Usar manuais

Com a ferramenta de manuais, você pode criar cartões de conteúdo interativos para exibir nos registros de contatos, empresas, negócios e tickets. Ao falar com prospects e clientes, a sua equipe pode referenciá-los e criar observações padrão.

Antes de começar

• Para criar, editar, visualizar e excluir playbooks, você deve ter um Centro de vendas ou Centro de serviços Profissional ou Empreendimento assento e Publicar e/ou Escrever permissões de manuais.
• Usuários com atribuições Centro de vendas Profissional ou Empreendimento As licenças pagas que não têm permissões de playbooks ainda podem visualizar e usar playbooks na ferramenta de playbooks e em registros de contato, empresa e negócio.
• Dependendo da sua assinatura do HubSpot, há um limite para o número de manuais que você pode criar. Saiba mais no Catálogo de produtos e serviços da HubSpot. 

Criar manuais

• No seu portal da HubSpot, acesse CRM > Manuais.
• No canto superior direito, clique em Criar manual.
• Você pode criar um manual do zero, ou escolher um modelo de Manual de vendas ou de atendimento. Para visualizar um modelo, clique na guia Visualizar no painel direito. Para selecionar, no painel esquerdo, selecione um tipo de manual.
• Na parte superior da página, clique no ícone de lápis edit e insira um título para o seu manual.
• Clique em Criar manual.
• Clique em qualquer lugar no editor de texto do manual para escrever.

Observação: para usar o redator de conteúdo de IA da HubSpot, o gerador de conteúdo de IA deve estar ativado.

• • Para usar o redator de conteúdo de IA da HubSpot, digite /no editor de manual e escolha uma das opções disponíveis. 

• • Para editar o conteúdo existente, realce-o e clique no botão breezeSingleStarÍcone AI.

• • Escolha uma das opções disponíveis para refinar ainda mais o texto realçado.

• • No painel direito Copilot , reveja as sugestões. Saiba mais sobre como usar o Copilot.
  • Depois de finalizar o conteúdo, clique em Substituir.
• Use a barra de ferramentas na parte superior para formatar o conteúdo ou insira links, imagens, artigos da central de conhecimento, snippets, perguntas ou um novo botão de gravação:
  • Para inserir um URL, arraste o cursor pelo texto para destacar onde deseja inserir o link. Em seguida, clique no ícone de link link e cole um link na caixa de texto URL. Se necessário, clique na caixa de seleção Abrir em nova guia ou Instruir os mecanismos de pesquisa a não seguirem este link. 
  • Para inserir uma imagem da ferramenta de arquivos, do computador ou de um URL, clique no ícone de imagem insertImage .
  • Para inserir um artigo da central de conhecimento, clique no ícone da Central de conhecimentocap. Em seguida, pesquise um artigo da central de conhecimento.
  • Para inserir um snippet, clique no ícone de Snippet textSnippets . Em seguida, procure um snippet.
  • Para inserir perguntas, clique no ícone de pergunta questionAnswer . No painel direito, escreva uma pergunta ou prompt. Para exigir uma resposta a uma pergunta, clique na caixa de seleção Obrigatório. Selecione um dos tipos de resposta:
    • Texto aberto: insira respostas em um campo de texto aberto.
    • Lista de opções de resposta (somente Sales Hub Enterprise ): crie um conjunto de opções de resposta que são salvas como observações no registro. Em Opções de resposta, escreva uma resposta e pressione a tecla Enter.
      • Marque a caixa de seleção Restringir a apenas uma resposta para não permitir que várias respostas sejam selecionadas. 
      • Marque a caixa de seleção Ocultar campo de observações para remover o campo de observações padrão da pergunta ou prompt.
    • Atualizar uma propriedade (somente licença paga do Sales Hub ouService Hub Enterprise): atualize as propriedades automaticamente em um registro de contato, empresa, negócio ou ticket a partir do manual.

• • • • Clique no menu suspenso Tipo de propriedade , selecione um tipo de propriedade e selecione uma propriedade específica para vincular. 
      • Marque a caixa de seleção Ocultar campo de observações para remover o campo de observações padrão da pergunta ou prompt.
      • Clique em Salvar.

