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Compreender o envio de e-mails no HubSpot

Ultima atualização: Fevereiro 2, 2024

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A HubSpot fornece várias ferramentas para enviar e-mails aos seus contactos, com base na natureza da relação deles com a sua empresa e no alcance pretendido dos seus e-mails. Por exemplo, pode enviar uma mensagem de correio eletrónico individual a um novo cliente potencial que esteja interessado em saber mais sobre um produto específico que está a oferecer, ou pode enviar uma mensagem de correio eletrónico de marketing promovendo um boletim informativo para clientes existentes que queiram manter-se informados sobre as últimas ofertas da sua organização.

Este artigo serve como um guia sobre como o envio de e-mail funciona no HubSpot. Fornece também uma lista de requisitos importantes e de boas práticas que deve ter em conta para garantir que os seus e-mails são entregues com êxito e o ajudam a manter uma reputação de envio saudável para a sua marca.

Envio de e-mails no Marketing Hub

Quando envia um e-mail usando a ferramenta de e-mail de marketing, ele é enviado através da própria rede de envio de e-mails da HubSpot, abrindo uma conexão SMTP com o provedor de serviços de caixa de entrada (ISP) do destinatário, como o Google ou o Outlook. O ISP analisará então a mensagem de correio eletrónico e decidirá se a adia, rejeita ou entrega ao destinatário pretendido.

A decisão de um ISP de aceitar, rejeitar ou adiar um e-mail baseia-se em muitos factores, como a reputação do e-mail do remetente, se o e-mail está devidamente autenticado e se o e-mail viola alguma das directrizes e políticas do ISP. Os destinatários podem ter em vigor medidas de segurança de correio eletrónico adicionais que afectam a aceitação ou rejeição de uma mensagem de correio eletrónico.

Requisitos

Como a ferramenta de e-mail de marketing envia através da própria rede de envio de e-mail da HubSpot, os requisitos são aplicados em cada tentativa de enviar um e-mail. Se não conseguir cumprir estes requisitos, poderá querer considerar se uma mensagem de correio eletrónico individual ou o envio através de uma sequência é mais adequado para o seu caso de utilização.

Todos os contactos que enviar por correio eletrónico utilizando a ferramenta de marketing por correio eletrónico devem cumprir os seguintes critérios:

  • Eles forneceram pessoalmente o seu endereço de correio eletrónico diretamente à sua organização.
  • Eles forneceram pessoalmente consentimento verificável de opt-in diretamente à sua organização.
  • Não optaram por não receber e-mails da sua organização ou marcaram um dos seus e-mails como spam noutra ferramenta.
  • Receberam um e-mail de marketing da sua empresa nos últimos 12 meses.

Também é importante certificar-se de que a intenção e o conteúdo do seu correio eletrónico não são enganadores. Disfarçar os e-mails na ferramenta de e-mail de marketing para parecer que são de natureza individual tem maior probabilidade de ser sinalizado como spam pelo ISP do destinatário, ou pode violar a Política de Utilização Aceitável da HubSpot se for utilizado um nome ou uma linha de assunto falsos.

Escolher um domínio de envio de correio eletrónico

Quando começar a enviar mensagens de correio eletrónico utilizando a ferramenta de marketing por correio eletrónico, tenha em atenção que não deve planear enviar mensagens de correio eletrónico a partir do mesmo subdomínio utilizado para alojar conteúdos como o seu blogue, páginas do sítio Web ou páginas de destino. Poderá querer considerar a utilização de um subdomínio específico para o seu envio de correio eletrónico para proteger a reputação do envio de correio eletrónico do seu domínio raiz.

Se decidir utilizar o mesmo subdomínio para alojamento de conteúdos e envio de correio eletrónico, poderá ter erros de DNS, e-mails devolvidos ou outras dificuldades ao enviar ou receber e-mails.

Alguns exemplos de combinações de domínios e subdomínios estão listados abaixo. Se não estiver familiarizado com determinados termos do domínio, consulte o glossário no final deste artigo.

