Usar guías prácticas

Con la herramienta de guías prácticas, puedes crear tarjetas de contenido interactivas que se muestran en los registros de contactos, empresas, negocios y tickets. Al hablar con clientes y prospectos, tu equipo puede consultarlas y crear notas estandarizadas.

Antes de empezar

• Para crear, editar, ver y eliminar guías prácticas, debe tener permisos de publicación y/o escritura de guías prácticas .
• Los usuarios con licencias de Sales o Service asignadas que no tengan permisos de guías prácticas pueden ver y utilizar guías prácticas en la herramienta de guías prácticas y en los registros de contactos, empresas y negocios.
• Dependiendo de tu suscripción de HubSpot, hay un límite para el número de guías prácticas que puedes crear. Más información en el Catálogo de productos y servicios de HubSpot.

Crear guías

1. En tu cuenta de HubSpot, ve a CRM > Guías prácticas.
2. En la parte superior derecha, haz clic en Crear guía.
3. Puedes crear una guía práctica desde cero o elegir una plantilla de guía práctica de Sales o una guía práctica de Service. Para obtener una vista preliminar de una plantilla, haz clic en la pestaña Vista preliminar del panel derecho. Para hacer una selección, en el panel izquierdo, seleccione un tipo de guía práctica.
4. En la parte superior de la página, haga clic en el icono edit e introduzca un título para su guía práctica.
5. Haga clic en Crear guía práctica.

Redactar el contenido de la guía práctica

En el editor de guías prácticas, en la pestaña Escribir :

1. Haz clic en cualquier parte del editor de texto para escribir.
2. Utilice la barra de herramientas de la parte superior para dar formato a su contenido o insertar enlaces, imágenes, artículos de la base de conocimientos, fragmentos, preguntas o un botón de nuevo registro:
3. Para insertar una URL, arrastra el cursor por el texto para resaltar el lugar donde deseas insertar el enlace. A continuación, haga clic en el icono link Enlace y pegue un enlace en el cuadro de texto URL . Si es necesario, seleccione la casilla de verificación Abrir en una nueva pestaña o la casilla de verificación Indicar a los motores de búsqueda que no sigan este enlace .
4. Para insertar una imagen desde la herramienta de archivos, su ordenador o una URL, haga clic en el icono insertImage Imagen .
5. Para insertar un artículo de la base de conocimientos, haz clic en el icono cap Base de conocimientos. A continuación, busca un artículo de la base de conocimientos.
6. Para insertar un fragmento, haga clic en el icono textSnippets Fragmento . A continuación, busca un fragmento.
7. Para insertar preguntas, haga clic en el icono questionAnswer Pregunta . En el panel derecho, escribe una pregunta o un prompt. Para exigir una respuesta a una pregunta, seleccione la casilla de verificación Obligatorio . Seleccione uno de los tipos de respuesta:
   • Texto libre: escribe respuestas en un campo de texto libre.
   • Lista de opciones de respuesta (sóloSales Hub Enterprise ): crea un conjunto de opciones de respuesta que se pueden guardar en una nota en el registro. En Opciones de respuesta, escribe una respuesta y presiona la tecla Intro.
     • Selecciona la casilla de verificación Restringir a una sola respuesta para no permitir que se seleccionen varias respuestas.
     • Selecciona la casilla de verificación Ocultar campo de notas para eliminar el campo de notas abierto predeterminado de la pregunta.
   • Actualizar una propiedad (sóloSales Hub o Service Hub Enterprise ): actualice automáticamente las propiedades de un registro de contacto, empresa, trato o ticket desde la guía práctica.
     • Haz clic en el menú desplegable Tipo de propiedad y selecciona un tipo de propiedad, luego selecciona una propiedad específica con la que deseas enlazar.
     • Selecciona la casilla de verificación Ocultar campo de notas para eliminar el campo de notas abierto predeterminado de la pregunta.
     • Haz clic en Guardar.

8. Para agregar un token de personalización, haz clic en el menú desplegable Personalización y luego busca un token.
9. Para añadir o subir un archivo de video, haz clic en el menú desplegable Insertar y selecciona Video.
10. Para insertar una URL para crear un código de incrustación de YouTube, Vimeo o Instagram, haz clic en el menú desplegable Insertar y luego selecciona Incrustar.
11. Para programar una reunión desde dentro de una guía práctica, haga clic en el menú desplegable Insertar y, a continuación, seleccione Acciones > Programar una reunión. Aprenda a programar una reunión con un registro de contactos.
12. Para crear un nuevo registro, haga clic en el menú desplegable Insertar y, a continuación, seleccione Acciones > Crear un nuevo registro. Seleccione un tipo de registro en el menú desplegable y, a continuación, haga clic en Insertar acción.

