Usar manuais

Com a ferramenta de manuais, você pode criar cartões de conteúdo interativos para exibir nos registros de contato, empresa, negócio e ticket. Ao falar com prospects e clientes, a sua equipe pode referenciá-los e criar observações padrão.

Antes de começar

• Para criar, editar, exibir e excluir manuais, você precisa ter permissões para Publicar e/ou Gravar manuais .
• Os usuários com licenças atribuídas do Sales ou Service que não tenham permissões para manuais ainda poderão ver e usar os manuais na ferramenta de manuais e nos registros de contatos, empresas e negócios.
• Dependendo da sua assinatura do HubSpot, há um limite para o número de manuais que você pode criar. Saiba mais no Catálogo de produtos e serviços da HubSpot.

Criar manuais

1. No seu portal da HubSpot, acesse CRM > Manuais.
2. No canto superior direito, clique em Criar manual.
3. É possível criar um manual do zero ou escolher um modelo de Manual de vendas ou Manual de atendimento ao cliente. Para visualizar um modelo, clique na guia Visualizar no painel direito. Para selecionar, no painel esquerdo, clique em um tipo de manual.
4. Na parte superior da página, clique no edit ícone de edição e insira um título para a manual.
5. Clique em Criar manual .

Escrever o conteúdo do manual

No editor do manual, na guia Gravação :

1. Clique em qualquer lugar no editor de texto para escrever.
2. Use a barra de ferramentas na parte superior para formatar o conteúdo ou insira links, imagens, artigos da Central de Conhecimento, snippets, perguntas ou um novo botão de registro:
3. Para inserir um URL, arraste o cursor pelo texto para destacar onde deseja inserir o link. Em seguida, clique no link ícone de link e cole um link na caixa de texto URL . Se necessário, marque a caixa de seleção Abrir em nova guia ou Instruir os mecanismos de busca a não seguirem este link .
4. Para inserir uma imagem da ferramenta de arquivos, do computador ou de um URL, clique no insertImage ícone de Imagem .
5. Para inserir um artigo da central de conhecimento, clique no ícone da central de conhecimento cap. Em seguida, pesquise um artigo da central de conhecimento.
6. Para inserir um snippet, clique no textSnippets ícone de Snippet . Em seguida, procure um snippet.
7. Para inserir perguntas, clique no questionAnswer ícone de pergunta . No painel direito, escreva uma pergunta ou prompt. Para exigir uma resposta a uma pergunta, marque a caixa de seleção Obrigatório . Selecione um dos tipos de resposta:
   • Texto aberto: insira respostas em um campo de texto aberto.
   • Lista de opções de resposta (somente Sales Hub Enterprise ): crie um conjunto de opções de resposta que são salvas como observações no registro. Em Opções de resposta, escreva uma resposta e pressione a tecla Enter.
     • Marque a caixa de seleção Restringir a apenas uma resposta para não permitir que várias respostas sejam selecionadas.
     • Marque a caixa de seleção Ocultar campo de observações para remover o campo de observações padrão da pergunta ou prompt.
   • Atualizar uma propriedade (somente Sales Hub ou Service Hub Enterprise ): atualize automaticamente as propriedades em um registro de contato, empresa, negócio ou registro de ticket a partir do manual.
     • Clique no menu suspenso Tipo de propriedade, selecione um tipo de propriedade e selecione uma propriedade específica para vincular.
     • Marque a caixa de seleção Ocultar campo de observações para remover o campo de observações padrão da pergunta ou prompt.
     • Clique em Salvar.

8. Para adicionar um token de personalização, clique no menu suspenso Personalização e pesquise um token.
9. Para adicionar ou carregar um novo arquivo de vídeo, clique no menu suspenso Inserir e selecione Vídeo.
10. Para inserir um URL e criar um código de incorporação do YouTube, Vimeo ou Instagram, clique no menu suspenso Inserir e selecione Incorporar.
11. Para agendar um agendador de reuniões a partir de um manual, clique no menu suspenso Inserir e selecione Ações > Marcar um agendador de reuniões. Saiba como agendar um agendador de reuniões com um registro do contato .
12. Para criar um novo registro, clique no menu suspenso Inserir e selecione Ações >Criar um novo registro.  Selecione um tipo de registro no menu suspenso e clique em Inserir ação.

