Compreender o envio de e-mails no HubSpot

A HubSpot fornece várias ferramentas para enviar e-mails aos seus contatos, com base na natureza do relacionamento deles com a sua empresa e no alcance pretendido dos seus e-mails. Por exemplo, você pode enviar um e-mail individual para um novo lead interessado em saber mais sobre um produto específico que você está oferecendo ou pode enviar um e-mail de marketing promovendo um boletim informativo para clientes existentes que desejam se manter informados sobre as ofertas mais recentes da sua organização.

Este artigo serve como um guia sobre o funcionamento do envio de e-mails no HubSpot. Também fornece uma lista de requisitos importantes e práticas recomendadas que você deve ter em mente para garantir que seus e-mails sejam entregues com sucesso e ajudá-lo a manter uma reputação de envio saudável para sua marca.

Enviar e-mails no Marketing Hub

Quando você envia um e-mail usando a ferramenta de e-mail de marketing, ele é enviado através da própria rede de envio de e-mail da HubSpot, abrindo uma conexão SMTP com o Provedor de Serviços (ISP) da caixa de entrada do destinatário, como o Google ou o Outlook. O ISP analisará o e-mail e decidirá se adia, rejeita ou entrega o e-mail ao destinatário pretendido.

A decisão de um ISP de aceitar, rejeitar ou adiar um e-mail é baseada em muitos fatores, como a reputação do e-mail do remetente, se o e-mail está devidamente autenticado e se o e-mail viola alguma das diretrizes e políticas do ISP. Os destinatários podem ter medidas de segurança de e-mail adicionais em vigor que afetam se um e-mail é aceito ou rejeitado.

Requisitos

Como a ferramenta de e-mail de marketing envia pela própria rede de envio de e-mail da HubSpot, os requisitos são aplicados em todas as tentativas de envio de e-mail. Se você não conseguir atender a esses requisitos, convém considerar se não é melhor enviar usando ume-mail individual ou por meio de uma sequência para o seu caso de uso.

Todos os contatos aos quais você envia e-mails através da ferramenta de e-mail marketing devem cumprir os seguintes critérios:

• Ter fornecido o endereço de e-mail diretamente à sua organização.
• Ter fornecido consentimento de opt-in verificável diretamente à sua organização.
• Não ter optado por não receber e-mails da sua organização ou não ter marcado um dos seus e-mails como spam em outra ferramenta.

Também é importante garantir que a intenção e o conteúdo do seu e-mail não sejam enganosos. Disfarçar e-mails na ferramenta de e-mail de marketing para parecerem como se fossem de natureza individual aumenta a probabilidade de serem identificados como spam pelo ISP do destinatário, ou pode violar a Política de Uso Aceitável da HubSpot se um nome ou linha de assunto falsa for usada.

Escolher um domínio de envio de e-mail

Ao começar a enviar e-mails usando a ferramenta de e-mail de marketing, lembre-se de que você não deve planejar enviar e-mails do mesmo subdomínio usado para hospedar conteúdo, como seu blog, páginas do site ou landing pages. Você deve considerar o uso de um subdomínio específico para o envio de e-mail para proteger a reputação de envio de e-mail do seu domínio raiz.

Se você tentar usar o mesmo domínio para hospedagem de conteúdo e envio de e-mail, encontrará o erro mostrado abaixo ao configurando sua autenticação de e-mail no HubSpot e você será solicitado a escolher um domínio diferente.

Alguns exemplos de combinações de domínio e subdomínio estão listados abaixo. Se você não estiver familiarizado com determinados termos de domínio, consulte o glossário na parte inferior deste artigo.

Remetentes compartilhados

Se você não comprou os complementos de IP dedicado ou de e-mail transacional, os e-mails de marketing são enviados através dos endereços IP compartilhados da HubSpot. Consulte a tabela abaixo para ajudá-lo a decidir sobre o domínio de envio de e-mail associado à sua organização:

Remetentes de IP dedicados

Se você comprou o complemento de endereço IP dedicado ou o complemento de e-mail transacional, revise os seguintes exemplos de combinação de domínio abaixo:

Autenticação

Se você não configurar a autenticação adequada em sua conta da HubSpot, a HubSpot usará um domínio variável de e-mail como endereço de remetente para concluir o envio, o que pode parecer suspeito para o ISP de um destinatário. A configuração correta da autenticação permite que a HubSpot adicione informações aos cabeçalhos de e-mail para comprovar que seu domínio deu permissão à HubSpot para enviar em seu nome.

A autenticação envolve a configuração de DKIM, SPF e DMARC nas configurações de domínio da sua conta da HubSpot. Saiba mais sobre cada um desses métodos de autenticação em Este artigo.

