Utilizzo dei manuali

Con lo strumento dei manuali è possibile creare schede di contenuto interattive visualizzate nei Record del contatto, dell'azienda, della trattativa e del ticket. Durante l'acquisizione di prospect e clienti, il team può fare riferimento a queste schede e creare note standardizzate.

Prima di iniziare

• Per creare, modificare, visualizzare ed eliminare i playbook, è necessario disporre di una postazioneSales Hub o Service Hub Professional o Enterprise assegnata e delle autorizzazioni dipubblicazione e/o scrittura dei playbook.
• Gli utenti con postazioni Sales Hub Professional o Enterprise assegnate a pagamento che non dispongono delle autorizzazioni per i playbook possono comunque visualizzare e utilizzare i playbook nello strumento playbook e nei record dei contatti, delle aziende e delle trattative.
• A seconda dell'abbonamento a HubSpot, c'è un limite al numero di manuali che si possono creare. Per saperne di più, consultate il catalogo dei prodotti e servizi di HubSpot.

Creazione di manuali

• Nel tuo account HubSpot, passa a CRM > Manuali.
• In alto a destra, fare clic su Crea manuale.
• È possibile creare una playbook da zero o scegliere un modello di playbook Vendite o di playbook Assistenza. Per visualizzare l'anteprima di un modello, fare clic sulla scheda Anteprima nel pannello di destra. Per effettuare una selezione, nel pannello di sinistra selezionate un tipo di manuale.
• Nella parte superiore della pagina, fare clic sull'icona della matita edit e inserire un titolo per il manuale.
• Fare clic su Crea manuale.
• Fare clic su un punto qualsiasi dell'editor di testo della playbook per scrivere.

Nota bene: per utilizzare l'assistente per i contenuti basati sull'IA di HubSpot è necessario che l'assistente per i contenuti sia attivato.

• • Per utilizzare l'IA Hubspot content writer, digitate / nell'editor del manuale e scegliete una delle opzioni disponibili.

• • Per modificare un contenuto esistente, evidenziarlo e fare clic sull'icona breezeSingleStarAI.

• • Scegliere una delle opzioni disponibili per affinare ulteriormente il testo evidenziato.

• • Nel pannello destro di Copilot, esaminare i suggerimenti. Per saperne di più sull'uso di Copilot.
  • Una volta finalizzato il contenuto, fare clic su Sostituisci.
• Utilizzare la barra degli strumenti in alto per formattare il contenuto o inserire link, immagini, articoli della knowledge base, frammenti, domande o un pulsante per un nuovo record:
  • Per inserire un URL, trascinare il cursore sul testo per evidenziare il punto in cui si desidera inserire il link. Quindi fare clic sull'icona link Link e incollare un link nella casella di testo dell'URL. Se necessario, fare clic sulla casella di controllo Apri in una nuova scheda o sulla casella di controllo Indica ai motori di ricerca di non seguire questo link.
  • Per inserire un'immagine dallo strumento file, dal computer o da un URL, fare clic sull'icona insertImage Image .
  • Per inserire un articolo della Knowledge Base, fare clic sull'icona cap Knowledge Base. Quindi, cercare un articolo della Knowledge Base.
  • Per inserire un frammento, fare clic sull'icona textSnippets Frammento. Quindi, cercare un frammento.
  • Per inserire domande, fare clic sull'icona questionAnswer Question . Nel pannello di destra, scrivere una domanda o una richiesta. Per richiedere una risposta a una domanda, fare clic sulla casella di controllo Richiesto. Selezionare uno dei tipi di risposta:
    • Testo aperto: inserire le risposte in un campo di testo aperto.
    • Elenco di opzioni di risposta (solo Sales Hub): creare una serie di opzioni di risposta Enterprise ): creare una serie di opzioni di risposta che possono essere salvate in una nota del record. In Opzioni di risposta, immettere una risposta, quindi premere il tasto Invio.
      • Selezionare la casella di controllo Limita a una sola risposta per non consentire la selezione di risposte multiple.
      • Selezionare la casella di controllo Nascondi campo note per rimuovere il campo note aperto di default dalla domanda o dal prompt.
    • Aggiorna una proprietà ( solo postazioneSales Hub o Service Hub Enterprise a pagamento): aggiorna automaticamente le proprietà di un contatto, di un'azienda, di una trattativa o di un biglietto dal playbook.