Remetentes partilhados

Se não tiver adquirido os complementos IP dedicado ou e-mail transacional, os e-mails de marketing são enviados através dos endereços IP partilhados da HubSpot. Consulte a tabela abaixo para o ajudar a decidir qual o domínio de envio de correio eletrónico associado à sua organização:

Domínio de alojamento de conteúdos Domínio de envio de correio eletrónico Resultados
www.example.com @example.com A maioria dos remetentes partilhados segue este padrão. Embora não existam conflitos de DNS com esta combinação, poderá querer utilizar um subdomínio para o seu domínio de envio de correio eletrónico para proteger a sua capacidade de entrega.
www.example.com @news.example.com

Este é o caminho recomendado pela HubSpot para remetentes partilhados.

A utilização de um subdomínio exclusivo para cada domínio raiz evitará conflitos de DNS e protegerá o seu domínio raiz de ser afetado por quaisquer actividades de marketing por correio eletrónico.

notícias.exemplo.com @news.example.com O seu fornecedor de DNS pode assinalar um conflito e não permitir que avance com a autenticação. Como resultado, poderá notar falhas de autenticação e devoluções.

Remetentes IP dedicados

Se adquiriu o suplemento de endereço IP dedicado ou o suplemento de correio eletrónico transacional , analise os seguintes exemplos de combinação de domínios:

Domínio de alojamento de conteúdos Domínio de envio de correio eletrónico Domínio do caminho de retorno (domínio IP dedicado) Resultados
www.example.com @example.com 12345m.example.com

A maioria dos remetentes IP dedicados segue este padrão.

Embora não existam conflitos de DNS com esta combinação, poderá querer utilizar um subdomínio para o seu domínio de envio de correio eletrónico para proteger a sua capacidade de entrega.

www.example.com @news.example.com 12345m.example.com

Este é o caminho recomendado pela HubSpot para remetentes de IP dedicados.

A utilização de um subdomínio exclusivo para cada domínio raiz evitará conflitos de DNS e protegerá o seu domínio raiz de ser afetado por quaisquer actividades de marketing por correio eletrónico.

www.example.com @email.example.com email.example.com

O seu fornecedor de DNS pode assinalar um conflito e não permitir que avance com a autenticação. Podem também assinalar um registo MX contraditório.

Como resultado, poderá notar falhas de autenticação, devoluções e dificuldade em enviar e receber mensagens de correio eletrónico da sua rede de correio eletrónico empresarial.

Trata-se de um risco elevado que deve ser evitado pelos remetentes de IP dedicados.

Autenticação

Se não configurar a autenticação adequada na sua conta da HubSpot, a HubSpot irá utilizar um domínio de variável de e-mail como um endereço De para concluir o envio, o que pode parecer suspeito para o ISP de um destinatário. A configuração da autenticação adequada permite à HubSpot adicionar informações aos cabeçalhos de e-mail para provar que o seu domínio deu permissão à HubSpot para enviar em seu nome.

A autenticação envolve a configuração de DKIM, SPF e DMARC nas configurações de domínio da sua conta da HubSpot. Saiba mais sobre cada um destes métodos de autenticação em este artigo.

Envio de resultados

Depois de enviar um e-mail de marketing, pode analisar os resultados e verificar se o e-mail foi entregue com êxito na página de desempenho do e-mail. Para além das métricas agregadas fornecidas, também pode rever o resultado da entrega para cada destinatário no separador Recipients e, em seguida, clicar em qualquer um dos diferentes tipos de resultados.

Tempo limite

Se um ISP não responder à solicitação de conexão da HubSpot, o e-mail não será considerado devolvido. Em vez disso, aparecerá na secção Não enviado da página de desempenho do correio eletrónico. Estes contactos continuam a ser elegíveis para futuros envios.

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Saltar

Quando um ISP rejeita a mensagem de correio eletrónico, esta é considerada uma devolução. Um ISP fornecerá um código de devolução e o motivo correspondente. Alguns códigos de ressalto denotam um ressalto permanente, denominado hard bounce, enquanto outros denotam um ressalto temporário, denominado soft bounce. Este código de rejeição será atribuído a uma categoria associada no HubSpot, como Utilizador desconhecidoPolítica, ou Spam. Pode saber mais sobre os saltos em neste artigo.

