e-mail af te leveren in de inbox van de ontvanger. Als je e-mail wordt uitgesteld, teruggestuurd of om een andere reden niet kan worden afgeleverd, ontvang je mogelijk een terugstuurbericht op je‘Van’-adres. Afhankelijk van hoe je inboxprovider deze informatie deelt, kan het zijn dat HubSpot geen rapportage kan geven over het bijbehorende afleveringsprobleem.

Als je de conversatie-inbox wilt gebruiken maar je inbox niet aan HubSpot kunt koppelen, kun je ook een door HubSpot gehoste inbox instellen. Zodra deze is geconfigureerd, verlopen alle verzendingen via het e-mailverzendnetwerk van HubSpot. Als je de add-on voor een dedicated IP-adres of de add-on voor transactionele e-mail hebt aangeschaft, maken e-mails die vanuit een door HubSpot gehoste inbox worden verzonden ook gebruik van je dedicated IP-adres. Deze door HubSpot gehoste inbox kan alleen worden gebruikt in de conversatie-inbox, niet voor één-op-één-e-mails zoals die worden verzonden vanuit contactrecords. 

Contacten die zich hebben afgemeld voor het ontvangen van marketingberichten, kunnen nog steeds één-op-één-e-mails ontvangen vanuit hun contactrecord of de 'Conversations'-inbox. 

Woordenlijst met termen voor e-mailverzending

De volgende veelgebruikte termen op het gebied van e-mailverzending worden hieronder gedefinieerd. Raadpleeg de HubSpot-woordenlijst voor definities van andere HubSpot-termen en -concepten .

BIMI: een e-mailspecificatie (Brand Indicators for Message Identification) die e-mailverzenders een optionele manier biedt om de merkherkenning en het vertrouwen in hun verzonden e-mails te vergroten. Na configuratie verschijnt het logo van je merk naast geauthenticeerde berichten bij ondersteunde inboxproviders.

Afleverbaarheid: het vermogen om de primaire inbox van een ontvanger te bereiken in plaats van een andere, gefilterde inbox zoals spam of ongewenste e-mail.

DKIM: een e-mailverificatiestandaard (DomainKeys Identified Mail) die wordt gebruikt om te verifiëren dat een e-mailverzendend netwerk bevoegd is om e-mails namens uw domein te verzenden. DKIM wordt doorgaans ingesteld voor het‘Friendly From’-adres. Lees meer over DKIM in dit artikel.

DKIM-afstemming: een aanvullend aspect van DKIM waarbij zowel het‘Friendly From’-adres als het domein van het retourpad overeenkomen.

DMARC: een e-mailverificatieprotocol (Domain-based Message Authentication, Reporting, and Conformance) dat bepaalt hoe de servers van ontvangers moeten omgaan met niet-geverifieerde e-mails afkomstig van uw domein. DMARC wordt ingesteld voor het'Friendly From'-adres. Lees meer over DMARC in dit artikel.

E-mailclient:de software die ontvangers gebruiken om hun e-mails te bekijken. Veel ontvangers gebruiken vaak dezelfde e-mailclient als hun e-mailprovider, maar deze kunnen ook verschillen. Een ontvanger kan bijvoorbeeld Apple Mail gebruiken om e-mails uit zijn Gmail-inbox te bekijken.

E-mailheaders: verborgen metagegevens in een ontvangen e-mail. Deze metagegevens bevatten technische informatie over hoe de e-mail is verzonden en over de authenticatie ervan.

E-mailverzenddomein: het domein dat wordt gebruikt in het‘Van’-adres van je marketing-e-mails. E-mails die vanuit de Conversations-inbox of één-op-één worden verzonden, gebruiken dit domein niet. Lees meer over het koppelen van een e-mailverzenddomein.

Vriendelijk ‘Van’-adres: het e-mailadres dat in de e-maileditor is gekozen als‘Van’-adres.

Inbox-serviceprovider: een dienst die een inbox aanbiedt voor de e-mails van je ontvangers. Populaire ISP's zijn onder andere Gmail, Yahoo en Outlook.

Domein van het retourpad: het domein van het netwerk dat de e-mail verstuurt. Dit kan afwijken van het‘Van’-adres wanneer je HubSpot gebruikt. Dit kan niet worden aangepast door afzenders op het gedeelde netwerk van HubSpot, maar kan wel worden aangepast als je de add-on voor een eigen IP-adres of de add-on voor transactionele e-mail hebt aangeschaft.

Rootdomein: de domeinnaam van de website of het e-mailadres van je organisatie. Hierbijwordtwww voor de naamweggelaten. Bijvoorbeeld: de URL www.hubspot.com heeft hubspot.com als rootdomein. Dit wordt ook wel het organisatiedomein of hoofddomein genoemd.

SMTP: een netwerkprotocol (Simple Mail Transfer Protocol) dat door e-mailservers wordt gebruikt om berichten onderling uit te wisselen. Wanneer je een e-mail verstuurt via een van de e-mailtools van HubSpot, wordt er een sessie geopend met elk van de e-mailservers van de ontvangers. Deze verbindingen worden SMTP-transacties genoemd.

SPF: een e-mailverificatiestandaard (Sender Policy Framework) die wordt gebruikt om te controleren of e-mails van jouw domein naar verwachting worden verzonden vanuit een extern e-mailverzendnetwerk (bijvoorbeeld HubSpot). SPF wordt doorgaans ingesteld voor hetretourpaddomein. Lees meer over het instellen van SPF in dit artikel.

SPF-afstemming:een aanvullend aspect van SPF waarbij zowel het‘Friendly from’-adres als hetretourpaddomein met elkaar overeenkomen.

Subdomein: de tekst die voorafgaat aan de naam van je organisatie in de URL van je website. Voor het hosten van content is het meest voorkomende subdomein www. E-mailverzenddomeinen hebben geen subdomein nodig, maar kunnen er vaak baat bij hebben om er een te hebben. Bijvoorbeeld: help@emails.hubspot.com heeft emails als subdomein.