Zrozumienie wysyłania wiadomości e-mail w HubSpot

HubSpot oferuje wiele narzędzi do wysyłania wiadomości e-mail do kontaktów, w zależności od charakteru ich relacji z Twoją firmą oraz docelowego zasięgu wiadomości. Możesz na przykład wysłać spersonalizowaną wiadomość e-mail do nowego potencjalnego klienta, który jest zainteresowany uzyskaniem dodatkowych informacji na temat konkretnego produktu z Twojej oferty, lub wysłać wiadomość marketingową promującą newsletter do obecnych klientów, którzy chcą być na bieżąco z najnowszymi ofertami Twojej organizacji.

Ten artykuł służy jako przewodnik po tym, jak działa wysyłanie wiadomości e-mail w HubSpot. Zawiera również listę ważnych wymagań i najlepszych praktyk, o których należy pamiętać, aby zapewnić pomyślne dostarczenie wiadomości e-mail i pomóc w utrzymaniu dobrej reputacji marki w zakresie wysyłania wiadomości.

Zrozumienie wysyłania e-maili marketingowych

Kiedy wysyłasz wiadomość e-mail za pomocą narzędzia do wysyłania wiadomości marketingowych lub automatyczną wiadomość e-mail za pomocą narzędzia do tworzenia przepływów pracy, jest ona wysyłana przez własną sieć wysyłania wiadomości e-mail HubSpot poprzez otwarcie połączenia SMTP z dostawcą usług poczty elektronicznej (ISP) odbiorcy, takim jak Google lub Outlook.

HubSpot zawsze próbuje wysyłać e-maile marketingowe i transakcyjne przy użyciu protokołu TLS 1.2. Jeśli serwer odbiorcy nie obsługuje tego protokołu, HubSpot automatycznie obniży poziom szyfrowania do najwyższego poziomu, na jaki pozwala odbiorca.

Gdy sieć wysyłania wiadomości e-mail HubSpot wyśle wiadomość marketingową lub transakcyjną, dostawca usług internetowych (ISP) sprawdzi ją i zdecyduje, czy ją odroczyć, odrzucić, czy dostarczyć do zamierzonego odbiorcy.

Decyzja dostawcy usług internetowych o przyjęciu, odrzuceniu lub wstrzymaniu wiadomości e-mail opiera się na wielu czynnikach, takich jak reputacja nadawcy, prawidłowość uwierzytelnienia wiadomości oraz to, czy wiadomość narusza wytyczne i zasady dostawcy usług internetowych. Odbiorcy mogą stosować dodatkowe środki bezpieczeństwa dotyczące wiadomości e-mail, które mają wpływ na to, czy wiadomość zostanie przyjęta, czy odrzucona.

Zapoznaj się z wymaganiami dotyczącymi wysyłania wiadomości e-mailowych o charakterze marketingowym

Ponieważ narzędzie do wysyłania wiadomości e-mailowych o charakterze marketingowym korzysta z własnej sieci wysyłkowej HubSpot, przy każdej próbie wysłania wiadomości e-mailowej egzekwowane są określone wymagania. Jeśli nie jesteś w stanie spełnić tych wymagań, warto rozważyć, czy w danym przypadku lepszym rozwiązaniem będzie wysłanie wiadomości e-mailowej indywidualnej, czy też wysłanie jej w ramach sekwencji.

Wszystkie kontakty, do których wysyłasz wiadomości e-mail za pomocą narzędzia do wysyłania wiadomości marketingowych, muszą spełniać następujące kryteria:

• Osobiście podali swój adres e-mail bezpośrednio Twojej organizacji.
• Osobiście udzielili weryfikowalnej zgody na otrzymywanie wiadomości bezpośrednio Twojej organizacji.
• Nie zrezygnowali z otrzymywania wiadomości e-mail od Twojej organizacji ani nie oznaczyli żadnej z Twoich wiadomości jako spam w innym narzędziu.
• Zostały oznaczone jako kontakty marketingowe. 

Ważne jest również, aby upewnić się, że intencja i treść wiadomości e-mail nie są mylące. Wiadomości e-mailowe o charakterze marketingowym, podszywające się pod komunikację indywidualną, są bardziej narażone na oznaczenie jako spam przez dostawcę usług internetowych odbiorcy, a użycie fałszywego imienia i nazwiska lub tematu wiadomości stanowi naruszenie zasad dopuszczalnego użytkowania HubSpot.

Wybierz domenę wysyłania wiadomości e-mail

Rozpoczynając wysyłanie wiadomości e-mail za pomocą narzędzia do marketingu e-mailowego, pamiętaj, że nie należy planować wysyłania wiadomości z tej samej subdomeny, która służy do hostowania treści, takich jak blog, strony internetowe lub strony docelowe. Aby chronić reputację domeny głównej w zakresie wysyłania wiadomości e-mail, warto rozważyć użycie subdomeny przeznaczonej wyłącznie do wysyłania wiadomości.