Resultados de envio

Depois de enviar um e-mail de marketing, você pode analisar os resultados e se o e-mail foi entregue com sucesso na página de desempenho do e-mail. Juntamente com as métricas agregadas fornecidas, você também pode analisar o resultado da entrega para cada destinatário na guia Destinatários e, em seguida, clicar em qualquer um dos diferentes tipos de resultados.

Tempo limite

Se um ISP não responder à solicitação de conexão da HubSpot, o e-mail não será considerado rejeitado. Em vez disso, ele aparecerá na seção Não enviados da página de desempenho do e-mail. Esses contatos permanecerão elegíveis para futuros envios.

Rejeição

Quando um ISP rejeita o e-mail, isso é considerado um bounce (rejeição). Um ISP fornecerá um código de rejeição e o motivo correspondente. Alguns códigos de rejeição denotam uma rejeição permanente, chamada de hard bounce, enquanto outros denotam uma rejeição temporária, chamada de soft bounce. Este código de rejeição será atribuído a uma categoria associada no HubSpot, como Usuário desconhecido, Política ou Spam. Saiba mais sobre rejeições neste artigo.

Adiamento

Quando um ISP rejeita um e-mail, ele não consegue aceitá-lo no momento em que recebe o e-mail. Se isso ocorrer, ele fornecerá à HubSpot um motivo para o adiamento. Dependendo do motivo, a HubSpot continuará a tentar enviar novamente até que o ISP aceite ou rejeite o e-mail, ou até 72 horas após a tentativa inicial.

Entregue

Assim que um ISP aceitar um e-mail da HubSpot, ele será marcado como entregue, o que marca o fim da visibilidade da HubSpot sobre o processo de envio. O ISP pegará o e-mail aceito e determinará se deve filtrá-lo para a caixa de entrada principal, promoções, spam, quarentena ou outra caixa de entrada. Os ISPs nem sempre relatam o posicionamento da caixa de entrada de volta aos remetentes; portanto, a HubSpot não pode fornecer dados de relatórios sobre informações de posicionamento.

Aprender mais sobre por que um contato pode ser marcado como Entregue no HubSpot, mas não consegue encontrar o e-mail em sua caixa de entrada.

Posicionamento da caixa de entrada principal

É mais provável que um e-mail aceito seja incluído na caixa de entrada principal quando o remetente tiver uma reputação de envio íntegra e os destinatários mostrarem que os e-mails do seu domínio são uma prioridade para a caixa de entrada. Os destinatários demonstram que os e-mails são uma prioridade ao abrir, clicar, adicionar aos favoritos, responder ou encaminhar um e-mail. É crucial enviar e-mail apenas para contatos com consentimento de aceitação verificável e para suprimir contatos não engajados.

Saiba mais sobre como funciona a guia Promoções para usuários do Gmail.

Posicionamento da caixa de entrada de spam

É mais provável que um e-mail seja classificado como spam ou outro filtro de caixa de entrada se o remetente não seguir as diretrizes adequadas sobrefonte de consentimento de opt-in, enviar e-mail regularmente para contatos não engajados ou incluir conteúdo ou links de e-mail suspeitos.

Se seus e-mails forem aceitos, mas depois filtrados como spam, talvez você deva melhorar sua reputação de envio de e-mails com um plano de reparação.

Enviar e-mails no Sales Hub e nas caixas de entrada conectadas

Os e-mails enviados por meio de uma caixa de entrada conectada, como a caixa de entrada de conversas, a ferramenta de sequências oue-mails individuais do registro de contato, não usam a rede de envio de e-mails da HubSpot. Em vez disso, são enviados através da rede da caixa de entrada conectada.

Ao conectar sua caixa de entrada, você concede permissão à HubSpot para enviar e-mails usando a rede de envio de e-mails da sua empresa. Por exemplo, se o Outlook for seu provedor de caixa de entrada, a rede de envio do Outlook realizará o envio.

Ao iniciar um envio a partir de uma caixa de entrada conectada, o HubSpot fará uma conexão com o provedor da sua caixa de entrada. Quando o provedor de caixa de entrada aceitar o e-mail, ele tentará entregá-lo na caixa de entrada do destinatário. Se o seu e-mail for adiado, rejeitado ou não puder ser entregue, você poderá receber um e-mail de devolução no seu endereço de remetente. Dependendo da forma como seu provedor de caixa de entrada compartilha essas informações, a HubSpot poderá não conseguir comunicar o problema de entrega associado.

