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Meetings

Crear un enlace de reuniones del equipo

Última actualización: marzo 4, 2020

Requisitos

Sales Hub  Starter, Professional, Enterprise
Service Hub  Starter, Professional, Enterprise

Con la herramienta reuniones, puedes crear un enlace de reuniones de equipo para que los contactos puedan reservar tiempo contigo y tu equipo. Los enlaces de reunión de equipo muestran disponibilidad del calendario para varios miembros del equipo.

Existen dos opciones para incluir otros miembros del equipo en enlaces de reuniones:

  • Disponibilidad del grupo: este enlace de reuniones de equipo muestra intervalos de tiempo donde están disponibles todos los miembros del equipo seleccionados. Usa esta opción para ayudar a un contacto a programar una reunión con más de un miembro de tu equipo a la vez.
  • Disponibilidad de Round Robbin: este enlace de reuniones de equipo muestra la disponibilidad individual de todos los miembros del equipo seleccionados. Usa esta opción para ayudar a un contacto a programar una reunión con un miembro del equipo cuya disponibilidad se coordine mejor con su programación.

Crear un enlace de reuniones de disponibilidad de grupo o Round Robin

  • En tu cuenta de HubSpot, dirígete a Ventas > Reuniones.
  • En la parte superior derecha, haz clic en Crear enlace de reunión y luego selecciona Equipo
  • Selecciona el tipo de reunión que deseas crear: Disponibilidad de grupo o Disponibilidad de Round Robbin.

team-type

  • En la sección Miembros del equipo que aparece, haz clic en el menú desplegable y selecciona un miembro del equipo para agregar a tu reunión.
  • Si estás creando un enlace de reuniones de Round Robin, puedes elegir mostrar la página de reservaciones del propietario cuando el contacto conocido programe una reunión con este enlace. Para ello, selecciona la casilla de comprobación Si el contacto tiene propietario, mostrar el calendario del propietario. Más información sobre cómo esta configuración afecta la disponibilidad de la reunión.

Ten en cuenta: el miembro del equipo debe tener un asiento de Sales Hub o Service Hub asignado y tener un calendario conectado para que pueda agregarse a un enlace de reuniones con disponibilidad de grupo o round robin.

Nota: una vez que se crea el enlace de reunión, el usuario que creó un enlace de reunión de disponibilidad de grupo no se puede eliminar del enlace. Sin embargo, un usuario que creó un enlace de reunión round robin se puede eliminar a sí mismo como miembro del enlace.

Cómo funciona la disponibilidad de reuniones de grupo o Round Robin

Al crear un enlace de reunión de disponibilidad de grupo o round robin, tu prospecto verá horarios específicos dependiendo del tipo de enlace de reuniones:

  • Disponibilidad del grupo: HubSpot comprobará automáticamente la disponibilidad personalizada que estableciste en la configuración de Disponibilidad del enlace de reuniones respecto a los calendarios integrados de los miembros del equipo seleccionados y bloqueará los horarios ocupados. Si un usuario tiene varios calendarios integrados, HubSpot comprobará esta disponibilidad personalizada en todos los calendarios.
    • Cuando reserven una reunión usando un enlace de reuniones de Disponibilidad de grupo, los contactos podrán seleccionar cualquier momento cuando estén disponibles todos los miembros del equipo seleccionados.
    • Cuando un contacto haga clic en el enlace de reuniones, puede seleccionar un horario y agregar sus detalles para programar la reunión. El creador de la reunión recibirá una notificación y la reunión aparecerá en el calendario de cada participante.
  • Disponibilidad de round robin: HubSpot comprobará automáticamente la disponibilidad personalizada que estableciste en la configuración de disponibilidad de enlaces de reunión respecto a los calendarios integrados de los miembros del equipo seleccionados y bloqueará los horarios ocupados cuando ninguno de los miembros del equipo seleccionado esté disponible. Si un usuario tiene varios calendarios integrados, HubSpot comprobará esta disponibilidad personalizada en todos los calendarios.
    • Cuando programes una reunión usando un enlace de reuniones de disponibilidad round robin, los contactos podrán seleccionar cualquier horario en el que esté disponible uno de los miembros del equipo seleccionado.
    • Cuando un contacto haga clic en el enlace de reuniones, puede seleccionar un horario y agregar sus detalles para programar la reunión. El miembro del equipo que está disponible durante el horario seleccionado se reservará para la reunión y recibirá una notificación. La reunión aparecerá en su calendario.
    • Si seleccionaste el parámetro de configuración Si el contacto tiene propietario, mostrar el calendario del propietario cuando un contacto programe una reunión se le pedirá que introduzca su dirección de correo electrónico. Si es un contacto con propietario en tu cuenta, aparecerá la página de reservaciones de su propietario. Ten en cuenta las siguientes condiciones cuando usas esta configuración: 
      • Si el contacto tiene propietario y este es usuario de pago de Sales Hub o Service Hub con reuniones configuradas, es parte de este enlace de Round Robbin y está disponible para reunirse, la herramienta presentará las horas de disponibilidad especificadas en el enlace de round robbin, no en el enlace de reuniones personales predeterminadas del propietario.
      • Si el contacto tiene propietario y este es usuario de pago de Sales Hub o Service Hub con reuniones configuradas, es parte de este enlace de round robin y no está disponible, el contacto no verá ninguna disponibilidad y se le preguntará si desea enviar un correo electrónico a su propietario.
      • Si el contacto tiene propietario, pero este no es usuario de pago de   Sales Hub o Service Hub con reuniones configuradas o no es parte de este enlace de round robin, el enlace funcionará de manera habitual y mostrará la disponibilidad de todos los miembros del equipo incluidos en el enlace.
      • Si varios usuarios en el enlace de reuniones están disponibles durante el horario seleccionado y la opción Si el contacto tiene propietario, mostrar el calendario del propietario no está seleccionada, entonces se seleccionará al azar un usuario para la reunión.
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