Forstå sending av e-post i HubSpot

HubSpot tilbyr flere verktøy for å sende e-post til kontaktene dine, avhengig av hva slags forhold de har til bedriften din og hvem e-postene dine er ment å nå. Du kan for eksempel sende en personlig e-post til en ny kundeemne som er interessert i å vite mer om et bestemt produkt du tilbyr, eller du kan sende en markedsførings-e-post som promoterer et nyhetsbrev til eksisterende kunder som ønsker å holde seg oppdatert på de nyeste tilbudene fra bedriften din.

Denne artikkelen fungerer som en guide til hvordan e-postutsendelse fungerer i HubSpot. Den inneholder også en liste over viktige krav og beste praksis du bør ha i bakhodet for å sikre at e-postene dine blir levert, og for å hjelpe deg med å opprettholde et godt omdømme for merkevaren din.

Forstå sending av markedsførings-e-poster

Når du sender en e-post ved hjelp av verktøyet for markedsførings-e-post eller en automatisert e-post ved hjelp av verktøyet for arbeidsflyter, sendes den gjennom HubSpots eget nettverk for e-postutsendelse ved å åpne en SMTP-forbindelse med mottakerens e-postleverandør (ISP), for eksempel Google eller Outlook.

HubSpot forsøker alltid å sende markedsførings- og transaksjons-e-poster ved hjelp av TLS 1.2. Hvis mottakerens server ikke støtter dette, vil HubSpot automatisk skalere ned til det høyeste krypteringsnivået mottakeren tillater.

Når HubSpots e-postnettverk har sendt en markedsførings- eller transaksjons-e-post, vil ISP-en deretter gjennomgå e-posten og avgjøre om den skal utsettes, avvises eller leveres til den tiltenkte mottakeren.

En ISP-leverandørs beslutning om å godta, avvise eller utsette en e-post er basert på mange faktorer, for eksempel avsenderens e-postomdømme, om e-posten er riktig autentisert, og om e-posten bryter med noen av ISP-leverandørens retningslinjer og policyer. Mottakere kan ha ytterligere sikkerhetstiltak for e-post på plass som påvirker om en e-post godtas eller avvises.

Forstå kravene for å sende markedsførings-e-poster

Siden verktøyet for markedsførings-e-post sender via HubSpots eget nettverk for e-postutsendelse, håndheves kravene ved hvert forsøk på å sende en e-post. Hvis du ikke klarer å oppfylle disse kravene, bør du vurdere om en én-til-én-e-post eller sending via en sekvens passer bedre for ditt bruksområde.

Alle kontakter du sender e-post til ved hjelp av verktøyet for markedsførings-e-post, må oppfylle følgende kriterier:

• De har personlig oppgitt e-postadressen sin direkte til organisasjonen din.
• De har personlig gitt verifiserbart samtykke til å motta e-post direkte til organisasjonen din.
• De har ikke meldt seg av mottak av e-post fra organisasjonen din eller merket en av e-postene dine som spam i et annet verktøy.
• De er merket som markedsføringskontakter. 

Det er også viktig å sørge for at hensikten og innholdet i e-posten din ikke er villedende. Markedsførings-e-poster som er forkledd som én-til-én-kommunikasjon, har større sannsynlighet for å bli flagget som spam av mottakerens internettleverandør, mens bruk av falskt navn eller emnelinje bryter med HubSpots retningslinjer for akseptabel bruk.

Velg et domene for e-postutsendelse

Når du begynner å sende e-post ved hjelp av verktøyet for markedsførings-e-post, må du huske at du ikke bør planlegge å sende e-post fra det samme underdomenet som brukes til å hoste innhold som bloggen din, nettsider eller landingssider. Du bør vurdere å bruke et underdomene som er spesifikt for e-postutsendelse for å beskytte omdømmet til hoveddomenet ditt når det gjelder e-postutsendelse.

Hvis du prøver å bruke det samme domenet til både innholdshosting og e-postutsendelse, eller hvis du allerede har koblet til en CNAME-post for det domenet, vil du få en feilmelding om at det brukes et annet sted nedenfor når du konfigurerer e-postautentiseringen i HubSpot. Du blir bedt om å velge et annet domene.

Noen eksempler på kombinasjoner av domener og underdomener er oppført nedenfor. Hvis du ikke er kjent med visse domeneuttrykk, kan du se ordlisten nederst i denne artikkelen.

Bruk delte avsendere

Hvis du ikke har kjøpt tilleggsfunksjonene dedikert IP eller transaksjons-e-post, sendes markedsførings-e-poster via HubSpots delte IP-adresser. Se tabellen nedenfor for å hjelpe deg med å bestemme det tilknyttede e-postdomenet for organisasjonen din:

Bruk dedikerte IP-avsendere

Hvis du har kjøpt tilleggsfunksjonen for dedikert IP-adresse eller tilleggsfunksjonen for transaksjons-e-post, kan du se på følgende eksempler på domenekombinasjoner nedenfor:

Konfigurer autentisering 

Hvis du ikke konfigurerer riktig autentisering i HubSpot-kontoen din, vil HubSpot bruke et variabelt e-postdomene som avsenderadresse for å fullføre sendingen, noe som kan virke mistenkelig for mottakerens internettleverandør. Ved å konfigurere riktig autentisering kan HubSpot legge til informasjon i e-postoverskriftene for å bevise at domenet ditt har gitt HubSpot tillatelse til å sende på dine vegne.

