Leitfäden verwenden

Mit dem Leitfaden-Tool können Sie interaktive Content-Karten erstellen, die in Kontakt-, Unternehmens-, Deal- und Ticket-Datensätzen angezeigt werden. Bei Gesprächen mit potenziellen Kunden und Kunden kann sich Ihr Team auf diese beziehen und standardisierte Notizen erstellen.

Leitfäden erstellen

• Klicken Sie oben rechts auf Leitfaden erstellen.
• Sie können einen komplett neuen Leitfaden erstellen oder eine Vorlage für einen Vertriebsleitfaden oder einen Serviceleitfaden auswählen. Um eine Vorlage in der Vorschau anzuzeigen, klicken Sie im rechten Bereich auf die Registerkarte „Vorschau“. Um eine Auswahl zu treffen, wählen Sie im linken Bereich einen Typ von Leitfaden aus.
• Klicken Sie oben auf der Seite auf das edit Bleistiftsymbol und geben Sie einen Titel für Ihren Leitfaden ein.
• Klicken Sie auf „Leitfaden erstellen“.
• Klicken Sie auf eine beliebige Stelle im Texteditor des Leitfadens, um zu schreiben.
  
  • Um den KI-Content-Writer von HubSpot zu verwenden, geben Sie / in den Leitfaden-Editor ein, wählen eine der verfügbaren Optionen und geben eine Eingabeaufforderung ein. Vergewissern Sie sich, dass AI-Inhaltsassistenten in Ihren Account-Einstellungen aktiviert ist.

• • Um vorhandene Inhalte zu bearbeiten, markieren Sie den Inhalt und klicken Sie auf das Blitzsymbol .

• • Wählen Sie eine der verfügbaren Optionen, um den markierten Text weiter zu verfeinern.

• Verwenden Sie die Symbolleiste oben, um Ihre Inhalte zu formatieren oder Links, Bilder, Wissensdatenbankartikel, Snippets, Fragen oder einen neuen Aufnahmebutton einzufügen:
  • Um eine URL einzufügen, ziehen Sie den Cursor über den Text, um die Stelle zu markieren, an der Sie den Link einfügen möchten. Klicken Sie dann auf das link Link-Symbol und fügen Sie einen Link in das Textfeld URL ein. Aktivieren Sie bei Bedarf das Kontrollkästchen „In neuer Registerkarte öffnen“ oder das Kontrollkästchen „Suchmaschinen anweisen, diesem Link nicht zu folgen“. 
  • Um ein Bild aus dem Dateien-Tool, von Ihrem Computer oder einer URL einzufügen, klicken Sie auf das insertImage Bildsymbol.
  • Um einen Wissensdatenbankartikel einzufügen, klicken Sie auf das cap Wissensdatenbanksymbol. Suchen Sie dann nach einem Artikel der Wissensdatenbank.
  • Um ein Snippet einzufügen, klicken Sie auf das textSnippets Snippet-Symbol. Suchen Sie dann nach einem Snippet.
  • Um Fragen einzufügen, klicken Sie auf das questionAnswer Fragesymbol. Verfassen Sie im rechten Bereich eine Frage oder einen Prompt. Um eine Antwort auf eine Frage zu verlangen, klicken Sie auf das Kontrollkästchen „Erforderlich“. Wählen Sie einen der Antworttypen aus:
    • Offener Text: Geben Sie Antworten in ein offenes Textfeld ein.
    • Liste der Antwortoptionen (nur Sales Hub oder Service Hub Enterprise): Erstellen Sie einen Satz von Antwortoptionen, die dann als Notiz im Datensatz gespeichert werden. Geben Sie unter „Antwortoptionen“ eine Antwort ein und drücken Sie dann die Eingabetaste.
      • Aktivieren Sie das Kontrollkästchen „Auf eine einzige Antwort einschränken“, damit keine Mehrfachantworten ausgewählt werden können. 
      • Aktivieren Sie das Kontrollkästchen „Notizenfeld ausblenden“, um das standardmäßig geöffnete Notizenfeld aus der Frage oder dem Prompt zu entfernen.
    • Eigenschaft aktualisieren (nur mit kostenpflichtiger Sales Hub oder Service Hub Enterprise-Lizenz): Aktualisieren Sie vom Leitfaden aus automatisch Eigenschaften in einem Kontakt-, Unternehmens-, Deal- oder Ticket-Datensatz.

