Organisera team och vyer i helpdesk

Innan du börjar hantera dina ärenden i helpdesk bör du gå igenom avsnitten nedan för att lära dig mer om de standardvyer som HubSpot tillhandahåller, samt hur du strukturerar dina team så att de kan samarbeta effektivt med varandra.

Observera: endast Superadmins och användare med en Service Hub-plats har åtkomst till alla funktioner i helpdesk. Användare med Service eller Sales Access kan fortfarande se och samarbeta i arbetsytan för helpdesk. De kommer dock inte att ha tillgång till alla standardvyer, helpdeskinställningar och anpassningar.

Gruppera medlemmarna i team

För att få ut så mycket som möjligt av helpdesk rekommenderas att du organiserar teammedlemmar i HubSpot-team baserat på expertis och hur du planerar att dela ärenden. Om din supportorganisation till exempel har ett allmänt supportteam vars medlemmar delar ansvar, behöver insyn i varandras ärenden och ofta samarbetar, rekommenderas det att gruppera dessa medlemmar i ett enda HubSpot-team.

Utblickar i helpdesk

Med hjälp av vyer kan du och ditt team organisera arbetsytan i helpdesken efter varje medlems specifika behov. Du kan börja hantera ärenden direkt med hjälp av standardvyerna eller skapa anpassade vyer för att styra vad som ska vara synligt för varje team. Du kan också anpassa vilka vyer som ska visas och i vilken ordning de ska visas.

Helpdesk innehåller följande visningstyper:

Observera: användare med Service eller Sales Access som inte har en tilldelad Service Hub-plats kommer endast att kunna komma åt standardvyerna: My Mentions, Följare och Alla öppna.

• Standardvyer: inbyggda vyer som filtrerar ärenden baserat på deras mottagare och status:
  
  • Otilldelad: alla ärenden utan aktuell mottagare.
  • Tilldelad till mig: alla ärenden som tilldelats dig.
  • My Team's Unassigned: ärenden visas i den här vyn om du har ställt in automatiska routningsregler för att tilldela ärenden till ditt team men alla användare i teamet var otillgängliga när ärendet skapades.
  • Mitt teams öppna: alla öppna ärenden som tilldelats dig eller en annan medlem i ditt team.
  • All Open: alla ärenden med statusen Open.
  • Följare: alla ärenden som du har följt manuellt. Läs mer om att följa ärenden.

• • My Mentions: alla biljetter som du har nämnts i. Läs mer om att nämna användare på poster.

• • Alla stängda : alla ärenden med statusen Stängd. Ärenden måste ha ett datum för stängning för att visas i den här vyn.
  • Skickat: alla öppna ärenden med en associerad konvertering som inkluderar ett e-postmeddelande som skickats från en ansluten e-post eller från en post i CRM.
  • Spam: alla ärenden som en användare i ditt konto har markerat som spam.
• Offentliga anpassade vyer: vyer som skapats av användare i ditt konto och som är synliga för alla andra team.
• Teamdelade anpassade vyer: vyer som skapats av användare och som bara är synliga för deras huvudteam.
• Privata anpassade vyer: vyer som bara är synliga för den användare som skapade dem.

Du kan anpassa vilka vyer som ska visas och i vilken ordning de ska visas:

• Om du vill ändra ordningen på vyerna klickar du på dem och drar dem till en ny position.
• Om du vill dölja en vy drar du den under rullgardinsmenyn Mer. Du kan när som helst expandera den här rullgardinsmenyn för att visa dolda vyer.
• Om du vill visa en vy som tidigare var dold klickar du på rullgardinsmenyn Mer och sedan klickar du på och drar vyn ovanför den.

Skapa anpassade vyer

Du kan filtrera ärenden i offentliga eller privata vyer för att hjälpa ditt team att prioritera och hantera kundkommunikation i helpdesk. Du kan till exempel skapa en vy över alla ärenden med hög prioritet så att ditt team vet var de ska fokusera sina ansträngningar, eller så kan du skapa en privat vy över alla öppna ärenden i din pipeline för att bättre övervaka ärendeupplösningen utan att distrahera ditt team.

Observera: endast användare med behörigheten Anpassade vyer kan skapa, redigera eller ta bort anpassade vyer i helpdesk.

Så här skapar du en anpassad vy i helpdesk:

• I ditt HubSpot-konto navigerar du till Arbetsytor > Helpdesk.
• Klicka på + Skapa vy i den vänstra sidofältet.
• I den högra panelen anger du ett namn för vyn.
• Om du vill lägga till en emoji i namnet på din anpassade vy klickar du på emoji-ikonen emoji bredvid fältet Namn. Bläddra eller sök efter din emoji och klicka sedan på emojin för att lägga till den i det anpassade vynamnet.
• Välj ett delningsalternativ:
  • Privat: vyn kommer endast att vara tillgänglig för dig.
  • Team(s): användare kan skapa vyer som är synliga för alla HubSpot-team med åtkomst till helpdesk.
  • Alla: alla användare i ditt HubSpot-konto kommer att kunna komma åt vyn.
• Om du vill anpassa vyn så att användarna bara ser de ärenden som de är ägare till markerar du kryssrutan Skapa en dynamisk vy filtrerad efter ärendeägare.
• Klicka på Nästa.
• Välj och konfigurera alla ärendeegenskaper som du vill filtrera på.
• När du är klar med att anpassa vyn klickar du på Skapa vy.

Den nyskapade vyn visas i det vänstra sidofältet under Delade vyer om du har gjort vyn tillgänglig för alla eller ett visst team. Om du har gjort vyn privat visas den under Privata vyer.

Antalet anpassade vyer som du kan skapa beror på din HubSpot-prenumeration. Du kan granska denna gräns i avsnittet Anpassade vyer i delad inkorg i HubSpots produkt- och tjänstekatalog.