Ymmärrä sähköpostin lähettäminen HubSpotissa

HubSpot tarjoaa useita työkaluja sähköpostien lähettämiseen kontakteillesi sen mukaan, millainen suhde heillä on yritykseesi ja millainen tavoiteyleisö sähköposteillasi on. Voit esimerkiksi lähettää henkilökohtaisen sähköpostin uudelle liidille, joka on kiinnostunut saamaan lisätietoja tietystä tarjoamastasi tuotteesta, tai voit lähettää markkinointisähköpostin, jossa mainostetaan uutiskirjettä nykyisille asiakkaille, jotka haluavat pysyä ajan tasalla organisaatiosi uusimmista tarjouksista.

Tämä artikkeli toimii oppaana sähköpostien lähettämiseen HubSpotissa. Se sisältää myös luettelon tärkeistä vaatimuksista ja parhaista käytännöistä, jotka sinun tulee pitää mielessä, jotta sähköpostisi toimitetaan onnistuneesti ja autat ylläpitämään brändisi hyvää lähettämismaineita.

Markkinointisähköpostien lähettämisen ymmärtäminen

Kun lähetät sähköpostia markkinointisähköpostityökalun avulla tai automaattisen sähköpostin työnkulutyökalun avulla, se lähetetään HubSpotin oman sähköpostinlähetysverkoston kautta avaamalla SMTP-yhteys vastaanottajan sähköpostipalveluntarjoajaan (ISP), kuten Googleen tai Outlookiin.

HubSpot yrittää aina lähettää markkinointi- ja transaktiosähköpostit TLS 1.2:n avulla. Jos vastaanottajan palvelin ei tue sitä, HubSpot siirtyy automaattisesti korkeimpaan salausasteeseen, jonka vastaanottaja sallii.

Kun HubSpotin sähköpostinlähetysverkosto on lähettänyt markkinointi- tai transaktiosähköpostin, ISP tarkistaa sähköpostin ja päättää, lykkääkö, hylkääkö vai toimittaako se sähköpostin vastaanottajalle.

Internet-palveluntarjoajan päätös hyväksyä, hylätä tai lykätä sähköpostiviestiä perustuu moniin tekijöihin, kuten lähettäjän sähköpostimaineeseen, siihen, onko sähköpostiviesti asianmukaisesti todennettu, ja siihen, rikkooko sähköpostiviesti Internet-palveluntarjoajan ohjeita ja käytäntöjä. Vastaanottajilla voi olla käytössä lisäsähköpostiturvatoimenpiteitä, jotka vaikuttavat siihen, hyväksytäänkö sähköpostiviesti vai hylätäänkö se.

Ymmärrä markkinointisähköpostien lähettämisen vaatimukset

Koska markkinointisähköpostityökalu lähettää viestit HubSpotin oman sähköpostilähetysverkoston kautta, vaatimukset tulevat voimaan jokaisella sähköpostin lähetysyrityksellä. Jos et pysty täyttämään näitä vaatimuksia, kannattaa harkita, sopiiko yksittäinen sähköposti vai sekvenssin kautta lähetetty viesti paremmin käyttötarkoitukseesi.

Kaikkien markkinointisähköpostityökalun avulla lähettämiesi sähköpostien vastaanottajien on täytettävä seuraavat kriteerit:

• He ovat antaneet sähköpostiosoitteensa suoraan organisaatiollesi.
• He ovat antaneet henkilökohtaisesti todennettavissa olevan suostumuksensa suoraan organisaatiollesi.
• He eivät ole kieltäytyneet vastaanottamasta sähköposteja organisaatioltasi tai merkinneet yhtä sähköpostiviestiäsi roskapostiksi toisessa työkalussa.
• Heidät on merkitty markkinointikontakteiksi. 

On myös tärkeää varmistaa, että sähköpostisi tarkoitus ja sisältö eivät ole harhaanjohtavia. Yksilöllisenä viestintänä naamioidut markkinointisähköpostit merkitään todennäköisemmin roskapostiksi vastaanottajan internetpalveluntarjoajan toimesta, kun taas väärän nimen tai otsikon käyttö rikkoo HubSpotin hyväksyttävän käytön käytäntöä.

Valitse sähköpostin lähetysdomaiini

Kun alat lähettää sähköposteja markkinointisähköpostityökalun avulla, muista, että sinun ei pitäisi lähettää sähköposteja samasta aliverkkotunnuksesta, jota käytetään blogisi, verkkosivujesi tai laskeutumissivujesi sisällön isännöintiin. Sinun tulisi harkita sähköpostin lähettämiseen tarkoitetun aliverkkotunnuksen käyttöä, jotta voit suojata juuriverkkotunnuksesi maineen sähköpostin lähettäjänä.