• • • • Fare clic sul menu a discesa Tipo di proprietà e selezionare un tipo di proprietà, quindi selezionare una proprietà specifica a cui collegarsi.
      • Selezionare la casella di controllo Nascondi campo note per rimuovere il campo note aperto di default dalla domanda o dal prompt.
      • Fare clic su Salva.

• • Per aggiungere un token di personalizzazione, fare clic sul menu a discesa Token di personalizzazione, quindi cercare un token.
  • Per aggiungere o caricare un file video, fare clic sul menu a discesa Inserisci , quindi selezionare Video.
  • Per inserire un URL per creare un codice embed di YouTube, Vimeo o Instagram, fare clic sul menu a discesa Inserisci, quindi selezionare Incorpora.
  • Per creare un nuovo record, fare clic sul menu a discesa Inserisci , quindi selezionare Azioni > Crea un nuovo record. Selezionare un tipo di record dal menu a discesa, quindi fare clic su Inserisci azione.

• • Per programmare una riunione all'interno di un manuale, fare clic sul menu a discesa Inserisci , quindi selezionare Azioni > Pianifica una riunione. Imparate a programmare una riunione con un record del contatto.

• Dopo aver scritto il contenuto del manuale, fare clic sulla scheda Impostazioni .
  • Per registrare gli invii di manuali, fare clic sulla casella di controllo Registra invii di manuali.
    • Per specificare il tipo di coinvolgimenti che un manuale salverà in un record, fare clic sul menu a discesa Tipi di coinvolgimento e selezionare la casella di controllo accanto ai tipi di coinvolgimento preferiti. Per impostazione predefinita, il tipo di coinvolgimento è Coinvolgere.
    • Quando si registra un impegno per una chiamata o una riunione, si può anche selezionare il tipo di chiamata o riunione (ad esempio, Acquisizione di prospect, Lead) nel menu a discesaTipo di chiamata/riunione predefinito.

Nota bene: quando si registra un manuale in un record, il Coinvolgimento verrà registrato solo nel record in cui è stato utilizzato il manuale. Non viene registrato in nessuno dei record associati.

• • È possibile consigliare un playbook in base a diverse proprietà dell'azienda, del contatto, della trattativa e del ticket. Quando le proprietà del record corrispondono alla regola di raccomandazione del manuale, il manuale viene visualizzato in cima all'elenco dei manuali del record. Per raccomandare un playbook in base alla proprietà dell'azienda, del contatto, dell'affare o del ticket di un record:
    
    • In Impostazioni di raccomandazione, fare clic sul menu a discesa Seleziona tipo di oggetto per iniziare e selezionare una proprietà dell'azienda, del contatto, della trattativa o del ticket.
    • Fare clic su + Crea regola.

• • • Nella barra laterale destra dei filtri, fare clic su + Aggiungi filtro.
      • Selezionare una categoria di filtro dall'elenco Informazioni sull 'oggetto corrente o Informazioni sull'oggetto associato. Selezionare quindi un filtro dall'elenco delle proprietà.
      • Fare clic sui menu a discesa per selezionare i parametri del filtro. Per aggiungere altri filtri, fare clic su + Aggiungi filtro in basso a sinistra nell'editor dei filtri.

• • • • Le modifiche vengono salvate automaticamente. Fare clic su Chiudi editor o sul pulsante X in alto a destra per tornare alla scheda Impostazioni dell'editor del manuale. Per tornare all'editor dei filtri, accanto a Filtri, fare clic sul menu a discesa Azioni, su Modifica e quindi su Modifica filtri nella barra laterale destra Filtri.

• Una volta terminata la personalizzazione del manuale, fare clic su Pubblica.

Creare una scheda CRM del manuale consigliata(Sales Hub o Service Hub Professional o Enterprise)

I super amministratori possono creare schede CRM in un record in modo che i manuali consigliati siano visualizzati nella parte superiore del record.