• • • • Klicken Sie auf das Dropdown-Menü „Eigenschaftstyp“, wählen Sie einen Eigenschaftstyp aus und wählen Sie dann eine bestimmte Eigenschaft aus, zu der Sie verlinken möchten. 
      • Aktivieren Sie das Kontrollkästchen „Notizenfeld ausblenden“, um das standardmäßig geöffnete Notizenfeld aus der Frage oder dem Prompt zu entfernen.
      • Klicken Sie auf Speichern.

• • Um ein Personalisierungstoken hinzuzufügen, klicken Sie auf das Dropdown-Menü „Personalisierung“ und suchen Sie dann nach einem Token.
  • Um eine Videodatei hinzuzufügen oder hochzuladen, klicken Sie auf das Dropdown-Menü „Einfügen“ und wählen Sie dann „Video“ aus.
  • Um eine URL zum Erstellen eines YouTube-, Vimeo- oder Instagram-Einbettungscodes einzufügen, klicken Sie auf das Dropdown-Menü „Einfügen“ und wählen Sie dann „Einbetten“ aus.
  • Um einen neuen Datensatz zu erstellen, klicken Sie auf das Dropdown-Menü „Einfügen“ und wählen dann „Aktionen“ > „Neuen Datensatz erstellen“ aus. Wählen Sie einen Datensatztyp aus dem Dropdown-Menü aus und klicken Sie dann auf „Aktion einfügen“.

• • Um ein Meeting aus einem Leitfaden heraus zu vereinbaren, klicken Sie auf das Dropdown-Menü „Einfügen“ und wählen dann „Aktionen“ > „Ein Meeting vereinbaren“ aus. Erfahren Sie, wie Sie ein Meeting mit einem Kontaktdatensatz vereinbaren.

• Klicken Sie nach dem Schreiben des Contents Ihres Leitfadens auf die Registerkarte Einstellungen.
  • Aktivieren Sie zum Protokollieren von Leitfadeneinsendungen das Kontrollkästchen „Leitfadeneinsendungen protokollieren“. 
    • Um die Art der Interaktion festzulegen, die ein Leitfaden in einem Datensatz speichert, klicken Sie auf das Dropdown-Menü „Interaktionstypen“ und aktivieren Sie das Kontrollkästchen neben den von Ihnen bevorzugten Interaktionstypen. Der Interaktionstyp ist standardmäßig auf Anruf festgelegt.
    • Wenn Sie einen Anruf oder ein Meeting protokollieren, können Sie den Anruf- oder Meetingtyp (z. B. Prospecting, Leading) im Dropdown-Menü „Standard-Anruf/Meetingtyp“ auswählen.

Bitte beachten: Wenn Sie einen Leitfaden in einem Datensatz protokollieren, wird die Interaktion nur in dem Datensatz protokolliert, in dem Sie den Leitfaden verwendet haben. Er wird in keinem der zugeordneten Datensätze protokolliert.

• • Sie können einen Leitfaden auf der Grundlage verschiedener Eigenschaften von Unternehmen, Kontakten, Deals und Tickets empfehlen. Wenn die Eigenschaften des Datensatzes mit der Empfehlungsregel für den Leitfaden übereinstimmen, wird der Leitfaden am Anfang der Liste der Leitfäden in diesem Datensatz angezeigt. So empfehlen Sie einen Leitfaden auf der Grundlage der Eigenschaften eines Datensatzes (Unternehmen, Kontakt, Deal oder Ticket):
    
    • Klicken Sie unter „Einstellungen für Empfehlungen“ auf das Dropdown-Menü „Wählen Sie einen Objekttyp aus, um zu beginnen“ und wählen Sie eine Eigenschaft des Unternehmens, des Kontakts, des Deals oder des Tickets aus. 
    • Klicken Sie auf „+ Regel erstellen“.

• • • Klicken Sie in der rechten Filter-Seitenleiste auf „+ Filter hinzufügen“. 
      • Wählen Sie eine Filterkategorie aus der Liste „Aktuelles Objekt“ oder „Zugeordnete Objektinformationen“ aus. Wählen Sie dann einen Filter aus der Liste der Eigenschaften aus. 
      • Klicken Sie auf die Dropdown-Menüs, um die Parameter für den Filter auszuwählen. Um weitere Filter hinzuzufügen, klicken Sie unten links im Filtereditor auf „+ Filter hinzufügen“. 

