HubSpotin sähköpostilähetyksen ymmärtäminen

HubSpot tarjoaa useita työkaluja sähköpostien lähettämiseen kontakteillesi sen mukaan, millainen suhde heillä on yritykseesi ja millainen tavoiteyleisö sähköposteillasi on. Voit esimerkiksi lähettää henkilökohtaisen sähköpostin uudelle liidille, joka on kiinnostunut saamaan lisätietoja tietystä tarjoamastasi tuotteesta, tai voit lähettää markkinointisähköpostin, jossa mainostetaan uutiskirjettä nykyisille asiakkaille, jotka haluavat pysyä ajan tasalla organisaatiosi uusimmista tarjouksista.

Tämä artikkeli toimii oppaana sähköpostien lähettämiseen HubSpotissa. Se sisältää myös luettelon tärkeistä vaatimuksista ja parhaista käytännöistä, jotka sinun tulee pitää mielessä, jotta sähköpostisi toimitetaan onnistuneesti ja jotta voit ylläpitää brändisi hyvää lähettämismaineita.

Markkinointisähköpostien lähettämisen ymmärtäminen

Markkinointisähköpostit ovat sähköposteja, jotka lähetetään useille vastaanottajille mainostarkoituksessa, mukaan lukien uutiskirjeet ja blogipäivitykset. 

Kun lähetät sähköpostia markkinointisähköpostityökalun avulla tai automatisoidun sähköpostin työnkulutyökalun avulla, se lähetetään HubSpotin oman sähköpostilähetysverkoston kautta avaamalla SMTP-yhteys vastaanottajan sähköpostipalveluntarjoajaan (ISP), kuten Googleen tai Outlookiin.

HubSpot pyrkii aina lähettämään markkinointi- ja transaktiosähköpostit TLS 1.2 -protokollan avulla. Jos vastaanottajan palvelin ei tue sitä, HubSpot siirtyy automaattisesti alhaisimpaan salausasteeseen, jonka vastaanottaja sallii.

Kun HubSpotin sähköpostinlähetysverkosto on lähettänyt markkinointi- tai transaktiosähköpostin, ISP tarkistaa sähköpostin ja päättää, lykkääkö se, hylkääkö se vai toimittaako se sähköpostin aiotulle vastaanottajalle.

Internet-palveluntarjoajan päätös hyväksyä, hylätä tai lykätä sähköpostiviestiä perustuu moniin tekijöihin, kuten lähettäjän sähköpostimaineeseen, siihen, onko sähköpostiviesti asianmukaisesti todennettu, ja siihen, rikkooko sähköpostiviesti Internet-palveluntarjoajan ohjeita ja käytäntöjä. Vastaanottajilla voi olla käytössä lisäsähköpostiturvatoimenpiteitä, jotka vaikuttavat siihen, hyväksytäänkö vai hylätäänkö sähköpostiviesti.

Tutustu markkinointisähköpostien lähettämisen vaatimuksiin

Koska markkinointisähköpostityökalu lähettää viestit HubSpotin oman sähköpostilähetysverkon kautta, vaatimuksia sovelletaan jokaiseen sähköpostin lähetysyritykseen. Jos et pysty täyttämään näitä vaatimuksia, kannattaa harkita, sopisiko yksilöllinen sähköposti vai sekvenssin kautta lähetys paremmin käyttötarkoitukseesi.

Sähköpostiviestejä tulisi lähettää vain sellaisista sähköpostiosoitteista, jotka sijaitsevat liitetyillä sähköpostinlähetysverkkotunnuksilla tai jotka on vahvistettu.

Kaikkien kontaktien, joille lähetät sähköpostia markkinointisähköpostityökalun avulla, on täytettävä seuraavat kriteerit:

• He ovat antaneet sähköpostiosoitteensa henkilökohtaisesti suoraan organisaatiollesi.
• He ovat antaneet henkilökohtaisesti todennettavissa olevan suostumuksensa suoraan organisaatiollesi.
• He eivät ole kieltäytyneet vastaanottamasta sähköposteja organisaatioltasi tai merkinneet yhtä sähköpostiviestiäsi roskapostiksi toisessa työkalussa.
• Heidät on merkitty markkinointikontakteiksi. 
• Jos tililläsi on pääsy tilaustyyppeihin, kontaktit ovat tilanneet lähetettävään markkinointisähköpostiin liittyvän tilaustyypin. 

