Leitfäden verwenden

Mit dem Leitfaden-Tool können Sie interaktive Inhaltskarten erstellen, die in Kontakt-, Unternehmens-, Deal- und Ticket-Datensätzen angezeigt werden. Bei Gesprächen mit Interessenten und Kunden kann sich Ihr Team auf diese beziehen und standardisierte Notizen erstellen.

Leitfäden erstellen

• Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account auf Sales und dann auf Leitfäden.
• Klicken Sie in der oberen rechten Ecke auf Leitfaden erstellen.
• Sie können einen Leitfaden von Grund auf neu erstellen oder eine Vorlage für einen Vertriebsleitfaden oder einen Serviceleitfaden auswählen. Um eine Vorlage in der Vorschau anzuzeigen, klicken Sie im rechten Bereich auf die Registerkarte „Vorschau“. Um eine Auswahl zu treffen, wählen Sie im linken Bereich einen Leitfaden-Typ aus.
• Klicken Sie oben auf der Seite auf das edit stiftsymbol und geben Sie einen Titel für Ihren Leitfaden ein.
• Klicken Sie auf „Leitfaden erstellen“.
• Klicken Sie auf eine beliebige Stelle im Text-Editor des Leitfadens, um zu schreiben.
• Verwenden Sie die Symbolleiste oben, um Ihre Inhalte zu formatieren, oder fügen Sie Links, Bilder, Knowledge-Base-Artikel, Snippets, Fragen oder eine Schaltfläche für neue Datensätze ein:
  • Um eine URL einzufügen, ziehen Sie den Cursor über den Text, um die Stelle zu markieren, an der Sie den Link einfügen möchten. Klicken Sie dann auf das link Link-Symbol, und fügen Sie einen Link in das URL-Textfeld ein. Klicken Sie bei Bedarf auf das Kontrollkästchen In neuer Registerkarte öffnen oder auf das Kontrollkästchen Suchmaschinen anweisen, diesem Link nicht zu folgen. 
  • Um ein Bild aus dem Dateiwerkzeug, Ihrem Computer oder einer URL einzufügen, klicken Sie auf das insertImage Bild-Symbol .
  • Um einen Knowledge Base-Artikel einzufügen, klicken Sie auf das Symbol cap Knowledge Base. Suchen Sie dann nach einem Artikel der Wissensdatenbank.
  • Um ein Snippet einzufügen, klicken Sie auf das Symbol textSnippets Snippet . Suchen Sie dann nach einem Snippet.
  • Um Fragen einzufügen, klicken Sie auf das Symbol questionAnswer Frage . Schreiben Sie im rechten Feld eine Frage oder Aufforderung. Um eine Antwort auf eine Frage zu verlangen, klicken Sie auf das Kontrollkästchen Required. Wählen Sie einen der Antworttypen:
    • Offener Text: Geben Sie Antworten in ein offenes Textfeld ein.
    • Liste der Antwortoptionen ( nurSales Hub oder Service Hub Enterprise ): erstellen eine Reihe von Antwortoptionen, die in einer Notiz zum Datensatz gespeichert werden können. Geben Sie unter Antwortoptionen eine Antwort ein und drücken Sie dann die Eingabetaste.
      • Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Nur eine Antwort zulassen, damit keine Mehrfachantworten ausgewählt werden können. 
      • Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Notizfeld ausblenden, um das standardmäßig geöffnete Notizfeld aus der Frage oder Aufforderung zu entfernen.
    • Eigenschaft aktualisieren (nur mit kostenpflichtiger Sales Hub oder Service Hub Enterprise-Lizenz): Aktualisieren Sie vom Leitfaden aus automatisch Eigenschaften in einem Kontakt-, Unternehmens-, Deal- oder Ticket-Datensatz.

• • • • Klicken Sie auf das Dropdown-Menü Eigenschaftstyp und wählen Sie einen Eigenschaftstyp und dann eine bestimmte Eigenschaft aus, mit der Sie eine Verknüpfung herstellen möchten. 
      • Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Notizfeld ausblenden, um das standardmäßig geöffnete Notizfeld aus der Frage oder Aufforderung zu entfernen.
      • Klicken Sie auf „Speichern“.

