Lær om sending av e-post i HubSpot

HubSpot tilbyr flere verktøy for å sende e-post til kontaktene dine, avhengig av hva slags forhold de har til bedriften din og hvilken målgruppe e-postene dine er rettet mot. Du kan for eksempel sende en personlig e-post til en ny potensiell kunde som er interessert i å lære mer om et bestemt produkt du tilbyr, eller du kan sende en markedsførings-e-post som promoterer et nyhetsbrev til eksisterende kunder som ønsker å holde seg oppdatert på de nyeste tilbudene fra organisasjonen din.

Denne artikkelen fungerer som en veiledning til hvordan e-postutsendelse fungerer i HubSpot. Den inneholder også en liste over viktige krav og beste praksis du bør ha i bakhodet for å sikre at e-postene dine blir levert, og for å hjelpe deg med å opprettholde et godt omdømme for merkevaren din når det gjelder utsendelser.

Forstå sending av markedsførings-e-poster

Markedsførings-e-poster er e-poster som sendes til flere mottakere i markedsføringsøyemed, inkludert nyhetsbrev og bloggoppdateringer. 

Når du sender en e-post ved hjelp av verktøyet for markedsførings-e-post eller en automatisert e-post ved hjelp av verktøyet for arbeidsflyter, sendes den via HubSpots eget nettverk for e-postutsendelse ved å opprette en SMTP-forbindelse med mottakerens e-postleverandør (ISP), for eksempel Google eller Outlook.

HubSpot forsøker alltid å sende markedsførings- og transaksjons-e-poster ved hjelp av TLS 1.2. Hvis mottakerens server ikke støtter dette, vil HubSpot automatisk skalere ned til det høyeste krypteringsnivået mottakeren tillater.

Når HubSpots e-postnettverk har sendt en markedsførings- eller transaksjons-e-post, vil ISP-en deretter vurdere e-posten og avgjøre om den skal utsettes, avvises eller leveres til den tiltenkte mottakeren.

En ISP-leverandørs beslutning om å godta, avvise eller utsette en e-post er basert på mange faktorer, for eksempel avsenderens e-postomdømme, om e-posten er riktig autentisert, og om e-posten bryter med noen av ISP-leverandørens retningslinjer og policyer. Mottakere kan ha ytterligere sikkerhetstiltak for e-post på plass som påvirker om en e-post godtas eller avvises.

Forstå kravene for å sende markedsførings-e-poster

Siden verktøyet for markedsførings-e-post sender via HubSpots eget nettverk for e-postutsendelse, håndheves kravene ved hvert forsøk på å sende en e-post. Hvis du ikke klarer å oppfylle disse kravene, bør du vurdere om en én-til-én-e-post eller sending via en sekvens passer bedre for ditt bruksområde.

Du bør kun sende e-post fra e-postadresser som er hostet på tilknyttede e-postdomenene, eller fra adresser som er verifisert.

Alle kontakter du sender e-post til ved hjelp av verktøyet for markedsførings-e-post, må oppfylle følgende kriterier:

• De har personlig oppgitt e-postadressen sin direkte til organisasjonen din.
• De har personlig gitt verifiserbart samtykke til å motta e-post direkte til organisasjonen din.
• De har ikke meldt seg av mottak av e-post fra organisasjonen din eller merket en av e-postene dine som spam i et annet verktøy.
• De er merket som markedsføringskontakter. 
• Hvis kontoen din har tilgang til abonnementstyper, er kontaktene abonnert på abonnementstypen som er knyttet til markedsførings-e-posten som sendes. 

Det er også viktig å sørge for at hensikten og innholdet i e-posten din ikke er villedende. Markedsførings-e-poster som er forkledd som én-til-én-kommunikasjon, har større sannsynlighet for å bli merket som spam av mottakerens internettleverandør, mens bruk av falskt navn eller emnelinje bryter med HubSpots retningslinjer for akseptabel bruk.