On myös tärkeää varmistaa, että sähköpostisi tarkoitus ja sisältö eivät ole harhaanjohtavia. Yksilöllisenä viestintänä naamioidut markkinointisähköpostit merkitään todennäköisemmin roskapostiksi vastaanottajan internetpalveluntarjoajan toimesta, kun taas väärän nimen tai otsikon käyttö rikkoo HubSpotin hyväksyttävän käytön käytäntöä.

Valitse sähköpostin lähetysverkkotunnus

Sähköpostin lähetysdomeeniksi on valittava yksilöllinen alidomeeni, joka on erillinen sivujen ja blogikirjoitusten isännöintialidomeenista. Tämä suojaa juuridomainisi sähköpostin lähetysmaineita. Yritettäessä liittää sähköpostin lähetysdomainia, jota jo käytetään sisällön isännöintiin, syntyy virhe. 

Sähköpostin lähetysdomeeneja käytetään vain markkinointi- ja transaktiosähköposteihin. Yksilöllisissä sähköposteissa ja keskustelujen postilaatikosta lähetetyissä sähköposteissa käytetään kyseisiin työkaluihin liitettyä sähköpostiosoitetta. 

Alla on lueteltu joitakin esimerkkejä verkkotunnus- ja aliverkkotunnusyhdistelmistä. Jos et ole perehtynyt tiettyihin verkkotunnustermeihin, tutustu tämän artikkelin lopussa olevaan sanastoon.

Käytä jaettuja lähettäjiä

Jos et ole hankkinut omaa IP-osoitetta tai transaktiosähköpostilisäosia, markkinointisähköpostit lähetetään HubSpotin jaettujen IP-osoitteiden kautta. Tutustu alla olevaan taulukkoon, joka auttaa sinua valitsemaan organisaatiollesi sopivan sähköpostin lähetysverkkotunnuksen:

Käytä omistettuja IP-lähettäjiä

Jos olet hankkinut oman IP-osoitteen lisäosan tai transaktiosähköpostin lisäosan, tutustu seuraaviin verkkotunnusyhdistelmien esimerkkeihin:

Määritä todennus 

Jos et määritä asianmukaista todennusta HubSpot-tililläsi, HubSpot käyttää sähköpostimuuttujan verkkotunnusta lähettäjän osoitteena lähetyksen suorittamiseen, mikä voi vaikuttaa epäilyttävältä vastaanottajan internetpalveluntarjoajalle. Asianmukaisen todennuksen määrittäminen antaa HubSpotille mahdollisuuden lisätä tietoja sähköpostin otsikoihin todistaakseen, että verkkotunnuksesi on antanut HubSpotille luvan lähettää viestejä puolestasi.

Todentaminen edellyttää DKIM-, SPF- ja DMARC-asetusten määrittämistä HubSpot-tilisi verkkotunnusasetuksissa sekä DNS-tietueiden päivittämistä. 

Markkinointisähköpostien tulosten analysointi

Kun olet lähettänyt markkinointisähköpostin, voit analysoida tuloksia ja tarkistaa, toimitettiinko sähköposti onnistuneesti, sähköpostin suorituskykysivulla. Tarjottujen yhteenlaskettujen mittareiden lisäksi voit myös tarkastella kunkin vastaanottajan toimitustulosta Vastaanottajat-välilehdellä napsauttamalla mitä tahansa tulostyyppiä.