Bitte beachten Sie: Um eine Leitfaden-Eigenschaft in einem Ticket-Datensatz zu aktualisieren, müssen Sie über Sales Hub Enterprise und Service Hub Enterprise mit Leitfaden-Berechtigungen haben.

• • Um ein Personalisierungs-Token hinzuzufügen, klicken Sie auf das Dropdown-Menü Personalisierung und suchen Sie dann nach einem Token.
  • Um eine Videodatei hinzuzufügen oder hochzuladen, klicken Sie auf das Dropdown-Menü Einfügen und wählen dann Video.
  • Um eine URL zum Erstellen eines YouTube-, Vimeo- oder Instagram-Einbettungscodes einzufügen, klicken Sie auf das Dropdown-Menü Einfügen und wählen Sie dann Einbetten.
  • Um einen neuen Datensatz zu erstellen, klicken Sie auf das Dropdown-Menü Einfügen und wählen dann Aktionen > Neuen Datensatz erstellen. Wählen Sie einen Datensatztyp aus dem Dropdown-Menü und klicken Sie dann auf Aktion einfügen.

• Klicken Sie nach dem Schreiben des Contents Ihres Leitfadens auf die Registerkarte Einstellungen.
  • Klicken Sie zum Protokollieren von Leitfadenübermittlungen auf das Kontrollkästchen Leitfadenübermittlungen protokollieren. 
    • Um die Art der Engagements festzulegen, die ein Leitfaden in einem Datensatz speichert, klicken Sie auf das Dropdown-Menü Engagementtypen und klicken Sie auf das Kontrollkästchen  neben den von Ihnen bevorzugten Engagementtypen. Die Einstellungsart ist standardmäßig Aufruf.
    • Wenn Sie einen Aufruf oder eine Besprechung protokollieren, können Sie auch die Art des Aufrufs oder der Besprechung (z. B. Prospecting, Leading) unter dem Dropdown-Menü Standardaufruf/Besprechungstyp auswählen.

Bitte beachten Sie: Wenn Sie einen Leitfaden in einem Datensatz protokollieren, wird das Engagement nur in dem Datensatz protokolliert, in dem Sie den Leitfaden verwendet haben. Es wird nicht in den zugehörigen Datensätzen protokolliert.

• • Sie können einen Leitfaden auf der Grundlage verschiedener Unternehmens-, Kontakt-, Deal- und Ticketeigenschaften empfehlen. Wenn die Eigenschaften des Datensatzes mit der Empfehlungsregel für den Leitfaden übereinstimmen, wird der Leitfaden am Anfang der Liste der Leitfäden in diesem Datensatz angezeigt. Empfehlen eines Leitfadens auf der Grundlage des Unternehmens, des Kontakts, des Deals oder der Ticket-Eigenschaft eines Datensatzes:
    
    • Klicken Sie unter Empfehlungseinstellungen auf das Dropdown-Menü Objekttyp für den Anfang auswählen und wählen Sie eine Unternehmens-, Kontakt-, Deal- oder Ticketeigenschaftaus. 
    • Klicken Sie auf „+ Regel erstellen“.

• • • Klicken Sie in der rechten Seitenleiste unter Filter auf + Filter hinzufügen. 
      • Wählen Sie eine Filterkategorie aus der Liste Aktuelles Objekt oder Informationen zum zugehörigen Objekt. Wählen Sie dann einen Filter aus der Eigenschaftsliste aus. 
      • Klicken Sie auf die Dropdown-Menüs, um die Parameter für den Filter auszuwählen. Um weitere Filter hinzuzufügen, klicken Sie unten links im Filtereditor auf + Filter hinzufügen. 

• • • • Die Änderungen werden automatisch gespeichert. Klicken Sie auf Editor schließen oder auf die Schaltfläche X oben rechts, um zur Registerkarte Einstellungen des Leitfaden-Editors zurückzukehren. Um zum Filter-Editor zurückzukehren, klicken Sie neben Filter auf das Dropdown-Menü Aktionen, dann auf Bearbeiten und anschließend auf Filter bearbeiten in der rechten Seitenleiste Filter. 

• Wenn Sie Ihren Leitfaden fertig angepasst haben, klicken Sie auf Veröffentlichen.