13. Después de escribir el contenido de la guía práctica, haz clic en la pestaña Configuración. 

Ajustar la configuración de la guía práctica

En el editor de guías prácticas, en la pestaña Configuración :

1. Para registrar los envíos de guías prácticas, seleccione la casilla de verificación Registrar envíos de guías prácticas . 
2. Para especificar el tipo de interacciones que una guía práctica guardará en un registro, haga clic en el menú desplegable Tipos de interacciones y seleccione la casilla de verificación situada junto a los tipos de interacciones que prefiera. El tipo de interacción será por defecto Llamada.
3. Al registrar una llamada o interacción en una reunión, también puede seleccionar el tipo de llamada o reunión (por ejemplo, prospección, líder) en el menú desplegable Tipo de llamada/reunión predeterminado .

Nota: cuando registre una guía práctica en un registro, la interacción sólo se registrará en el registro en el que haya utilizado la guía. No se registrará en ninguno de los registros asociados.

En la pestaña Configuración del editor de guías prácticas, puede establecer reglas para recomendar una guía práctica en función de diferentes propiedades de empresa, contacto, trato y ticket. Cuando las propiedades de un registro coincidan con la regla de recomendación de guías prácticas, estas se mostrarán en la parte superior de la lista de guías prácticas.

Para recomendar una guía práctica basada en la propiedad de empresa, contacto, trato o ticket de un registro:

1. En Configuración de recomendaciones, haz clic en el menú desplegable Seleccionar tipo de objeto para comenzar y selecciona una propiedad de empresa, contacto, negocio o ticket.
2. Haz clic en + Crear regla.
3. En la barra lateral derecha Filtros, haz clic en + Agregar filtro.
   • Selecciona una categoría de filtro de la lista Información del objeto o Información del objeto asociado. Después, selecciona un filtro de la lista de propiedades.
   • Haga clic en los menús desplegables para seleccionar los parámetros del filtro. Para agregar más filtros, haz clic en + Agregar filtro en la parte inferior izquierda del editor de filtros.
4. Los cambios se guardan automáticamente. Haga clic en Cerrar editor o en el botón X de la parte superior derecha para volver a la pestaña Configuración del editor de guías prácticas. Para volver al editor de filtros, junto a Filtros, haz clic en el menú desplegable Acciones, haz clic en Editar y, después, haz clic en Editar filtros en la barra lateral derecha Filtros.

Cuando hayas terminado de personalizar tu guía práctica, en la parte superior derecha haz clic en Publicar.

Crear una guía práctica recomendada Tarjeta CRM

Los superadministradores pueden crear tarjetas de CRM en un registro para que las guías prácticas recomendadas aparezcan en la parte superior del registro.

1. En tu cuenta de HubSpot, haz clic en el icono de settings Configuración en la barra de navegación superior.
2. En el menú de la barra lateral izquierda, en Gestión de datos, haz clic en Objetos y luego selecciona el tipo de registro (Contactos, Empresas, etc.) al que quieres agregar una tarjeta de CRM.
3. Haz clic en la Vista predeterminada o en una vista de equipo. Si quieres crear una vista de equipo, haz clic en Crear vista de equipo.
4. En el centro del diseño, pase el ratón por encima del espacio en el que desea añadir la tarjeta y haga clic en Añadir tarjeta.
5. En la barra lateral derecha, haga clic en la pestaña Biblioteca de tarjetas . Utilice la barra de búsqueda para encontrar la tarjeta de habilitación recomendada y haga clic en Añadir tarjeta.
6. Para mover la tarjeta CRM, haga clic en la casilla Habilitación recomendada y arrástrela a la posición deseada.

7. Cuando hayas terminado de personalizar, haz clic en Guardar y salir en la parte superior derecha.
8. Navega al tipo de registro que personalizaste:
   • Contactos: En tu cuenta de HubSpot, ve a Contactos > Contactos.
   • Empresas: En tu cuenta de HubSpot, ve a Contactos > Empresas.
   • Negocios: En tu cuenta de HubSpot, ve a Ventas > Negocios.
   • Tickets: En tu cuenta de HubSpot, ve a Servicio > Tickets.
   • Objetos personalizados: en tu cuenta de HubSpot, ve a Contactos > [Objeto personalizado]. Si tu cuenta tiene más de un objeto personalizado, pasa el cursor sobre Objetos personalizados y luego selecciona el objeto personalizado que quieres ver.
9. Haz clic en un registro para ver la tarjeta de CRM Habilitación recomendada que acabas de personalizar en el panel central. Verás una de las siguientes opciones:
   • Si hay una guía práctica recomendada, la tarjeta mostrará una vista previa de la guía práctica. Haz clic en Abrir guía práctica para verla.
   • Si hay varias guías prácticas recomendadas, utilice las flechas para recorrerlas. Haz clic en Abrir guía práctica para verla.
   • Si no hay guías prácticas recomendadas, puedes consultar o buscar todas las guías prácticas disponibles. Haz clic en el nombre de la guía práctica para abrirla.

