Utilizzare i playbook

Con lo strumento Playbook, puoi creare schede di contenuto interattive visualizzabili nei record relativi a contatti, aziende, trattative e ticket. Quando parla con potenziali clienti e clienti, il tuo team può fare riferimento a queste schede e creare note standardizzate.

Prima di iniziare

• Per creare, modificare, visualizzare ed eliminare playbook, devi disporre delle autorizzazioniPubblica e/o Scrivi playbook.
• Gli utenti con posti assegnati nelle vendite o nell'assistenza che non dispongono delle autorizzazioni per i playbook possono comunque visualizzare e utilizzare i playbook nello strumento playbook e nei record di contatto, azienda e trattativa.
• A seconda dell'abbonamento HubSpot, esiste un limite al numero di playbook che è possibile creare. Per ulteriori informazioni, consulta il catalogo Prodotti e servizi di HubSpot.

Creare playbook

1. Nel tuo account HubSpot, passa a CRM > Manuali.
2. In alto a destra, clicca su Crea playbook.
3. Puoi creare un playbook da zero o scegliere un modellodi playbookdi vendita odi assistenza. Per visualizzare l'anteprima di un modello, clicca sulla scheda Anteprima nel pannello di destra. Per effettuare una selezione, nel pannello di sinistra, seleziona un tipo di playbook.
4. Nella parte superiore della pagina, clicca sull'icona Modifica e inserisci un titolo per il tuo playbook.
5. Fai clic su Crea playbook.

Scrivi il contenuto del playbook

Nell'editor dei playbook, nella scheda Scrivi:

1. Fai clic in un punto qualsiasi dell'editor di testo per scrivere.
2. Utilizza la barra degli strumenti nella parte superiore per formattare il contenuto o inserire collegamenti, immagini, articoli della knowledge base, frammenti, domande o un nuovo pulsante di registrazione:
3. Per inserire un URL, trascinare il cursore sul testo per evidenziare il punto in cui si desidera inserire il collegamento. Quindi fare clic sull'icona Collegamento e incollare un collegamento nella casella di testoURL. Se necessario, selezionare la casella di controllo Apri in una nuova scheda o la casella di controllo Indica ai motori di ricerca di non seguire questo collegamento.
4. Per inserire un'immagine dallo strumento file, dal tuo computer o da un URL, fai clic sull'icona Inserisci immagine.
5. Per inserire un articolo della Knowledge Base, fai clic sull'icona Knowledge Base. Quindi, cerca un articolo della Knowledge Base.
6. Per inserire uno snippet, fai clic sull'icona Snippet. Quindi, cerca uno snippet.
7. Per inserire domande, fai clic sull'icona Domanda. Nel pannello di destra, scrivi una domanda o un prompt. Per richiedere una risposta a una domanda, seleziona la casella di controllo Obbligatorio. Seleziona uno dei tipi di risposta:
   • Testo libero: inserisci le risposte in un campo di testo libero.
   • Elenco di opzioni di risposta (soloSales Hub Enterprise ): crea una serie di opzioni di risposta che possono essere salvate in una nota sul record. In Opzioni di risposta, inserisci una risposta, quindi premi il tasto Invio.
     • Seleziona la casella di controlloLimita a una sola risposta per non consentire la selezione di più risposte.
     • Seleziona la casella di controllo Nascondi campo note per rimuovere il campo note aperto predefinito dalla domanda o dal prompt.
   • Aggiorna una proprietà (soloSales Hub o Service Hub Enterprise ): aggiorna automaticamente le proprietà in un record di contatto, azienda, deal o ticket dal playbook.
     • Fai clic sul menu a discesa Tipo di proprietà e seleziona un tipo di proprietà, quindi seleziona una proprietà specifica a cui collegarti.
     • Seleziona la casella di controllo Nascondi campo note per rimuovere il campo note aperto predefinito dalla domanda o dal prompt.
     • Fai clic su Salva.

8. Per aggiungere un token di personalizzazione, fai clic sul menu a discesa Personalizzazione, quindi cerca un token.
9. Per aggiungere o caricare un file video, clicca sul menu a tendina Inserisci, quindi seleziona Video.
10. Per inserire un URL per creare un codice di incorporamento YouTube, Vimeo o Instagram, clicca sul menu a tendina Inserisci, quindi seleziona Incorpora.
11. Per pianificare una riunione dall'interno di un playbook, clicca sul menu a tendina Inserisci, quindi seleziona Azioni > Pianifica una riunione. Scopri come pianificare una riunione con un record di contatto.
12. Per creare un nuovo record, clicca sul menu a tendina Inserisci , quindi seleziona Azioni >Crea un nuovo record. Seleziona un tipo di record dal menu a tendina, quindi clicca suInserisci azione.