13. Após escrever seu conteúdo do manual, clique na guia Configurações. 

Ajustar as configurações do manual

No editor manual, na guia Configurações :

1. Para registrar manual envios, marque a caixa de seleção Registrar manual envios . 
2. Para especificar o tipo de engajamento que um manual manual salvará em um registro, clique no menu suspenso Tipos de Engajamento e marque a caixa de seleção ao lado dos tipos de engajamento preferidos. O tipo de engajamento será definido como Chamada.
3. Ao registrar uma chamada ou agendador de reuniões engajamento, você também pode selecionar o tipo de chamada ou agendador de reuniões (por exemplo, Atividades de vendas, Principal) no menu suspenso Tipo de chamada/agendador de reuniões padrão .

Observação: ao registrar um manual em um registro, o engajamento registrará apenas o registro em que você usou o manual. Ele não será registrado em nenhum dos registros associados.

Na guia Configurações do editor de manual, você pode definir regras para recomendar um manual com base em diferentes propriedades de empresa, contato, negócio e ticket. Quando as propriedades do registro corresponderem à regra de recomendação do manual, isso será exibido no topo da lista de manuais no registro.

Para recomendar um manual com base em um empresa, contato, negócio ou propriedade de ticket de um registro:

1. Em Configurações de recomendação, clique no menu suspenso Selecione o tipo de objeto para começar e selecione uma propriedade de empresa, contato, negócio ou ticket.
2. Clique em + Criar regra.
3. Na barra lateral direita Filtros, clique em + Adicionar filtro.
   • Selecione uma categoria de filtro na lista Objeto atual ou Informações do objeto associado. Em seguida, selecione um filtro na lista de propriedades.
   • Clique nos menus suspensos para selecionar os parâmetros para o filtro. Para adicionar mais filtros, clique em + Adicionar filtro no canto inferior esquerdo do editor de filtros.
4. As alterações são salvas automaticamente. Clique em Fechar editor ou no botão X no canto superior direito para retornar à guia Configurações do editor manual. Para retornar ao editor de filtros, ao lado de Filtros, clique no menu suspenso Ações, clique em Editar e clique em Editar filtros na barra lateral direita de Filtros.

Quando terminar de personalizar o manual, no canto superior direito, clique em Publicar.

Criar um cartão de manual CRM recomendado

Os superadministradores podem criar cartões de CRM em um registro para que os manuais recomendados sejam mostrados no topo do registro.

1. Na sua conta HubSpot, clique no ícone de configurações settings icon na barra de navegação superior.
2. No menu da barra lateral esquerda, em Gerenciamento de dados, clique em Objetos e selecione o tipo de registro (Contatos, Empresas etc.) ao qual pretende adicionar um cartão do CRM.
3. Clique na Exibição padrão ou em uma exibição de equipe. Se quiser criar uma exibição de equipe, clique em Criar exibição de equipe.
4. No centro do layout, passe o cursor do mouse sobre o espaço para o qual deseja adicionar o cartão e clique em Adicionar cartão.
5. Na barra lateral direita, clique na guia Biblioteca de cartões . Use a barra de pesquisa para localizar o cartão Ativação recomendada e clique em Adicionar cartão.
6. Para mover o cartão do CRM, clique na caixa de seleção Ativação recomendada e arraste-o para a posição desejada.

