Entender el envío de correos electrónicos en HubSpot

HubSpot proporciona múltiples herramientas para enviar correos electrónicos a tus contactos, basándose en la naturaleza de su relación con tu negocio, y en el alcance previsto de tus correos. Por ejemplo, puedes enviar un correo electrónico individual a un nuevo lead que esté interesado en obtener más información sobre un producto específico que ofreces, o puedes enviar un correo de marketing promocionando un boletín a los clientes existentes que deseen mantenerse informados sobre las últimas ofertas de tu organización.

Este artículo sirve como guía sobre cómo funciona el envío de correos electrónicos en HubSpot. También proporciona una lista de requisitos importantes y prácticas recomendadas que debes tener en cuenta para garantizar que tus mensajes de correo electrónico se entregan correctamente y te ayudan a mantener una reputación de envío saludable para tu marca.

Envío de correos electrónicos en Marketing Hub

Cuando envías un correo electrónico utilizando la herramienta de correo de marketing, se envía a través de la propia red de envío de correo electrónico de HubSpot mediante la apertura de una conexión SMTP con el proveedor de servicios de bandeja de entrada (ISP) del destinatario, como Google o Outlook. A continuación, el ISP revisará el correo electrónico y decidirá si lo aplaza, lo rechaza o lo entrega al destinatario.

La decisión de un ISP de aceptar, rechazar o aplazar un correo se basa en muchos factores, como la reputación del correo electrónico del remitente, si el correo está debidamente autenticado y si el mensaje infringe alguna de las directrices y políticas del ISP. Es posible que los destinatarios dispongan de medidas de seguridad adicionales que influyan en la aceptación o el rechazo de un mensaje.

Requisitos

Dado que la herramienta de correo de marketing envía a través de la propia red de envío de correo electrónico de HubSpot, los requisitos se aplican en cada intento de enviar un mensaje. Si no puedes cumplir estos requisitos, es posible que desees considerar si un correo electrónico individual o el envío a través de una secuencia se ajusta mejor a tu caso de uso.

Todos los contactos a los que envíes un correo electrónico utilizando la herramienta de correo de marketing deben cumplir los siguientes criterios:

• Han facilitado personalmente su dirección de correo electrónico directamente a tu organización.
• Proporcionaron personalmente consentimiento de suscribirse verificable directamente a tu organización.
• No han optado por no recibir correos electrónicos de tu organización ni han marcado uno de tus correos como spam en otra herramienta.

También es importante asegurarse de que la intención y el contenido de tu correo electrónico no sean engañosos. Disfrazar los correos electrónicos en la herramienta de correo de marketing para que parezcan de naturaleza individual tiene más probabilidades de ser marcado como spam por el ISP del destinatario, o pueden violar la Política de uso aceptable de HubSpot si se utiliza un nombre o una línea de asunto falsos.

Elegir un dominio de envío de correo electrónico

Cuando empieces a enviar correos electrónicos utilizando la herramienta de correo de marketing, ten en cuenta que no debes planificar el envío de correos electrónicos desde el mismo subdominio que utilizas para alojar contenido como tu blog, páginas de sitio web o páginas de destino. Deberías considerar la posibilidad de utilizar un subdominio específico para el envío de correos, con el fin de proteger la reputación de envío de correos de tu dominio raíz.

Si intentas utilizar el mismo dominio tanto para el alojamiento de contenidos como para el envío de correos electrónicos, te encontrarás con el error que se muestra a continuación cuando configure la autenticación de tu correo electrónico en HubSpot, y se te pedirá que elijas un dominio diferente.

Los siguientes son algunos ejemplos de combinaciones de dominio y subdominio. Si no estás familiarizado con determinados términos de dominio, consulta el glosario al final de este artículo.

Remitentes compartidos

Si no has adquirido los complementos de IP dedicada o correo electrónico transaccional , los correos de marketing se envían a través de las direcciones IP compartidas de HubSpot. Revisa la siguiente tabla para ayudarte a decidir el dominio de envío de correo electrónico asociado para tu organización:

Remitentes con IP dedicada

Si adquiriste el complemento de dirección con IP dedicada o el complemento de correo transaccional, revisa los siguientes ejemplos de combinación de dominios:

Autentificación

Si no configuras una autenticación adecuada en tu cuenta de HubSpot, HubSpot utilizará un dominio variable de correo electrónico como Dirección de remitente para completar el envío, lo que le puede parecer sospechoso al ISP de un destinatario. Configurar una autenticación adecuada permite a HubSpot agregar información a los encabezados del correo electrónico para demostrar que tu dominio dio permiso a HubSpot para enviar en tu nombre.

La autenticación implica configurar DKIM, SPF y DMARC en los ajustes de dominio de tu cuenta de HubSpot. Obtén más información sobre cada uno de estos métodos de autenticación en este artículo.