Sähköpostin sitoutumistietojen käyttö

HubSpot käyttää sähköpostin sitoutumistietoja, jotka on kerätty pikseleiden ja muiden seurantatekniikoiden avulla kerättyjä sähköpostin vuorovaikutustietoja keräämiä sähköpostin vuorovaikutustietoja

HubSpot voi myös käyttää HubSpotin sähköpostilähetysverkostosta lähetettyjä sähköpostin vuorovaikutustietoja tekoälymallien kouluttamiseen, joiden avulla HubSpot tunnistaa vanhentuneet tai virheelliset yhteystiedot HubSpotin kaupallisessa tietokannassa. Lue lisää HubSpotin tekoälymallien koulutuksesta kieltäytymisestä. 

Aikakatkaisut

Jos internetpalveluntarjoaja ei vastaa HubSpotin yhteyspyyntöön, sähköpostia ei katsota palautuneeksi. Sen sijaan se näkyy sähköpostin suorituskykysivun Ei lähetetty -osiossa. Nämä yhteystiedot ovat edelleen kelpoisia tulevia lähetyksiä varten.

Palautukset

Kun Internet-palveluntarjoaja hylkää sähköpostiviestin, sitä pidetään palautuneena. Internet-palveluntarjoaja antaa palautuskoodin ja vastaavan syyn. Jotkut palautuskoodit tarkoittavat pysyvää palautusta, jota kutsutaan kovaksi palautukseksi, kun taas toiset tarkoittavat väliaikaista palautusta, jota kutsutaan pehmeäksi palautukseksi. Tämä palautuskoodi liitetään HubSpotissa vastaavaan luokkaan, kuten Tuntematon käyttäjä,Käytäntö taiRoskaposti. Lue lisää erilaisista palautustyypeistä.

Lykkäykset

Kun internetpalveluntarjoaja hylkää sähköpostiviestin, se ei voi hyväksyä viestiä sen saapuessa. Tällöin se ilmoittaa HubSpotille lykkäyksen syyn. Syystä riippuen HubSpot yrittää lähettää viestin uudelleen, kunnes internetpalveluntarjoaja hyväksyy tai hylkää viestin tai kunnes ensimmäisestä yrityksestä on kulunut 72 tuntia. Kun sähköpostiviestin lähetys on lykätty, lähetystä ei voi pysäyttää manuaalisesti kyseisille vastaanottajille. 

Toimitetut sähköpostit

Kun internetpalveluntarjoaja hyväksyy HubSpotista lähetetyn sähköpostin, se merkitään toimitetuksi, mikä merkitsee HubSpotin näkyvyyden päättymistä lähetysprosessissa. Internetpalveluntarjoaja ottaa sitten hyväksytyn sähköpostin ja päättää, suodatetaanko se pääpostilaatikkoon, mainosviesteihin, roskapostiin, karanteeniin vai johonkin muuhun postilaatikkoon. Internetpalveluntarjoajat eivät aina ilmoita postilaatikon sijoitusta lähettäjille, joten HubSpot ei voi tarjota raportointitietoja sijoitustiedoista.

Lue lisää siitä, miksi yhteyshenkilöt eivät välttämättä löydä toimitettuja sähköposteja. 

Sijoitus pääpostilaatikkoon

Hyväksytty sähköposti päätyy todennäköisemmin pääpostilaatikkoon, kun lähettäjällä on hyvä lähetysmaine ja vastaanottajat ovat osoittaneet, että verkkotunnuksestasi tulevat sähköpostit ovat heidän postilaatikossaan etusijalla. Vastaanottajat osoittavat sähköpostien olevan etusijalla avaamalla, napsauttamalla, lisäämällä suosikkeihin, vastaamalla tai välittämällä sähköpostia. On erittäin tärkeää lähettää sähköpostia vain niille yhteyshenkilöille, joilla on todennettavissa oleva suostumus, ja jättää lähettämättä sähköpostia passiivisille yhteyshenkilöille.

Sijoitus roskapostikansioon

Sähköposti luokitellaan todennäköisemmin roskapostiksi tai johonkin muuhun suodatettuun postilaatikkoon, jos lähettäjä ei ole noudattanut asianmukaisia suostumuksen hankkimista koskevia ohjeita, lähettänyt säännöllisesti sähköpostia passiivisille kontakteille tai sisällyttänyt sähköpostiin epäilyttävää sisältöä tai linkkejä.