• • Para adicionar um token de personalização, clique no menu suspenso Personalização e pesquise um token.
  • Para adicionar ou carregar um novo arquivo de vídeo, clique no menu suspenso Inserir e selecione Vídeo.
  • Para inserir uma URL e criar um código de incorporação do YouTube, Vimeo ou Instagram, clique no menu suspenso Inserir e selecione Incorporar.
  • Para criar um novo registro, clique no menu suspenso Inserir e selecione Ações > Criar um novo registro. Selecione um tipo de registro no menu suspenso e clique em Inserir ação.

• • Para agendar uma reunião a partir de um manual, clique no menu suspenso Inserir e selecione Ações > Marcar uma reunião. Saiba como marcar uma reunião com um registro de contatos.

• Após escrever seu conteúdo do manual, clique na guia Configurações.
  • Para registrar os envios do manual, clique na caixa de seleção Registrar envios de manuais. 
    • Para especificar o tipo de engajamento que um manual salvará em um registro, clique no menu suspenso Tipos de engajamentos e clique na caixa de seleção ao lado dos tipos de engajamentos desejados. O tipo de engajamento será definido como Chamada.
    • Ao registar uma chamada ou engajamento de reunião, você também pode selecionar o tipo de chamada ou reunião (por exemplo, Prospecção, Liderança) no menu suspenso Tipo de chamada padrão/Tipo de reunião padrão.

Observação: ao registrar um manual em um registro, o engajamento será incluído apenas no registro em que o manual foi usado. Ele não será registrado em nenhum dos registros associados.

• • Você pode recomendar um manual com base em diferentes propriedades de empresas, contatos, negócios e tickets. Quando as propriedades do registro corresponderem à regra de recomendação do manual, este será exibido no topo da lista de manuais no registro. Para recomendar um manual com base na propriedade de empresa, contato, negócio ou ticket de um registro:
    
    • Em Configurações de recomendação, clique no menu suspenso Selecione o tipo de objeto para começar e selecione uma propriedade de empresa, contato, negócio ou ticket. 
    • Clique em + Criar regra.

• • • Na barra lateral direita Filtros, clique em + Adicionar filtro. 
      • Selecione uma categoria de filtro na lista Objeto atualou Informações do objeto associado. Em seguida, selecione um filtro na lista de propriedades. 
      • Clique nos menus suspensos para selecionar os parâmetros para o filtro. Para adicionar mais filtros, clique em + Adicionar filtro no canto inferior esquerdo do editor de filtros. 

• • • • As alterações são salvas automaticamente. Clique em Fechar editor ou no botão X no canto superior direito para retornar à guia Configurações do editor de manual. Para retornar ao editor de filtros, ao lado de Filtros, clique no menu suspenso Ações, clique em Editar e clique em Editar filtros na barra lateral direita Filtros. 

• Quando terminar de personalizar o manual, clique em Publicar.

Criar um cartão de CRM de manual recomendado (somente Sales Hub ou Service Hub Professional ou Enterprise)

Os superadministradores podem criar cartões do CRM em um registro para que os manuais recomendados sejam mostrados no topo do registro.

• Na sua conta HubSpot, clique no ícone de configurações settings icon na barra de navegação superior.
• No menu da barra lateral esquerda, em Gerenciamento de dados, clique em Objetos e selecione o tipo de registro (Contatos, Empresas etc.) ao qual pretende adicionar um cartão do CRM.
• Clique na guia Personalização de registros. Em seguida, clique em Personalizar a coluna central.
• Clique na Exibição padrão ou em uma exibição de equipe. Se quiser criar uma exibição de equipe, clique em Criar exibição de equipe.
• Clique em Adicionar cartões. Em seguida, clique na caixa de seleção Ativação recomendada. Clique em qualquer lugar na tela para fechar a caixa pop-up Adicionar cartões.

• Para mover o cartão do CRM, clique na caixa de seleção Ativação recomendada e arraste-o para o topo.

