Redactar y responder correos electrónicos en la bandeja de entrada de conversaciones

Después de configurar tu bandeja de entrada de conversaciones y conectar una dirección de correo electrónico de equipo a la bandeja de entrada, puedes empezar a enviar mensajes a tus contactos directamente desde la bandeja de entrada.

Si utilizas la aplicación móvil de HubSpot, aprende a responder a los correos electrónicos utilizando Conversaciones en el móvil.

Nota: si no puedes responder a una cadena, asegúrate de que te incluyan como un miembro del equipo en la configuración Acceso de la bandeja de entrada. Cuando una bandeja de entrada solo sea visible para usuarios y equipos específicos, solo los usuarios y equipos seleccionados pueden ver y responder a las conversaciones entrantes. Los usuarios con acceso a la cuenta o permisos de superadministrador pueden ver cualquier bandeja de entrada de conversaciones de la cuenta, pero no pueden realizar acciones en la bandeja de entrada, como responder a un hilo, a menos que se les añada como miembro del equipo.

Redactar un mensaje

Redacta un mensaje en la bandeja de entrada para iniciar una conversación con tus contactos.

• En tu cuenta de HubSpot, dirígete a CRM > Bandeja de entrada.
• En la esquina inferior izquierda, haz clic en Redactar.

• En el cuadro emergente, redacte su mensaje.
  
  • Para expandir el editor de respuestas mientras escribe su respuesta, haga clic en enlarge Expandir para abrirlo en una ventana emergente. 
  • Haz clic en el menú desplegable Para  y busca el nombre de un contacto. Puede enviar un mensaje al correo electrónico o a la cuenta de WhatsApp de un contacto si ha conectado una cuenta de WhatsApp Business a la bandeja de entrada de conversaciones.

• • Haz clic en el menú desplegable Desde para enviar desde otra dirección de correo electrónico del equipo conectado.
  • En el campo Asunto, escribe la línea del asunto.

• • • Utilice los iconos de la parte inferior del editor de correo electrónico para modificar el estilo del texto, insertar un enlace, añadir una imagen o subir un archivo.

• Haz clic en Enviar. El mensaje saliente se registrará en el registro de contactos del destinatario.

Puedes ver el mensaje saliente en la vistaEnviados de la bandeja de entrada de conversaciones. Si incluiste adjuntos en el correo electrónico saliente, los archivos adjuntos también se registrarán en la cronología del registro.

Nota: si tu servidor de correo electrónico está ejecutando software de seguridad que escanea archivos adjuntos cuando recibes correos electrónicos, HubSpot podría no registrar archivos adjuntos que se incluyen en respuestas de correo electrónico o correos electrónicos entrantes enviados a tu dirección de equipo. Por ejemplo, si sus servidores de Office 365 están ejecutando Protección avanzada frente a amenazas con Entrega dinámica activada, es posible que los archivos adjuntos no se registren.

Responder a una conversación por correo electrónico

Responde a cualquier mensaje enviado a tu dirección de correo electrónico de equipo en la bandeja de entrada. Se creará un nuevo registro de contacto para cualquier mensaje entrante si ya existe un registro de contacto que use esa dirección de correo electrónico.

Nota: si un correo entrante no aparece en tu bandeja de conversaciones, revisa las carpetas SPAM o JUNK de tu cuenta de correo electrónico de Office 365. Los correos electrónicos que se envían a las carpetas SPAM o JUNK en una bandeja de entrada de Office 365 no aparecerán en la bandeja de conversaciones.

• En tu cuenta de HubSpot, dirígete a CRM > Bandeja de entrada.
• En el panel izquierdo, haz clic en una conversación por correo electrónico para abrirla.
• Revisa la respuesta del correo electrónico. Si el correo electrónico es mayor que 100 KB, desplázate hacia abajo de la cadena y haz clic en Ver mensaje completo para abrir el correo electrónico completo en otra pestaña del navegador.
• Escribe tu respuesta en el editor.
  • Utiliza los iconos de la parte inferior del editor de correo electrónico para modificar el estilo del texto, insertar un enlace, agregar una imagen, incluir un emoji o cargar un archivo. También puedes arrastrar y soltar archivos desde tu equipo en el editor de respuestas.
  • Para expandir el editor de respuestas mientras escribe su respuesta, haga clic y arrastre el editor de respuestas, o haga clic en enlarge Expandir para abrirlo en una ventana emergente.

• • Para añadir un documento , fragmento, enlace de reunión, artículo de la base de conocimientos, cita, o vídeo en tu respuesta, haz clic en Insertar.

• Cuando termines el mensaje, haz clic en Enviar.

• Si necesitas destinatarios de CC o CCO adicionales, agregar más destinatarios en el campo Para o edita la dirección de correo electrónico De , y haz clic en el menúverticalMenu en la parte superior derecha para expandir las opciones de edición. Puedes hacer clic en down junto al nombre De para cambiar entre las direcciones De de los canales de tu correo electrónico de equipo conectado.

• Cuando la conversación haya terminado, haz clic en suCerrar conversación en la parte superior derecha. Si hay un ticket asociado a la conversación, el usuario puede cerrar el ticket y la conversación al mismo tiempo, o sólo cerrar la conversación haciendo clic en el menú desplegable Más y seleccionando Cerrar conversación.

También puedes reasignar una conversación, comentar un tema, mover una conversación a otra bandeja de entrada, reenviar un correo electrónico a otro equipo o hacer una llamada desde el editor de respuestas. Más información sobre colaborar con tu equipo en la bandeja de entrada.

Nota: si reenvías correos electrónicos a la bandeja de entrada de conversaciones, ten en cuenta que un correo electrónico con una línea de asunto que contiene “FW” o “FWD” se registra en el registro del remitente original. Cuando se incluyen estos prefijos en la línea de asunto, HubSpot busca información de contacto en el correo electrónico original. HubSpot revisará la versión de texto sin formato del correo electrónico para esta información. Más información sobre la gestión de tu configuración de reenvío .

Responder a mensajes mediante la integración con Slack

Si has conectado la integración con Slack a tu cuenta de HubSpot y configurado las notificaciones para la bandeja de tus conversaciones, puedes responder a mensajes de WhatsApp, Facebook Messenger y chat en vivo directamente a través de Slack.

Puedes responder en el hilo de Slack asociado y se sincronizará automáticamente con la conversación correspondiente en tu bandeja de entrada.

Nota: responder desde Slack no es compatible actualmente con correo electrónico conectado y canales de formulario.