Organisera team och vyer i helpdesk

Innan du börjar hantera supportärenden i helpdesk bör du genomföra en granskning av avsnitten nedan för att lära dig mer om de standardvyer som HubSpot erbjuder, samt hur du kan organisera dina team så att de kan samarbeta effektivt med varandra.

Gruppera medlemmarna i team

För att få ut mesta möjliga av helpdesk rekommenderas att du organiserar teammedlemmar i HubSpot-team baserat på expertis och hur du planerar att dela supportärenden. Om din supportorganisation till exempel har ett allmänt supportteam där medlemmarna delar på ansvarsområdena, behöver insyn i varandras supportärenden och ofta samarbetar, rekommenderar vi att du grupperar dessa medlemmar i ett enda HubSpot-team.

Förstå vyer i helpdesk

Med hjälp av vyer kan du och ditt team organisera helpdesk-arbetsytan efter varje teammedlems specifika behov. Du kan börja hantera supportärenden direkt med hjälp av standardvyerna eller skapa anpassade vyer för att styra vad som är synligt för varje team. Du kan också anpassa vilka vyer som ska visas och i vilken ordning de ska visas.

Helpdesk innehåller följande visningstyper:

• Standardvyer: inbyggda vyer som filtrerar supportärenden baserat på mottagare och status:
  • Unassigned: alla öppna supportärenden utan aktuell mottagare. 
  • Tilldelad till mig: alla supportärenden som tilldelats dig. 
  • Mitt team är inte tilldelat: Öppna supportärenden visas i den här vyn om du har ställt in automatiska routningsregler för att tilldela supportärenden till ditt team, men alla användare i teamet var inte tillgängliga när supportärendet skapades. 
  • My Team's Open: alla öppna supportärenden som tilldelats dig eller en annan medlem i ditt team. 
  • All Open: alla supportärenden med statusen Open. 
  • Kundagent: Om du har skapat en kundagent kommer alla öppna supportärenden som tilldelats eller eskalerats av kundagenten att visas i den här vyn. Läs mer om hur du skapar en kundagent. 
  • Följare: alla supportärenden som du har följt manuellt. Lär dig mer om att följa supportärenden. 

• • My Mentions: alla öppna supportärenden som du har nämnts i. Läs mer om att nämna användare i register.

• • Alla Stängda : alla supportärenden med status Stängda. 
  • Sent: alla öppna ärenden med en associerad konversation som innehåller ett e-postmeddelande som skickats från en ansluten e-post eller från ett register i CRM.
  • Spam: alla supportärenden som en användare på ditt konto har markerat som spam.
• Offentliga anpassade vyer: vyer som skapats av användare på ditt konto och som är synliga för alla andra team.
• Teamdelade anpassade vyer: vyer som skapats av användare och som bara är synliga för deras huvudteam.
• Privata anpassade vyer: vyer som bara är synliga för den användare som skapade dem. 

Du kan anpassa vilka vyer som ska visas och i vilken ordning de ska visas:

• Om du vill ändra ordningen på vyerna klickar du på dem och drar dem till en ny position.
• Om du vill dölja en vy drar du den under rullgardinsmenyn More. Du kan när som helst expandera denna rullgardinsmeny för att visa dolda vyer.
• Om du vill visa en vy som tidigare var dold klickar du på rullgardinsmenyn More och sedan klickar du på och drar vyn ovanför den.

Skapa anpassade vyer

Sortera supportärenden i offentliga eller privata vyer för att hjälpa ditt team att prioritera och hantera kundkommunikationen i Helpdesk. Du kan till exempel skapa en vy över alla högprioriterade ärenden så att ditt team vet var de ska fokusera sina ansträngningar, eller så kan du skapa en privat vy över alla öppna ärenden i din pipeline för att bättre övervaka ärendeupplösningen utan att distrahera ditt team.

Om du har skapat utrymmen i helpdesk kan du också skapa anpassade vyer som dynamiskt organiserar supportärenden baserat på automatisk eller manuell tilldelning av supportärenden. 

Skapa anpassade vyer 

1. I ditt HubSpot-konto klickar du på Mer och navigerar sedan till Service > Helpdesk. Om Mer inte visas i ditt konto navigerar du direkt till Service > Helpdesk.
2. I menyn till vänster, bredvid”Vyer”, klickar du på ikonen + Lägg till. Välj sedan”Skapa vy” > ”Skapa global vy”.
3. I det högra fönstret, i fältet Namn , anger du ettnamnpå din vy.
4. Om du vill lägga till en emoji i namnet på din anpassade vy klickar du påemoji-ikonen bredvid fältetNamn. Bläddra eller sök efter din emoji och klicka sedan på emojin för att lägga till den i det anpassade vynamnet. 
5. Välj ett delningsalternativ:

• • Privat: vyn kommer endast att vara tillgänglig för dig.
  • Team(s): användare kan skapa vyer som är synliga för alla HubSpot-team med tillgång till helpdesk.
  • Alla: alla användare på ditt HubSpot-konto kommer att kunna komma åt vyn.

