Utiliser des guides

Étant donné que les équipes de vente et de services se développent, coachez les membres de votre équipe demande plus de temps et d'efforts. Grâce à l'outil des guides, vous pouvez fournir des conseils grâce à des cartes de contenu interactives affichées dans le contact, la société, la transaction et les fiches d'informations des tickets pour permettre aux membres de votre équipe de définir et de créer des notes normalisées lors de la prise en charge des prospects et des clients.

Créer des guides conversationnels

• Depuis votre compte HubSpot, accédez à Ventes > Guides conversationnels.
• Dans l'angle supérieur droit, cliquez sur Créer un guide conversationnel.
• Vous pouvez créer un guide commercial à partir de zéro, ou choisir un modèle de guide commercial de vente ou de service. Pour afficher un aperçu d'un modèle, cliquez sur l'onglet Aperçu dans le panneau de droite. Dans le volet de gauche, sélectionnez un type de guide commercial.
• Cliquez sur l'icône Crayon edit et saisissez un titre pour votre guide commercial.
• Cliquez sur Créer un manuel.
• Cliquez n'importe où dans l'éditeur de texte du guide commercial pour écrire. Utilisez la barre d'outils du haut pour formater votre contenu, ou insérer des liens, des images, des codes intégrés, ou des questions avec réponses.
  • Cliquez sur l'icône Lien link pour insérer une URL vers une autre page.
  • Cliquez sur l'icône Image insertImage pour rechercher une image dans le gestionnaire de fichiers, charger une image depuis votre ordinateur ou saisir l'URL d'une image.
  • Cliquez sur l'icône Question & réponse questionAnswer pour autoriser les utilisateurs à poser une question au contact, puis saisissez ou sélectionnez sa réponse à partir d'un ensemble prédéterminé de réponses. Dans la boîte de dialogue, rédigez une question ou une invitation.
    • Faites votre choix parmi les types de réponses.
      • Texte libre : saisissez des réponses dans un champ de texte libre.
      • Liste des options de réponse (Sales Hub ou Service Hub Entreprise uniquement) : créez un ensemble prédéterminé d'options de réponse qui seront ensuite enregistrées sous forme de note dans la fiche d'informations d'un contact. Sous Options de réponse, saisissez une réponse, puis appuyez sur la touche Entrée. Tous les types de réponses du guide commercial ont un champ de notes ouvert. Cochez la case Masquer le champ des notes pour le supprimer de la question ou de l'invite.
      • Mettre à jour une propriété (licence utilisateur Sales Hub ou Service Hub) : mettez automatiquement à jour les propriétés d'un contact, d'une entreprise, d'une transaction ou d'un ticket à partir du guide commercial. Cliquez sur le menu déroulant Type de propriété et sélectionnez un type de propriété, puis sélectionnez une propriété spécifique pour liaison. Tous les types de réponses du guide commercial ont un champ de notes ouvert. Cochez la case Masquer le champ des notes pour le supprimer de la question ou de l'invite.

Remarque : Pour mettre à jour une propriété du guide commercial dans la fiche d'informations d'un ticket, vous devez détenir une licence Sales Hub Entreprise et Service Hub Entreprise avec des autorisations de guide commercial. Si vous détenez une licence Sales Hub Entreprise et Service Hub Pro, vous ne pouvez pas mettre à jour une propriété dans la fiche d'informations d'un ticket à partir du guide commercial.

• • • Lorsque vous avez terminé, cliquez sur Enregistrer.

• • Pour ajouter une vidéo ou charger un nouveau fichier vidéo, cliquez sur le menu déroulant Insérer, puis sélectionnez Vidéo.
  • Pour créer un code intégré YouTube, Vimeo ou Instagram, cliquez sur le menu déroulant Insérer, puis sélectionnez Intégrer.

• Après avoir rédigé le contenu de votre guide conversationnel, cliquez sur l'onglet Paramètres.
  • Pour spécifier le type d'interaction selon lequel le guide commercial doit être consigné lorsqu'il est enregistré dans une fiche d'informations, cliquez sur le menu déroulant Type d'interaction et sélectionnez un type d'interaction. Lors de la consignation d'un appel ou d'une réunion, vous pouvez sélectionner le type d'interaction d'appel ou de réunion (par exemple, Prospection, Découverte) dans le menu déroulant Type d'appel par défaut ou Type de réunion par défaut.