• Quando terminar de personalizar, clique em Salvar e sair no canto superior direito.
• Navegue para o tipo de registro que você personalizou:
  • Contatos: na sua conta da HubSpot, acesse Contatos > Contatos.
  • Empresas: na sua conta da HubSpot, acesse Contatos > Empresas.
  • Negócios: na sua conta da HubSpot, acesse Vendas > Negócios.
  • Tickets: na sua conta da HubSpot, acesse Atendimento ao cliente > Portal do cliente.
  • Objetos personalizados: na sua conta da HubSpot, acesse Contatos > [Objeto personalizado]. Se a sua conta tiver mais do que um objeto personalizado, passe o mouse sobre Objetos personalizados e selecione o objeto personalizado que deseja visualizar.
• Clique em um registo para ver o cartão do CRM Ativação recomendada que você acabou de personalizar no painel central. Você verá uma das seguintes opções:
  • Se houver um manual recomendado, o cartão mostrará uma visualização dele. Clique em Abrir manual para visualizá-lo.

• • Se houver vários manuais recomendados, use as setas para navegar por eles. Clique em Abrir manual para visualizá-lo.

• • Se não houver manuais recomendados, você pode navegar ou pesquisar todos os manuais disponíveis. Clique no nome do manual para abri-lo.

Gerenciar manuais

• No seu portal da HubSpot, acesse CRM > Manuais.
• No canto superior esquerdo, use a barra de pesquisa para procurar um manual por nome.
• Para filtrar pelo proprietário do manual, clique no menu suspenso Proprietário.
• Para editar, clonar, excluir, cancelar a publicação ou alterar quem pode acessar o manual, passe o cursor do mouse sobre o nome do manual.
  • Para editar o manual, clique no nome do manual.
    
    • Para revisar e restaurar versões anteriores de um manual, no canto superior direito do editor, clique em Histórico de versão. 
    • No lado esquerdo da caixa de diálogo, exiba e selecione um rascunho anterior. 
    • Para restaurar um rascunho, clique em Restaurar.

• • Para clonar o manual, clique no menu suspenso Ações e, em seguida, em Clonar.
  • Para excluir o manual, clique no menu suspenso Ações e selecione Excluir. Se preferir, marque a caixa de seleção ao lado do manual que deseja excluir e, em seguida, na parte superior da tabela, clique em Excluir delete .
  • Para cancelar a publicação do manual, clique no menu suspenso Ações e selecione Cancelar publicação.
  • Para alterar quem pode exibir e usar o manual, clique no menu suspenso Ações e selecione Gerenciar compartilhamento. Saiba mais sobre como compartilhar o acesso ao conteúdo de vendas com seus usuários e equipes.

Depois de criar seus manuais, você pode organizá-los em diferentes pastas:

• No canto superior direito, clique em Nova pasta.
• Insira um nome de pasta e clique em Adicionar pasta.
• Para mover os manuais para uma pasta, marque a caixa de seleção ao lado do manual e clique em Mover para pasta folder .
• Na caixa de diálogo, selecione uma pasta e clique em Mover.
• Se quiser renomear uma pasta, marque a caixa de seleção ao lado da pasta, em seguida, no canto superior da tabela, clique em Renomear edi.

Usar manuais em registros de contatos, empresas, negócios ou tickets ou em registros personalizados do CRM

• Acesse seus registros:
  • Contatos: na sua conta da HubSpot, acesse Contatos > Contatos.
  • Empresas: na sua conta da HubSpot, acesse Contatos > Empresas.
  • Negócios: na sua conta da HubSpot, acesse Vendas > Negócios.
  • Tickets: na sua conta da HubSpot, acesse Atendimento ao cliente > Portal do cliente.
  • Objetos personalizados: na sua conta da HubSpot, acesse Contatos > [Objeto personalizado]. Se a sua conta tiver mais do que um objeto personalizado, passe o mouse sobre Objetos personalizados e selecione o objeto personalizado que deseja visualizar.

• Clique no nome de um registro.
• No painel à direita da seção Manuais, use a barra de pesquisa para localizar um manual ou clique em manual para abri-lo. 

• Na barra lateral de Conteúdo do manual, clique em uma pergunta para abri-la no manual.

