Organisera team och vyer i helpdesk

Innan du börjar hantera dina supportärenden i Helpdesk bör du göra en granskning av avsnitten nedan för att lära dig mer om standardvyerna som HubSpot tillhandahåller, samt hur du strukturerar dina team så att de kan samarbeta effektivt med varandra.

Gruppera medlemmarna i team

För att få ut mesta möjliga av helpdesk rekommenderas att du organiserar teammedlemmar i HubSpot-team baserat på expertis och hur du planerar att dela supportärenden. Om din supportorganisation till exempel har ett allmänt supportteam vars medlemmar delar ansvarsområden, behöver insyn i varandras supportärenden och ofta samarbetar, rekommenderas det att gruppera dessa medlemmar i ett enda HubSpot-team.

Förstå vyer i helpdesk

Med hjälp av vyer kan du och ditt team organisera Helpdeskens arbetsyta efter varje medlems specifika behov. Du kan börja hantera supportärenden direkt med hjälp av standardvyerna eller skapa anpassade vyer för att styra vad som är synligt för varje team. Du kan också anpassa vilka vyer som ska visas och i vilken ordning de ska visas.

Helpdesk innehåller följande visningstyper:

• Standardvyer: inbyggda vyer som filtrerar supportärenden baserat på mottagare och status:
  • Unassigned: alla öppna supportärenden utan aktuell mottagare. 
  • Tilldelad till mig: alla supportärenden som tilldelats dig. 
  • Mitt team är inte tilldelat: Öppna supportärenden visas i den här vyn om du har ställt in automatiska routningsregler för att tilldela supportärenden till ditt team, men alla användare i teamet var inte tillgängliga när supportärendet skapades. 
  • My Team's Open: alla öppna supportärenden som tilldelats dig eller en annan medlem i ditt team. 
  • All Open: alla supportärenden med statusen Open. 
  • Kundagent: Om du har skapat en kundagent kommer alla öppna supportärenden som tilldelats eller eskalerats av kundagenten att visas i den här vyn. Läs mer om hur du skapar en kundagent. 
  • Följare: alla supportärenden som du har följt manuellt. Lär dig mer om att följa supportärenden. 

• • My Mentions: alla öppna supportärenden som du har nämnts i. Läs mer om att nämna användare i register.

• • Alla Stängda : alla supportärenden med status Stängda. 
  • Sent: alla öppna ärenden med en associerad konversation som innehåller ett e-postmeddelande som skickats från en ansluten e-post eller från ett register i CRM.
  • Spam: alla supportärenden som en användare på ditt konto har markerat som spam.
• Offentliga anpassade vyer: vyer som skapats av användare på ditt konto och som är synliga för alla andra team.
• Teamdelade anpassade vyer: vyer som skapats av användare och som bara är synliga för deras huvudteam.
• Privata anpassade vyer: vyer som bara är synliga för den användare som skapade dem. 

Du kan anpassa vilka vyer som ska visas och i vilken ordning de ska visas:

• Om du vill ändra ordningen på vyerna klickar du på dem och drar dem till en ny position.
• Om du vill dölja en vy drar du den under rullgardinsmenyn More. Du kan när som helst expandera denna rullgardinsmeny för att visa dolda vyer.
• Om du vill visa en vy som tidigare var dold klickar du på rullgardinsmenyn More och sedan klickar du på och drar vyn ovanför den.

Skapa anpassade vyer

Du kan filtrera supportärenden i offentliga eller privata vyer för att hjälpa ditt team att prioritera och hantera kundkommunikation i helpdesk. Du kan till exempel skapa en vy över alla högprioriterade ärenden så att ditt team vet var de ska fokusera sina ansträngningar, eller så kan du skapa en privat vy över alla öppna ärenden i din pipeline för att bättre övervaka ärendeupplösningen utan att distrahera ditt team.

Om du har skapat utrymmen i helpdesk kan du också skapa anpassade vyer som dynamiskt organiserar supportärenden baserat på automatisk eller manuell tilldelning av supportärenden. 