Velg et e-postdomen

For e-postutsendingsdomenet ditt må du velge et unikt underdomene som er atskilt fra underdomenet der du hoster sider og blogginnlegg. Dette beskytter omdømmet til hoveddomenet ditt når det gjelder e-postutsendelse. Hvis du prøver å koble til et e-postutsendelsesdomene som allerede brukes til å hoste innhold, vil det oppstå en feil. 

E-postdomenene brukes kun til markedsførings- og transaksjons-e-poster. En-til-en-e-poster og e-poster sendt fra samtaleinnboksen vil bruke e-postadressen som er knyttet til disse verktøyene. 

Nedenfor finner du noen eksempler på kombinasjoner av domener og underdomener. Hvis du ikke er kjent med visse domeneuttrykk, kan du se ordlisten nederst i denne artikkelen.

Bruk delte avsendere

Hvis du ikke har kjøpt tilleggsfunksjonene dedikert IP eller transaksjons-e-post, sendes markedsførings-e-poster via HubSpots delte IP-adresser. Se tabellen nedenfor for å finne det tilknyttede e-postdomenet for din organisasjon:

Bruk dedikerte IP-avsendere

Hvis du har kjøpt tilleggsfunksjonen for dedikert IP-adresse eller tilleggsfunksjonen for transaksjons-e-post, kan du se på følgende eksempler på domenekombinasjoner nedenfor:

Konfigurer autentisering 

Hvis du ikke konfigurerer riktig autentisering i HubSpot-kontoen din, vil HubSpot bruke et variabelt e-postdomene som avsenderadresse for å fullføre sendingen, noe som kan virke mistenkelig for mottakerens internettleverandør. Ved å konfigurere riktig autentisering kan HubSpot legge til informasjon i e-postoverskriftene for å bevise at domenet ditt har gitt HubSpot tillatelse til å sende på dine vegne.

Autentisering innebærer å konfigurere DKIM, SPF og DMARC i domeneinnstillingene i HubSpot-kontoen din, og deretter oppdatere DNS-oppføringene dine. 

Analyser resultatene for markedsførings-e-post

Etter at du har sendt en markedsførings-e-post, kan du analysere resultatene og se om e-posten ble levert på e-postytelsessiden. I tillegg til de samlede målingene som vises, kan du også se leveringsresultatet for hver mottaker på fanen «Mottakere» ved å klikke på en av de ulike resultattypene.

Bruk av data om e-postengasjement

HubSpot bruker data om e-postengasjement som samles inn av piksler og andre sporingsteknologier for å vedlikeholde plattformen. Dette kan omfatte støtte for HubSpots nettverk for e-postutsendelse, håndtering av direkte konsulentforespørsler, feilsøking av kundeproblemer og håndheving av HubSpots retningslinjer.

HubSpot kan også bruke data om e-postengasjement som sendes fra HubSpots nettverk for e-postutsendelse til å trene AI-modeller som hjelper HubSpot med å identifisere foreldede eller ugyldige kontaktdata i HubSpots kommersielle datasett. Les mer om hvordan du kan velge bort HubSpots AI-modelltrening. 

Tidsavbrudd

Hvis en internettleverandør ikke svarer på HubSpots tilkoblingsforespørsel, vil e-posten ikke bli regnet som returneret. I stedet vil den vises i delen «Ikke sendt» på siden for e-postytelse. Disse kontaktene er fortsatt kvalifisert for fremtidige utsendelser.

Retur

Når en ISP avviser e-posten, regnes det som en retur. En ISP vil oppgi en returkode og den tilhørende årsaken. Noen returkoder indikerer en permanent retur, kalt en «hard bounce», mens andre indikerer en midlertidig retur, kalt en «soft bounce». Denne returkoden vil bli tilordnet en tilknyttet kategori i HubSpot, for eksempel «Ukjent bruker»,«Retningslinjer» eller«Spam». Les mer om de ulike typene returer.

Utsettelser

Når en ISP avviser en e-post, kan de ikke akseptere e-posten i det øyeblikket den ankommer. Hvis dette skjer, vil de gi HubSpot en utsettelsesårsak. Avhengig av årsaken vil HubSpot fortsette å prøve å sende på nytt til ISP-en aksepterer eller avviser e-posten, eller til det har gått 72 timer siden det første forsøket. Når en e-post er utsatt, kan ikke sendingen stoppes manuelt til disse mottakerne. 