Leitfäden verwalten

• Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account auf Sales und dann auf Leitfäden.
• Verwenden Sie oben links die Suchleiste , um einen Leitfaden nach Namen zu suchen.
• Klicken Sie zum Filtern nach dem zuständigen Mitarbeiter auf das Dropdown-Menü „Zuständiger Mitarbeiter“.
• Um den Leitfaden zu bearbeiten, zu klonen, zu löschen, die Veröffentlichung aufzuheben oder zu ändern, wer auf den Leitfaden zugreifen darf, bewegen Sie den Mauszeiger über den Namen des Leitfadens.
  • Um den Leitfaden zu bearbeiten, klicken Sie auf den Namen des Leitfadens.
    
    • Um frühere Versionen des Leitfadens zu überprüfen und wiederherzustellen, klicken Sie im Editor oben rechts auf „Versionsverlauf“. 
    • Wählen Sie auf der linken Seite des Dialogfelds einen früheren Entwurfaus. 
    • Um diesen Entwurf wiederherzustellen, klicken Sie auf „Wiederherstellen“.

• • Um den Leitfaden zu klonen, klicken Sie auf das Dropdown-Menü „Aktionen“ und dann auf „Klonen“.
  • Um den Leitfaden zu löschen, klicken Sie auf das Dropdown-Menü Aktionen und wählen dann Löschen. Sie können auch das Kontrollkästchen neben den Leitfäden aktivieren, die Sie löschen möchten, und dann oben in der Tabelle auf delete Löschen.
  • Um die Veröffentlichung des Leitfadens rückgängig zu machen, klicken Sie auf das Dropdown-Menü Aktionen und wählen Sie dann Veröffentlichen rückgängig machen.
  • Um zu ändern, welche Benutzer den Leitfaden anzeigen und verwenden können, klicken Sie auf das Dropdown-Menü Aktionen und wählen dann Freigabe verwalten. Erfahren Sie mehr über das Teilen von Vertriebsinhalten mit Ihren Benutzern und Teams.

Nachdem Sie Ihre Leitfäden erstellt haben, können Sie sie in verschiedenen Ordnern organisieren:

• Klicken Sie oben rechts auf Neue Liste.
• Geben Sie im Dialogfeld einen Ordnernamen ein, und klicken Sie dann auf Ordner hinzufügen.
• Um Leitfäden in einen Ordner zu verschieben, aktivieren Sie das Kontrollkästchen neben einem Leitfaden, und klicken Sie dann auf folder In Ordner verschieben.
• Wählen Sie im Dialogfeld einen Ordner aus und klicken Sie dann auf „Verschieben“.
• Wenn Sie einen Ordner umbenennen möchten, aktivieren Sie das Kontrollkästchen neben dem Ordner und klicken Sie dann oben in der Tabelle auf ediUmbenennen.

Verwendung von Leitfäden in Kontakt-, Unternehmens-, Deal-, Ticket- oder benutzerdefinierten CRM-Datensätzen

• Gehen Sie zu Ihren Datensätzen:
  • Kontakte: Navigieren Sie in Ihrem HubSpot Account zu Kontakte > Kontakte.
  • Unternehmen: Navigieren Sie in Ihrem HubSpot Account zu Kontakte > Unternehmen.
  • Deals: Navigieren Sie in Ihrem HubSpot Account zu Sales > Deals.
  • Tickets: Navigieren Sie in Ihrem HubSpot Account zu Service > Tickets.
  • Benutzerdefinierte Objekte: Navigieren Sie in Ihrem HubSpot Account zu Kontakte > [Benutzerdefiniertes Objekt]. Wenn Ihr Account über mehr als ein benutzerdefiniertes Objekt verfügt, bewegen Sie den Mauszeiger auf benutzerdefinierte Objekte und wählen Sie dann das benutzerdefinierte Objekt aus, das Sie anzeigen möchten.

• Klicken Sie auf den Namen eines Datensatzes.
• Verwenden Sie im rechten Bereich im Abschnitt „Leitfäden“ die Suchleiste, um einen Leitfaden zu finden, oder klicken Sie zum Öffnen auf einen Leitfaden. 

• Klicken Sie in der Seitenleiste des Leit fadens auf eine Frage , um sie im Leitfaden zu öffnen.

• Geben Sie zu jeder Frage Notizen ein, wählen Sie Antwortoptionen aus oder aktualisieren Sie eine Eigenschaft in einem Datensatz. Wenn Sie das Feld "Notizen ausblenden" gewählt haben, wird unter der Frage kein Textfeld angezeigt.