Autentisering innebærer å konfigurere DKIM, SPF og DMARC i domeneinnstillingene i HubSpot-kontoen din. 

Analyser ytelsen til markedsførings-e-poster

Etter at du har sendt en markedsførings-e-post, kan du analysere resultatene og se om e-posten ble levert på e-postytelsessiden. I tillegg til de samlede målingene som vises, kan du også se leveringsresultatet for hver mottaker på fanen Mottakere, og deretter klikke på en av de forskjellige resultattypene.

Forstå tidsavbrudd

Hvis en ISP ikke svarer på HubSpots tilkoblingsforespørsel, vil e-posten ikke bli ansett som returnert. I stedet vil den vises i delen Ikke sendt på siden for e-postytelse. Disse kontaktene er fortsatt kvalifisert for fremtidige utsendelser.

Forstå returer

Når en ISP avviser e-posten, regnes det som en retur. En ISP vil oppgi en returkode og den tilhørende årsaken. Noen returkoder angir en permanent retur, kalt en hard retur, mens andre angir en midlertidig retur, kalt en myk retur. Denne returkoden vil bli tilordnet en tilknyttet kategori i HubSpot, for eksempel Ukjent bruker,Retningslinjer ellerSpam. Lær mer om de ulike typene returer.

Forstå utsettelser

Når en ISP avviser en e-post, kan de ikke akseptere e-posten i det øyeblikket den ankommer. Hvis dette skjer, vil de gi HubSpot en utsettelsesårsak. Avhengig av årsaken vil HubSpot fortsette å prøve å sende på nytt til ISP-en aksepterer eller avviser e-posten, eller til det har gått 72 timer siden det første forsøket. Når en e-post er utsatt, kan ikke sendingen stoppes manuelt til disse mottakerne. 

Forstå leverte e-poster

Når en ISP godtar en e-post fra HubSpot, blir den merket som levert, noe som markerer slutten på HubSpots innsyn i sendingsprosessen. ISP-en vil deretter ta den godkjente e-posten og avgjøre om den skal filtreres til hovedinnboksen, kampanjer, spam, karantene eller en annen innboks. ISP-er rapporterer ikke alltid innboksplassering tilbake til avsendere, så HubSpot kan ikke gi rapporteringsdata om plasseringsinformasjon.

Les mer om at kontakter kanskje ikke finner leverte e-poster. 

Forstå plassering i hovedinnboksen

En akseptert e-post har større sannsynlighet for å bli inkludert i hovedinnboksen når avsenderen har et godt omdømme som avsender, og mottakerne har vist at e-poster fra domenet ditt er en prioritet for innboksen deres. Mottakere viser at e-poster er en prioritet ved å åpne, klikke på, legge til som favoritt, svare på eller videresende en e-post. Det er avgjørende å kun sende e-post til kontakter med verifiserbart samtykke og å utelukke kontakter som ikke engasjerer seg.

Forstå plassering i spam-innboksen

En e-post har større sannsynlighet for å bli klassifisert som spam eller havne i en annen filtrert innboks hvis avsenderen ikke fulgte retningslinjene for samtykke, regelmessig sendte e-post til kontakter som ikke engasjerer seg, eller inkluderte mistenkelig e-postinnhold eller lenker.

Hvis e-postene dine blir akseptert, men deretter filtrert til spam, kan det være lurt å forbedre omdømmet ditt som avsender med en reparasjonsplan.

Forstå sending av én-til-én-e-poster

E-poster som sendes via en tilkoblet innboks, for eksempel samtaleinnboksen, sekvensverktøyet eller én-til-én-e-poster fra kontaktoppføringen, bruker ikke HubSpots nettverk for e-postutsendelse eller domenet som brukes til markedsførings-e-poster. I stedet sendes de via nettverket til innboksen du har koblet til.

Ved å koble innboksen din til HubSpot gir du HubSpot tillatelse til å sende e-poster ved hjelp av bedriftens nettverk for e-postutsendelse. Hvis for eksempel Outlook er innboksleverandøren din, vil Outlooks nettverk for e-postutsendelse fullføre sendingen.

Når du starter en sending fra en tilkoblet innboks, oppretter HubSpot en forbindelse med innboksleverandøren din. Når innboksleverandøren har akseptert e-posten, vil de forsøke å levere e-posten til mottakerens innboks. Hvis e-posten din blir utsatt, returneres eller på annen måte ikke kan fullføres, kan du motta en returmelding tilavsenderadressen din. Avhengig av hvordan innboksleverandøren din deler denne informasjonen, kan det hende at HubSpot ikke kan rapportere tilbake om det tilknyttede leveringsproblemet.

