Configurar y utilizar HubSpot para Google Sheets

Con HubSpot para Google Sheets, puedes acceder al asistente de Breeze directamente en Google Sheets para crear contenido, preparar reuniones, resumir datos y completar otras tareas. El agente de correo electrónico de ventas te permite redactar correos electrónicos de ventas personalizados para contactos de HubSpot sin salir de Google Sheets. Además, también puedes importar datos de Google Sheets a HubSpot y utilizar el panel lateral de HubSpot para ver fácilmente los registros de CRM.

Antes de empezar

Antes de empezar a utilizar esta función, tenga en cuenta lo siguiente:

• Cualquier usuario de HubSpot que también sea administrador de Google Workspace puede instalar la extensión HubSpot para Google Sheets.

• Para dar acceso a los usuarios al asistente de Breeze , activa la opción Dar acceso a los usuarios al asistente de Breeze en la configuración de IA.

• Enpara dar acceso a los usuarios alagente de correo electrónico de ventas , active la casilla Dar acceso a los usuarios a las herramientas y funciones de IA generativa . El agente de ventas por correo electrónico también requiere acceso a sus datos de CRM, datos de conversaciones con clientes y datos de archivos.

• Para importar datos a HubSpot, debes tener permiso para crear contactos y segmentos en tu cuenta de HubSpot.

• Durante la configuración,se le pedirá a cadausuario que conceda permiso a HubSpot para leer y editar sus datos de Google Sheets. Esto es necesario para que la ampliación funcione.

• Si tu cuenta de HubSpot tiene activada la opción Datos sensibles , esta extensión no podrá acceder a ningún dato para mayor seguridad.

Instalar HubSpot para Google Sheets

Para instalar la extensión desde el Mercado de Google:

1. Accede a la extensión de HubSpot para Google Sheets en Google Mercado.

2. En la parte superior derecha, haga clic enInstalar.

3. En el cuadro de diálogo, accede a tu cuenta de Google.

4. Revise los permisos de acceso solicitados y haga clic en Continuar. Una vez instalada, la extensión se mostrará en todas las hojas de cálculo de Google de la cuenta conectada.

Conecta HubSpot para Google Sheets a tu cuenta de HubSpot

Después de instalar la extensión desde Google Mercado, conéctala a tu cuenta de HubSpot:

1. En una hoja de Google, desplázate a la barra lateral derecha de Google.

2. Haz clic en HubSpot para Google Sheets.

3. En el panel lateral de HubSpot, haz clic en Comenzar y, a continuación, en Iniciar sesión.

4. En el cuadro de diálogo, selecciona tu usuario y cuenta de HubSpot .

5. Haz clic en Conectar cuenta, que te llevará a Google para revisar los permisos de acceso a los datos.

6. Revise los permisos de acceso solicitados y haga clic en Permitir. Una vez instalada, la extensión se mostrará en todas las hojas de cálculo de Google de la cuenta conectada.

Uso del asistente de Breeze en Hojas de cálculo de Google

Una vez que hayas conectado la extensión a tu cuenta de HubSpot, utiliza el asistente de Breeze en Google Sheets para crear contenido, preparar reuniones, resumir datos y ayudarte con otras tareas.

Por ejemplo, si estás revisando una lista de contactos en Google Sheets, puedes pedirle al asistente de Breeze que resuma la interacción reciente de ese contacto o que sugiera puntos de debate basados en la actividad de CRM.

Para acceder y utilizar el asistente de Breeze en Google Sheets:

1. En una hoja de Google, desplázate a la barra lateral derecha de Google.

2. Haz clic en HubSpot para Google Sheets.

3. Vaya a la pestaña Asistente .

4. Introduce un prompt y haz clic en el icono de envío de la parte inferior derecha.

Más información sobre el uso de Breeze Assistant y casos prácticos comunes.

Redactar y enviar correos electrónicos con Sales Email Agent en Google Sheets

Utiliza el agente de correo electrónico de ventas en Google Sheets para generar y enviar correos electrónicos de ventas uno a uno directamente desde una hoja de Google. El agente revisa las propiedades de contacto, la interacción reciente y la actividad de CRM en tu cuenta de HubSpot y, a continuación, redacta un correo electrónico basado en tu prompt.

Por ejemplo, si está revisando una lista de asistentes a un evento en una hoja de Google, puede seleccionar un contacto, especificar que desea realizar un seguimiento después del evento y hacer que Sales Email Agent genere un borrador de correo electrónico para usted que haga referencia a sus interacciones recientes y a los detalles relevantes de CRM.