Envío de resultados

Después de enviar un correo electrónico de marketing, puedes analizar los resultados y si el mensaje se entregó correctamente en la página de rendimiento del correo. Junto con las métricas agregadas proporcionadas, también puedes revisar el resultado de la entrega para cada destinatario en la pestaña Destinatarios y luego hacer clic en cualquiera de los distintos tipos de resultados.

Expiración

Si un ISP no responde a la solicitud de conexión de HubSpot, el correo electrónico no se considerará rebotado. En su lugar, aparecerá en la sección No enviado de la página de rendimiento del correo electrónico. Estos contactos siguen siendo elegibles para futuros envíos.

Rebote

Cuando un ISP rechaza el correo electrónico, se considera un rebote. Un ISP proporcionará un código de rebote y el motivo correspondiente. Algunos códigos de rebote denotan un rebote permanente, llamado rebote duro, mientras que otros denotan un rebote temporal, llamado rebote suave. Este código de rebote se asignará a una categoría asociada en HubSpot, como Usuario desconocido, Política o Spam. Puedes obtener más información sobre los rebotes en este artículo.

Aplazamiento

Cuando un ISP rechaza un correo electrónico, no puede aceptarlo en el momento en que llega. Si esto ocurre, proporcionarán a HubSpot un motivo de aplazamiento. Dependiendo del motivo, HubSpot continuará reintentando el envío hasta que el ISP acepte o rechace el correo electrónico, o hasta que hayan transcurrido 72 horas desde el intento inicial.

Entregado

Una vez que un ISP acepta un correo electrónico de HubSpot, se marcará como entregado, lo que marca el final de la visibilidad de HubSpot en el proceso de envío. A continuación, el ISP tomará el correo electrónico aceptado y determinará si debe filtrarlo en la bandeja de entrada principal, promociones, spam, cuarentena u otra bandeja de entrada. Los ISP no siempre informan de la ubicación en la bandeja de entrada a los remitentes, por lo que HubSpot no puede proporcionar datos de informes sobre la información de ubicación.

Más información sobre por qué un contacto puede estar marcado como Entregado en HubSpot pero no encontrar el correo en su bandeja de entrada.

Ubicación de la bandeja de entrada principal

Es más probable que un correo electrónico aceptado se incluya en la bandeja de entrada principal cuando el remitente tiene una buena reputación de envío y los destinatarios han demostrado que los correos de tu dominio son prioritarios para su bandeja de entrada. Los destinatarios demuestran que los correos electrónicos son prioritarios al abrirlos, hacer clic en ellos, marcarlos como favoritos, responderlos o reenviarlos. Es crucial enviar sólo correos electrónicos a contactos con consentimiento verificable y suprimir los contactos no comprometidos.

Más información sobre cómo funciona la pestaña Promociones para los usuarios de Gmail.

Ubicación en la bandeja de entrada de spam

Es más probable que un correo electrónico se clasifique como spam o se filtre en otra bandeja de entrada si el remitente no siguió las directrices adecuadas de la fuente de consentimiento, envió regularmente correos a contactos sin interacción o incluyó contenido o enlaces sospechosos.

Si tus correos electrónicos son aceptados pero luego se filtran como spam, puede que desees mejorar tu reputación de envío de correo electrónico con un plan de reparación.

Envío de correos electrónicos en Sales Hub y bandejas de entrada conectadas

Los correos electrónicos enviados a través de una bandeja de entrada conectada, como la bandeja de conversaciones, la herramienta de secuencias, o los correos electrónicos individuales del registro de contacto, no utilizan la red de envío de correos de HubSpot. En su lugar, se envían a través de la red de la bandeja de entrada a la que te conectaste.

Al conectar tu bandeja de entrada a HubSpot, concedes permiso a HubSpot para enviar correos electrónicos utilizando la red de envío de correos de tu empresa. Por ejemplo, si Outlook es tu proveedor de bandeja de entrada, la red de envío de Outlook completará el envío.

Cuando inicies un envío desde una bandeja de entrada conectada, HubSpot establecerá una conexión con tu proveedor de bandeja de entrada. Una vez que el proveedor de la bandeja de entrada acepte el correo electrónico, intentará enviarlo a la bandeja de entrada del destinatario. Si tu correo electrónico es aplazado, rebotado o no puede completarse por cualquier otro motivo, es posible que recibas un correo electrónico rebotado en tu Dirección de remitente. Dependiendo de cómo tu proveedor de bandeja de entrada comparta esta información, es posible que HubSpot no pueda informar sobre el problema de entrega asociado.