Leverte e-poster

Når en ISP godtar en e-post fra HubSpot, blir den merket som levert, noe som markerer slutten på HubSpots innsyn i sendingsprosessen. ISP-en vil deretter ta den godkjente e-posten og avgjøre om den skal filtreres til hovedinnboksen, kampanjer, spam, karantene eller en annen innboks. ISP-er rapporterer ikke alltid innboksplassering tilbake til avsendere, så HubSpot kan ikke levere rapporteringsdata om plasseringsinformasjon.

Les mer om hvorfor kontakter kanskje ikke finner leverte e-poster. 

Plassering i hovedinnboksen

Det er større sannsynlighet for at en akseptert e-post havner i hovedinnboksen når avsenderen har et godt omdømme som avsender, og mottakerne har vist at e-poster fra domenet ditt prioriteres i innboksen deres. Mottakerne viser at e-postene prioriteres ved å åpne, klikke på, legge til som favoritt, svare på eller videresende en e-post. Det er avgjørende å kun sende e-post til kontakter med verifiserbart samtykke og å ekskludere kontakter som ikke viser engasjement.

Plassering i spam-innboksen

Det er større sannsynlighet for at en e-post blir klassifisert som spam eller havner i en annen filtrert innboks hvis avsenderen ikke har fulgt retningslinjene for samtykke, regelmessig har sendt e-post til kontakter som ikke viser engasjement, eller har inkludert mistenkelig innhold eller lenker i e-posten.

Hvis e-postene dine blir akseptert, men deretter filtrert til spam, kan det være lurt å forbedre omdømmet ditt som avsender ved hjelp av en reparasjonsplan.

Forstå sending av én-til-én-e-poster

E-poster som sendes via en tilkoblet innboks, for eksempel samtaleinnboksen, sekvensverktøyet eller én-til-én-e-poster fra kontaktoppføringen, bruker ikke HubSpots nettverk for e-postutsendelse eller e-postdomenet som brukes til markedsførings-e-poster. I stedet sendes de via nettverket til den innboksen du har koblet til.

Ved å koble innboksen din til HubSpot gir du HubSpot tillatelse til å sende e-poster ved hjelp av bedriftens nettverk for e-postutsendelse. Hvis du for eksempel bruker Outlook som innboksleverandør, vil Outlooks nettverk for e-postutsendelse fullføre sendingen.

Når du starter en sending fra en tilkoblet innboks, oppretter HubSpot en forbindelse med innboksleverandøren din. Så snart innboksleverandøren godtar e-posten, vil de forsøke å levere den til mottakerens innboks. Hvis e-posten din blir utsatt, returneres eller av andre grunner ikke kan fullføres, kan du motta en returmelding tilavsenderadressen din. Avhengig av hvordan innboksleverandøren din deler denne informasjonen, kan det hende at HubSpot ikke kan rapportere tilbake om det tilknyttede leveringsproblemet.

Hvis du vil bruke samtaleinnboksen, men ikke klarer å koble innboksen din til HubSpot, kan du også sette opp en innboks som driftes av HubSpot. Når den er konfigurert, vil alle utsendelser gå gjennom HubSpots nettverk for e-postutsendelse. Hvis du har kjøpt tilleggsfunksjonen for dedikert IP-adresse eller tilleggsfunksjonen for transaksjons-e-post, vil e-poster som sendes fra en innboks som driftes av HubSpot også bruke din dedikerte IP-adresse. Denne innboksen som driftes av HubSpot kan kun brukes i samtaleinnboksen, ikke til én-til-én-e-poster som de som sendes fra kontaktoppføringer. 

Kontakter som har valgt å ikke motta markedsføringskommunikasjon, kan fortsatt motta én-til-én-e-poster fra deres kontaktoppføring eller innboksen for samtaler. 

Ordliste over e-postbegreper

Følgende vanlige begreper knyttet til e-postutsendelse er definert nedenfor. For definisjoner av andre HubSpot-begreper og -konsepter, se HubSpot-ordlisten.