Remarque : Lorsque vous consignez un guide commercial dans une fiche d'informations, l'interaction d'appel se consignera uniquement dans la fiche d'informations dans laquelle vous avez utilisé le guide. Il ne sera pas consigné dans les fiches d'informations associées.

• • Vous pouvez recommander un guide commercial en fonction de la phase de transaction ou de certaines propriétés de contact ou de ticket de la fiche d'informations dans laquelle vous utilisez le guide. Lorsque les propriétés de la fiche d'informations correspondent à la règle de recommandation du guide commercial, ce dernier s'affiche en haut de la liste des guides. Pour recommander un guide commercial basé sur la propriété de transaction, contact ou ticket de la fiche d'informations :
    • Cliquez sur + Créer une règle.
    • Sous Recommander ce guide conversationnel quand, cliquez sur le menu déroulant Sélectionner une propriété, puis sélectionnez l'une des propriétés disponibles sous Transaction, Contact ou Ticket.
    • Cliquez sur le menu déroulant est l'un des pour choisir entre est l'un des et n'est aucun des.
    • Cliquez sur le menu déroulant Sélectionner un filtre et cochez les filtres que vous souhaitez appliquer.

• Une fois cette étape terminée, cliquez sur Publier.

Gérer les guides conversationnels

• Depuis votre compte HubSpot, accédez à Ventes > Guides conversationnels.
• Dans l'angle supérieur gauche, utilisez la barre de recherche pour rechercher un guide commercial par nom.
• Pour filtrer par propriétaires du guide, cliquez sur le menu déroulant Propriétaire.
• Pour modifier, cloner, supprimer, annuler la publication d'un guide ou modifier les personnes pouvant y accéder :
  • Passez le curseur sur le nom d'un guide.
    • Pour ouvrir l'éditeur de guide commercial et effectuer des modifications, cliquez sur le nom du guide.
      
      • Pour revoir et restaurer les versions précédentes du guide commercial, dans l'angle supérieur droit de l'éditeur, cliquez sur Historique de la version. 
      • Dans la partie gauche de la boîte de dialogue, affichez et sélectionnez un brouillon précédent. 
      • Pour restaurer ce brouillon, cliquez sur Restaurer. 

• • • Pour cloner le guide commercial, cliquez sur le menu déroulant Actions, puis sur Cloner.
    • Pour supprimer le guide, cliquez sur le menu déroulant Actions, puis sélectionnez Supprimer. Vous pouvez également cocher la case à côté de tout guide commercial à supprimer, puis en haut du tableau, cliquez sur Supprimer delete.
    • Pour annuler la publication du guide, cliquez sur le menu déroulant Actions, puis sélectionnez Annuler la publication.
    • Pour modifier les personnes ayant accès au guide afin que seuls certains utilisateurs puissent le consulter, cliquez sur le menu déroulant Actions, puis sélectionnez Gérer les partages. Découvrez-en davantage sur le partage d'accès au contenu de vente avec vos utilisateurs et équipes.

Une fois vos guides créés, vous pouvez les organiser dans différents dossiers :

• Dans l'angle supérieur droit, cliquez sur Nouveau dossier.
• Saisissez un nom de dossier, puis cliquez sur Ajouter le dossier.
• Pour déplacer des guides commerciaux vers un dossier, sélectionnez la case à cocher à côté des guides à déplacer, puis cliquez sur Déplacer vers le dossier folder.
• Dans la boîte de dialogue, sélectionnez un dossier, puis cliquez sur Déplacer.
• Si vous souhaitez renommer un dossier, sélectionnez la case à cocher à côté du dossier, puis en haut du tableau, cliquez sur Renommer edit.

Utiliser des guides dans les fiches d'informations des contacts, des entreprises, des transactions ou des tickets

• Dans votre compte HubSpot, accédez à vos contacts, entreprises, transactions ou tickets.
• Cliquez sur le nom d'une fiche d'informations.
• Dans le volet de droite, section Guides conversationnels, utilisez la barre de recherche pour trouver un guide ou cliquez sur un guide pour l'ouvrir. HubSpot fournit automatiquement des guides commerciaux sur les appels de découverte et la qualification, mais vous pouvez modifier ces guides selon vos besoins dans l'éditeur de guides. Si vous avez défini une règle de recommandation de phase de transaction pour un guide commercial et qu'elle correspond à la phase de transaction de la fiche d'informations, elle sera marquée en haut de la liste comme recommandée. 