Hvis du vil bruke samtaleinnboksen, men ikke klarer å koble innboksen din til HubSpot, kan du også sette opp en innboks som hostes av HubSpot. Når den er konfigurert, vil alle sendinger gå gjennom HubSpots nettverk for e-postutsendelse. Hvis du har kjøpt tilleggsfunksjonen for dedikert IP-adresse eller tilleggsfunksjonen for transaksjons-e-post, vil e-poster som sendes fra en HubSpot-hostet innboks også bruke din dedikerte IP-adresse. Denne HubSpot-hostede innboksen kan bare brukes i samtaleinnboksen, ikke for én-til-én-e-poster som de som sendes fra kontaktoppføringer. 

Kontakter som har valgt å ikke motta markedsføringsmeldinger, kan fortsatt motta personlige e-poster fra deres kontaktoppføring eller samtaleinnboksen. 

Ordliste over begreper knyttet til e-postutsendelse

Følgende vanlige begreper knyttet til e-postutsendelse er definert nedenfor. For definisjoner av andre HubSpot-begreper og -konsepter, se HubSpot-ordlisten.

BIMI: en e-postspesifikasjon (Brand Indicators for Message Identification) som gir e-postavsendere en valgfri måte å øke merkevaregjenkjenningen og tilliten til e-postene de sender. Når dette er konfigurert, vises merkevarens logo ved siden av autentiserte meldinger hos støttede innboksleverandører.

Leverbarhet: evnen til å nå mottakerens primære innboks i stedet for en annen filtrert innboks, for eksempel spam eller søppelpost.

DKIM: en e-postautentiseringsstandard (DomainKeys Identified Mail) som brukes til å verifisere at et e-postnettverk er autorisert til å sende e-post på vegne av domenet ditt. DKIM konfigureres vanligvis for denvennlige avsenderadressen. Les mer om DKIM i denne artikkelen.

DKIM-tilpasning: et tilleggsaspekt ved DKIM der både«Friendly From»-adressen og returstidens domene samsvarer.

DMARC: en e-postautentiseringsprotokoll (Domain-based Message Authentication, Reporting, and Conformance) som spesifiserer hvordan mottakerens servere skal håndtere uautentiserte e-poster fra domenet ditt. DMARC konfigureres for denvennlige avsenderadressen. Les mer om DMARC i denne artikkelen.

E-postklient:programvaren som mottakere bruker til å vise e-postene sine. Mange mottakere bruker ofte samme e-postklient som leverandøren av innbokstjenesten, men de kan være forskjellige. For eksempel kan en mottaker bruke Apple Mail til å vise e-poster fra Gmail-innboksen sin.

E-postoverskrifter: skjulte metadata i en mottatt e-post. Disse metadataene inneholder teknisk informasjon om hvordan e-posten ble sendt og om autentiseringen av den.

E-postsendingsdomene: domenet som brukes i«Fra»-adressen i e-postene dine. Du kan følge trinnene i denne artikkelen for å koble til e-postsendingsdomenet ditt ved å konfigurere DKIM-autentisering i HubSpot.

Vennlig «Fra»-adresse: e-postadressen som er valgt som«Fra»-adresse i e-postredigereren.

Innbokstjenesteleverandør: en tjeneste som tilbyr en innboks for mottakerens e-poster. Populære innbokstjenesteleverandører inkluderer Gmail, Yahoo og Outlook.

Returstidomene: domenet til nettverket som sender e-posten. Dette kan avvike fra«Fra»-adressen når du bruker HubSpot. Dette kan ikke tilpasses av avsendere på HubSpots delte nettverk, men kan tilpasses hvis du har kjøpt tilleggsfunksjonen for dedikert IP eller tilleggsfunksjonen for transaksjons-e-post.

Rotdomene: domenenavnet til organisasjonens nettsted eller e-postadresse. Det inkludererikkewww foran navnet. For eksempel har URL-en www.hubspot.com hubspot.com som rotdomene. Dette kan også kalles organisasjonsdomene eller hoveddomene.

SMTP: et nettverksspråk (Simple Mail Transfer Protocol) som brukes av e-postservere til å overføre meldinger mellom hverandre. Når du sender en e-post i et av HubSpots e-postverktøy, åpnes en økt med hver av mottakerens e-postservere. Disse tilkoblingene kalles SMTP-transaksjoner.

SPF: en standard for e-postautentisering (Sender Policy Framework) som brukes til å verifisere at e-poster fra domenet ditt forventes å bli sendt fra et eksternt e-postnettverk (f.eks. HubSpot). SPF konfigureres vanligvis forreturveidomenet. Les mer om hvordan du konfigurerer SPF i denne artikkelen.

SPF-tilpasning:et tilleggsaspekt ved SPF der både denvennlige avsenderadressen ogreturveidomenet samsvarer.

Underdomene: teksten som står foran organisasjonens navn i nettadressen til nettstedet ditt. For innholdshosting er det vanligste underdomenet www. E-postdomenene krever ikke et underdomene, men kan ofte ha nytte av å ha et. For eksempel har help@emails.hubspot.com e-post som underdomene.