Organizar equipos y vistas en el centro de ayuda

Antes de empezar a gestionar tus tickets en el centro de ayuda, revisa las secciones siguientes para obtener más información sobre las vistas predeterminadas que proporciona HubSpot, así como la forma de estructurar tus equipos para que puedan colaborar entre sí de manera eficiente.

Por favor, ten en cuenta que: sólo los Superadministradores y los usuarios con una Licencia Service Hub pueden acceder a todas las funciones del servicio de asistencia. Los usuarios con Servicio o Ventas Acceso pueden seguir viendo y colaborando dentro del espacio de trabajo del servicio de asistencia. Sin embargo, no tendrán acceso a todas las vistas predeterminadas, la configuración del servicio de asistencia y las personalizaciones de.

Agrupar a los miembros en equipos

Para sacar el máximo partido al servicio de asistencia, es recomendable que organices a los miembros del equipo en Equipos de HubSpot en función de su experiencia y de cómo piensas compartir los tickets. Por ejemplo, si tu organización de asistencia tiene un equipo de asistencia general cuyos miembros comparten responsabilidades, necesitan visibilidad de los tickets de los demás y colaboran a menudo, se recomienda agrupar a esos miembros en un único equipo de HubSpot.

Vistas en el centro de ayuda

Las vistas te permiten a ti y a tu equipo organizar el espacio de trabajo del centro de ayuda según las necesidades específicas de cada miembro. Puedes empezar a gestionar tickets inmediatamente utilizando las vistas predeterminadas, o crear vistas personalizadas para controlar lo que es visible para cada equipo. También puede personalizar qué vistas se muestran y su orden.

El centro de ayuda incluye los siguientes tipos de vistas:

Nota: Los usuarios de con Servicio o Ventas Acceso que no tengan asignado un Service Hub asiento sólo podrán acceder a las vistas por defecto: Mis Menciones, Siguiendo, y Todo Abierto. 

• Vistas predeterminadas: vistas incorporadas que filtran los tickets en función de su responsable y estado:
  
  • Sin asignar: todos los tickets sin responsable actual.
  • Asignado a mí: todas las entradas asignadas a ti.
  •  Sin asignar de mi equipo: los tickets de aparecerán en esta vista si configuraste las reglas de enrutamiento automático para asignar tickets a tu equipo, pero todos los usuarios del equipo no estaban disponibles cuando se creó el ticket.
  • Abiertos de mi equipo: todos los tickets abiertos asignados a ti o a otro miembro de tu equipo.
  • Todos abiertos: todos los tickets con un estado de Abierto.
  • Siguiendo: todos los tickets que ha seguido manualmente. Más información sobre los siguientes tickets. 

• • Mis Menciones: todas las entradas en las que has sido mencionado. Más información sobre etiquetar usuarios en Registros. 

• • Todos Cerrados: todos los tickets con un estado de Cerrado. Los tickets deben tener una fecha de cierre para aparecer en esta vista. 
  • Enviados: todos los Tickets abiertos con una conversación asociada que incluye un email enviado desde un email conectado o desde un registro en el CRM.
  • Spam: todos los tickets que un usuario de tu cuenta ha marcado como spam.
• Vistas personalizadas públicas: vistas creadas por usuarios de tu cuenta que son visibles para todos los demás equipos.
• Vistas personalizadas compartidas por el equipo: vistas creadas por los usuarios que sólo son visibles para tu equipo principal.
• Vistas personalizadas privadas: vistas sólo visibles para el usuario que las creó. 

Para personalizar las vistas que se muestran y el orden en que aparecen:

• Para cambiar el orden de las vistas, haga clic y arrastre una vista de a una nueva posición.
• Para ocultar una vista, arrástrela debajo del menú desplegable Más. Puede ampliar este menú desplegable en cualquier momento para ver las vistas ocultas.
• Para mostrar una vista que antes estaba oculta, haga clic en el menú desplegable Más y, a continuación, haga clic y arrastre la vista situada encima.

Crear vistas personalizadas

Puedes filtrar los tickets en vistas públicas o privadas para ayudar a tu equipo a priorizar y gestionar las comunicaciones con los clientes en el centro de ayuda. Por ejemplo, podrías crear una vista de todos los tickets de alta prioridad para que tu equipo sepa dónde centrar sus esfuerzos, o podrías crear una vista privada de todos los tickets abiertos en tu pipeline para supervisar mejor la resolución de tickets sin distraer a tu equipo.

Nota: sólo los usuarios con el permiso Vistas personalizadas pueden crear, editar o eliminar vistas personalizadas en el servicio de asistencia.

Para crear una vista personalizada en el centro de ayuda:

• En tu cuenta de HubSpot, dirígete a Espacios de trabajo > Centro de ayuda.
• En la barra lateral izquierda, haz clic en + Crear vista.
• En el panel derecho, escribe un nombre para tu vista.
• Para agregar un emoji al nombre de tu vista personalizada, haz clic en el icono del emoji emoji  situado junto al campo Nombre. Explora o busca tu emoji, luego haz clic en el emoji para agregarlo al nombre personalizado de la vista. 
• Selecciona una opción para compartir:
  • Privado: la vista sólo será accesible para ti.
  • Equipo(s): Los usuarios de pueden crear vistas que sean visibles para cualquier equipo de HubSpot con acceso al centro de ayuda.
  • Todos: todos los usuarios de tu cuenta de HubSpot podrán acceder a la vista.
• Para personalizar la vista de modo que los usuarios vean sólo los tickets de su propiedad, seleccione la casilla de verificación Crear una vista dinámica filtrada por propietario de ticket.
• Haz clic en Siguiente.
• Selecciona y configura las propiedades del ticket que deseas filtrar.
• Cuando hayas terminado de personalizar la vista, haz clic en Crear vista.

La vista recién creada aparecerá en la barra lateral izquierda en Vistas compartidas si ha hecho que la vista sea accesible para todos o para un equipo específico. Si has hecho que la vista sea privada, aparecerá en Vistas privadas.

El número de vistas personalizadas que puedes crear depende de tu suscripción de HubSpot Puedes revisar este límite en la sección Vistas personalizadas en bandeja de entrada compartida en Catálogo de productos y servicios de HubSpot.