Organisera team och vyer i helpdesk

Innan du börjar hantera dina ärenden i helpdesk bör du gå igenom avsnitten nedan för att lära dig mer om de standardvyer som HubSpot tillhandahåller, samt hur du strukturerar dina team så att de kan samarbeta effektivt med varandra.

Observera: endast superadministratörer och användare med en Service Hub-plats kan komma åt alla funktioner i helpdesk. Användare med Service eller Sales Access kan fortfarande visa och samarbeta i helpdeskens arbetsyta. De kommer dock inte att ha tillgång till standardvyer, helpdeskinställningar och anpassningar.

Gruppera medlemmar i team

För att få ut mesta möjliga av helpdesken rekommenderar vi att du organiserar teammedlemmar i HubSpot-team baserat på expertis och hur du planerar att dela ärenden. Om din supportorganisation till exempel har ett allmänt supportteam vars medlemmar delar ansvar, behöver insyn i varandras ärenden och ofta samarbetar, rekommenderas det att gruppera dessa medlemmar i ett enda HubSpot-team.

Vyer i helpdesk

Med hjälp av vyer kan du och ditt team organisera arbetsytan i helpdesken efter varje medlems specifika behov. Du kan börja hantera ärenden omedelbart med hjälp av standardvyerna eller skapa anpassade vyer för att styra vad som är synligt för varje team.

Helpdesk innehåller följande visningstyper:

• Standardvyer: inbyggda vyer som filtrerar ärenden baserat på deras mottagare och status:
  
  • Otilldelade: alla ärenden utan aktuell mottagare.
  • Tilldelad till mig : alla ärenden som tilldelats dig.
  • My Team's Unassigned: ärenden visas i den här vyn om du har ställt in automatiska routningsregler för att tilldela ärenden till ditt team men alla användare i teamet var otillgängliga när ärendet skapades.
  • Mitt teams öppna: alla öppna ärenden som tilldelats dig eller en annan medlem i ditt team.
  • Alla öppna : alla ärenden med statusen Öppna.
  • My Mentions: alla ärenden som du har nämnts i. Läs mer om att omnämna användare i poster.
  • Alla stängda : alla ärenden med statusen Stängd.
  • Skickat: alla ärenden med en associerad konversation som inkluderar ett e-postmeddelande som skickats från en ansluten e-post eller från en post i CRM.

• • Spam: alla ärenden som en användare i ditt konto har markerat som spam.
• Offentliga anpassade vyer: vyer som skapats av användare i ditt konto och som är synliga för alla andra team.
• Teamdelade anpassade vyer: vyer som skapats av användare och som bara är synliga för deras huvudteam.
• Privata anpassade vyer: vyer som bara är synliga för den användare som skapade dem.

Skapa anpassade vyer

Du kan filtrera ärenden i offentliga eller privata vyer för att hjälpa ditt team att prioritera och hantera kundkommunikation i helpdesk. Du kan t.ex. skapa en vy över alla ärenden med hög prioritet så att teamet vet var de ska fokusera sina ansträngningar, eller så kan du skapa en privat vy över alla öppna ärenden i din pipeline för att bättre övervaka ärendehanteringen utan att distrahera teamet.

Observera: Endast användare med behörigheten Anpassade vyer kan skapa, redigera eller ta bort anpassade vyer i inkorgen.

Så här skapar du en anpassad vy i helpdesk:

• I ditt HubSpot-konto navigerar du till Arbetsytor > Helpdesk.
• Klicka på + Skapa vy i det vänstra sidofältet.
• I den högra panelen anger du ett namn för vyn.
• Om du vill lägga till en emoji i namnet på den anpassade vyn klickar du på emoji-ikonen emoji bredvid fältet Namn. Bläddra eller sök efter din emoji och klicka sedan på emojin för att lägga till den i det anpassade vynamnet.
• Välj ett delningsalternativ:
  • Privat: vyn kommer endast att vara tillgänglig för dig.
  • Team(s): användare kan skapa vyer som är synliga för alla HubSpot-team med åtkomst till helpdesk.
  • Alla: alla användare i ditt HubSpot-konto kommer att kunna komma åt vyn.
• Klicka på Nästa.
• Välj och konfigurera alla biljettens egenskaper som du vill filtrera på.
• När du är klar med att anpassa vyn klickar du på Skapa vy.

Den nyskapade vyn visas i det vänstra sidofältet under Delade vyer om du har gjort vyn tillgänglig för alla eller ett visst team. Om du har gjort vyn privat visas den under Privata vyer.

Antalet anpassade vyer som du kan skapa beror på din HubSpot-prenumeration. Du kan granska denna gräns i avsnittet Anpassade vyer i delad inkorg i HubSpots produkt- och tjänstekatalog.