Comprender la disponibilidad de las reuniones de grupo y de round robin

Al crear una página de programación de grupos o rondas, su contacto verá horarios específicos en función del tipo de reunión del equipo.

Nota: las páginas de programación de grupos o rondas se eliminarán automáticamente si no hay miembros activos del equipo.

Grupo

HubSpot comprobará automáticamente la disponibilidad personalizada que establezcas en la configuración de disponibilidad de la página de programación con los calendarios integrados de los miembros del equipo seleccionados y bloqueará las horas ocupadas. Si un usuario tiene varios calendarios integrados, HubSpot comprobará esta disponibilidad personalizada en todos los calendarios.

• Al reservar una reunión de grupo, los contactos podrán seleccionar cualquier hora en la que todos los miembros del equipo seleccionados estén disponibles.
• Cuando un contacto hace clic en el enlace de reuniones, puede seleccionar una hora y, a continuación, añadir sus datos para programar la reunión. El creador de la reunión recibirá una notificación y la reunión aparecerá en el calendario de cada participante.

Round robin

HubSpot comprobará automáticamente la disponibilidad personalizada que establezca en la configuración de disponibilidad de la página de programación con los calendarios integrados de los miembros del equipo seleccionados y bloqueará las horas ocupadas cuando ninguno de los miembros del equipo seleccionados esté disponible. Si un usuario tiene varios calendarios integrados, HubSpot comprobará esta disponibilidad personalizada en todos los calendarios.

• Al reservar una reunión "round robin", los contactos pueden seleccionar cualquier hora en la que uno de los miembros del equipo seleccionado esté disponible.
• Cuando un contacto hace clic en el enlace de reuniones, puede seleccionar una hora y, a continuación, añadir sus datos para programar la reunión. El miembro del equipo que esté disponible durante la hora seleccionada será reservado para la reunión y recibirá una notificación. La reunión aparecerá en su calendario.

Nota: si un usuario incluido en la reunión rotatoria tiene su calendario desconectado, la herramienta asume que siempre está disponible. El enlace round robin no prioriza la disponibilidad de los usuarios con calendarios conectados. Si el contacto selecciona una hora en la que sólo está disponible el usuario con el calendario desconectado, se solicitará una reunión, pero no se añadirá a su calendario.

• Si está activada la opción Dar prioridad al propietario del contacto en la página de programación, cuando un contacto programe una reunión se le pedirá que introduzca su dirección de correo electrónico. Si es un contacto propio de tu cuenta, aparecerá la página de programación de su propietario. Ten en cuenta las siguientes condiciones cuando usas esta configuración:
  • Si el contacto tiene un propietario y ese propietario tiene asignada una licencia deSales o Service con reuniones configuradas, está incluido en esta página de programación del equipo y está disponible para reunirse, la herramienta mostrará las horas disponibles especificadas en la configuración de la página de programación del equipo, no en la página de programación personal del propietario.
  • Si el contacto tiene un propietario y ese propietario tiene asignada una licencia deSales o Service con reuniones configuradas, está incluido en esta página de programación de equipos y no está disponible, no aparecerá ninguna hora disponible y el contacto podrá enviar un correo electrónico a su propietario.
  • Si el contacto tiene un propietario pero ese propietario no tiene asignada una licencia deVentas o Servicio con reuniones configuradas o no está incluido en esta página de programación del equipo, la disponibilidad de todos los miembros del equipo incluidos aparecerá en la página de programación.
  • Si hay varios usuarios disponibles durante el tiempo seleccionado y la opción Priorizar propietario del contacto no está activada, se seleccionará al usuario que lleve más tiempo sin que se le asigne una reunión.
• Si utiliza rotaciones de reuniones al reservar una reunión, el visitante sólo verá la disponibilidad del usuario que reúne los requisitos para ser el anfitrión en función de la lógica de rotación que se haya establecido (ya sea una distribución uniforme o una distribución ponderada).