Organisk organisering av team og visninger i helpdesk

Før du begynner å administrere tickets i helpdesk, bør du gjennomgå avsnittene nedenfor for å lære mer om standardvisningene som HubSpot tilbyr, samt hvordan du kan strukturere teamene dine slik at de kan samarbeide effektivt med hverandre.

Grupper medlemmene i team

For å få mest mulig ut av helpdesken anbefales det at du organiserer teammedlemmene i HubSpot-team basert på ekspertise og hvordan du planlegger å dele tickets. Hvis supportorganisasjonen din for eksempel har et generelt supportteam der medlemmene deler ansvarsområder, trenger innsyn i hverandres tickets og ofte samarbeider, anbefales det å gruppere disse medlemmene i ett enkelt HubSpot-team.

Forstå visninger i helpdesk

Med visninger kan du og teamet ditt organisere helpdeskens arbeidsområde etter hvert enkelt medlems spesifikke behov. Du kan begynne å administrere tickets umiddelbart ved hjelp av standardvisningene, eller du kan opprette egendefinerte visninger for å kontrollere hva som er synlig for hvert team. Du kan også tilpasse hvilke visninger som skal vises, og rekkefølgen de vises i.

Helpdesk inkluderer følgende visningstyper:

• Standardvisninger: innebygde visninger som filtrerer tickets basert på mottaker og status:
  • Unassigned: alle åpne tickets uten en aktuell mottaker. 
  • Tildelt meg: alle tickets som er tildelt deg. 
  • Mitt team er ikke tilordnet: Åpne tickets vises i denne visningen hvis du har konfigurert automatiske rutingsregler for å tilordne tickets til teamet ditt, men alle brukerne i teamet var utilgjengelige da ticketen ble opprettet. 
  • Mitt teams åpne: alle åpne tickets som er tildelt deg eller et annet medlem av teamet ditt. 
  • All Open: alle tickets med statusen Open. 
  • Kundeagent: Hvis du har opprettet en kundeagent, vil alle åpne tickets som er tildelt eller eskalert av kundeagenten, vises i denne visningen. Finn ut mer om hvordan du oppretter en kundeagent. 
  • Følger: alle tickets som du har fulgt manuelt. Finn ut mer om å følge tickets. 

• • Mine omtaler: alle åpne tickets som du har blitt nevnt i. Finn ut mer om hvordan du nevner brukere i oppføringer.

• • Alle Lukkede: alle tickets med status Lukking. Tickets må ha en dato for lukking for å vises i denne visningen. 
  • Sent: alle åpne tickets med en tilknyttet conversations som inkluderer en e-post sendt fra en tilkoblet e-post eller fra en oppføring i Customer Relationship Management.
  • Spam: alle tickets som en bruker på kontoen din har merket som spam.
• Offentlige tilpassede visninger: Visninger som er opprettet av brukere på kontoen din, og som er synlige for alle andre team.
• Teamdelte egendefinerte visninger: Visninger som er opprettet av brukere, og som bare er synlige for deres hovedteam.
• Private egendefinerte visninger: Visninger som bare er synlige for brukeren som har opprettet dem. 

Slik tilpasser du hvilke visninger som vises og rekkefølgen de vises i:

• Du kan endre visningsrekkefølgen ved å klikke og dra en visning til en ny posisjon.
• Hvis du vil skjule en visning, drar du den under rullegardinmenyen Mer. Du kan når som helst utvide denne rullegardinmenyen for å se skjulte visninger.
• Hvis du vil vise en visning som tidligere var skjult, klikker du på rullegardinmenyen Mer , og deretter klikker du på og drar visningen over den.

Opprett egendefinerte visninger

Du kan filtrere tickets i offentlige eller private visninger for å hjelpe teamet ditt med å prioritere og administrere kundekommunikasjon i helpdesk. Du kan for eksempel opprette en oversikt over alle høyt prioriterte tickets, slik at teamet ditt vet hvor de skal fokusere innsatsen, eller du kan opprette en privat oversikt over alle åpne tickets i pipelinen for å bedre overvåke ticket-løsningen uten å distrahere teamet ditt.

Hvis du har opprettet områder i helpdesk, kan du også opprette egendefinerte visninger som dynamisk organiserer tickets basert på automatisk eller manuell tildeling av tickets. 