• Para cada pergunta, insira observações, selecione opções de resposta ou atualize uma propriedade em um registro. Se você selecionou o campo Ocultar campo de observações, não haverá caixa de texto abaixo da pergunta.

• • No campo de observações, você pode usar snippets para colar frases que são usadas regularmente nas interações com os clientes. Clique no ícone de snippets textSnippets e use o campo de observações para editar o rich text do snippet.

• • Se a pergunta estiver associada a uma propriedade em um objeto diferente, o manual exibirá uma lista dos registros associados e você poderá escolher um deles para atualizar (somente Enterprise). Em seguida, você poderá inserir um valor e atualizar a propriedade do CRM associada quando registrar o engajamento.

• • Ao criar um registro a partir de um manual, clique no botão Criar [registro]. No painel direito, preencha as informações para o novo registro. Em seguida, clique em Criar ou Criar e adicionar outro. Ao adicionar um registro existente, clique na guia Adicionar existente e pesquise um registro.

• Se você estiver registrando o manual como uma chamada, use o Selecione um resultado e Selecione o tipo de chamada menus suspensos para selecionar um resultado da chamada ou edite o tipo de chamada. Se estiver registrando o manual como uma reunião, use o menu suspenso Selecionar tipo de reunião para editar o tipo de reunião. Você somente pode selecionar um resultado nos manuais de chamadas.

• Você pode anexar um engajamento registado nas últimas seis horas a um manual para capturar observações e valores de propriedade no manual. Isso pode evitar a duplicação de registros de engajamento, se a reunião já tiver sido registrada. Depois de selecionar um manual, clique na down dseta para baixo ao lado de Registrar [tipo de engajamento]. Na lista suspensa Anexar ao recente, selecione o engajamento recentemente registrado para o anexar ao manual. Na caixa de diálogo de Confirmação, clique em Ok.

• Você pode criar uma tarefa de acompanhamento selecionando a caixa de seleção Criar uma tarefa de acompanhamento.
• Quando terminar de usar o manual, clique em Registrar [tipo de envolvimento] no canto inferior esquerdo. O tipo de engajamento será o selecionado na guia Configurações do editor de manuais.

O manual será salvo como um envolvimento na linha do tempo do registro com as perguntas, respostas e observações. Todas as informações inseridas em um manual serão salvas automaticamente como rascunho até você clicar em Registrar [tipo de engajamento]. Uma vez selecionado Registrar [tipo de engajamento], todas as propriedades associadas a questionAnswer Perguntas e respostas serão atualizadas com as respostas que foram selecionadas ou inseridas usando o manual (somente Sales Hub ou Service Hub Professional ou Enterprise).

Exibir análises de relatórios para manuais

Você pode exibir análises de relatórios de manuais para obter mais insights sobre seus manuais, quem os utiliza e o desempenho deles.

• No seu portal da HubSpot, acesse CRM > Manuais.
• Na parte superior, clique na guia Analisar.
• Na parte superior da guia Analisar, use as seções Uso total do manual e Adoção da equipe para visualizar métricas como o número de manuais, o total de visualizações e o total de usuários ativos. À direita, clique em Dados do usuário para ver quantas vezes os usuários da sua conta visualizaram ou registraram manuais. Na tabela Dados do usuário, clique no usuário para ver os dados específicos do usuário. Use os filtros para refinar ainda mais a sua pesquisa.

• No meio da página Analisar, você pode visualizar as métricas de Uso total do manual em um gráfico de linhas com filtros para métricas e frequência.

• Na parte inferior da página Analisar, clique em um manual na tabela para visualizar as métricas do manual individual, como uso do manual, usuários do manual e atividades. Use os filtros para refinar ainda mais a sua pesquisa.

Exibir manuais no Slack

Se você instalou Integração do HubSpot com Slack , você pode pesquisar e visualizar playbooks diretamente no Slack usando o /hs-search-playbook comando de barra.

Usar um manual para acionar um fluxo de trabalho

Você pode acionar um fluxo de trabalho ao registrar um manual. Saiba mais sobre como definir gatilhos de inscrição em eventos.