Se quiser usar a caixa de entrada de conversas, mas não conseguir conectá-la ao HubSpot, você também pode configurar uma caixa de entrada hospedada no HubSpot. Uma vez configurado, todos os envios passarão pela rede de envio de e-mail da HubSpot. Se você comprou o complemento de IP dedicado ou o complemento de e-mail transacional, os e-mails enviados de uma caixa de entrada hospedada pela HubSpot também usarão seu endereço de IP dedicado.

Glossário de termos de envio de e-mail

Os seguintes termos comuns de envio de e-mail são definidos abaixo. Para definições de outros termos e conceitos da HubSpot, confira o Glossário da HubSpot.

BIMI: uma especificação de e-mail (Brand Indicator for Message Identification, Indicador de marca para identificação de mensagem) que fornece uma maneira opcional para os remetentes de e-mail aumentarem o reconhecimento e a confiança da marca em seus e-mails enviados. Depois de configurado, o logotipo da sua marca aparecerá ao lado de mensagens autenticadas em provedores de caixa de entrada compatíveis.

Entregabilidade: a capacidade de atingir a caixa de entrada principal de um destinatário em vez de outra caixa de entrada filtrada, como spam ou lixo eletrônico.

DKIM: um padrão de autenticação de e-mail (DomainKeys Identified Mail) usado para verificar se uma rede de envio de e-mail está autorizada a enviar e-mails em nome do seu domínio. O DKIM é normalmente configurado para o Endereço do remetente amigável. Saiba mais sobre DKIM neste artigo.

Alinhamento DKIM: um aspecto adicional do DKIM em que o endereço de remetente amigável e o domínio do caminho de retorno correspondem.

DMARC: um protocolo de autenticação de e-mail (Autenticação de Mensagens, Relatórios e Conformidade baseados em Domínio) que especifica como os servidores do destinatário devem lidar com e-mails não autenticados do seu domínio. O DMARC está configurado para o endereço de remetente amigável. Saiba mais sobre DMARC neste artigo.

Cliente de e-mail: o software que os destinatários usam para visualizar seus e-mails. Muitos destinatários costumam usar o mesmo cliente de e-mail que o provedor de serviços da caixa de entrada, mas eles podem ser diferentes. Por exemplo, um destinatário pode usar o Apple Mail para visualizar e-mails da caixa de entrada do Gmail.

Cabeçalhos de e-mail: metadados ocultos em um e-mail recebido. Esses metadados contêm informações técnicas sobre como o e-mail foi enviado e sua autenticação.

Domínio de envio de e-mail: o domínio usado no endereço de remetente dos seus e-mails. Você pode seguir as etapas deste artigo para conectar seu domínio de envio de e-mail configurando a autenticação DKIM no HubSpot.

Endereço de remetente amigável: o endereço de e-mail escolhido como o endereço de remetente no editor de e-mail.

Provedor de serviços de caixa de entrada: um serviço que fornece uma caixa de entrada para os e-mails do seu destinatário. Os ISPs populares incluem Gmail, Yahoo e Outlook.

Domínio do caminho de retorno: o domínio da rede de envio de e-mail. Pode ser diferente do endereço de remetente ao usar o HubSpot. Isso não pode ser personalizado pelos remetentes na rede compartilhada da HubSpot, mas pode ser personalizado se você comprou o complemento de IP dedicado ou o complemento de e-mail transacional.

Domínio raiz: o nome de domínio do site ou o endereço de e-mail da sua organização. Isso acontece não incluir www na frente do nome. Por exemplo o URL www.hubspot.com tem hubspot.com como o domínio raiz. Isso também pode ser chamado de domínio da organização ou domínio principal.

SMTP: uma linguagem de rede (Simple Mail Transfer Protocol) usada pelos servidores de e-mail para transmitir mensagens entre si. Quando você envia um e-mail em uma das ferramentas de e-mail da HubSpot, uma sessão é aberta com cada um dos servidores de e-mail dos destinatários. Estas conexões são referidas como transações SMTP.

SPF: um padrão de autenticação de e-mail (Sender Policy Framework) usado para verificar se os e-mails do seu domínio devem ser enviados de uma rede externa de envio de e-mail (por exemplo, HubSpot). O SPF é normalmente configurado para o domínio do caminho de retorno. Saiba mais sobre como configurar o SPF neste artigo.

Alinhamento SPF: um aspecto adicional do SPF em que o endereço de remetente amigável e o domínio do caminho de retorno correspondem.

Subdomínio: o texto que precede o nome da sua organização no URL do seu site. Para hospedagem de conteúdo, o subdomínio mais comum é www. Os domínios de envio de e-mail não exigem um subdomínio, mas muitas vezes podem se beneficiar de um. Por exemplo, help@emails.hubspot.com tem emails como o subdomínio.