 

Para generar y enviar un correo electrónico con Sales Email Agent en Google Sheets:

1. En una hoja de Google, desplázate a la barra lateral derecha de Google.

2. Haz clic en HubSpot para Google Sheets.
   

3. En el panel lateral de HubSpot, vaya a la pestaña Agente .

4. Haga clic en el menú desplegable Contacto y seleccione el contacto al que desea enviar un correo electrónico.

5. Si es necesario, seleccione una base jurídica para comunicarse con el contacto.

6. Haga clic en el menú desplegable Propósito y seleccione el propósito de su correo electrónico.

7. En el campo Detalles adicionales , introduzca más información o contexto si es necesario.

8. Haga clic en Generar correo electrónico.

   

9. Sales Email Agent generará un borrador de correo electrónico a partir de su prompt.

10. En el editor de correo electrónico, puede editar el borrador de correo electrónico generado por el Agente de correo electrónico de ventas.

11. Una vez hecho esto, haz clic en Enviar correo electrónico para enviar el mensaje directamente desde Google Sheets. O Continuar en HubSpot para revisar y enviar el correo electrónico desde el registro de contacto en HubSpot.
    
    

    
    

Sincronizar datos de Google Sheet con HubSpot

Una vez que hayas conectado la extensión a tu cuenta de HubSpot, importa los contactos de tu Google Sheet a HubSpot.

1. En una hoja de Google, desplázate a la barra lateral derecha de Google.

2. Haz clic en HubSpot para Google Sheets.
3. En la pestaña Inicio del panel lateral de HubSpot, haz clic en Importar.
4. En la pantalla Método de importación, haz clic en Sincronización de contactos AI para utilizar Breeze para importar contactos a HubSpot. O haz clic en Importar manualmente, para importar contactos a HubSpot manualmente .

Si seleccionas la sincronización de contactos AI como método de importación:

1. Introduce un nombre para tu importación.

2. En la sección Importar , seleccione una de las siguientes opciones de importación:

• • Todas las filas: importa todas las filas de tu archivo a HubSpot.

  • Rango específico: importar sólo un rango seleccionado (por ejemplo, A2:F15, A17:F20).

3. Haga clic en el menú desplegable de la fila de encabezado y seleccione una fila de encabezado en la que cada encabezado de columna corresponda a una propiedad de HubSpot. Puede confirmar si ya existe una propiedad predeterminada que coincida con su cabecera o crear una propiedad personalizada antes de importar. Más información sobre requisitos de propiedad.

4. Haga clic en Siguiente: Prepare sus datos.

   
   

5. En ta tabla, revisa los encabezados de las hojas que se asignarán a las propiedades de HubSpot. Si un encabezado de coincide con una propiedad existente de HubSpot, se seleccionará por defecto. Si no hay una coincidencia exacta, Breeze AI de HubSpot sugerirá una propiedad basada en el nombre y los valores del encabezado. Para ver más detalles sobre una propiedad, pase el ratón por encima de su nombre.

6. Para editar una asignación, debajo de la columna del nombre del campo de HubSpot , haga clic en el menú desplegable de la propiedad y seleccione la propiedad de HubSpot que desea asignar.
   

7. Haz clic en Siguiente: Importar contactos.

8. Una vez importados, podrás acceder a los datos de HubSpot en el panel derecho de tu Google Sheet.

Si selecciona Importar manualmente como método de importación:

1. Introduce un nombre para tu importación.

2. En la sección Importar , seleccione una de las siguientes opciones de importación :

• • Todas las filas: importa todas las filas de tu archivo a HubSpot.

  • Rango específico: importar sólo un rango seleccionado (por ejemplo, A2:F15, A17:F20).

3. Haga clic en el menú desplegable de la fila de encabezado y seleccione una fila de encabezado en la que cada encabezado de columna corresponda a una propiedad de HubSpot. Puede confirmar si ya existe una propiedad predeterminada que coincida con su cabecera o crear una propiedad personalizada antes de importar. Más información sobre requisitos de propiedad.

4. Pulse Siguiente: Seleccione el tipo de datos.

5. Comprueba que tu Google Sheet incluye los campos necesarios para crear o actualizar registros en HubSpot.

6. Seleccione la casilla de verificación Mi hoja incluye todos los campos obligatorios .

   

7. A continuación, haga clic en Siguiente: Subir datos.

8. Automáticamente serás redireccionado a la pantalla de Importación en HubSpot, donde podrás continuar con los pasos para importar tus datos a HubSpot.