Jeśli spróbujesz użyć tej samej domeny zarówno do hostingu treści, jak i wysyłania wiadomości e-mail, lub jeśli już podłączyłeś rekord CNAME dla tej domeny, podczas konfigurowania uwierzytelniania poczty e-mail w HubSpot pojawi się błąd informujący, że domena jest używana gdzie indziej. Zostaniesz poproszony o wybranie innej domeny.

Poniżej podano kilka przykładów kombinacji domen i subdomen. Jeśli nie znasz niektórych terminów związanych z domenami, zapoznaj się ze słowniczkiem na końcu tego artykułu.

Korzystaj ze wspólnych nadawców

Jeśli nie zakupiłeś dedykowanego adresu IP ani dodatków do poczty transakcyjnej, e-maile marketingowe są wysyłane przez współdzielone adresy IP HubSpot. Zapoznaj się z poniższą tabelą, aby wybrać domenę wysyłania e-maili dla swojej organizacji:

Korzystaj z dedykowanych adresów IP nadawców

Jeśli zakupiłeś dodatek dotyczący dedykowanego adresu IP lub dodatek dotyczący wiadomości e-mailowych o charakterze transakcyjnym, zapoznaj się z poniższymi przykładami kombinacji domen:

Skonfiguruj uwierzytelnianie 

Jeśli nie skonfigurujesz odpowiedniego uwierzytelniania na swoim koncie HubSpot, HubSpot użyje zmiennej domeny e-mailowej jako adresu nadawcy w celu zrealizowania wysyłki, co może wyglądać podejrzanie dla dostawcy usług internetowych odbiorcy. Skonfigurowanie odpowiedniego uwierzytelniania pozwala HubSpot dodać informacje do nagłówków wiadomości e-mail, aby udowodnić, że Twoja domena udzieliła HubSpot pozwolenia na wysyłanie wiadomości w Twoim imieniu.

Uwierzytelnianie obejmuje skonfigurowanie DKIM, SPF i DMARC w ustawieniach domeny na koncie HubSpot. 

Analiza skuteczności e-maili marketingowych

Po wysłaniu marketingowego e-maila możesz przeanalizować wyniki i sprawdzić, czy wiadomość została pomyślnie dostarczona, na stronie skuteczności e-maili. Oprócz podanych zbiorczych wskaźników możesz również przejrzeć wyniki dostarczenia dla każdego odbiorcy w zakładce Odbiorcy, a następnie klikając na dowolny z różnych typów wyników.

Zrozumienie limitów czasu

Jeśli dostawca usług internetowych nie odpowie na żądanie połączenia HubSpot, wiadomość e-mail nie zostanie uznana za odrzuconą. Zamiast tego pojawi się w sekcji „Nie wysłane ” na stronie wydajności wiadomości e-mail. Kontakty te pozostają kwalifikowane do przyszłych wysyłek.

Zrozumienie odrzuconych wiadomości

Gdy dostawca usług internetowych odrzuca wiadomość e-mail, uznaje się to za odrzucenie. Dostawca usług internetowych podaje kod odrzucenia i odpowiedni powód. Niektóre kody odrzucenia oznaczają odrzucenie trwałe, zwane twardym odrzuceniem, podczas gdy inne oznaczają odrzucenie tymczasowe, zwane miękkim odrzuceniem. Kod odrzucenia zostanie przypisany do powiązanej kategorii w HubSpot, takiej jak Nieznany użytkownik,Polityka lubSpam. Dowiedz się więcej o różnych typach odrzucenia.

Zrozumienie odroczonych wiadomości

Gdy dostawca usług internetowych odrzuca wiadomość e-mail, nie jest w stanie jej przyjąć w momencie jej nadejścia. W takim przypadku dostarcza on HubSpot powód odroczenia. W zależności od powodu HubSpot będzie ponawiał próbę wysłania, aż dostawca usług internetowych przyjmie lub odrzuci wiadomość e-mail albo minie 72 godziny od pierwszej próby. Po odroczeniu wiadomości e-mail nie można ręcznie zatrzymać wysyłania do tych odbiorców. 

Zrozumienie dostarczonych wiadomości e-mail

Gdy dostawca usług internetowych zaakceptuje wiadomość e-mail od HubSpot, zostanie ona oznaczona jako dostarczona, co oznacza koniec widoczności procesu wysyłania dla HubSpot. Następnie dostawca usług internetowych przejmie zaakceptowaną wiadomość e-mail i określi, czy należy ją przefiltrować do skrzynki głównej, promocji, spamu, kwarantanny czy innej skrzynki. Dostawcy usług internetowych nie zawsze informują nadawców o umieszczeniu wiadomości w skrzynce odbiorczej, więc HubSpot nie może dostarczyć danych raportowych dotyczących informacji o umieszczeniu.