• • Im Feld Notizen können Sie Ausschnitte verwenden, um Phrasen einzufügen, die regelmäßig in Kundeninteraktionen verwendet werden. Klicken Sie auf das textSnippets Snippets und verwenden Sie dann das Notizfeld, um den Rich Text des Snippets zu bearbeiten.

• • Wenn die Frage mit einer Eigenschaft in einem anderen Objekt verknüpft ist, zeigt der Leitfaden eine Liste der verknüpften Datensätze an und ermöglicht die Auswahl des zu aktualisierenden Datensatzes (nurEnterprise ). Sie können dann einen Wert eingeben und die verknüpfte CRM-Eigenschaft aktualisieren, wenn Sie die Interaktion protokollieren.

• • Wenn Sie einen Datensatz aus einem Leitfaden heraus erstellen, klicken Sie auf die Schaltfläche [Datensatz erstellen]. Geben Sie im rechten Feld die Informationen für den neuen Datensatz ein. Klicken Sie dann entweder auf Erstellen oder Erstellen und fügen Sie ein weitereshinzu. Wenn Sie einen vorhandenen Datensatz hinzufügen, klicken Sie auf die Registerkarte Vorhandenes hinzufügen und suchen Sie dann nach einem Datensatz.

• Wenn Sie den Leitfaden als Anruf protokollieren, verwenden Sie die Dropdown-Menüs Ergebnis auswählen und Anrufart auswählen , um ein Anrufergebnis auszuwählen oder die Anrufartzu bearbeiten. Wenn Sie den Leitfaden als Meeting protokollieren, verwenden Sie das Dropdown-Menü „Meeting-Typ auswählen“, um den Meeting-Typ zu bearbeiten. Sie können einen Ausgang nur in Leitfäden für Anrufe auswählen.

• Sie können eine innerhalb der letzten sechs Stunden protokollierte Interaktion an einen Leitfaden anhängen, um Notizen und Eigenschaftswerte im Leitfaden zu erfassen. Dadurch können doppelte Datensätze vermieden werden, wenn das Meeting bereits protokolliert wurde. Nachdem Sie einen Leitfaden ausgewählt haben, klicken Sie auf den down dpfeil nach unten neben Protokoll [Engagementtyp]. Wählen Sie aus der Dropdown-Liste An aktuelle anhängen die zuletzt protokollierte Verpflichtung aus, um sie an den Leitfaden anzuhängen. Klicken Sie im Bestätigungsdialogfeld auf OK.

• Sie können eine Aufgabe für das Follow-up erstellen, indem Sie das Kontrollkästchen „Aufgabe für Follow-up erstellen“ aktivieren.
• Wenn Sie mit dem Leitfaden fertig sind, klicken Sie unten links auf [Interaktionstyp] protokollieren. Der Interaktionstyp ist der, den Sie auf der Registerkarte Einstellungen im Leitfaden-Editor ausgewählt haben.

Der Leitfaden wird als Interaktion in der Chronik des Datensatzes mit den Fragen, Antworten und etwaigen Notizen gespeichert. Alle in einen Leitfaden eingegebenen Informationen werden automatisch als Entwurf gespeichert, bis Sie auf „[Interaktionstyp] protokollieren“ klicken. Sobald Sie Protokoll [Engagementtyp] auswählen, werden alle Eigenschaften, die mit einem questionAnswer Frage und Antwort verknüpft sind, werden mit den Antworten aktualisiert, die Sie ausgewählt oder während der Verwendung des Leitfadens eingegeben haben (Sales Hub oder Service Hub NurProfessional oder Enterprise ).

Bitte beachten: Alle Notizen und Antworten, die in Ihren Leitfäden gespeichert sind, werden beim nächsten Mal angezeigt, wenn in einem Datensatz auf den Leitfaden zugegriffen wird. Sie können Notizen und Antworten löschen, um sie aus dem Leitfaden zu entfernen.

Leitfäden in Slack anzeigen

Wenn Sie die HubSpot-Integration mit Slack installiert haben, können Sie Leitfäden direkt in Slack suchen und anzeigen, indem Sie den Schrägstrich-Befehl /hs-search-playbook verwenden.