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Diferimento

Quando um ISP rejeita uma mensagem de correio eletrónico, não pode aceitar a mensagem no momento em que esta chega. Se isso acontecer, a HubSpot receberá um motivo de adiamento. Dependendo do motivo, o HubSpot continuará a tentar novamente o envio até que o ISP aceite ou rejeite o e-mail, ou até que tenham decorrido 72 horas desde a tentativa inicial.

adiado-exemplo de visão geral do envio de correio eletrónico

Entregue

Assim que um ISP aceitar um e-mail da HubSpot, ele será marcado como entregue, o que marca o fim da visibilidade da HubSpot no processo de envio. O ISP pegará então no correio eletrónico aceite e determinará se deve filtrá-lo para a caixa de entrada principal, promoções, spam, quarentena ou outra caixa de entrada. Os ISPs nem sempre relatam o posicionamento da caixa de entrada aos remetentes, portanto, o HubSpot não pode fornecer dados de relatório sobre informações de posicionamento.

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Saiba mais sobre por que um contacto pode ser marcado como Entregue no HubSpot, mas não consegue encontrar o e-mail na sua caixa de entrada.

Colocação da caixa de entrada primária

É mais provável que um e-mail aceite seja incluído na caixa de entrada principal se o remetente tiver uma boa reputação de envio e se os destinatários tiverem demonstrado que os e-mails do seu domínio são uma prioridade para a caixa de entrada. Os destinatários demonstram que os e-mails são uma prioridade abrindo, clicando, favoritando, respondendo ou reencaminhando um e-mail. É crucial enviar apenas mensagens de correio eletrónico aos contactos com consentimento verificável de opt-in e suprimir os contactos não envolvidos.

Saiba mais sobre como o separador Promoções funciona para os utilizadores do Gmail.

Colocação da caixa de entrada de spam

É mais provável que uma mensagem de correio eletrónico seja classificada como spam ou noutra caixa de entrada filtrada se o remetente não tiver seguido as devidas directrizes de consentimento , enviado regularmente mensagens de correio eletrónico a contactos não envolvidos ou incluído conteúdos ou ligações de correio eletrónico suspeitos.

Se os seus e-mails forem aceites mas depois filtrados para spam, poderá querer melhorar a sua reputação de envio de e-mails com um plano de reparação.

Envio de mensagens electrónicas no Sales Hub e nas caixas de entrada ligadas

Os e-mails enviados através de uma caixa de entrada ligada , como a caixa de entrada de conversas , a ferramenta de sequências , ou e-mails individuais do registo de contacto, não utilizam a rede de envio de e-mails da HubSpot. Em vez disso, são enviadas através da rede da caixa de entrada a que está ligado.

Ao ligar a sua caixa de entrada ao HubSpot, concede permissão ao HubSpot para enviar e-mails usando a rede de envio de e-mails da sua empresa. Por exemplo, se o Outlook for o seu fornecedor de caixa de entrada, a rede de envio do Outlook concluirá o envio.

Quando você inicia um envio de uma caixa de entrada conectada, o HubSpot fará uma conexão com seu provedor de caixa de entrada. Assim que o fornecedor da caixa de entrada aceitar a mensagem de correio eletrónico, tentará entregá-la na caixa de entrada do destinatário. Se a sua mensagem de correio eletrónico for adiada, rejeitada ou não puder ser completada de outra forma, poderá receber uma mensagem de correio eletrónico de devolução para o seu endereço From. Dependendo de como seu provedor de caixa de entrada compartilha essas informações, o HubSpot pode não ser capaz de informar sobre o problema de entrega associado.

Se quiser usar a caixa de entrada de conversas mas não conseguir ligar a sua caixa de entrada ao HubSpot, também pode configurar uma caixa de entrada alojada pelo HubSpot. Uma vez configurado, todos os envios passarão pela rede de envio de e-mail da HubSpot. Se tiver adquirido o complemento de IP dedicado ou o complemento de e-mail transacional , os e-mails enviados de uma caixa de entrada alojada na HubSpot também utilizarão o seu endereço IP dedicado.

Glossário de termos de envio de correio eletrónico

Os seguintes termos comuns de envio de correio eletrónico são definidos abaixo. Para obter definições de outros termos e conceitos da HubSpot, consulte o Glossário da HubSpot.