Skapa anpassade globala vyer 

1. I ditt HubSpot-konto navigerar du till Tjänst > Helpdesk.
2. Klicka på + Skapa global vy i menyn i vänster sidofält, bredvid rullgardinsmenyn Mindre.
   
   
   
3. I den högra panelen anger du ett namn för vyn.
4. Om du vill lägga till en emoji i namnet på den anpassade vyn klickar du på emoji-ikonen emoji bredvid fältet Namn. Bläddra eller sök efter din emoji och klicka sedan på emojin för att lägga till den i det anpassade vynamnet. 
5. Välj ett delningsalternativ:

• • Privat: vyn kommer endast att vara tillgänglig för dig.
  • Team(s): användare kan skapa vyer som är synliga för alla HubSpot-team med tillgång till helpdesk.
  • Alla: alla användare på ditt HubSpot-konto kommer att kunna komma åt vyn.

6. Om du vill anpassa vyn så att användarna bara ser de supportärenden de äger markerar du kryssrutan Skapa en dynamisk vy filtrerad efter support ärende.
7. Klicka på Nästa.
8. Klicka på rullgardinsmenyn Filtrering på och välj ett objekt (Supportärende, Associated Företag eller Kontakt). Välj och konfigurera sedan de egenskaper som du vill filtrera på.
9. När du är klar med att anpassa vyn klickar du på Skapa vy.

Den nyskapade vyn visas i menyn i vänster sidofält under Delade vyer om du har gjort vyn tillgänglig för alla eller ett visst team. Om du har gjort vyn privat visas den under Privata vyer.

Antalet anpassade vyer som du kan skapa beror på din HubSpot prenumeration. Du kan granska denna gräns i avsnittet Anpassade vyer i delad inkorg i HubSpots produkt & Tjänstekatalog. 

Skapa utsikt över utrymmet 

I helpdesk kan du skapa utrymmen för att visa supportärenden som tilldelats huvudteammedlemmar inom utvalda HubSpot-team. Om du har ställt in utrymmen för helpdesk kan du skapa utrymmesvyer: 

1. I ditt HubSpot-konto navigerar du till Tjänst > Helpdesk.
2. Klicka på + Skapa utrymmesvy längst ned i menyn i vänster sidofält, bredvid rullgardinsmenyn Mindre.
   
   
   
3. Ange ett namn för din vy. 
4. Välj en typ: 
   • Space: denna vy kommer endast att innehålla supportärenden som tilldelats lag i det valda utrymmet. Använd rullgardinsmenyn och välj ett utrymme, välj sedan ett delningsalternativ:
     
     • Privat: vyn kommer endast att vara synlig för dig.

• • • Alla i utrymmet: vyn kommer att vara synlig för alla teammedlemmar i det valda utrymmet. 
  • Global: den här vyn innehåller alla supportärenden som tilldelats något team. Välj ett delningsalternativ:
    • Privat: vyn kommer endast att vara synlig för dig.
    • Team(s): vyn kommer endast att vara synlig för utvalda teammedlemmar. 
    • Alla: vyn kommer att vara synlig för alla medlemmar på kontot. 

1. Om du bara vill visa de supportärenden som tillhör den användare som visar vyn markerar du kryssrutan Skapa en dynamisk vy filtrerad efter supportärende. 
2. Klicka på Nästa.
3. Välj och konfigurera alla Ärendeegenskaper som du vill filtrera på.
4. När du är klar med att anpassa vyn klickar du på Skapa vy.

Läs mer om hur du använder utrymmen för helpdesk. 

Redigera kolumner i helpdesk

1. I ditt HubSpot-konto navigerar du till Tjänst > Helpdesk.
2. Klicka på Redigera kolumner längst upp till höger i tabellen.
3. Markera kryssrutan om du vill lägga till en egenskap ide valda kolumnerna.
4. För att ändra ordningen på en kolumn klickar du på och drar en egenskap. För att flytta den till den översta positionen, håll muspekaren över egenskapen och klicka på Flytta till toppen.
5. Om du vill ta bort en kolumn klickar du på X :et till höger om egenskapen.
6. Klicka på Apply.