Organiser teams og visninger i helpdesk

Før du begynder at administrere dine tickets i helpdesken, skal du gennemgå afsnittene nedenfor for at lære mere om de standardvisninger, som HubSpot tilbyder, samt hvordan du kan strukturere dine teams, så de kan samarbejde effektivt med hinanden.

Bemærk: Brugere skal have et Service Hub-sæde for at få adgang til alle funktioner i helpdesk. Brugere med Service eller Sales Access kan stadig se og samarbejde i helpdesk-arbejdsområdet. De har dog ikke adgang til alle standardvisninger, helpdesk-indstillinger og tilpasninger.

Gruppér medlemmer i teams

For at få mest muligt ud af helpdesken anbefales det, at du organiserer teammedlemmer i HubSpot-teams baseret på ekspertise, og hvordan du planlægger at dele tickets. Hvis din supportorganisation f.eks. har et generelt supportteam, hvis medlemmer deler ansvarsområder, har brug for indsigt i hinandens tickets og ofte samarbejder, anbefales det at gruppere disse medlemmer i et enkelt HubSpot-team.

Visninger i helpdesk

Visninger giver dig og dit team mulighed for at organisere helpdesk-arbejdsområdet efter hvert medlems specifikke behov. Du kan begynde at administrere tickets med det samme ved hjælp af standardvisninger eller oprette brugerdefinerede visninger for at kontrollere, hvad der er synligt for hvert team. Du kan også tilpasse , hvilke visninger der vises, og deres rækkefølge.

Helpdesk omfatter følgende visningstyper:

• Standardvisninger: Indbyggede visninger, der filtrerer tickets ud fra deres modtager og status:
  • Unassigned: alle åbne sager uden en aktuel modtager.
  • Assigned to me: alle sager, der er tildelt dig.
  • Mit teams ikke-tildelte: Åbne -billetter vises i denne visning, hvis du har opsat automatiske routing-regler for at tildele billetter til dit team, men alle brugere på teamet var utilgængelige, da billetten blev oprettet.
  • My Team's Open: alle åbne billetter, der er tildelt dig eller et andet medlem af dit team.
  • All Open: alle sager med status Open.
  • Following: alle sager, som du manuelt har fulgt. Læs mere om at følge sager.

• • My Mentions: alle åbne sager, hvor du er blevet nævnt. Læs mere om at nævne brugere i poster.

• • Alle lukkede: alle sager med status som lukket. Billetterne skal have en lukkedato for at blive vist i denne visning.
  • Sendt: alle åbne sager med en tilknyttet samtale, der inkluderer en e-mail sendt fra en tilsluttet e-mail eller fra en post i CRM.
  • Spam: alle tickets, som en bruger på din konto har markeret som spam.
• Offentlige brugerdefinerede visninger: visninger oprettet af brugere på din konto, som er synlige for alle andre teams.
• Teamdelte brugerdefinerede visninger: visninger, der er oprettet af brugere, og som kun er synlige for deres hovedteam.
• Private brugerdefinerede visninger: visninger, der kun er synlige for den bruger, der har oprettet dem.

Sådan tilpasser du, hvilke visninger der vises, og hvilken rækkefølge de vises i:

• For at ændre rækkefølgen skal du klikke og trække en visning til en ny position.
• Hvis du vil skjule en visning, skal du trække den ned under rullemenuen More. Du kan til enhver tid udvide denne dropdown-menu for at se skjulte visninger.
• For at vise en visning, der tidligere var skjult, skal du klikke på rullemenuen More og derefter klikke og trække visningen over den.

Opret brugerdefinerede visninger

Du kan filtrere tickets i offentlige eller private visninger for at hjælpe dit team med at prioritere og administrere kundekommunikation i helpdesk. Du kan f.eks. oprette en visning af alle sager med høj prioritet, så dit team ved, hvor de skal fokusere deres indsats, eller du kan oprette en privat visning af alle åbne sager i din pipeline for bedre at kunne overvåge sagsløsningen uden at distrahere dit team.

Bemærk: Brugere skal have et Service Hub-sæde for at kunne se brugerdefinerede visninger i helpdesk. For at oprette, redigere eller slette brugerdefinerede visninger skal brugerne have både et Service Hub-sæde og tilladelsen Brugerdefinerede visninger.

Sådan opretter du en brugerdefineret visning i helpdesk:

• På din HubSpot-konto skal du navigere til Service > Helpdesk.
• Klik på + Opretvisning i venstre sidepanel.
• I det højre panel skal du indtaste et navn til din visning.
• For at tilføje en emoji til navnet på din brugerdefinerede visning skal du klikke på emoji-ikonet emoji ved siden af feltet Navn. Gennemse eller søg efter din emoji, og klik derefter på emojien for at føje den til navnet på den brugerdefinerede visning.
• Vælg en delingsmulighed:
  • Privat: Visningen vil kun være tilgængelig for dig.
  • Team(s): Brugere kan oprette visninger, der er synlige for ethvert HubSpot-team med adgang til helpdesk.
  • Alle:Alle brugere på din HubSpot-konto vil kunne få adgang til visningen.
• Hvis du vil tilpasse visningen, så brugerne kun ser de billetter, de ejer, skal du markere afkrydsningsfeltet Create a dynamic view filtered by ticket owner.
• Klik på Næste.
• Vælg og konfigurer de billetegenskaber, du gerne vil filtrere på.
• Når du er færdig med at tilpasse din visning, skal du klikke på Opret visning.

Den nyoprettede visning vises i venstre sidepanel under Delte visninger, hvis du har gjort visningen tilgængelig for alle eller et bestemt team. Hvis du har gjort visningen privat, vises den under Private visninger.

Antallet af brugerdefinerede visninger, du kan oprette, afhænger af dit HubSpot-abonnement. Du kan se denne grænse i afsnittet Brugerdefinerede visninger i delt indbakke i HubSpots produkt- og servicekatalog.