BIMI: uma especificação de correio eletrónico (Brand Indicators for Message Identification), que proporciona uma forma opcional de os remetentes de correio eletrónico aumentarem o reconhecimento da marca e a confiança nas mensagens que enviam. Depois de configurar, o logótipo da sua marca aparecerá junto às mensagens autenticadas nos fornecedores de caixa de entrada suportados.

Capacidade de entrega: a capacidade de chegar à caixa de entrada principal de um destinatário em vez de a outra caixa de entrada filtrada, como spam ou lixo eletrónico.

DKIM: uma norma de autenticação de correio eletrónico (DomainKeys Identified Mail) utilizada para verificar se uma rede de envio de correio eletrónico está autorizada a enviar correio eletrónico em nome do seu domínio. O DKIM é normalmente configurado para o endereço Friendly From. Saiba mais sobre o DKIM em este artigo.

Alinhamento DKIM: um aspeto adicional do DKIM em que tanto o endereço Friendly From como o domínio do caminho de retorno correspondem.

DMARC: um protocolo de autenticação de correio eletrónico (Domain-based Message Authentication, Reporting, and Conformance) que especifica a forma como os servidores dos destinatários devem tratar os e-mails não autenticados do seu domínio. O DMARC está configurado para o endereço Friendly From. Saiba mais sobre o DMARC em este artigo.

Cliente de correio eletrónico: o software que os destinatários utilizam para ver as suas mensagens de correio eletrónico. Muitos destinatários utilizam frequentemente o mesmo cliente de correio eletrónico que o seu fornecedor de serviços de caixa de entrada, mas estes podem ser diferentes. Por exemplo, um destinatário pode utilizar o Apple Mail para ver os e-mails da sua caixa de entrada do Gmail.

Cabeçalhos de correio eletrónico: metadados ocultos numa mensagem de correio eletrónico recebida. Estes metadados contêm informações técnicas sobre a forma como a mensagem de correio eletrónico foi enviada e a sua autenticação.

Domínio de envio de correio eletrónico: o domínio utilizado no endereço De dos seus e-mails. Você pode seguir as etapas em este artigo para conectar seu domínio de envio de e-mail configurando a autenticação DKIM no HubSpot.

Friendly From address: o endereço de correio eletrónico escolhido como From address no editor de correio eletrónico.

Fornecedor de serviços de caixa de entrada: um serviço que fornece uma caixa de entrada para os e-mails dos seus destinatários. Os ISPs mais populares incluem o Gmail, o Yahoo e o Outlook.

Caminho de retorno domínio: o domínio da rede de envio de correio eletrónico. Isso pode ser diferente em comparação com o endereço From ao usar o HubSpot. Isso não pode ser personalizado por remetentes na rede compartilhada da HubSpot, mas pode ser personalizado se você tiver comprado o complemento de IP dedicado ou o complemento de e-mail transacional .

Domínio de raiz: o nome de domínio do sítio Web ou do endereço de correio eletrónico da sua organização. Não não inclui www à frente do nome. Por exemplo, o URL www.hubspot.com tem hubspot.com como domínio de raiz. Também pode ser designado por domínio da organização ou domínio principal.

SMTP: uma linguagem de rede (Simple Mail Transfer Protocol) utilizada pelos servidores de correio eletrónico para transmitir mensagens entre si. Quando você envia um e-mail em uma das ferramentas de e-mail da HubSpot, uma sessão é aberta com cada um dos servidores de e-mail do destinatário. Estas ligações são designadas por transacções SMTP.

SPF: um padrão de autenticação de e-mail (Sender Policy Framework) usado para verificar se os e-mails do seu domínio devem ser enviados de uma rede externa de envio de e-mails (por exemplo, HubSpot). O SPF é normalmente configurado para o domínio do caminho de retorno . Saiba mais sobre a configuração do SPF em neste artigo.

Alinhamento SPF: um aspeto adicional do SPF em que tanto o Friendly from address como o return path domain correspondem.

Subdomínio: o texto que precede o nome da sua organização no URL do seu sítio Web. Para o alojamento de conteúdos, o subdomínio mais comum é www. Os domínios de envio de correio eletrónico não necessitam de um subdomínio, mas podem muitas vezes beneficiar de um. Por exemplo, help@emails.hubspot.com tem emails como subdomínio.

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