• Nel tuo account HubSpot, fai clic sulle settings icona delle impostazioni nella barra di navigazione principale.
• Nel menu della barra laterale sinistra, in Gestione dati, fare clic su Oggetti, quindi selezionare il tipo di record (Contatti, Aziende, ecc.) a cui si desidera aggiungere una scheda CRM.
• Fare clic sulla scheda Personalizzazione record . Quindi, fare clic su Personalizza la colonna centrale.
• Fare clic sulla vista predefinita o su una vista di gruppo. Se si desidera creare una vista team, fare clic su Crea vista team.
• Fare clic su Aggiungi schede. Fare clic sulla casella di controllo Abilitazione consigliata. Fare clic su un punto qualsiasi dello schermo per chiudere la domanda a comparsa Aggiungi schede.

• Per spostare la scheda CRM, fare clic sulla casella Abilitazione consigliata e trascinarla in alto.

• Una volta terminata la personalizzazione, fare clic su Salva ed esci in alto a destra.
• Passare al tipo di record personalizzato:
  • Contatti: Nel vostro account HubSpot, andate su Contatti > Contatti.
  • Aziende: Nell'account HubSpot, navigare in Contatti > Aziende.
  • Trattative: Nell'account HubSpot, navigare in Vendite > Trattative.
  • Ticket: Nell'account HubSpot, navigare in Assistenza > Ticket.
  • Oggetti personalizzati: Nel vostro account HubSpot, andate su Contatti > [Oggetto personalizzato]. Se il vostro account ha più di un oggetto personalizzato, passate il mouse su Oggetti personalizzati e selezionate l'oggetto personalizzato che desiderate visualizzare.
• Fare clic su un record per visualizzare la scheda di Abilitazione consigliata CRM appena personalizzata nel pannello centrale. Verrà visualizzata una delle seguenti opzioni:
  • Se è presente un manuale consigliato, la scheda mostrerà un'anteprima del manuale. Fare clic su Apri manuale per visualizzarlo.

• • Se sono presenti più manuali consigliati, utilizzare le frecce per scorrerli. Fare clic su Apri manuale per visualizzarlo.

• • Se non ci sono manuali consigliati, è possibile scorrere o cercare tutti i manuali disponibili. Fare clic sul nome del manuale per aprirlo.

Gestione dei manuali

• Nel tuo account HubSpot, passa a CRM > Manuali.
• In alto a sinistra, usare la barra di ricerca per cercare un manuale per nome.
• Per filtrare in base al proprietario del manuale, fare clic sul menu a discesa Proprietario .
• Per modificare, clonare, eliminare, non pubblicare o cambiare chi può accedere al manuale, passare il mouse sul nome del manuale.
  • Per modificare la playbook, fare clic sul nome della playbook.
    
    • Per rivedere e ripristinare le versioni precedenti del manuale, nell'angolo in alto a destra dell'editor, fare clic su Cronologia versioni.
    • Sul lato sinistro della finestra di dialogo, selezionare una bozza precedente.
    • Per ripristinare questa bozza, fare clic su Ripristina.

• • Per clonare il manuale, fare clic sul menu a discesa Azioni, quindi su Clona.
  • Per eliminare il manuale, fare clic sul menu a discesa Azioni, quindi selezionare Elimina. È anche possibile selezionare la casella di controllo accanto ai manuali che si desidera eliminare, quindi nella parte superiore della tabella fare clic su delete Delete.
  • Per non pubblicare il manuale, fare clic sul menu a discesa Azioni, quindi selezionare Non pubblicare.
  • Per modificare gli utenti che possono visualizzare e utilizzare il manuale, fare clic sul menu a discesa Azioni , quindi selezionare Gestisci condivisione. Per saperne di più sulla condivisione dell'accesso ai contenuti di vendita con gli utenti e i team.

