Leitfäden verwenden

Mit steigender Anzahl der Mitglieder Ihrer Vertriebs- und Serviceteams wird das Coaching immer (zeit-)aufwändiger. Mit dem Leitfaden-Tool können Sie anhand von interaktiven Content-Karten Hilfestellungen in Kontakt-, Unternehmens-, Deal- und Ticket-Datensätzen anzeigen, damit sich Teammitglieder bei der Kommunikation mit potenziellen Kunden und Kunden auf standardisierte Anmerkungen beziehen und standardisierte Anmerkungen erstellen können.

Leitfäden erstellen

• Gehen Sie in Ihrem HubSpot-Account zu Sales > Leitfäden.
• Klicken Sie oben rechts auf Leitfaden erstellen.
• Sie können einen komplett neuen Leitfaden erstellen oder eine Vorlage für einen Vertriebsleitfaden oder einen Serviceleitfaden auswählen. Um eine Vorlage in der Vorschau anzuzeigen, klicken Sie im rechten Bereich auf die Registerkarte „Vorschau“. Um eine Auswahl zu treffen, wählen Sie im linken Bereich einenTyp von Leitfaden aus.
• Klicken Sie auf das edit Bleistiftsymbol und geben Sie einen Titel für Ihren Leitfaden ein.
• Klicken Sie auf „Leitfaden erstellen“.
• Klicken Sie auf eine beliebige Stelle im Text-Editor des Leitfadens, um zu schreiben. Verwenden Sie die Symbolleiste oben, um Ihren Inhalt zu formatieren, oder fügen Sie Links, Bilder, Einbettungscodes oder Fragen und Antworten ein.
  • Um eine URL einzufügen, klicken Sie auf das link Link-Symbol.
  • Um nach einem Bild in Ihrem Datei-Manager zu suchen, ein Bild von Ihrem Computer hochzuladen oder eine Bild-URL einzugeben, klicken Sie auf das insertImage Bild-Symbol.
  • Um es Benutzern zu ermöglichen, dem Kontakt eine Frage zu stellen, dann ihre Antwort einzugeben oder ihre Antwort aus einem vorgegebenen Antwortsatz auszuwählen, klicken Sie auf das questionAnswer Symbol für Frage & Antwort. Schreiben Sie in das Dialogfeld eine Frage oder Eingabeaufforderung..
    • Wählen Sie aus den Antworttypen aus.
      • Offener Text: Geben Sie Antworten in ein offenes Textfeld ein.
      • Liste der Antwortoptionen (nur Sales Hub oder Service Hub Enterprise): Erstellen Sie einen vorgegebenen Satz von Antwortoptionen, die dann als Notiz im Kontaktdatensatz gespeichert werden. Geben Sie unter „Antwortoptionen“ eine Antwort ein und drücken Sie dann die Eingabetaste. Alle Antworttypen des Leitfadens haben ein offenes Notizfeld. Markieren Sie „Notizenfeld ausblenden“, um es aus der Frage oder Aufforderung zu entfernen.
      • Eigenschaft aktualisieren (nur mit kostenpflichtiger Sales Hub oder Service Hub Enterprise-Lizenz): Aktualisieren Sie vom Leitfaden aus automatisch Eigenschaften in einem Kontakt-, Unternehmens-, Deal- oder Ticket-Datensatz. Klicken Sie auf das Dropdown-Menü „Eigenschaftstyp“ , wählen Sie einen Eigenschaftstyp aus und wählen Sie dann eine bestimmte Eigenschaft aus, zu der Sie verlinken möchten. Alle Antworttypen des Leitfadens haben ein offenes Notizfeld. Markieren Sie „Notizenfeld ausblenden“, um es aus der Frage oder Aufforderung zu entfernen.

