Organisere team og visninger i helpdesk

Før du begynner å administrere tickets i helpdesk, bør du gå gjennom avsnittene nedenfor for å lære mer om standardvisningene som HubSpot tilbyr, samt hvordan du kan strukturere teamene dine slik at de kan samarbeide effektivt med hverandre.

Merk: Bare superadministratorer og brukere med Service Hub-plass har tilgang til alle funksjonene i helpdesk. Brukere med Service eller Sales Access kan fortsatt se og samarbeide i helpdesk-arbeidsområdet. De har imidlertid ikke tilgang til standardvisninger, helpdesk-innstillinger og tilpasninger.

Gruppere medlemmer i team

For å få mest mulig ut av brukerstøtten anbefales det at du organiserer teammedlemmene i HubSpot-team basert på ekspertise og hvordan du planlegger å dele tickets. Hvis supportorganisasjonen din for eksempel har et generelt supportteam der medlemmene deler ansvarsområder, trenger innsyn i hverandres tickets og ofte samarbeider, anbefales det å gruppere disse medlemmene i ett enkelt HubSpot-team.

Visninger i helpdesk

Med visninger kan du og teamet ditt organisere arbeidsflaten i brukerstøtten etter hvert enkelt medlems spesifikke behov. Du kan begynne å administrere tickets umiddelbart ved hjelp av standardvisningene, eller opprette egendefinerte visninger for å kontrollere hva som er synlig for hvert team.

Helpdesk inneholder følgende visningstyper:

• Standardvisninger: Innebygde visninger som filtrerer saker basert på mottaker og status:
  
  • Ikke tilordnet : alle saker uten en aktuell mottaker.
  • Tildelt meg : alle saker som er tildelt deg.
  • Mitt teams ikke-tildelte: Her vises saker hvis du har konfigurert automatiske rutingsregler for å tilordne saker til teamet ditt, men alle brukerne i teamet var utilgjengelige da saken ble opprettet.
  • Mitt teams åpne : alle åpne saker som er tilordnet deg eller et annet medlem av teamet ditt.
  • Alleåpne : alle saker med statusen Åpen.
  • Mine omtaler: alle saker du har blitt nevnt i. Finn ut mer om hvordan du nevner brukere i poster.
  • Allelukkede : alle saker med statusen Lukket.
  • Sendt: alle saker med en tilknyttet samtale som inkluderer en e-post sendt fra en tilkoblet e-post eller fra en post i CRM-systemet.

• • Søppelpost: alle saker som en bruker i kontoen din har merket som søppelpost.
• Offentlige egendefinerte visninger: visninger som er opprettet av brukere i kontoen din, og som er synlige for alle andre team.
• Teamdelte egendefinerte visninger: Visninger som er opprettet av brukere, og som bare er synlige for deres hovedteam.
• Private egendefinerte visninger: visninger som bare er synlige for brukeren som opprettet dem.

Opprett egendefinerte visninger

Du kan filtrere saker i offentlige eller private visninger for å hjelpe teamet ditt med å prioritere og administrere kundekommunikasjon i brukerstøtten. Du kan for eksempel opprette en visning av alle saker med høy prioritet, slik at teamet vet hvor de skal fokusere innsatsen, eller du kan opprette en privat visning av alle åpne saker i pipelinen for å bedre kunne overvåke løsningen av saker uten å forstyrre teamet.

Merk: Bare brukere med tillatelsen Egendefinerte visninger kan opprette, redigere eller slette egendefinerte visninger i innboksen din.

Slik oppretter du en egendefinert visning i helpdesk:

• I HubSpot-kontoen din navigerer du til Arbeidsområder > Helpdesk.
• Klikk på + Opprett visning i venstre sidefelt.
• Skriv inn et navn på visningen i det høyre panelet.
• Hvis du vil legge til en emoji i navnet på den egendefinerte visningen, klikker du på emoji-ikonet emoji ved siden av Navn-feltet. Bla gjennom eller søk etter emojien, og klikk deretter på emojien for å legge den til i det egendefinerte visningsnavnet.
• Velg et delingsalternativ:
  • Privat: Visningen vil bare være tilgjengelig for deg.
  • Team(s) : Brukere kan opprette visninger som er synlige for alle HubSpot-team med tilgang til helpdesk.
  • Alle: Alle brukere i HubSpot-kontoen din vil ha tilgang til visningen.
• Klikk på Neste.
• Velg og konfigurer eventuelle billettegenskaper du ønsker å filtrere på.
• Når du er ferdig med å tilpasse visningen, klikker du på Opprett visning.

Den nyopprettede visningen vises i venstre sidefelt under Delte visninger hvis du har gjort visningen tilgjengelig for alle eller et bestemt team. Hvis du har gjort visningen privat, vises den under Private visninger.

Antall egendefinerte visninger du kan opprette, avhenger av HubSpot-abonnementet ditt. Du kan se denne grensen i delen Egendefinerte visninger i delt innboks i HubSpots produkt- og tjenestekatalog.