Jos sähköpostisi hyväksytään, mutta ne suodatetaan sitten roskapostikansioon, kannattaa parantaa sähköpostin lähetysmaineesi korjaussuunnitelman avulla.

Yksilöllisten sähköpostiviestien lähettämisen ymmärtäminen

Yhdistetyn postilaatikon kautta lähetetyt sähköpostit – kuten keskustelupostilaatikosta, sekvenssityökalusta tai yhteystietorekisteristä lähetetyt henkilökohtaiset sähköpostit – eivät käytä HubSpotin sähköpostinlähetysverkkoa tai markkinointisähköposteissa käytettävää lähetysdomainia. Sen sijaan ne lähetetään yhdistämäsi postilaatikon verkon kautta.

Yhdistämällä postilaatikkosi HubSpotiin annat HubSpotille luvan lähettää sähköposteja yrityksesi sähköpostin lähetysverkoston kautta. Jos esimerkiksi Outlook on postilaatikkopalveluntarjoajasi, Outlookin lähetysverkosto hoitaa lähetyksen.

Kun aloitat lähetyksen liitetystä postilaatikosta, HubSpot muodostaa yhteyden postilaatikon palveluntarjoajaasi. Kun postilaatikon palveluntarjoaja on hyväksynyt sähköpostin, se yrittää toimittaa sähköpostin vastaanottajan postilaatikkoon. Jos sähköpostisi viivästyy, palautuu tai sen toimittamista ei muusta syystä voida suorittaa loppuun, saatat saada palautusviestinlähettäjän osoitteeseesi. Riippuen siitä, miten postilaatikon palveluntarjoajasi jakaa nämä tiedot, HubSpot ei välttämättä pysty raportoimaan kyseisestä toimitusongelmasta.

Jos haluat käyttää keskustelusisäänlaatikkoa, mutta et pysty yhdistämään postilaatikkoasi HubSpotiin, voit myös määrittää HubSpotin isännöimän postilaatikon. Kun postilaatikko on määritetty, kaikki lähetykset kulkevat HubSpotin sähköpostilähetysverkoston kautta. Jos olet ostanut erillisen IP-lisäosan tai transaktiosähköpostilisäosan, HubSpotin ylläpitämästä postilaatikosta lähetetyt sähköpostit käyttävät myös erillistä IP-osoitettasi. Tätä HubSpotin ylläpitämää postilaatikkoa voidaan käyttää vain keskustelupostilaatikossa, ei yksilöllisissä sähköposteissa, kuten niissä, jotka lähetetään yhteystietueista. 

Yksilöllisiä sähköposteja voidaan edelleen lähettää niille kontakteille, jotka ovat kieltäytyneet markkinointiviestinnän vastaanottamisesta, joko heidän kontaktitietueestaan tai keskustelujen postilaatikosta. 

Sähköpostilähetykseen liittyvien termien sanasto

Seuraavassa on määritelty yleisiä sähköpostin lähettämiseen liittyviä termejä. Muiden HubSpot-termien ja -käsitteiden määritelmät löydät HubSpot-sanastosta.

BIMI: sähköpostimääritys (Brand Indicators for Message Identification), joka tarjoaa sähköpostin lähettäjille valinnaisen tavan lisätä brändin tunnettuutta ja luottamusta lähetettyihin sähköposteihin. Kun asetukset on määritetty, brändisi logo näkyy todennettujen viestien vieressä tuetuissa postilaatikkopalveluissa.

Toimitettavuus: kyky päästä vastaanottajan ensisijaiseen postilaatikkoon sen sijaan, että viesti päätyisi johonkin toiseen suodatettuun postilaatikkoon, kuten roskapostiin tai roskakoriin.

DKIM: sähköpostin todennusstandardi (DomainKeys Identified Mail), jota käytetään varmistamaan, että sähköpostin lähettävä verkko on valtuutettu lähettämään sähköposteja verkkotunnuksesi puolesta. DKIM määritetään tyypillisestiFriendly From -osoitteelle. Lue lisää DKIM:stä tästä artikkelista.