Si quieres utilizar la bandeja de entrada de Conversaciones pero no puedes conectar tu bandeja de entrada a HubSpot, también puedes configurar una bandeja de entrada alojada en HubSpot. Una vez configurada, todos los envíos pasarán por la red de envío de correo electrónico de HubSpot. Si adquiriste el complemento de IP dedicada o el complemento de correo transaccional, los correos electrónicos enviados desde una bandeja de entrada alojada en HubSpot también utilizarán tu dirección IP dedicada.

Glosario de términos de envío de correo electrónico

A continuación se definen los siguientes términos comunes de envío de correo electrónico. Para obtener definiciones de otros términos y conceptos de HubSpot, consulta el Glosario de HubSpot.

BIMI: una especificación de correo electrónico (Brand Indicators for Message Identification), que ofrece a los remitentes de correo electrónico una forma opcional de aumentar el reconocimiento de marca y la confianza en sus mensajes enviados. Una vez configurado, el logotipo de tu marca aparecerá junto a los mensajes autenticados en los proveedores de bandeja de entrada compatibles.

Capacidad de entrega: la capacidad de llegar a la bandeja de entrada principal de un destinatario en lugar de a otra bandeja de entrada filtrada como spam o correo no deseado.

DKIM: un estándar de autenticación de correo electrónico (DomainKeys Identified Mail) utilizado para verificar que una red de envío de correo electrónico está autorizada a enviar mensajes en nombre de tu dominio. DKIM suele configurarse para la dirección Friendly From. Más información sobre DKIM en este artículo.

Alineación DKIM: un aspecto adicional de DKIM en el que coinciden tanto la dirección Friendly From como el dominio return path.

DMARC: un protocolo de autenticación de correo electrónico (Domain-based Message Authentication, Reporting, and Conformance) que especifica cómo deben tratar los servidores de los destinatarios los correos electrónicos no autenticados procedentes de tu dominio. DMARC está configurado para la dirección Friendly From. Obtén más información sobre DMARC en este artículo.

Cliente de correo electrónico: el software que utilizan los destinatarios para ver sus correos electrónicos. Muchos destinatarios suelen utilizar el mismo cliente de correo electrónico que su proveedor de servicios de bandeja de entrada, pero pueden diferir. Por ejemplo, un destinatario puede utilizar Apple Mail para ver correos electrónicos de su bandeja de entrada de Gmail.

Encabezados de correo electrónico: metadatos ocultos en un correo electrónico recibido. Estos metadatos contienen información técnica sobre cómo se envió el correo electrónico y su autenticación.

Dominio de envío de correos electrónicos: el dominio utilizado en la Dirección de remitente de tus correos. Puedes seguir los pasos en este artículo para conectar tu dominio de correo electrónico configurando la autenticación DKIM en HubSpot.

Dirección Friendly From: la dirección de correo electrónico elegida como Dirección de remitente en el editor de correo electrónico.

Proveedor de servicios de bandeja de entrada: un servicio que proporciona una bandeja de entrada para los correos electrónicos de tus destinatarios. Entre los ISP más populares se encuentran Gmail, Yahoo y Outlook.

Dominio de la ruta de retorno: el dominio de la red de envío de correo electrónico. Esto puede diferir en comparación con la Dirección de remitente cuando se utiliza HubSpot. Esto no puede ser personalizado por los remitentes en la red compartida de HubSpot, pero se puede personalizar si ha adquirido el complemento de IP dedicada o el complemento de correo transaccional.

Dominio raíz: el nombre de dominio del sitio web o la dirección de correo electrónico de tu organización. No  incluye www delante del nombre. Por ejemplo, la URL www.hubspot.com tiene hubspot.com como dominio raíz. También puede denominarse dominio de la organización o dominio principal.

SMTP: un lenguaje de red (Simple Mail Transfer Protocol) utilizado por los servidores de correo electrónico para transmitir mensajes entre sí. Cuando envías un mensaje en una de las herramientas de correo electrónico de HubSpot, se abre una sesión con cada uno de los servidores de correo del destinatario. Estas conexiones se denominan transacciones SMTP.

SPF: un estándar de autenticación de correo electrónico (Sender Policy Framework) utilizado para verificar que se espera que los correos electrónicos de tu dominio se envíen desde una red de envío externa (por ejemplo, HubSpot). SPF suele configurarse para el dominio return path. Más información sobre la configuración de SPF en este artículo.

Alineación SPF: un aspecto adicional de SPF en el que coinciden tanto la dirección Friendly from como el dominio return path.

Subdominio: el texto que precede al nombre de tu organización en la URL de tu sitio web. Para el alojamiento de contenidos, el subdominio más común es www. Los dominios de envío de correo electrónico no requieren un subdominio, pero a menudo pueden beneficiarse de tener uno. Por ejemplo, help@emails.hubspot.com tiene como subdominio emails .