Gestionar guías prácticas

1. En tu cuenta de HubSpot, ve a CRM > Guías prácticas.
2. En la esquina superior izquierda, usa la barra de búsqueda para buscar una guía práctica por nombre.
3. Para filtrar por el propietario de la guía práctica, haz clic en el menú desplegable Propietario.
4. Para editar, clonar, eliminar, cancelar la publicación o cambiar quién puede acceder a la guía, pasa el cursor sobre su nombre.
5. Para editar la guía práctica, haz clic en el nombre de la guía práctica.
   • En el editor de guías prácticas, para revisar y restaurar versiones anteriores de la guía práctica, en la esquina superior derecha del editor, haga clic en Historial de versiones.
   • En la parte izquierda del cuadro de diálogo, selecciona un borrador anterior.
   • Para restaurar este borrador, haz clic en Restaurar.

6. Para clonar la guía práctica, haz clic en el menú desplegable Acciones y luego haz clic en Clonar.
7. Para eliminar la guía, haz clic en el menú desplegableAcciones y luego selecciona Eliminar. También puede seleccionar las casillas de verificación junto a las guías prácticas que desee eliminar y, a continuación, en la parte superior de la tabla, haga clic en delete Suprimir.
8. Para cancelar la publicación de la guía, haz clic en el menú desplegable Acciones y luego selecciona Cancelar publicación.
9. Para cambiar con quién se comparten las guías de manera que solo ciertos usuarios puedan verlas y usarlas, haz clic en el menú desplegable Acciones y luego selecciona Administrar uso compartido. Más información sobre compartir acceso a contenido de ventas con tus usuarios y equipos.

Una vez que hayas creado tus guías, puedes organizarlas en diferentes carpetas:

1. En la parte superior derecha, haz clic en Carpeta nueva.
2. En el cuadro de diálogo, introduce el nombre de la carpeta, luego haz clic en Agregar carpeta.
3. Para mover guías prácticas a una carpeta, seleccione las casillas de verificación situadas junto a las guías y, a continuación, haga clic en folder Mover a carpeta.

4. En el cuadro de diálogo, selecciona una carpeta y luego haz clic en Mover.

5. Si desea cambiar el nombre de una carpeta, en la lista de guías prácticas y carpetas, seleccione la casilla de verificación situada junto a la carpeta y, a continuación, en la parte superior de la tabla, haga clic en edit Cambiar nombre.

Usar guías prácticas en registros de contactos, empresas, negocios, tickets o registros del CRM personalizados

Después de crear una guía práctica, puedes acceder a ella desde tus registros. HubSpot te proporciona automáticamente una guía práctica de llamada de descubrimiento y una guía práctica de calificación, pero puedes modificar estas guías prácticas según sea necesario en el editor de guías prácticas. Si establece una regla de recomendación de etapa del negocio para una guía práctica y ésta se ajusta a la etapa del negocio del registro, aparecerá al principio de la lista como Recomendada.

1. Navega a tus registros:
   • Contactos: En tu cuenta de HubSpot, ve a Contactos > Contactos.
   • Empresas: En tu cuenta de HubSpot, ve a Contactos > Empresas.
   • Negocios: En tu cuenta de HubSpot, ve a Ventas > Negocios.
   • Tickets: En tu cuenta de HubSpot, ve a Servicio > Tickets.
   • Objetos personalizados: en tu cuenta de HubSpot, ve a Contactos > [Objeto personalizado]. Si tu cuenta tiene más de un objeto personalizado, pasa el cursor sobre Objetos personalizados y luego selecciona el objeto personalizado que quieres ver.
2. Haz clic en el nombre de un registro.
3. En el panel derecho en la sección Guías, usa la barra de búsqueda para buscar una guía o haz clic en una guía para abrirla.
4. En la barra lateral Contenido de guía práctica, haz clic en una pregunta para abrirla en la guía práctica.
5. Para cada pregunta, introduzca notas, seleccione opciones de respuesta o actualice una propiedad de un registro. Si elegiste Ocultar campo de notas, no habrá ningún cuadro de texto debajo de la pregunta.
6. En el campo de notas, puedes utilizar fragmentos para pegar frases que se utilizan habitualmente en las interacciones con clientes. Haz clic en el icono textSnippets Fragmentos y, después, utiliza el campo de notas para editar el texto enriquecido del fragmento.