BIMI: en e-postspesifikasjon (Brand Indicators for Message Identification) som gir e-postavsendere en valgfri måte å øke merkevaregjenkjenningen og tilliten til de e-postene de sender. Når dette er konfigurert, vil logoen til merkevaren din vises ved siden av autentiserte meldinger hos støttede innboksleverandører.

Leverbarhet: evnen til å nå mottakerens primære innboks i stedet for en annen filtrert innboks, for eksempel spam eller søppelpost.

DKIM: en e-postautentiseringsstandard (DomainKeys Identified Mail) som brukes til å verifisere at et e-postutsendingsnettverk er autorisert til å sende e-post på vegne av domenet ditt. DKIM konfigureres vanligvis for«Friendly From»-adressen. Les mer om DKIM i denne artikkelen.

DKIM-samsvar: et tilleggsaspekt ved DKIM der både«Friendly From»-adressen og returstidens domene stemmer overens.

DMARC: en e-postautentiseringsprotokoll (Domain-based Message Authentication, Reporting, and Conformance) som angir hvordan mottakerens servere skal håndtere uautentiserte e-poster fra domenet ditt. DMARC konfigureres for«Friendly From»-adressen. Les mer om DMARC i denne artikkelen.

E-postklient:programvaren som mottakere bruker til å se e-postene sine. Mange mottakere bruker ofte samme e-postklient som leverandøren av innboksen sin, men de kan være forskjellige. For eksempel kan en mottaker bruke Apple Mail til å se e-poster fra Gmail-innboksen sin.

E-postoverskrifter: skjulte metadata i en mottatt e-post. Disse metadataene inneholder teknisk informasjon om hvordan e-posten ble sendt og om autentiseringen av den.

E-postavsendelsesdomene: domenet som brukes i«Fra»-adressen i markedsførings-e-postene dine. E-poster som sendes fra samtaleinnboksen eller én-til-én, bruker ikke dette domenet. Les mer om hvordan du kobler til et e-postavsendelsesdomene.

Vennlig «Fra»-adresse: e-postadressen som er valgt som«Fra»-adresse i e-postredigereren.

Innbokstjenesteleverandør: en tjeneste som tilbyr en innboks for mottakerens e-poster. Populære innbokstjenesteleverandører inkluderer Gmail, Yahoo og Outlook.

Returstidomene: domenet til nettverket som sender e-posten. Dette kan avvike fra«Fra»-adressen når du bruker HubSpot. Dette kan ikke tilpasses av avsendere på HubSpots delte nettverk, men kan tilpasses hvis du har kjøpt tilleggsfunksjonen for dedikert IP eller tilleggsfunksjonen for transaksjons-e-post.

Rotdomene: domenenavnet til organisasjonens nettsted eller e-postadresse. Det inkludererikkewww foran navnet. For eksempel har URL-en www.hubspot.com hubspot.com som rotdomene. Dette kan også kalles organisasjonsdomene eller hoveddomene.

SMTP: et nettverksprotokoll (Simple Mail Transfer Protocol) som brukes av e-postservere til å overføre meldinger mellom hverandre. Når du sender en e-post i et av HubSpots e-postverktøy, åpnes en sesjon med hver av mottakerens e-postservere. Disse tilkoblingene kalles SMTP-transaksjoner.

SPF: en standard for e-postautentisering (Sender Policy Framework) som brukes til å verifisere at e-poster fra domenet ditt forventes å bli sendt fra et eksternt nettverk for e-postutsendelse (f.eks. HubSpot). SPF konfigureres vanligvis forreturstidomene. Les mer om hvordan du konfigurerer SPF i denne artikkelen.

SPF-samsvar:et tilleggsaspekt ved SPF der både denvennlige avsenderadressen ogreturveidomenet stemmer overens.

Underdomene: teksten som står foran organisasjonens navn i nettadressen til nettstedet ditt. For innholdshosting er det vanligste underdomenet www. E-postutsendingsdomener krever ikke et underdomene, men kan ofte ha nytte av å ha et. For eksempel har help@emails.hubspot.com emails som underdomene.