13. Dopo aver scritto il contenuto del playbook, clicca sulla scheda Impostazioni . 

Modifica le impostazioni del playbook

Nell'editor del playbook, nella scheda Impostazioni:

1. Per registrare gli invii del playbook, seleziona la casella di controlloRegistra invii del playbook. 
2. Per specificare il tipo di interazioni che un playbook salverà in un record, clicca sul menu a tendina Tipi di interazione e seleziona lacasella di controllo accanto ai tipi di interazione preferiti. Il tipo di interazione predefinito saràChiamata.
3. Quando registri una chiamata o un incontro, puoi anche selezionare il tipo di chiamata o incontro (ad esempio Prospettiva, Lead) nel menu a discesa Tipo di chiamata/incontro predefinito.

Nota: quando si registra un playbook in un record, l'interazione verrà registrata solo nel record in cui è stato utilizzato il playbook. Non verrà registrata in nessuno dei record associati.

Dalla scheda Impostazioni dell'editor del playbook, puoi impostare regole per la raccomandazione di un playbook in base alle diverse proprietà dell'azienda, del contatto, dell'opportunità e del ticket. Quando le proprietà del record corrispondono alla regola di raccomandazione del playbook, il playbook verrà visualizzato nella parte superiore dell'elenco dei playbook in quel record.

Per raccomandare un playbook in base alle proprietà dell'azienda, del contatto, dell'opportunità o del ticket di un record:

1. InImpostazioni raccomandazioni, fai clic sul menu a discesaSeleziona tipo di oggetto per iniziare e seleziona una proprietà azienda, contatto, trattativa o ticket.
2. Fai clic su + Crea regola.
3. Nella barra laterale destraFiltri, clicca su + Aggiungi filtro.
   • Seleziona una categoria di filtro dall'elenco Oggetto correnteoInformazioni oggetto associato. Quindi, seleziona un filtro dall'elenco delle proprietà.
   • Fai clic sui menu a discesa per selezionare i parametri del filtro. Per aggiungere altri filtri, fai clic su + Aggiungi filtro nella parte inferiore sinistra dell'editor dei filtri.
4. Le modifiche vengono salvate automaticamente. Fai clic suChiudi editor o sul pulsante X in alto a destra per tornare alla scheda Impostazioni dell'editor del playbook. Per tornare all'editor dei filtri, accanto a Filtri, fai clic sul menu a discesa Azioni, fai clic su Modifica, quindi fai clic su Modifica filtri nella barra laterale destra Filtri.

Una volta personalizzato il playbook, clicca su Pubblica in alto a destra.

Crea una scheda CRM del playbook consigliato (Sales Hub o Service Hub Professional o Enterprise)

I super amministratori possono creare schede CRM in un record in modo che i playbook consigliati vengano visualizzati nella parte superiore del record.

1. Nel tuo account HubSpot, fai clic sulle settings icona delle impostazioni nella barra di navigazione principale.
2. Nel menu della barra laterale sinistra, sottoGestione dati, fai clic suOggetti, quindi seleziona il tipo di record (Contatti, Aziende, ecc.) a cui desideri aggiungere una scheda CRM.
3. Fai clic sullavista Predefinita o su una vista team. Se desideri creare una vista team, fai clic suCrea vista team.
4. Al centro del layout, passa con il mouse sullo spazio in cui desideri aggiungere la scheda e fai clic su Aggiungi scheda.
5. Nella barra laterale destra, fai clic sulla scheda Libreria schede. Utilizza la barra di ricerca per trovare la scheda Abilitazione consigliata e fai clic su Aggiungi scheda.
6. Per spostare la scheda CRM, fai clic sulla casella Abilitazione consigliata e trascinala nella posizione desiderata.