• • • • Die Änderungen werden automatisch gespeichert. Klicken Sie auf „Editor schließen“ oder oben rechts auf den Button X, um zur Registerkarte „Einstellungen“ des Leitfaden-Editors zurückzukehren. Um zum Filtereditor zurückzukehren, klicken Sie neben „Filter“ auf das Dropdown-Menü „Aktionen“, dann auf „Bearbeiten“ und anschließend in der rechten Filter-Seitenleiste auf „Filter bearbeiten“. 

• Wenn Sie mit dem Anpassen Ihres Leitfadens fertig sind, klicken Sie auf „Veröffentlichen“.

Erstellen Sie einen empfohlenen Leitfaden für eine CRM-Karte (Sales Hub oder Service Hub Professional oder Enterprise)

Superadministratoren können CRM-Karten in einem Datensatz erstellen, so dass die empfohlenen Leitfäden am Anfang des Datensatzes angezeigt werden.

• Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account in der Hauptnavigationsleiste auf das settings Zahnradsymbol, um die Einstellungen aufzurufen.
• Klicken Sie in der linken Seitenleiste unter Data Management auf Objects, und wählen Sie dann den Datensatztyp (Kontakte, Firmen usw.), dem Sie eine CRM-Karte hinzufügen möchten.
• Klicken Sie auf die Registerkarte Datensatzanpassung . Klicken Sie dann auf . Passen Sie die mittlere Spaltean.
• Klicken Sie auf die Standardansicht oder eine Teamansicht. Wenn Sie eine Teamansicht erstellen möchten, klicken Sie auf Teamansicht erstellen.
• Klicken Sie auf Karten hinzufügen. Klicken Sie dann auf das Kontrollkästchen Recommended Enablement. Klicken Sie auf eine beliebige Stelle auf Ihrem Bildschirm, um das Pop-up-Fenster Karten hinzufügen zu schließen.

• Um die CRM-Karte zu verschieben, klicken Sie auf das Feld Recommended Enablement und ziehen Sie es an den Anfang.

• Wenn Sie mit den Anpassungen fertig sind, klicken Sie oben rechts auf Speichern und beenden.
• Navigieren Sie zu dem von Ihnen angepassten Datensatztyp:
  • Kontakte: Gehen Sie in Ihrem HubSpot-Account zu „Kontakte“ > „Kontakte“.
  • Unternehmen: Gehen Sie in Ihrem HubSpot-Account zu Kontakte > Unternehmen.
  • Deals: Gehen Sie in Ihrem HubSpot-Account zu Sales > Deals.
  • Tickets: Gehen Sie in Ihrem HubSpot-Account zu „Service“ > „Tickets“.
  • Benutzerdefinierte Objekte: Gehen Sie in Ihrem HubSpot-Account zu Kontakte > [Benutzerdefiniertes Objekt]. Wenn Ihr Account mehr als ein benutzerdefiniertes Objekt hat, bewegen Sie den Mauszeiger über Benutzerdefinierte Objekte und wählen Sie dann das benutzerdefinierte Objekt aus, das Sie anzeigen möchten.
• Klicken Sie auf einen Datensatz, um die Recommended Enablement CRM Karte anzuzeigen, die Sie gerade im mittleren Bereich angepasst haben. Sie sehen eine der folgenden Möglichkeiten:
  • Wenn es einen empfohlenen Leitfaden gibt, zeigt die Karte eine Vorschau des Leitfadens an. Klicken Sie auf . Öffnen Sie den Leitfaden.

• • Wenn es mehrere empfohlene Leitfäden gibt, verwenden Sie die Pfeile, um sie durchzugehen. Klicken Sie auf . Öffnen Sie den Leitfaden.

• • Wenn keine empfohlenen Leitfäden vorhanden sind, können Sie alle verfügbaren Leitfäden durchgehen oder durchsuchen. Klicken Sie auf den Namen  des Leitfadens, um ihn zu öffnen.

Leitfäden verwalten

• Verwenden Sie oben links die Suchleiste , um einen Leitfaden nach Namen zu suchen.
• Klicken Sie zum Filtern nach dem zuständigen Mitarbeiter auf das Dropdown-Menü „Zuständiger Mitarbeiter“.
• Um den Leitfaden zu bearbeiten, zu klonen, zu löschen, die entsprechende Veröffentlichung rückgängig zu machen oder zu ändern, wer auf den Leitfaden zugreifen kann, zeigen Sie auf einen Leitfadennamen.
  • Um den Leitfaden zu bearbeiten, klicken Sie auf den Namen des Leitfadens.
    