DKIM-yhdenmukaisuus: DKIM:n lisäominaisuus, jossa sekäFriendly From -osoite että paluureitin verkkotunnus ovat samat.

DMARC: sähköpostin todennusprotokolla (Domain-based Message Authentication, Reporting, and Conformance), joka määrittelee, miten vastaanottajan palvelimien tulisi käsitellä verkkotunnuksestasi tulevia todentamattomia sähköposteja. DMARC määritetäänFriendly From -osoitteelle. Lue lisää DMARC:sta tästä artikkelista.

Sähköpostiohjelma:ohjelmisto, jota vastaanottajat käyttävät sähköpostiviestien lukemiseen. Monet vastaanottajat käyttävät usein samaa sähköpostiohjelmaa kuin sähköpostipalveluntarjoajansa, mutta ne voivat myös poiketa toisistaan. Vastaanottaja voi esimerkiksi käyttää Apple Mailia Gmail-postilaatikostaan tulevien sähköpostiviestien lukemiseen.

Sähköpostin otsikot: vastaanotetun sähköpostin piilotetut metatiedot. Nämä metatiedot sisältävät teknistä tietoa sähköpostin lähetystavasta ja sen todennuksesta.

Sähköpostin lähetysdomaiini: markkinointisähköpostiesi”Lähettäjä”-osoitteessa käytetty domaiini. Conversations-postilaatikosta tai yksi-yhteen-viesteistä lähetetyissä sähköposteissa ei käytetä tätä domaiinia. Lue lisää sähköpostin lähetysdomaiinin liittämisestä.

Ystävällinen lähettäjän osoite: sähköpostieditorissalähettäjän osoitteeksi valittu sähköpostiosoite.

Sähköpostilaatikon palveluntarjoaja: palvelu, joka tarjoaa vastaanottajan sähköpostilaatikon. Suosittuja palveluntarjoajia ovat esimerkiksi Gmail, Yahoo ja Outlook.

Paluureitin verkkotunnus: sähköpostin lähetysverkon verkkotunnus. Tämä voi poiketa”Lähettäjä”-osoitteesta, kun käytät HubSpotia. Lähettäjät eivät voi muokata tätä HubSpotin jaetussa verkossa, mutta se on mahdollista, jos olet hankkinut erillisen IP-lisäosan tai transaktiosähköpostilisäosan.

Juuridomain: organisaatiosi verkkosivuston tai sähköpostiosoitteen domain-nimi. Siinäei ole nimen edessäwww. Esimerkiksi URL-osoitteessa www.hubspot.com juuridomain on hubspot.com. Tätä voidaan kutsua myös organisaation domainiksi tai päädomainiksi.

SMTP: verkkokieli (Simple Mail Transfer Protocol), jota sähköpostipalvelimet käyttävät viestien välittämiseen keskenään. Kun lähetät sähköpostia jollakin HubSpotin sähköpostityökaluista, avautuu istunto kunkin vastaanottajan sähköpostipalvelimen kanssa. Näitä yhteyksiä kutsutaan SMTP-transaktioiksi.

SPF: sähköpostin todennusstandardi (Sender Policy Framework), jota käytetään varmistamaan, että verkkotunnuksestasi lähetettävien sähköpostiviestien odotetaan tulevan ulkoisesta sähköpostin lähetysverkosta (esim. HubSpot). SPF määritetään tyypillisestipaluureitin verkkotunnukselle. Lue lisää SPF:n määrittämisestä tästä artikkelista.

SPF-yhdenmukaisuus:SPF:n lisäominaisuus, jossa sekäystävällinen lähettäjän osoite ettäpaluureitin verkkotunnus ovat samat.

Aliverkkotunnus: teksti, joka edeltää organisaatiosi nimeä verkkosivustosi URL-osoitteessa. Sisällön isännöinnissä yleisin aliverkkotunnus on www. Sähköpostin lähetysverkkotunnukset eivät vaadi aliverkkotunnusta, mutta sen käyttö voi usein olla hyödyllistä. Esimerkiksi osoitteessa help@emails.hubspot.com on aliverkkotunnus emails.