Jos yrität käyttää samaa verkkotunnusta sekä sisällön isännöintiin että sähköpostin lähettämiseen tai jos olet jo liittänyt kyseiselle verkkotunnukselle CNAME-tietueen, saat HubSpotissa sähköpostin todennusta määritettäessä virheilmoituksen, että verkkotunnusta käytetään jo muualla. Sinua pyydetään valitsemaan toinen verkkotunnus.

Alla on lueteltu joitakin esimerkkejä verkkotunnus- ja aliverkkotunnusyhdistelmistä. Jos et ole perehtynyt tiettyihin verkkotunnustermeihin, tutustu tämän artikkelin lopussa olevaan sanastoon.

Käytä jaettuja lähettäjiä

Jos et ole ostanut omaa IP-osoitetta tai transaktiosähköpostin lisäosia, markkinointisähköpostit lähetetään HubSpotin jaettujen IP-osoitteiden kautta. Tutustu alla olevaan taulukkoon, joka auttaa sinua päättämään organisaatiosi sähköpostin lähetysverkkotunnuksesta:

Käytä omistettuja IP-lähettäjiä

Jos olet ostanut oman IP-osoitteen lisäosan tai transaktiosähköpostin lisäosan, tutustu seuraaviin verkkotunnusyhdistelmien esimerkkeihin:

Määritä todennus 

Jos et määritä asianmukaista todennusta HubSpot-tililläsi, HubSpot käyttää sähköpostin muuttuvaa verkkotunnusta lähettäjän osoitteena lähetyksen suorittamiseen, mikä voi vaikuttaa epäilyttävältä vastaanottajan internetpalveluntarjoajalle. Asianmukaisen todennuksen määrittäminen antaa HubSpotille mahdollisuuden lisätä tietoja sähköpostin otsikoihin todistaakseen, että verkkotunnuksesi on antanut HubSpotille luvan lähettää viestejä puolestasi.

Todentaminen edellyttää DKIM-, SPF- ja DMARC- asetusten määrittämistä HubSpot-tilisi verkkotunnusasetuksissa. 

Markkinointisähköpostien suorituskyvyn analysointi

Kun olet lähettänyt markkinointisähköpostin, voit analysoida tuloksia ja tarkistaa, onko sähköposti toimitettu onnistuneesti, sähköpostin suorituskykysivulla. Tarjottujen yhteenlaskettujen mittareiden lisäksi voit myös tarkistaa kunkin vastaanottajan toimitustuloksen Vastaanottajat- välilehdellä napsauttamalla mitä tahansa tulostyyppiä.

Ymmärrä aikakatkaisut

Jos ISP ei vastaa HubSpotin yhteyspyyntöön, sähköpostia ei pidetä palautuneena. Sen sijaan se näkyy sähköpostin suorituskykysivun Ei lähetetty -osiossa. Nämä yhteystiedot ovat edelleen kelpoisia tulevia lähetyksiä varten.

Ymmärrä palautukset

Kun ISP hylkää sähköpostin, sitä pidetään palautuksena. ISP antaa palautuskoodin ja vastaavan syyn. Jotkut palautuskoodit tarkoittavat pysyvää palautusta, jota kutsutaan kovaksi palautukseksi, kun taas toiset tarkoittavat väliaikaista palautusta, jota kutsutaan pehmeäksi palautukseksi. Tämä palautuskoodi liitetään HubSpotissa vastaavaan luokkaan, kuten Tuntematon käyttäjä,Käytäntö taiRoskaposti. Lue lisää erilaisista palautustyypeistä.

Ymmärrä viivästykset

Kun ISP hylkää sähköpostin, se ei voi hyväksyä sähköpostia sen saapuessa. Jos näin tapahtuu, se antaa HubSpotille lykkäyksen syyn. Syystä riippuen HubSpot yrittää lähettää viestin uudelleen, kunnes ISP hyväksyy tai hylkää sähköpostin tai kunnes 72 tuntia on kulunut ensimmäisestä yrityksestä. Kun sähköposti on lykätty, lähetystä ei voi pysäyttää manuaalisesti kyseisille vastaanottajille. 

Ymmärrä toimitetut sähköpostit

Kun ISP hyväksyy HubSpotista lähetetyn sähköpostin, se merkitään toimitetuksi, mikä merkitsee HubSpotin näkyvyyden päättymistä lähetysprosessissa. ISP ottaa sitten hyväksytyn sähköpostin ja päättää, suodattaako se sen ensisijaiseen postilaatikkoon, mainosviesteihin, roskapostiin, karanteeniin vai johonkin muuhun postilaatikkoon. ISP:t eivät aina ilmoita postilaatikon sijaintia lähettäjille, joten HubSpot ei voi tarjota raportointitietoja sijaintitiedoista.

