Redactar y responder correos electrónicos en la bandeja de entrada de conversaciones

Después de configurar tu bandeja de entrada de conversaciones y conectar una dirección de correo electrónico de equipo a la bandeja de entrada, descubre cómo enviar correos electrónicos a tus contactos directamente desde la bandeja de entrada.

Si utilizas la aplicación móvil de HubSpot, aprende a responder correos electrónicos utilizandoConversaciones en el móvil.

Nota: si no puedes responder a una conversación, asegúrate de que estás añadido como miembro del equipo en la configuración de acceso ala bandeja de entrada. Cuando una bandeja de entrada sólo es visible para usuarios y equipos específicos, sólo los usuarios y equipos seleccionados pueden ver y responder a las conversaciones entrantes. Uos usuarios con acceso a la cuenta o permisos de superadministrador pueden ver las conversaciones de la bandeja de entrada de la cuenta, pero no pueden realizar acciones en la bandeja de entrada, como responder a una conversación, a menos que se les añada como miembros del equipo no pueden realizar acciones en la bandeja de entrada, como responder a una conversación, a menos que se les añada como miembros del equipo.

Redactar un correo electrónico

Redacta un correo electrónico en la bandeja de entrada para comenzar una conversación con los contactos.

• En tu cuenta de HubSpot, dirígete a Conversaciones > Bandeja de entrada.
• En la esquina inferior izquierda, haz clic en Redactar.

• En el cuadro emergente en la parte inferior derecha:
  • Haz clic en el menú desplegable Para  y busca el nombre de un contacto.
  • Haz clic en el menú desplegable De para enviar desde otra dirección de correo electrónico de equipo conectado.
  • En el campo Asunto, escribe la línea del asunto.
  • Escribe tu correo electrónico:
    • Utilice el menú desplegable Insertar para utilizar una plantilla de correo electrónico existente o para insertar un fragmento, una cita, un documento, un enlace a una reunión, un artículo de la base de conocimientos o un vídeo en su respuesta.
    • Utilice los iconos de la parte inferior del editor de correo electrónico para modificar el estilo del texto, insertar un enlace, añadir una imagen o cargar un archivo.

• Haz clic en Enviar. El correo electrónico saliente se registra en el registro de contacto del destinatario.

Puedes ver el correo electrónico saliente en la vista Enviado  en tu bandeja de entrada de conversaciones. Si incluiste adjuntos en el correo electrónico saliente, los archivos adjuntos también se registrarán en la cronología del registro.

Ten en cuenta: si tu servidor de correo electrónico ejecuta un software de seguridad que analiza los archivos adjuntos al recibir correos electrónicos, es posible que HubSpot no pueda registrar los archivos adjuntos que se incluyen en las respuestas de correo electrónico o en los correos electrónicos entrantes enviados a la dirección de correo electrónico de tu equipo. Por ejemplo, si sus servidores de Office 365 están ejecutando Advanced Threat Protection con Dynamic Delivery activado, es posible que los archivos adjuntos no se registren .

Responder a una conversación por correo electrónico

Responder a cualquier mensaje enviado a tu dirección de correo electrónico de equipo en la bandeja de entrada. Se creará un nuevo registro de contacto para cualquier mensaje entrante si ya existe un registro de contacto que use esa dirección de correo electrónico.

Nota: si un correo entrante no aparece en tu bandeja de entrada de conversaciones, revisa las carpetas SPAM o JUNK de tu cuenta de correo electrónico de Office 365. Los correos electrónicos que se envían a las carpetas SPAM o JUNK en una bandeja de entrada de Office 365 no aparecerán en la bandeja de entrada de conversaciones. 

• En tu cuenta de HubSpot, dirígete a Conversaciones > Bandeja de entrada.
• En el panel izquierdo, haz clic en una conversación por correo electrónico para abrirla.
• Si tienes asignada una licencia de pago de Service Hub y ya hay otros usuarios respondiendo al visitante o viendo el hilo, su avatar aparecerá en el editor de respuestas y un indicador de escritura señalará que están respondiendo activamente. Deberías abrir otra conversación sin asignar.

• Revisar la respuesta del correo electrónico. Si el correo electrónico es mayor que 100 KB, desplázate hacia abajo de la cadena y haz clic en Ver mensaje completo para abrir el correo electrónico completo en otra pestaña del navegador. 
• Escribe tu respuesta en el editor.
  • Usa los íconos de la parte inferior del editor para modificar el estilo del texto, insertar un enlace, agregar una imagen o subir un archivo. También puedes arrastrar y soltar archivos desde tu equipo en el editor de respuestas.
  • Para agregar un documento, un fragmento, un enlace de reunión, un artículo de la base de conocimientos, una cotización o un video en tu respuesta, haz clic en Insertar.

• Cuando termines el mensaje, haz clic en Enviar.
• Si necesitas CC o CCO de destinatarios adicionales, añadir más destinatarios en el campo Para , o editar la dirección de correo electrónico De , haz clic en el menú verticalMenú en la parte superior derecha para ampliar las opciones de edición. Puede hacer clic en el botón hacia abajo situado junto al nombre del remitente para alternar entre las direcciones del remitente de las bandejas de entrada conectadas.

• Cuando termine la conversación, haz clic en suCerrarconversación en la parte superior derecha. Si hay un ticket asociado a la conversación, el usuario puede cerrar el ticket y la conversación al mismo tiempo, o sólo cerrar la conversación haciendo clic en el menú desplegable Más y seleccionando Cerrar conversación.

También puedes reasignar una conversación, comentar un tema, mover una conversación a otra bandeja de entrada, reenviar un correo electrónico a otro equipo o hacer una llamada desde el editor de respuestas. Más información sobre colaborar con tu equipo en la bandeja de entrada.

Nota: si reenvías correos electrónicos a la bandeja de entrada de conversaciones, ten en cuenta que un correo electrónico con una línea de asunto que contiene “FW” o “FWD” se registra en el registro del remitente original. Cuando se incluyen estos prefijos en la línea de asunto, HubSpot busca información de contacto en el correo electrónico original. HubSpot revisará la versión de texto sin formato del correo electrónico para esta información. Más información sobre cómo administrar tus configuración de reenvío.