6. Om du vill anpassa vyn så att användarna bara ser de supportärenden de äger markerar du kryssrutan Skapa en dynamisk vy filtrerad efter support ärende.
7. Klicka på Nästa.
8. Klicka på rullgardinsmenyn Filtrering på och välj ett objekt (Supportärende, Associated Företag eller Kontakt). Välj och konfigurera sedan de egenskaper som du vill filtrera på.
9. När du är klar med att anpassa vyn klickar du på Skapa vy.

Den nyskapade vyn visas i menyn i vänster sidfält under ”Vyer”.

Antalet anpassade vyer som du kan skapa beror på din HubSpot prenumeration. Du kan granska denna gräns i avsnittet Anpassade vyer i delad inkorg i HubSpots produkt & Tjänstekatalog. 

Gruppvyer i mappar i Helpdesk

1. I ditt HubSpot-konto klickar du på Mer och navigerar sedan till Service > Helpdesk. Om Mer inte visas i ditt konto navigerar du direkt till Service > Helpdesk.
2. I menyn till vänster, bredvid ”Vyer”, klickar du på ikonen + Lägg till. Välj sedan ”Skapa mapp”.
3. I textfältet som visas i menyn i vänster sidopanel anger du ett namn på din mapp.
4. För att lägga till vyer i din mapp klickar du på en vyoch drar den till mappen.
5. För att byta namn på en mapp klickar du på de tre vertikala punkterna och sedan på ”Byt namn”.
6. För att ta bort en mapp klickar du på de tre vertikala punkterna och sedan på Ta bort. 

Skapa utsikt över utrymmet 

I helpdesk kan du skapa utrymmen för att visa supportärenden som tilldelats huvudteammedlemmar inom utvalda HubSpot-team. Om du har ställt in utrymmen för helpdesk kan du skapa utrymmesvyer: 

1. I ditt HubSpot-konto klickar du på Mer och navigerar sedan till Service > Helpdesk. Om Mer inte visas i ditt konto navigerar du direkt till Service > Helpdesk.
2. Längst ner i menyn till vänster, bredvid rullgardinsmenyn ”Less” , klickar du på ikonen ” ” + ”Add”. Välj sedan ”Skapa vy”.
   
   
   
3. Ange ett namn för din vy. 
4. Välj en typ: 
   • Space: denna vy kommer endast att innehålla supportärenden som tilldelats lag i det valda utrymmet. Använd rullgardinsmenyn och välj ett utrymme, välj sedan ett delningsalternativ:
     
     • Privat: vyn kommer endast att vara synlig för dig.

• • • Alla i utrymmet: vyn kommer att vara synlig för alla teammedlemmar i det valda utrymmet. 
  • Global: den här vyn innehåller alla supportärenden som tilldelats något team. Välj ett delningsalternativ:
    • Privat: vyn kommer endast att vara synlig för dig.
    • Team(s): vyn kommer endast att vara synlig för utvalda teammedlemmar. 
    • Alla:vyn kommer att vara synlig för alla användarei kontot. 

1. Om du bara vill visa de supportärenden som tillhör den användare som visar vyn markerar du kryssrutan Skapa en dynamisk vy filtrerad efter supportärende. 
2. Klicka på Nästa.
3. Välj och konfigurera alla Ärendeegenskaper som du vill filtrera på.
4. När du är klar med att anpassa vyn klickar du på Skapa vy.

Läs mer om hur du använder utrymmen för helpdesk. 

Gruppera utrymmen i mappar i helpdesken 

1. I ditt HubSpot-konto klickar du på Mer och navigerar sedan till Service > Helpdesk. Om Mer inte visas i ditt konto navigerar du direkt till Service > Helpdesk.
2. I menyn till vänster, bredvid ”Spaces”,klickar du på ikonen + Lägg till. Välj sedan ”Skapa mapp”. 
   
   
   
3. I textfältet som visas i menyn i vänster sidopanel anger du ett namn på din mapp.
4. För att lägga till utrymmen i din mapp klickar du på ett utrymmeoch drar det till mappen.
5. För att byta namn på en mapp klickar du på de tre vertikala punkterna och sedan på ”Byt namn”.
6. För att ta bort en mapp klickar du på de tre vertikala punkterna och sedan på Ta bort.

Redigera kolumner i helpdesk

1. I ditt HubSpot-konto klickar du på Mer och navigerar sedan till Service > Helpdesk. Om Mer inte visas i ditt konto navigerar du direkt till Service > Helpdesk.
2. Klicka på Redigera kolumner längst upp till höger i tabellen.
3. Markerakryssrutan för att lägga till en egenskap i de valda kolumnerna.
4. För att ändra ordningen på en kolumn klickar du på och drar en egenskap. För att flytta den till den översta positionen, håll muspekaren över egenskapen och klicka på Flytta till toppen.
5. Om du vill ta bort en kolumn klickar du på X :et till höger om egenskapen.
6. Klicka på Apply.