Dowiedz się więcej o tym, dlaczego kontakty mogą nie być w stanie znaleźć dostarczonych wiadomości e-mail. 

Zrozumienie umieszczania w skrzynce głównej

Przyjęta wiadomość e-mail ma większe szanse na umieszczenie w skrzynce odbiorczej, gdy nadawca ma dobrą reputację wysyłkową, a odbiorcy wykazali, że wiadomości e-mail z Twojej domeny są priorytetowe dla ich skrzynki odbiorczej. Odbiorcy wykazują, że wiadomości e-mail są dla nich priorytetowe, otwierając je, klikając, dodając do ulubionych, odpowiadając na nie lub przekazując dalej. Bardzo ważne jest, aby wysyłać wiadomości e-mail tylko do kontaktów, które wyraziły weryfikowalną zgodę na otrzymywanie wiadomości, oraz aby wykluczyć kontakty, które nie wykazują zaangażowania.

Zrozumienie umieszczania wiadomości w skrzynce spamowej

Wiadomość e-mail ma większe szanse na zaklasyfikowanie jako spam lub trafienie do innej skrzynki filtrowanej, jeśli nadawca nie przestrzegał odpowiednich wytycznych dotyczących zgody na otrzymywanie wiadomości, regularnie wysyłał wiadomości do nieaktywnych kontaktów lub dołączał podejrzane treści lub linki.

Jeśli Twoje wiadomości e-mail są akceptowane, ale następnie trafiają do folderu spam, warto poprawić reputację nadawcy za pomocą planu naprawczego.

Zrozumienie wysyłania wiadomości e-mail typu „jeden do jednego”

E-maile wysyłane za pośrednictwem podłączonej skrzynki odbiorczej, takiej jak skrzynka rozmów, narzędzie sekwencji lub e-maile indywidualne z rejestru kontaktów, nie korzystają z sieci wysyłania e-maili HubSpot ani domeny wysyłania e-maili używanej do e-maili marketingowych. Zamiast tego są wysyłane przez sieć podłączonej skrzynki odbiorczej.

Łącząc swoją skrzynkę odbiorczą z HubSpot, udzielasz HubSpot uprawnienia do wysyłania wiadomości e-mail przy użyciu sieci wysyłania wiadomości e-mail Twojej firmy. Na przykład, jeśli Twoim dostawcą skrzynki odbiorczej jest Outlook, wysyłanie zostanie zrealizowane przez sieć wysyłkową Outlooka.

Kiedy zainicjujesz wysyłkę z podłączonej skrzynki odbiorczej, HubSpot nawiąże połączenie z dostawcą skrzynki odbiorczej. Gdy dostawca skrzynki odbiorczej zaakceptuje wiadomość e-mail, podejmie próbę dostarczenia jej do skrzynki odbiorczej adresata. Jeśli Twoja wiadomość e-mail zostanie odroczona, odrzucona lub z innych powodów nie będzie można jej dostarczyć, możesz otrzymać wiadomość zwrotną na swójadres nadawcy. W zależności od tego, w jaki sposób dostawca skrzynki odbiorczej udostępnia te informacje, HubSpot może nie być w stanie zgłosić powiązanego problemu z dostarczeniem.

Jeśli chcesz korzystać ze skrzynki odbiorczej konwersacji, ale nie możesz połączyć swojej skrzynki odbiorczej z HubSpot, możesz również skonfigurować skrzynkę odbiorczą hostowaną przez HubSpot. Po skonfigurowaniu wszystkie wiadomości będą przesyłane przez sieć wysyłania wiadomości e-mail HubSpot. Jeśli zakupiłeś dodatek dedykowanego adresu IP lub dodatek do wiadomości transakcyjnych, wiadomości e-mail wysyłane ze skrzynki odbiorczej hostowanej przez HubSpot będą również korzystać z Twojego dedykowanego adresu IP. Ta skrzynka odbiorcza hostowana przez HubSpot może być używana tylko w skrzynce odbiorczej konwersacji, a nie do wiadomości e-mail typu „jeden do jednego”, takich jak te wysyłane z rekordów kontaktów. 

Do kontaktów, które zrezygnowały z otrzymywania wiadomości marketingowych, nadal można wysyłać indywidualne wiadomości e-mail z poziomu ich karty kontaktowej lub skrzynki odbiorczej rozmów. 

Słownik terminów związanych z wysyłaniem wiadomości e-mail

Poniżej zdefiniowano następujące popularne terminy związane z wysyłaniem wiadomości e-mail. Definicje innych terminów i pojęć HubSpot można znaleźć w słowniku HubSpot.