• Le contenu du guide s'affiche dans la fenêtre contextuelle. Le menu latéral de gauche de la fenêtre contextuelle contient une barre latérale Contenus du guide conversationnel pour vous aider à naviguer entre les différentes questions du guide.
  • Dans la barre latérale Contenus du guide conversationnel, placez la souris sur une question et cliquez pour y accéder dans le guide.
  • Pour réduire la barre latérale Contenus du guide conversationnel, cliquez sur le dernier cercle sur la gauche de la fenêtre contextuelle. Pour ouvrir la barre latérale Contenus du guide conversationnel, cliquez sur le premier cercle sur la gauche de la fenêtre contextuelle.
  • En fonction du champ de réponse de chaque question, saisissez des notes, sélectionnez des options de réponse ou mettez à jour une propriété dans une fiche d'informations. Si vous avez sélectionné Masquer le champ des notes pour le type de réponse Liste des options de réponse ou Mettre à jour une propriété, il n'y a pas de zone de texte sous la question.

• • Si la question est liée à une propriété d'un objet qui diffère de la fiche d'informations ouverte dans laquelle vous utilisez le guide commercial, celui-ci affiche une liste des fiches d'informations associées et vous permet de choisir celle à mettre à jour. Vous pouvez ensuite saisir une valeur et mettre à jour la propriété CRM liée lorsque vous consignez l'interaction.

• Si vous consignez le guide commercial comme un appel, utilisez les menus déroulants Sélectionner un résultat et Sélectionner un type d'appel pour sélectionner un résultat d'appel ou modifier le type d'appel ou de réunion. Si vous consignez le guide commercial comme une réunion, utilisez le menu déroulant Sélectionnez le type de réunion pour modifier le type de réunion. Seuls les guides commerciaux d'appel vous permettent de sélectionner un résultat à ce stade.

• Vous pouvez joindre un engagement enregistré dans les six dernières heures à un guide conversationnel pour capturer des notes et des valeurs de propriété dans le guide. Cela permet d'éviter les fiches d'informations d'engagement en double si la réunion a déjà été enregistrée. Après avoir sélectionné un guide conversationnel, cliquez sur la flèche bas down d à côté de Enregistrer [type d'engagement]. Dans la liste déroulante Joindre aux récents, sélectionnez l'engagement récemment enregistré pour l'annexer au guide conversationnel. Dans la boîte de dialogue de confirmation, cliquez sur OK.

• Vous pouvez créer une tâche de suivi en sélectionnant la case à cocher Créer une tâche à suivre.
• Lorsque vous avez terminé d'utiliser le guide conversationnel, cliquez sur Enregistrer [type d'engagement] en bas à gauche. Le type d'engagement sera celui que vous avez sélectionné dans l'onglet Paramètres de l'éditeur de guide.

Le guide commercial sera enregistré en tant qu'interaction dans la chronologie de la fiche d'informations concernée, avec les questions, réponses et notes associées. Toutes les informations saisies dans un guide commercial seront automatiquement enregistrées en tant que brouillon jusqu'à ce que vous cliquiez sur Enregistrer [type d'interaction]. Une fois que vous sélectionnez Enregistrer [type d'interaction], toutes les propriétés liées à une Question & réponse questionAnswer seront mises à jour avec les réponses que vous avez sélectionnées ou saisies lors de l'utilisation du guide commercial (Sales Hub ou Service Hub Pro ou Entreprise uniquement).

Remarque : Les notes et réponses enregistrées dans vos guides apparaîtront la prochaine fois que le guide sera ouvert via une fiche d'informations. Vous pouvez supprimer des notes et des réponses pour les supprimer du guide conversationnel.

Afficher les guides dans Slack

Si vous avez installé l'intégration de HubSpot avec Slack, vous pouvez rechercher et afficher des guides directement dans Slack en utilisant la commande /hs-search-playbook.