7. Una volta completata la personalizzazione, fai clic su Salva ed esci in alto a destra.
8. Passa al tipo di record che hai personalizzato:
   • Contatti:nel tuo account HubSpot, vai suContatti>Contatti.
   • Aziende:nel tuo account HubSpot, vai suContatti>Aziende.
   • Opportunità:nel tuo account HubSpot, vai suVendite>Opportunità.
   • Ticket:nel tuo account HubSpot, vai suAssistenza>Ticket.
   • Oggetti personalizzati:nel tuo account HubSpot, vai suContatti >[Oggetto personalizzato]. Se il tuo account ha più di un oggetto personalizzato, passa con il mouse suOggetti personalizzati, quindi selezional'oggetto personalizzatoche desideri visualizzare.
9. Clicca su unrecord per visualizzare la schedaCRM di abilitazione consigliatache hai appena personalizzato nel pannello centrale. Verrà visualizzata una delle seguenti opzioni:
   • Se è presente un playbook consigliato, la scheda mostrerà un'anteprima del playbook. Clicca suApri playbook per visualizzarlo.
   • Se sono presenti più playbook consigliati, utilizza le frecce per scorrerli. Fai clic suApri playbook per visualizzarlo.
   • Se non ci sono playbook consigliati, puoi sfogliare o cercare tutti i playbook disponibili. Fai clic sulnome del playbook per aprirlo.

Gestisci i playbook

1. Nel tuo account HubSpot, passa a CRM > Manuali.
2. In alto a sinistra, utilizzare la barra di ricerca per cercare un playbook per nome.
3. Per filtrare in base al proprietario del playbook, fai clic sul menu a discesa Proprietario.
4. Per modificare, clonare, eliminare, annullare la pubblicazione o cambiare chi può accedere al playbook, passa con il mouse sul nome di un playbook.
5. Per modificare il playbook, fai clic sul nome del playbook.
   • Nell'editor del playbook, per rivedere e ripristinare le versioni precedenti del playbook, nell'angolo in alto a destra dell'editor, fai clic su Cronologia versioni.
   • Sul lato sinistro della finestra di dialogo, seleziona una bozza precedente.
   • Per ripristinare questa bozza, fai clic su Ripristina.

6. Per clonare il playbook, clicca sul menu a tendina Azioni, quindi clicca su Clona.
7. Per eliminare il playbook, fare clic sul menu a discesa Azioni, quindi selezionare Elimina. È anche possibile selezionare le caselle di controllo accanto ai playbook che si desidera eliminare, quindi fare clic su Elimina nella parte superiore della tabella.
8. Per annullare la pubblicazione del playbook, fai clic sul menu a discesa Azioni, quindi seleziona Annulla pubblicazione.
9. Per modificare quali utenti possono visualizzare e utilizzare il playbook, fai clic sul menu a discesa Azioni, quindi seleziona Gestisci condivisione. Scopri di più sulla condivisione dell'accesso ai contenuti di vendita con i tuoi utenti e team.

Una volta creati i playbook, puoi organizzarli in diverse cartelle:

1. In alto a destra, fai clic su Nuova cartella.
2. Nella finestra di dialogo, inserisci un nome per la cartella, quindi fai clic su Aggiungi cartella.
3. Per spostare i playbook in una cartella, seleziona le caselle di controllo accanto ai playbook, quindi fai clic su Spostare nella cartella.

4. Nella finestra di dialogo, seleziona una cartella, quindi fai clic su Sposta.

5. Se desideri rinominare una cartella, nell'elenco dei playbook e delle cartelle, seleziona la casella di controllo accanto alla cartella, quindi nella parte superiore della tabella fai clic su Modifica Rinomina.

Utilizza i playbook nei record di contatto, azienda, deal, ticket o CRM personalizzati

Dopo aver creato un playbook, puoi accedervi dai tuoi record. HubSpot ti fornisce automaticamente un playbook Discovery Call e un playbook Qualification, ma puoi modificarli secondo necessità nell'editor dei playbook. Se imposti una regola di raccomandazione della fase dell'affare per un playbook e questa corrisponde alla fase dell'affare del record, apparirà nella parte superiore dell'elenco come Raccomandato.

1. Passa ai tuoi record:
   • Contatti:nel tuo account HubSpot, vai suContatti>Contatti.
   • Aziende:nel tuo account HubSpot, vai suContatti>Aziende.
   • Opportunità:nel tuo account HubSpot, vai suVendite>Opportunità.
   • Ticket:nel tuo account HubSpot, vai suServizio>Ticket.
   • Oggetti personalizzati:nel tuo account HubSpot, vai suContatti >[Oggetto personalizzato]. Se il tuo account ha più di un oggetto personalizzato, passa con il mouse suOggetti personalizzati, quindi selezional'oggetto personalizzatoche desideri visualizzare.
2. Clicca sul nome di un record.
3. Nel pannello di destra nella sezione Playbook, utilizza la barra di ricerca per individuare un playbook oppure clicca su un playbook per aprirlo.
4. Nella barra laterale dei contenuti del playbook, clicca su una domanda per aprirla nel playbook.
5. Per ogni domanda, inserisci note, seleziona opzioni di risposta o aggiorna una proprietà su un record. Se hai selezionato Nascondi campo note, non ci sarà alcuna casella di testo sotto la domanda.
6. Nel campo delle note, puoi utilizzare gli snippet per incollare frasi utilizzate regolarmente nelle interazioni con i clienti. Fai clic sull'iconaSnippet e poi utilizza il campo delle note per modificare il testo formattato dello snippet.