BIMI: specyfikacja e-mailowa (Brand Indicators for Message Identification), która zapewnia nadawcom wiadomości e-mail opcjonalny sposób na zwiększenie rozpoznawalności marki i zaufania do wysyłanych przez nich wiadomości. Po skonfigurowaniu logo Twojej marki będzie wyświetlane obok uwierzytelnionych wiadomości w obsługiwanych dostawcach skrzynek odbiorczych.

Dostarczalność: zdolność do dotarcia do głównej skrzynki odbiorczej odbiorcy zamiast do innej filtrowanej skrzynki, takiej jak spam lub wiadomości-śmieci.

DKIM: standard uwierzytelniania wiadomości e-mail (DomainKeys Identified Mail) używany do weryfikacji, czy sieć wysyłająca wiadomości e-mail jest upoważniona do wysyłania wiadomości w imieniu Twojej domeny. DKIM jest zazwyczaj konfigurowany dlaadresu „Friendly From”. Dowiedz się więcej o DKIM w tym artykule.

Dostosowanie DKIM: dodatkowy aspekt DKIM, w którym zarównoadres „Friendly From”, jak i domena ścieżki zwrotnej są zgodne.

DMARC: protokół uwierzytelniania wiadomości e-mail (Domain-based Message Authentication, Reporting, and Conformance), który określa, w jaki sposób serwery odbiorców powinny obsługiwać nieuwierzytelnione wiadomości e-mail z Twojej domeny. DMARC jest konfigurowany dlaadresu „Friendly From”. Dowiedz się więcej o DMARC w tym artykule.

Klient poczty e-mail:oprogramowanie, którego odbiorcy używają do przeglądania swoich wiadomości e-mail. Wielu odbiorców często korzysta z tego samego klienta poczty e-mail, co ich dostawca usług skrzynki odbiorczej, ale mogą one się różnić. Na przykład odbiorca może używać Apple Mail do przeglądania wiadomości e-mail ze swojej skrzynki odbiorczej Gmail.

Nagłówki wiadomości e-mail: ukryte metadane w otrzymanej wiadomości e-mail. Te metadane zawierają informacje techniczne o tym, jak wiadomość została wysłana, oraz o jej uwierzytelnieniu.

Domena wysyłająca wiadomości e-mail: domena używana wpolu „Od” Twoich wiadomoście-mail. Możesz postępować zgodnie z instrukcjami zawartymi w tym artykule, aby połączyć swoją domenę wysyłającą wiadomości e-mail, konfigurując uwierzytelnianie DKIM w HubSpot.

Przyjazny adres nadawcy: adres e-mail wybrany jakoadres nadawcy w edytorze wiadomości e-mail.

Dostawca usług skrzynki odbiorczej: usługa zapewniająca skrzynkę odbiorczą dla wiadomości e-mail odbiorcy. Popularni dostawcy usług internetowych to między innymi Gmail, Yahoo i Outlook.

Domena ścieżki zwrotnej: domena sieci wysyłającej wiadomości e-mail. Może się ona różnić odadresu nadawcy w przypadku korzystania z HubSpot. Nie można jej dostosować przez nadawców w sieci współdzielonej HubSpot, ale można to zrobić, jeśli zakupiono dodatek dedykowanego adresu IP lub dodatek do wiadomości transakcyjnych.

Domena główna: nazwa domeny witryny internetowej lub adresu e-mail Twojej organizacji.Nie zawieraprzedrostka www przed nazwą. Na przykład adres URL www.hubspot.com ma domenę główną hubspot.com. Może być również nazywana domeną organizacji lub domeną główną.

SMTP: język sieciowy (Simple Mail Transfer Protocol) używany przez serwery pocztowe do przesyłania wiadomości między sobą. Kiedy wysyłasz wiadomość e-mail w jednym z narzędzi pocztowych HubSpot, otwierana jest sesja z każdym z serwerów pocztowych odbiorcy. Połączenia te nazywane są transakcjami SMTP.

SPF: standard uwierzytelniania poczty elektronicznej (Sender Policy Framework) używany do weryfikacji, czy wiadomości e-mail z Twojej domeny mają być wysyłane z zewnętrznej sieci wysyłającej pocztę (np. HubSpot). SPF jest zazwyczaj konfigurowany dladomeny ścieżki zwrotnej. Dowiedz się więcej o konfiguracji SPF w tym artykule.

Dostosowanie SPF:dodatkowy aspekt SPF, w którym zarównoprzyjazny adres nadawcy, jak idomena ścieżki zwrotnej są zgodne.

Subdomena: tekst poprzedzający nazwę Twojej organizacji w adresie URL Twojej witryny. W przypadku hostingu treści najczęściej spotykaną subdomeną jest www. Domeny wysyłające wiadomości e-mail nie wymagają subdomeny, ale często warto ją mieć. Na przykład help@emails.hubspot.com ma subdomenę emails.