7. Si la pregunta está enlazada a una propiedad en un objeto diferente, la guía práctica mostrará una lista de registros asociados y te permitirá elegir el registro que quieras actualizar (solo Enterprise). A continuación, puede introducir un valor y actualizar la propiedad de CRM vinculada cuando registre la interacción.

8. Si estás creando un registro desde una guía práctica, haz clic en el botón Crear [registro]. En el panel derecho, rellena la información del nuevo registro. A continuación, haz clic en Crear o Crear y agregar otro. Si vas a agregar un registro existente, haz clic en la pestaña Agregar existente y luego busca un registro.
9. Si está registrando la guía práctica como una llamada, utilice los menús desplegables Seleccionar un resultado y Seleccionar tipo de llamada para seleccionar un resultado de llamada o editar el tipo de llamada. Si está registrando la guía práctica como una reunión, utilice el menú desplegable Seleccionar tipo de reunión para editar el tipo de reunión. Solo puedes seleccionar un resultado en las guías prácticas de llamadas.

10. Puedes adjuntar un compromiso registrado en las últimas seis horas a una guía práctica para capturar notas y valores de propiedad en la guía. Esto puede evitar la duplicación de registros de interacción si la reunión ya se ha registrado.
    • Después de seleccionar una guía práctica, haga clic en la flecha hacia abajo down flecha hacia abajo junto a Registrar [tipo de interacción].
    • En la lista Adjuntar a recientes , seleccione la interacción registrada recientemente para adjuntarla a la guía práctica.
    • En el cuadro de diálogo Confirmación, haz clic en Aceptar.

11. Puedes crear una tarea de seguimiento seleccionando la casilla de comprobación Crear una tarea de seguimiento.
12. Cuando hayas terminado de usar la guía, haz clic en Registrar [tipo de interacción] en la parte inferior izquierda. El tipo de interacción será el que selecciones en la pestaña Configuración en el editor de guías.

La guía se guardará como una interacción en la cronología del registro con las preguntas, respuestas y cualquier nota. Toda la información introducida en una guía práctica se guardará automáticamente como borrador hasta que hagas clic en Registrar [tipo de interacción].

Una vez que seleccione Registrar [tipo de interacción], todas las propiedades que estén vinculadas a una pregunta y respuesta se actualizarán con las respuestas que haya seleccionado o introducido al utilizar el libro de jugadas questionAnswer Pregunta y respuesta se actualizará con las respuestas que haya seleccionado o introducido al utilizar la guía práctica( sóloSales Hub o Service Hub Pro o Enterprise ).

Ver analíticas de informes de guías prácticas

Puedes consultar las analíticas de informes de guías prácticas para conocer mejor tus guías prácticas, quién las utiliza y su eficacia.

1. En tu cuenta de HubSpot, ve a CRM > Guías prácticas.
2. En la parte superior, haz clic en la pestaña Analizar.
3. En la parte superior de la pestaña Analizar , utilice las secciones Uso total de guías prácticas y Adopción del equipo para ver métricas como el número de guías prácticas, el total de vistas y el total de usuarios activos.
   • A la derecha, haz clic en Datos de usuario para ver cuántas veces los usuarios de tu cuenta han visto o registrado guías prácticas.
   • En la tabla Datos de usuario, haz clic en el usuario para ver los datos específicos del usuario.
   • Utilice los filtros de la parte superior para afinar aún más su búsqueda.

4. En el centro de la página Analizar , puede ver las métricas de uso total de la guía práctica en un gráfico de líneas con filtros para métricas y frecuencia.
5. En la parte inferior de la página Analizar, haz clic en una guía práctica en la tabla para ver las métricas de la guía práctica individual, como el uso de la guía práctica, los usuarios de la guía práctica y las actividades. Utiliza los filtros para afinar aún más tu búsqueda.

Ver guías en Slack

Si has instalado la integración de HubSpot con Slack, puedes buscar y ver guías prácticas directamente en Slack utilizando el comando de barra /hs-search-playbook .

Utilizar una guía práctica para desencadenar un workflow

Puedes desencadenar un workflow al registrar una guía práctica. Más información sobre cómo configurar los desencadenantes de eventos.