7. Quando terminar de personalizar, clique em Salvar e sair no canto superior direito.
8. Navegue até o tipo de registro que você personalizou:
   • Contatos: na sua conta da HubSpot, acesse Contatos > Contatos.
   • Empresas: em sua conta da HubSpot, acesse Contatos > Empresas.
   • Negócios: na sua conta da HubSpot, acesse Vendas > Negócios.
   • Tickets: na sua conta da HubSpot, acesse Atendimento ao cliente > Tickets.
   • Objetos personalizados: na sua conta da HubSpot, acesse Contatos > [Objeto personalizado]. Se sua conta tiver mais de um objeto personalizado, passe o mouse sobre o Objeto personalizado e selecione o objeto personalizado que deseja exibir.
9. Clique em um registo para ver o cartão do CRM Ativação recomendada que você acabou de personalizar no painel central. Você verá uma das seguintes opções:
   • Se houver um manual recomendado, o cartão mostrará uma visualização dele. Clique em Abrir manual para visualizá-lo.
   • Se houver vários manuais recomendados, use as setas para navegar por eles. Clique em Abrir manual para visualizá-lo.
   • Se não houver manuais recomendados, você pode navegar ou pesquisar todos os manuais disponíveis. Clique no nome do manual para abri-lo.

Gerenciar manuais

1. No seu portal da HubSpot, acesse CRM > Manuais.
2. No canto superior esquerdo, use a barra de pesquisa para procurar um manual por nome.
3. Para filtrar pelo proprietário do manual, clique no menu suspenso Proprietário.
4. Para editar, clonar, excluir, cancelar a publicação ou alterar quem pode acessar o manual, passe o mouse sobre o nome do manual.
5. Para editar o manual, clique no nome do manual.
   • No editor de manuais, para revisar e restaurar versões anteriores do manual, no canto superior direito do editor, clique em Histórico de versão.
   • No lado esquerdo da caixa de diálogo, selecione um rascunho anterior.
   • Para restaurar um rascunho, clique em Restaurar.

6. Para clonar o manual, clique no menu suspenso Ações e, em seguida, em Clonar.
7. Para excluir o manual, clique no menu suspenso Ações e selecione Excluir. Se preferir, marque as caixas de seleção ao lado do manual que deseja excluir e, em seguida, na parte superior da tabela, clique em delete Excluir.
8. Para cancelar a publicação do manual, clique no menu suspenso Ações e selecione Cancelar publicação.
9. Para alterar quem pode exibir e usar o manual, clique no menu suspenso Ações e selecione Gerenciar compartilhamento. Saiba mais sobre como compartilhar o acesso ao conteúdo de vendas com seus usuários e equipes.

Depois de criar seus manuais, você pode organizá-los em diferentes pastas:

1. No canto superior direito, clique em Nova pasta.
2. Na caixa de diálogo, insira um nome de pasta e clique em Adicionar pasta.
3. Para mover os manuais para uma pasta, marque as caixas de seleção ao lado dos manuais e clique em folder Mover para pasta .

4. Na caixa de diálogo, selecione uma pasta e clique em Mover.

5. Se quiser renomear uma pasta, na lista de manuais e pastas, marque a caixa de seleção ao lado da pasta e, no canto superior da tabela, clique edit em Renomear.

Usar manuais em registros de contato, empresa, negócio ou ticket ou em registros personalizados do CRM

Depois de criar um manual, você poderá acessá-lo em seus registros. O HubSpot fornece automaticamente um manual de Chamada de descoberta e um manual de Qualificação, mas você pode modificar estes manuais conforme necessário no editor de manuais. Se você definir uma regra de recomendação da fase do negócio para um manual e ela se enquadrar na fase do negócio do registro, ele aparecerá no topo da lista como Recomendado.

1. Acesse seus registros:
   • Contatos: na sua conta da HubSpot, acesse Contatos > Contatos.
   • Empresas: em sua conta da HubSpot, acesse Contatos > Empresas.
   • Negócios: na sua conta da HubSpot, acesse Vendas > Negócios.
   • Tickets: na sua conta da HubSpot, acesse Atendimento ao cliente > Tickets.
   • Objetos personalizados: na sua conta da HubSpot, acesse Contatos > [Objeto personalizado]. Se sua conta tiver mais de um objeto personalizado, passe o mouse sobre o Objeto personalizado e selecione o objeto personalizado que deseja exibir.
2. Clique no nome de um registro.
3. No painel à direita da seção Manuais, use a barra de pesquisa para localizar um manual ou clique em manual para abri-lo.
4. Na barra lateral de Conteúdo do manual, clique em uma pergunta para abri-la no manual.
5. Para cada pergunta, insira observações, selecione opções de resposta ou atualize uma propriedade em um registro. Se você selecionou o campo Ocultar campo de observações, não haverá caixa de texto abaixo da pergunta.
6. No campo de observações, você pode usar snippets para colar frases que são usadas regularmente nas interações com os clientes. Clique no ícone de snippets textSnippets e use o campo de observações para editar o rich text do snippet.