Opprett egendefinerte globale visninger 

1. Gå til Service > Helpdesk i HubSpot-kontoen din.
2. Klikk på + Opp rettglobal visning i menyen til venstre, ved siden av rullegardinmenyen Mindre .
   
   
   
3. I høyre panel skriver du inn et navn på visningen.
4. Hvis du vil legge til en emoji i navnet på den egendefinerte visningen, klikker du på emoji-ikonet emoji ved siden av Navn-feltet. Bla gjennom eller søk etter emojien din, og klikk deretter på emojien for å legge den til i det egendefinerte visningsnavnet. 
5. Velg et delingsalternativ:

• • Privat: Visningen vil bare være tilgjengelig for deg.
  • Team(s): brukere kan opprette visninger som er synlige for alle HubSpot-team med tilgang til helpdesk.
  • Alle: Alle brukere på HubSpot-kontoen din vil ha tilgang til visningen.

6. Hvis du vil tilpasse visningen slik at brukerne bare ser de billettene de eier, merker du av i avkrysningsboksen Opprett en dynamisk visning filtrert etter billetteier .
7. Klikk på Neste.
8. Klikk på rullegardinmenyen Filtrering på, og velg et objekt (Ticket, Tilknyttet selskap eller Kontakt). Deretter velger og konfigurerer du eventuelle egenskaper du vil filtrere på.
9. Når du er ferdig med å tilpasse visningen, klikker du på Opprett visning.

Den nyopprettede visningen vises i menyen til venstre under Delte visninger hvis du har gjort visningen tilgjengelig for alle eller et bestemt team. Hvis du har gjort visningen privat, vises den under Private visninger.

Antall egendefinerte visninger du kan opprette, avhenger av abonnementet ditt på HubSpot. Du kan gjennomgå denne grensen i delen Egendefinerte visninger i delt innboks i HubSpots produkt & Tjenestekatalog. 

Opprett romvisninger 

I helpdesk kan du opprette områder for å vise tickets som er tilordnet hovedteammedlemmer i utvalgte HubSpot-team. Hvis du har satt opp områder for helpdesk, kan du opprette områdevisninger: 

1. Gå til Service > Helpdesk i HubSpot-kontoen din.
2. Klikk på + Opp rettromvisning nederst i menyen til venstre, ved siden av rullegardinmenyen Mindre .
   
   
   
3. Skriv inn et navn for visningen din. 
4. Velg en type: 
   • Område: Denne visningen inkluderer kun tickets som er tildelt lag i det valgte området. Bruk rullegardinmenyen og velg et område, og velg deretter et delingsalternativ:
     
     • Privat: Visningen vil bare være synlig for deg.

• • • Alle i området: Visningen vil være synlig for alle teammedlemmer i det valgte området. 
  • Global: Denne visningen inkluderer alle tickets som er tilordnet et team. Velg et delingsalternativ:
    • Privat: Visningen vil bare være synlig for deg.
    • Team(s): Visningen vil bare være synlig for utvalgte teammedlemmer. 
    • Alle: Visningen vil være synlig for alle medlemmer på kontoen. 

1. Hvis du bare vil vise tickets som tilhører brukeren som viser visningen, merker du av i avkrysningsboksen Opprett en dynamisk visning filtrert etter ticket-eier. 
2. Klikk på Neste.
3. Velg og konfigurer eventuelle Ticket-informasjoner du ønsker å filtrere på.
4. Når du er ferdig med å tilpasse visningen, klikker du på Opprett visning.

Finn ut mer om hvordan du bruker helpdesk-områder. 

Rediger kolonner i helpdesk

1. Gå til Service > Helpdesk i HubSpot-kontoen din.
2. Klikk på Rediger kolonner øverst til høyre i tabellen.
3. Hvisdu vil legge til en egenskap en egenskap til de valgte kolonnene, merker du av i avkrysningsboksen.
4. For å endre rekkefølgen på en kolonne klikker du på og drar en egenskap. Hvis du vil flytte den til den øverste posisjonen, holder du musepekeren over egenskapen og klikker på Flytt til toppen.
5. Hvis du vil fjerne en kolonne, klikker du på X-en til høyre for egenskapen.
6. Klikk på Bruk.