    • Um frühere Versionen des Leitfadens zu überprüfen und wiederherzustellen, klicken Sie im Editor oben rechts auf „Versionsverlauf“. 
    • Auf der linken Seite des Dialogfelds können Sie einen früheren Entwurf auswählen. 
    • Um diesen Entwurf wiederherzustellen, klicken Sie auf „Wiederherstellen“.

• • Um den Leitfaden zu klonen, klicken Sie auf das Dropdown-Menü „Aktionen“ und dann auf „Klonen“.
  • Um den Leitfaden zu löschen, klicken Sie auf das Dropdown-Menü „Aktionen“ und wählen Sie dann „Löschen“ aus. Sie können auch das Kontrollkästchen neben den zu löschenden Leitfäden aktivieren und dann oben auf der Tabelle auf delete „Löschen“ klicken.
  • Um den Leitfaden zu deaktivieren, klicken Sie auf das Dropdown-Menü „Aktionen“ und wählen Sie dann „Veröffentlichung aufheben“ aus.
  • Um zu ändern, welche Benutzer den Leitfaden anzeigen und nutzen können, klicken Sie auf das Dropdown-Menü „Aktionen“ und wählen Sie dann „Teilen-Optionen verwalten“ aus. Erfahren Sie mehr über das Teilen von Vertriebsinhalten mit Ihren Benutzern und Teams.

Nachdem Sie Ihre Leitfäden erstellt haben, können Sie sie in verschiedenen Ordnern organisieren:

• Klicken Sie oben rechts auf Neue Liste.
• Geben Sie im Dialogfeld einen Ordnernnamen ein und klicken Sie dann auf „Ordner hinzufügen“.
• Um Leitfäden in einen Ordner zu verschieben, aktivieren Sie das Kontrollkästchen neben einem Leitfaden und klicken Sie dann auf folder „In Ordner verschieben“.
• Wählen Sie im Dialogfeld einen Ordner aus und klicken Sie dann auf „Verschieben“.
• Wenn Sie einen Ordner umbenennen möchten, aktivieren Sie das Kontrollkästchen neben dem Ordner und klicken Sie dann oben in der Tabelle auf edi„Umbenennen“.

Leitfäden in Kontakt-, Unternehmens-, Deal-, Ticket- oder benutzerdefinierten Datensätzen verwenden

• Gehen Sie zu Ihren Datensätzen:
  • Kontakte: Gehen Sie in Ihrem HubSpot-Account zu „Kontakte“ > „Kontakte“.
  • Unternehmen: Gehen Sie in Ihrem HubSpot-Account zu Kontakte > Unternehmen.
  • Deals: Gehen Sie in Ihrem HubSpot-Account zu Sales > Deals.
  • Tickets: Gehen Sie in Ihrem HubSpot-Account zu „Service“ > „Tickets“.
  • Benutzerdefinierte Objekte: Gehen Sie in Ihrem HubSpot-Account zu Kontakte > [Benutzerdefiniertes Objekt]. Wenn Ihr Account mehr als ein benutzerdefiniertes Objekt hat, bewegen Sie den Mauszeiger über Benutzerdefinierte Objekte und wählen Sie dann das benutzerdefinierte Objekt aus, das Sie anzeigen möchten.

• Klicken Sie auf den Namen eines Datensatzes.
• Verwenden Sie im rechten Bereich im Abschnitt „Leitfäden“ die Suchleiste, um einen Leitfaden zu finden, oder klicken Sie zum Öffnen auf einen Leitfaden. 

• Klicken Sie in der Seitenleiste „Leitfaden-Content“ auf eine Frage, um sie im Leitfaden zu öffnen.

• Sie können für jede Frage Notizen eingeben, Antwortoptionen auswählen oder eine Eigenschaft eines Datensatzes aktualisieren. Wenn Sie „Notizenfeld ausblenden“ ausgewählt haben, wird unter der Frage kein Textfeld angezeigt.

• • Im Notizenfeld können Sie mithilfe von Snippets Ausdrücke einfügen, die in Kundeninteraktionen regelmäßig verwendet werden. Klicken Sie auf das Symbol textSnippets Snippets und bearbeiten Sie dann im Notizenfeld den Rich-Text des Snippets.

• • Wenn die Frage mit einer Eigenschaft in einem anderen Objekt verknüpft ist, zeigt der Leitfaden eine Liste der zugeordneten Datensätze an und ermöglicht Ihnen die Auswahl des zu aktualisierenden Datensatzes (nur Enterprise). Sie können dann einen Wert eingeben und die verknüpfte CRM-Eigenschaft aktualisieren, wenn Sie die Interaktion protokollieren.