7. Se a pergunta estiver associada a uma propriedade em um objeto diferente, o manual exibirá uma lista dos registros associados e você poderá escolher um deles para atualizar (somente Enterprise). Em seguida, você pode inserir um valor e atualizar o CRM propriedade vinculado ao registrar o engajamento.

8. Ao criar um registro a partir de um manual, clique no botão Criar [registro]. No painel direito, preencha as informações para o novo registro. Em seguida, clique em Criar ou Criar e adicionar outro. Ao adicionar um registro existente, clique na guia Adicionar existente e pesquise um registro.
9. Se estiver registrando a manual como uma chamada, use os menus suspensos Selecionar um resultado e Selecionar tipo de chamada para selecionar umresultado de chamada ou editar o tipo de chamada. Se estiver registrando o manual como um agendador de reuniões, use o menu suspenso Selecionar tipo de agendador de reuniões para editar o tipo de agendador de reuniões. Você somente pode selecionar um resultado no manual da chamada.

10. Você pode anexar um engajamento registado nas últimas seis horas a um manual para capturar observações e valores de propriedade no manual. Isso pode evitar a duplicação de registros de engajamento, se a reunião já tiver sido registrada.
    • Depois de selecionar um manual, clique na seta down para baixo ao lado de Registrar [tipo de engajamento].
    • Na lista Anexar ao recente , selecione o engajamento recém-registrado para anexá-lo ao manual.
    • Na caixa de diálogo de Confirmação, clique em Ok.

11. Você pode criar uma tarefa de acompanhamento selecionando a caixa de seleção Criar uma tarefa de acompanhamento.
12. Quando terminar de usar o manual, clique em Registrar [tipo de envolvimento] no canto inferior esquerdo. O tipo de engajamento será o selecionado na guia Configurações do editor de manuais.

O manual será salvo como um envolvimento na linha do tempo do registro com as perguntas, respostas e observações. Todas as informações inseridas em um manual serão salvas automaticamente como rascunho até você clicar em Registrar [tipo de engajamento].

Uma vez selecionado Registrar [tipo de engajamento], todas as propriedades associadas a Perguntas questionAnswer e respostas serão atualizadas com as respostas que foram selecionadas ou inseridas usando o manual (somente Sales Hub ou Service Hub Professional ou Enterprise ).

Exibir análises de relatórios para manuais

Você pode exibir análises de relatórios de manuais para obter mais insights sobre seus manuais, quem os utiliza e o desempenho deles.

1. No seu portal da HubSpot, acesse CRM > Manuais.
2. Na parte superior, clique na guia Analisar.
3. Na parte superior da guia Analisar , use as seções Uso total de manual e Adoção da equipe para visualizar métricas como o número de manuais, o total de visualizações e o total de usuários ativos.
   • À direita, clique em Dados do usuário para ver quantas vezes os usuários da sua conta visualizaram ou registraram manuais.
   • Na tabela Dados do usuário, clique no usuário para ver os dados específicos do usuário.
   • Use os filtros na parte superior para refinar ainda mais a sua pesquisa.

4. No meio da página Analisar , você pode visualizar as métricas de Uso total do Manual em um gráfico de linhas com filtros para métricas e frequência.
5. Na parte inferior da página Analisar, clique em um manual na tabela para visualizar as métricas do manual, como uso, usuários e atividades. Use os filtros para refinar ainda mais a sua pesquisa.

Exibir manuais no Slack

Se você instalou a integração do HubSpot com o Slack, poderá procurar e visualizar os manuais diretamente no Slack usando o comando de barra /hs-search-playbook .

Usar um manual para acionar um fluxo de trabalho

Você pode acionar um fluxo de trabalho ao registrar um manual. Saiba mais sobre como definir gatilhos de inscrição em eventos.