7. Se la domanda è collegata a una proprietà in un oggetto diverso, il playbook visualizzerà un elenco di record associati e ti consentirà di scegliere il record da aggiornare (soloEnterprise ). Puoi quindi inserire un valore e aggiornare la proprietà CRM collegata quando registri l'interazione.

8. Se stai creando un record da un playbook, fai clic sul pulsanteCrea [record]. Nel pannello di destra, inserisci le informazioni per il nuovo record. Quindi, fai clic su Crea oCrea e aggiungi un altro. Se stai aggiungendo un record esistente, fai clic sulla schedaAggiungi esistente, quindi cerca un record.
9. Se stai registrando il playbook come chiamata, utilizza i menu a discesa Seleziona un risultato e Seleziona tipo di chiamata per selezionare un risultato della chiamata o modificare il tipo di chiamata. Se stai registrando il playbook come riunione, utilizza il menu a discesa Seleziona tipo di riunione per modificare il tipo di riunione. È possibile selezionare un risultato solo nei playbook delle chiamate.

10. È possibile allegare un coinvolgimento registrato nelle ultime sei ore a un playbook per acquisire note e valori di proprietà nel playbook. Ciò può impedire la duplicazione dei record di coinvolgimento se la riunione è già stata registrata.
    • Dopo aver selezionato un playbook, fai clic sulla freccia giù accanto a Registra [tipo di interazione].
    • Dall'elenco Allega a recente, selezionare l'interazione registrata di recente per aggiungerla al playbook.
    • Nella finestra di dialogo Conferma, fare clic suOK.

11. È possibile creare un'attività di follow-up selezionando la casella di controlloCrea un'attività di follow-up.
12. Una volta terminato di utilizzare il playbook, fare clic su Registra [tipo di interazione] in basso a sinistra. Il tipo di interazione sarà quello selezionato nella schedaImpostazioni nell'editor del playbook.

Il playbook verrà salvato come interazione nella cronologia del record con le domande, le risposte e le eventuali note. Tutte le informazioni inserite in un playbook verranno salvate automaticamente come bozza fino a quando non si fa clic su Registra [tipo di interazione].

Una volta selezionato Registra [tipo di coinvolgimento], tutte le proprietà collegate a una domandaDomanda e risposta saranno aggiornate con le risposte selezionate o inserite durante l'utilizzo del playbook (Sales Hub o Service Hub Professional o Enterprise ).

Visualizza le analisi dei report per i playbook

Puoi visualizzare le analisi dei report dei playbook per ottenere informazioni più dettagliate sui tuoi playbook, su chi li utilizza e sulla loro efficacia.

1. Nel tuo account HubSpot, passa a CRM > Manuali.
2. Nella parte superiore, fare clic sulla schedaAnalizza.
3. Nella parte superiore della scheda Analizza, utilizzare le sezioni Utilizzo totale del playbook e Adozione da parte del team per visualizzare metriche quali il numero di playbook, il numero totale di visualizzazioni e il numero totale di utenti attivi.
   • A destra, clicca suDati utente per vedere quante volte gli utenti del tuo account hanno visualizzato o registrato i playbook.
   • Nella tabella Dati utente, clicca sull'utente per visualizzare i dati specifici dell'utente.
   • Utilizza i filtri nella parte superiore per affinare ulteriormente la ricerca.

4. Al centro della pagina Analizza, puoi visualizzare le metriche Utilizzo totale dei playbookin un grafico lineare con filtri per metriche e frequenza.
5. Nella parte inferiore della paginaAnalizza, clicca su unplaybook nella tabella per visualizzare le metriche relative al singolo playbook, come l'utilizzo del playbook, gli utenti del playbook e le attività. Utilizza i filtri per affinare ulteriormente la ricerca.

Visualizza i playbook in Slack

Se hai installato l'integrazione di HubSpot con Slack, puoi cercare e visualizzare i playbook direttamente in Slack utilizzando il comando slash /hs-search-playbook.

Utilizza un playbook per attivare un flusso di lavoro

Puoi attivare un flusso di lavoro quando registri un playbook. Scopri di più su come impostare i trigger di registrazione degli eventi.