• • Wenn Sie einen Datensatz aus einem Leitfaden heraus erstellen, klicken Sie auf den Button „[Datensatz] erstellen“. Geben Sie im rechten Bereich die Informationen für den neuen Datensatz ein. Klicken Sie dann entweder auf „Erstellen“ oder „Erstellen und weiteren Eintrag erstellen“. Wenn Sie einen vorhandenen Datensatz hinzufügen, klicken Sie auf die Registerkarte „Vorhandenen hinzufügen“ und suchen Sie dann nach einem Datensatz.

• Wenn Sie den Leitfaden als Anruf protokollieren, verwenden Sie die Dropdown-Menüs Ergebnis auswählen und Anrufart auswählen , um ein Anrufergebnis auszuwählen oder die Anrufartzu bearbeiten. Wenn Sie den Leitfaden als Meeting protokollieren, verwenden Sie das Dropdown-Menü „Meeting-Typ auswählen“, um den Meeting-Typ zu bearbeiten. Sie können ein Ergebnis nur in Anrufleitfäden auswählen.

• Sie können eine innerhalb der letzten sechs Stunden protokollierte Interaktion an einen Leitfaden anhängen, um Notizen und Eigenschaftswerte im Leitfaden zu erfassen. Dadurch können doppelte Datensätze vermieden werden, wenn das Meeting bereits protokolliert wurde. Nachdem Sie einen Leitfaden ausgewählt haben, klicken Sie auf den down dPfeil nach unten neben „[Interaktionstyp] protokollieren“. Wählen Sie in der Dropdown-Liste „Letzte zum Anhängen:“ die zuletzt protokollierte Interaktion aus, um sie an den Leitfaden anzuhängen. Klicken Sie im Dialogfeld „Bestätigung“ auf „OK“.

• Sie können eine Aufgabe für das Follow-up erstellen, indem Sie das Kontrollkästchen „Aufgabe für Follow-up erstellen“ aktivieren.
• Wenn Sie mit dem Leitfaden fertig sind, klicken Sie unten links auf [Interaktionstyp] protokollieren. Der Interaktionstyp ist der, den Sie auf der Registerkarte Einstellungen im Leitfaden-Editor ausgewählt haben.

Der Leitfaden wird als Interaktion in der Chronik des Datensatzes mit den Fragen, Antworten und etwaigen Notizen gespeichert. Alle in einen Leitfaden eingegebenen Informationen werden automatisch als Entwurf gespeichert, bis Sie auf „[Interaktionstyp] protokollieren“ klicken. Wenn Sie „[Interaktionstyp] protokollieren“ auswählen, werden alle Eigenschaften, die mit einer questionAnswerFrage und Antwort verknüpft sind, mit den Antworten aktualisiert, die Sie während der Verwendung des Leitfadens ausgewählt oder eingegeben haben (nur Sales Hub oder Service Hub Professional oder Enterprise ).

Bitte beachten: Alle Notizen und Antworten, die in Ihren Leitfäden gespeichert sind, werden beim nächsten Mal angezeigt, wenn in einem Datensatz auf den Leitfaden zugegriffen wird. Sie können Notizen und Antworten löschen, um sie aus dem Leitfaden zu entfernen.

Anzeigen von Reporting Analytics für Leitfäden

Sie können Analytics zu Leitfäden anzeigen, um einen besseren Einblick in Ihre Leitfäden zu erhalten, wer sie verwendet und wie gut sie funktionieren.

• Klicken Sie oben auf die Registerkarte Analyze.
• Verwenden Sie oben auf der Registerkarte Analysieren die Abschnitte Gesamte Nutzung von Leitfäden und Teamadoption, um Kennzahlen wie die Anzahl Ihrer Leitfäden, die Gesamtzahl der Ansichten und die Gesamtzahl der aktiven Benutzer anzuzeigen. Klicken Sie rechts auf Benutzerdaten, um zu sehen, wie oft Benutzer in Ihrem Account Leitfäden angesehen oder angemeldet haben. Klicken Sie in der Tabelle Benutzerdaten auf den Benutzer , um benutzerspezifische Daten anzuzeigen. Verwenden Sie die Filter, um Ihre Suche weiter zu verfeinern.

Wenn Sie die HubSpot-Integration mit Slack installiert haben, können Sie Leitfäden direkt in Slack suchen und anzeigen, indem Sie den Schrägstrich-Befehl /hs-search-playbook verwenden.