Bitte beachten: Um eine Leitfaden-Eigenschaft in einem Ticket-Datensatz zu aktualisieren, müssen Sie über Sales Hub Enterprise und Service Hub Enterprise mit Berechtigungen für Leitfäden verfügen. Wenn Sie über Sales Hub Enterprise und Service HubProfessional verfügen, haben Sie nicht die Möglichkeit, eine Eigenschaft in einem Ticket-Datensatz über den Leitfaden zu aktualisieren.

• • • Klicken Sie anschließend auf „Speichern“.

• • Um ein Video hinzuzufügen oder eine neue Videodatei hochzuladen, klicken Sie auf das Dropdown-Menü „Einfügen“ und wählen Sie dann „Video“ aus.
  • Um eine URL zum Erstellen eines YouTube-, Vimeo- oder Instagram-Einbettungscodes einzufügen, klicken Sie auf das Dropdown-Menü „Einfügen“ und wählen Sie dann „Einbetten“ aus.

• Klicken Sie nach dem Schreiben des Contents Ihres Leitfadens auf die Registerkarte Einstellungen.
  • Um anzugeben, als welcher Typ von Interaktion der Leitfaden protokolliert werden soll, wenn er in einem Datensatz gespeichert wird, klicken Sie auf das Dropdown-Menü „Interaktionstyp“ und wählen Sie einen Interaktionstyp aus. Wenn Sie einen Anruf oder ein Meeting protokollieren, können Sie den Anruftyp oder Meeting-Typ (z. B. Prospecting, Leading) im Dropdown-Menü „Standardanruftyp“ oder „Standard-Meeting-Typ“ auswählen.

Bitte beachten: Wenn Sie einen Leitfaden in einem Datensatz protokollieren, wird die Interaktion nur in dem Datensatz protokolliert, in dem Sie den Leitfaden verwendet haben. Er wird in keinem der zugeordneten Datensätze protokolliert.

• • Sie können einen Leitfaden auf der Grundlage der Deal-Phase oder bestimmter Kontakt- oder Ticket-Eigenschaften des Datensatzes empfehlen, in dem Sie den Leitfaden verwenden. Wenn die Eigenschaften des Datensatzes mit der Empfehlungsregel für den Leitfaden übereinstimmen, wird der Leitfaden am Anfang der Liste der Leitfäden angezeigt. So empfehlen Sie einen Leitfaden auf der Grundlage der Deal-, Kontakt- oder Ticket-Eigenschaft des Datensatzes:
    • Klicken Sie auf „+ Regel erstellen“.
    • Klicken Sie unter „Diesen Leitfaden empfehlen, wenn“ auf das Dropdown-Menü „Eigenschaft auswählen“ und wählen Sie unter entweder „Deal“, „Kontakt“ oder „Ticket“ eine der verfügbaren Eigenschaften aus.
    • Klicken Sie auf das Dropdown-Menü „ist eines von“, um zwischen „ist eines von“ und „ist keines von“ zu wählen.
    • Klicken Sie auf das Dropdown-Menü „Filter auswählen“ und markieren Sie die Filter, die Sie anwenden möchten.

• Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf „Veröffentlichen“.

Leitfäden verwalten

• Gehen Sie in Ihrem HubSpot-Account zu Sales > Leitfäden.
• Verwenden Sie oben links die Suchleiste , um einen Leitfaden nach Namen zu suchen.
• Klicken Sie zum Filtern nach dem zuständigen Mitarbeiter auf das Dropdown-Menü „Zuständiger Mitarbeiter“.
• So bearbeiten, klonen, löschen, machen die entsprechende Veröffentlichung rückgängig oder ändern, oder ändern Sie, wer auf den Leitfäden zugreifen kann:
  • Bewegen Sie den Mauszeiger über einen Leitfaden.
    • Um den Leitfaden-Editor zu öffnen und Änderungen vorzunehmen, klicken Sie auf den Namen des Leitfadens.
      