Lue lisää siitä, miksi yhteyshenkilöt eivät välttämättä löydä toimitettuja sähköposteja. 

Ymmärrä pääpostilaatikkoon sijoittuminen

Hyväksytty sähköposti päätyy todennäköisemmin ensisijaiseen postilaatikkoon, kun lähettäjällä on hyvä lähetysmaine ja vastaanottajat ovat osoittaneet, että sähköpostit sinun verkkotunnukseltasi ovat heidän postilaatikkonsa prioriteetti. Vastaanottajat osoittavat, että sähköpostit ovat prioriteetti avaamalla, klikkaamalla, lisäämällä suosikkeihin, vastaamalla tai välittämällä sähköpostia. On erittäin tärkeää lähettää sähköpostia vain kontakteille, joilla on todennettavissa oleva suostumus, ja jättää vähemmän aktiiviset kontaktit pois.

Ymmärrä sijoitus roskapostikansioon

Sähköposti luokitellaan todennäköisemmin roskapostiksi tai muuhun suodatettuun postilaatikkoon, jos lähettäjä ei ole noudattanut asianmukaisia suostumuksen hankkimista koskevia ohjeita, lähettänyt säännöllisesti sähköpostia passiivisille kontakteille tai sisällyttänyt sähköpostiin epäilyttävää sisältöä tai linkkejä.

Jos sähköpostisi hyväksytään, mutta ne suodatetaan roskapostikansioon, kannattaa parantaa sähköpostin lähettämisen mainetta korjaussuunnitelman avulla.

Ymmärrä henkilökohtaisten sähköpostien lähettäminen

Yhdistetyn postilaatikon kautta lähetetyt sähköpostit, kuten keskustelupostilaatikko, sekvenssityökalu tai henkilökohtaiset sähköpostit yhteystietorekisteristä, eivät käytä HubSpotin sähköpostin lähetysverkkoa tai markkinointisähköposteihin käytettävää sähköpostin lähetysdomainia. Sen sijaan ne lähetetään yhdistämäsi postilaatikon verkon kautta.

Yhdistämällä postilaatikkosi HubSpotiin annat HubSpotille luvan lähettää sähköposteja yrityksesi sähköpostin lähetysverkoston kautta. Jos esimerkiksi Outlook on postilaatikkosi palveluntarjoaja, Outlookin lähetysverkosto hoitaa lähetyksen.

Kun aloitat lähetyksen liitetystä postilaatikosta, HubSpot muodostaa yhteyden postilaatikon tarjoajaan. Kun postilaatikon tarjoaja hyväksyy sähköpostin, se yrittää toimittaa sähköpostin vastaanottajan postilaatikkoon. Jos sähköpostisi viivästyy, palautuu tai sitä ei muuten voida toimittaa, saatat saada palautusviestinlähettäjän osoitteeseesi. Riippuen siitä, miten postilaatikon tarjoaja jakaa tämän tiedon, HubSpot ei välttämättä pysty raportoimaan kyseisestä toimitusongelmasta.

Jos haluat käyttää keskustelusisäänpostia, mutta et pysty yhdistämään postilaatikkoasi HubSpotiin, voit myös määrittää HubSpotin isännöimän postilaatikon. Kun se on määritetty, kaikki lähetykset kulkevat HubSpotin sähköpostilähetysverkoston kautta. Jos olet ostanut erillisen IP-lisäosan tai transaktiosähköpostilisäosan, HubSpotin isännöimästä postilaatikosta lähetetyt sähköpostit käyttävät myös erillistä IP-osoitettasi. Tätä HubSpotin isännöimää postilaatikkoa voidaan käyttää vain keskustelupostilaatikossa, ei henkilökohtaisissa sähköposteissa, kuten niissä, jotka lähetetään yhteystietorekistereistä. 

Henkilöille, jotka ovat kieltäytyneet markkinointiviestien vastaanottamisesta, voidaan edelleen lähettää henkilökohtaisia sähköposteja heidän yhteystietorekisteristään tai keskustelujen postilaatikosta. 

Sähköpostin lähettämiseen liittyvien termien sanasto

Seuraavassa on määritelty yleisiä sähköpostin lähettämiseen liittyviä termejä. Muiden HubSpot-termien ja -käsitteiden määritelmät löydät HubSpot-sanastosta.

BIMI: sähköpostimääritys (Brand Indicators for Message Identification), joka tarjoaa sähköpostin lähettäjille valinnaisen tavan lisätä brändin tunnettuutta ja luottamusta lähetettyihin sähköposteihin. Kun se on määritetty, brändisi logo näkyy todennettujen viestien vieressä tuetuissa postilaatikkopalveluissa.