      • Um frühere Versionen des Leitfadens zu überprüfen und wiederherzustellen, klicken Sie im Editor oben rechts auf „Versionsverlauf“. 
      • Auf der linken Seite des Dialogfelds können Sie einen früheren Entwurf anzeigen und auswählen. 
      • Um diesen Entwurf wiederherzustellen, klicken Sie auf „Wiederherstellen“.

• • • Um den Leitfaden zu klonen, klicken Sie auf das Dropdown-Menü „Aktionen“ und dann auf „Klonen“.
    • Um den Leitfaden zu löschen, klicken Sie auf das Dropdown-Menü „Aktionen“ und wählen Sie dann „Löschen“ aus. Sie können auch das Kontrollkästchen neben den zu löschenden Leitfäden aktivieren und dann oben auf der Tabelle auf das deletePapierkorbsymbol klicken.
    • Um den Leitfaden zu deaktivieren, klicken Sie auf das Dropdown-Menü „Aktionen“ und wählen Sie dann „Veröffentlichung aufheben“ aus.
    • Um zu ändern, für wen der Leitfaden geteilt wird, damit ihn nur bestimmte Benutzer anzeigen und nutzen können, klicken Sie auf das Dropdown-Menü „Aktionen“ und wählen Sie dann „Teilen-Optionen verwalten“ aus. Erfahren Sie mehr über das Teilen von Vertriebsinhalten mit Ihren Benutzern und Teams.

Nachdem Sie Ihre Leitfäden erstellt haben, können Sie sie in verschiedenen Ordnern organisieren:

• Klicken Sie oben rechts auf Neue Liste.
• Geben Sie einen Ordner Name ein und klicken Sie dann auf Ordner hinzufügen.
• Um Leitfäden in einen Ordner zu verschieben, aktivieren Sie das Kontrollkästchen neben den Leitfäden, die Sie verschieben möchten, und klicken Sie dann auf folde „In Ordner verschieben“.
• Wählen Sie im Dialogfeld einen Ordner aus und klicken Sie dann auf „Verschieben“.
• Wenn Sie einen Ordner umbenennen möchten, aktivieren Sie das Kontrollkästchen neben dem Ordner und klicken Sie dann oben in der Tabelle auf edi„Umbenennen“.

Leitfäden in Kontakt-, Unternehmens-, Deal- oder Ticket-Datensätzen verwernden

• Gehen Sie in Ihrem HubSpot-Account zu Ihren Kontakten, Unternehmen, Deals oder Tickets.
• Klicken Sie auf den Namen eines Datensatzes.
• Verwenden Sie im rechten Bereich im Abschnitt „Leitfäden“ die Suchleiste, um einen Leitfaden zu finden, oder klicken Sie zum Öffnen auf einen Leitfaden. HubSpot stellt Ihnen automatisch einen Leitfaden für Analysegespräche und einen Qualifikations-Leitfaden zur Verfügung, Sie können diese Leitfäden jedoch bei Bedarf im Leitfaden-Editor ändern. Wenn Sie eine Empfehlungsregel für eine Deal-Phase für einen Leitfaden einrichten und dieser zur Deal-Phase des Datensatzes passt, wird er am Anfang der Liste als „Empfohlen“ gekennzeichnet. 

• Im Popup-Fenster werden die Leitfaden-Inhalte angezeigt. In der linken Seitenleiste des Pop-up-Fensters befindet sich eine Leitfaden-Content-Seitenleiste, die Ihnen die Navigation zu den verschiedenen Fragen im Leitfaden erleichtert.
  • Bewegen Sie in der Leitfaden-Content-Seitenleiste den Mauszeiger auf die Frage, um zu dieser Frage im Leitfaden zu springen.
  • Um die Leitfaden-Content-Seitenleiste einzuklappen, klicken Sie auf den last Kreis auf der linken Seite des Pop-up-Fensters. Um die Leitfaden-Content-Seitenleiste zu öffnen, klicken Sie auf den first Kreis auf der linken Seite des Pop-up-Fensters.
  • Je nach Antwortfeld für jede Frage können Sie Notizen eingeben, Antwortoptionen auswählen oder eine Eigenschaft eines Datensatzes aktualisieren. Wenn Sie „Notizenfeld ausblenden“ für den Antworttyp „Liste der Antwortoptionen“ oder „Eigenschaft aktualisieren“ ausgewählt haben, wird unter der Frage kein Textfeld angezeigt.

• • Wenn die Frage mit einer Eigenschaft in einem Objekt verknüpft ist, das sich von dem geöffneten Datensatz unterscheidet, in dem Sie den Leitfaden verwenden, zeigt der Leitfaden eine Liste der zugeordneten Datensätze an und ermöglicht Ihnen die Auswahl des zu aktualisierenden Datensatzes. Sie können dann einen Wert eingeben und die verknüpfte CRM-Eigenschaft aktualisieren, wenn Sie die Interaktion protokollieren.

• Wenn Sie den Leitfaden als einen Anruf protokollieren, verwenden Sie die Dropdown-Menüs „Ergebnis auswählen“ und „Anruftyp auswählen“, um ein Anrufergebnis auszuwählen oder den Anruftyp zu bearbeiten. Wenn Sie den Leitfaden als Meeting protokollieren, verwenden Sie das Dropdown-Menü „Meeting-Typ auswählen“, um den Meeting-Typ zu bearbeiten. Nur in Leitfäden für Anrufe können Sie zu diesem Zeitpunkt ein Ergebnis auswählen.

• Sie können eine innerhalb der letzten sechs Stunden protokollierte Interaktion an einen Leitfaden anhängen, um Notizen und Eigenschaftswerte im Leitfaden zu erfassen. Dadurch können doppelte Datensätze vermieden werden, wenn das Meeting bereits protokolliert wurde. Nachdem Sie einen Leitfaden ausgewählt haben, klicken Sie auf den down dPfeil nach unten neben „[Interaktionstyp] protokollieren“. Wählen Sie in der Dropdown-Liste „Letzte zum Anhängen:“ die zuletzt protokollierte Interaktion aus, um sie an den Leitfaden anzuhängen. Klicken Sie im Dialogfeld „Bestätigung“ auf „OK“.

• Sie können eine Aufgabe für das Follow-up erstellen, indem Sie das Kontrollkästchen „Aufgabe für Follow-up erstellen“ aktivieren.
• Wenn Sie mit dem Leitfaden fertig sind, klicken Sie unten links auf [Interaktionstyp] protokollieren. Der Interaktionstyp ist der, den Sie auf der Registerkarte Einstellungen im Leitfaden-Editor ausgewählt haben.

Der Leitfaden wird als Interaktion in der Chronik des Datensatzes mit den Fragen, Antworten und etwaigen Notizen gespeichert. Alle in einen Leitfaden eingegebenen Informationen werden automatisch als Entwurf gespeichert, bis Sie auf „[Interaktionstyp] protokollieren“ klicken. Wenn Sie „[Interaktionstyp] protokollieren“ auswählen, werden alle Eigenschaften, die mit einer questionAnswer Frage und Antwort verknüpft sind, mit den Antworten aktualisiert, die Sie während der Verwendung des Leitfadens ausgewählt oder eingegeben haben (nur Sales Hub oder Service Hub Professional oder Enterprise ).

Bitte beachten: Alle Notizen und Antworten, die in Ihren Leitfäden gespeichert sind, werden beim nächsten Mal angezeigt, wenn in einem Datensatz auf den Leitfaden zugegriffen wird. Sie können Notizen und Antworten löschen, um sie aus dem Leitfaden zu entfernen.

Leitfäden in Slack anzeigen

Wenn Sie die Integration von HubSpot mit Slack installiert haben, können Sie Leitfäden direkt in Slack mit dem Befehl /hs-search-playbook suchen und anzeigen.