Toimitettavuus: kyky saavuttaa vastaanottajan ensisijainen postilaatikko sen sijaan, että viesti päätyisi suodatettuun postilaatikkoon, kuten roskapostiin tai roskakoriin.

DKIM: sähköpostin todennusstandardi (DomainKeys Identified Mail), jota käytetään varmistamaan, että sähköpostin lähettävä verkko on valtuutettu lähettämään sähköposteja verkkotunnuksesi puolesta. DKIM määritetään yleensäFriendly From -osoitteelle. Lue lisää DKIM:stä tästä artikkelista.

DKIM-yhdenmukaistaminen: DKIM:n lisäominaisuus, jossa sekäFriendly From -osoite että paluureitin verkkotunnus ovat samat.

DMARC: sähköpostin todennusprotokolla (Domain-based Message Authentication, Reporting, and Conformance), joka määrittää, miten vastaanottajan palvelimet käsittelevät todennusta vailla olevia sähköposteja verkkotunnuksestasi. DMARC määritetäänFriendly From -osoitteelle. Lue lisää DMARC:sta tästä artikkelista.

Sähköpostiohjelma:ohjelmisto, jota vastaanottajat käyttävät sähköpostien lukemiseen. Monet vastaanottajat käyttävät usein samaa sähköpostiohjelmaa kuin sähköpostipalveluntarjoajansa, mutta ne voivat myös poiketa toisistaan. Vastaanottaja voi esimerkiksi käyttää Apple Mailia Gmail-postilaatikostaan tulevien sähköpostien lukemiseen.

Sähköpostin otsikot: vastaanotetun sähköpostin piilotetut metatiedot. Nämä metatiedot sisältävät teknistä tietoa sähköpostin lähettämisestä ja sen todennuksesta.

Sähköpostin lähettävä verkkotunnus: verkkotunnus, jota käytetään sähköpostiviestiesilähettäjän osoitteessa. Voit seurata tämän artikkelin ohjeita liittääksesi sähköpostin lähettävän verkkotunnuksesi määrittämällä DKIM-todennuksen HubSpotissa.

Ystävällinen lähettäjän osoite: sähköpostieditorissalähettäjän osoitteeksi valittu sähköpostiosoite.

Sähköpostipalveluntarjoaja: palvelu, joka tarjoaa postilaatikon vastaanottajan sähköposteille. Suosittuja palveluntarjoajia ovat esimerkiksi Gmail, Yahoo ja Outlook.

Paluureitin verkkotunnus: sähköpostin lähettävän verkon verkkotunnus. Tämä voi poiketalähettäjän osoitteesta, kun käytät HubSpotia. Lähettäjät eivät voi muokata tätä HubSpotin jaetussa verkossa, mutta se on mahdollista, jos olet ostanut erillisen IP-lisäosan tai transaktiosähköpostilisäosan.

Juuridomain: organisaatiosi verkkosivuston tai sähköpostiosoitteen domain-nimi. Seei sisällä nimen edessä olevaawww-etuliitettä. Esimerkiksi URL-osoitteessa www.hubspot.com juuridomain on hubspot.com. Tätä voidaan kutsua myös organisaation domainiksi tai päädomainiksi.

SMTP: verkkokieli (Simple Mail Transfer Protocol), jota sähköpostipalvelimet käyttävät viestien välittämiseen keskenään. Kun lähetät sähköpostia jollakin HubSpotin sähköpostityökaluista, avautuu istunto kunkin vastaanottajan sähköpostipalvelimen kanssa. Näitä yhteyksiä kutsutaan SMTP-transaktioiksi.

SPF: sähköpostin todennusstandardi (Sender Policy Framework), jota käytetään varmistamaan, että verkkotunnuksestasi lähetetyt sähköpostit odotetaan lähetettävän ulkoisesta sähköpostin lähetysverkosta (esim. HubSpot). SPF määritetään tyypillisestipaluureitin verkkotunnukselle. Lue lisää SPF:n määrittämisestä tästä artikkelista.

SPF-yhdenmukaisuus:SPF:n lisäominaisuus, jossa sekäystävällinen lähettäjän osoite ettäpaluureitin verkkotunnus ovat samat.

Aliverkkotunnus: teksti, joka edeltää organisaatiosi nimeä verkkosivustosi URL-osoitteessa. Sisällön isännöinnissä yleisin aliverkkotunnus on www. Sähköpostin lähettämiseen käytettävät verkkotunnukset eivät vaadi aliverkkotunnusta, mutta siitä voi usein olla hyötyä. Esimerkiksi help@emails.hubspot.com:n aliverkkotunnus on emails.