Una volta creati i manuali, è possibile organizzarli in diverse cartelle:

• In alto a destra, fare clic su Nuova cartella.
• Nella finestra di dialogo, immettere il nome della cartella, quindi fare clic su Aggiungi cartella.
• Per spostare i manuali in una cartella, selezionare la casella di controllo accanto a un manuale, quindi fare clic su folder Sposta nella cartella.
• Nella finestra di dialogo, selezionare una cartella e fare clic su Sposta.
• Per rinominare una cartella, selezionare la casella di controllo accanto alla cartella, quindi fare clic su ediRinomina.

Utilizzate i manuali nei record del CRM di contatti, aziende, trattative, ticket o personalizzati

• Navigare verso i record:
  • Contatti: Nel vostro account HubSpot, andate su Contatti > Contatti.
  • Aziende: Nel vostro account HubSpot, andate su Contatti > Aziende.
  • Trattative: Nell'account HubSpot, navigare in Vendite > Trattative.
  • Ticket: Nell'account HubSpot, navigare in Assistenza > Ticket.
  • Oggetti personalizzati: Nel vostro account HubSpot, andate su Contatti > [Oggetto personalizzato]. Se l'account ha più di un oggetto personalizzato, passare il mouse su Oggetti personalizzati e selezionare l'oggetto personalizzato che si desidera visualizzare.

• Fare clic sul nome di un record.
• Nel pannello di destra, nella sezione Manuali , utilizzare la barra di ricerca per individuare un manuale o fare clic su un manuale per aprirlo.

• Nella barra laterale dei contenuti del Manuale, fate clic su una domanda per aprirla nel Manuale.

• Per ogni domanda è possibile inserire note, selezionare opzioni di risposta o aggiornare una proprietà di un record. Se si è selezionato Nascondi campo note, non ci sarà alcuna casella di testo sotto la domanda.

• • Nel campo delle note, è possibile utilizzare i frammenti per incollare frasi utilizzate regolarmente nelle interazioni con i clienti. Fare clic sull'icona textSnippets Frammenti e poi utilizzare il campo note per modificare il testo ricco del frammento.

• • Se la domanda è collegata a una proprietà in un oggetto diverso, il manuale visualizzerà un elenco di record associati e consentirà di scegliere il record da aggiornare( soloEnterprise ). È quindi possibile inserire un valore e aggiornare la proprietà del CRM collegata quando si registra il coinvolgimento.

• • Se si sta creando un record da un manuale, fare clic sul pulsante Crea [record]. Nel pannello di destra, inserire le informazioni per il nuovo record. Quindi, fare clic su Crea o su Crea e aggiungi. Se si sta aggiungendo un record esistente, fare clic sulla scheda Aggiungi esistente, quindi cercare un record.

• Se si sta registrando il manuale come una chiamata, utilizzare i menu a discesa Seleziona un esito e Seleziona tipo di chiamata per selezionare un esito o modificare il tipo di chiamata. Se si sta registrando il manuale come riunione, utilizzare il menu a discesa Seleziona tipo di riunione per modificare il tipo di riunione. È possibile selezionare un esito solo nei manuali di chiamata.

• È possibile allegare un coinvolgimento registrato nelle ultime sei ore a un manuale per acquisire le note e i valori delle proprietà nel manuale. In questo modo si possono evitare record di impegni doppi se la riunione è già stata registrata. Dopo aver selezionato un manuale, fare clic sullafreccia verso il basso down d accanto a Registra [tipo di impegno]. Dall'elenco a discesa Allega a recente, selezionare l'impegno registrato di recente per aggiungerlo al manuale. Nella finestra di dialogo di conferma, fare clic su Ok.

• È possibile creare un'attività di follow-up selezionando la casella Crea un'attività di follow-up.
• Una volta terminato l'utilizzo del manuale, fare clic su Registra [tipo di coinvolgimento] in basso a sinistra. Il tipo di coinvolgimento sarà quello selezionato nella schedaImpostazioni dell'editor del manuale.

Il manuale verrà salvato come un coinvolgimento nella cronologia del record con le domande, le risposte e le eventuali note. Tutte le informazioni inserite in un manuale vengono salvate automaticamente come bozza finché non si fa clic su Registra [tipo di coinvolgimento]. Dopo aver selezionato Registra [tipo di impegno], tutte le proprietà collegate a una domanda e risposta di questionAnswer verranno aggiornate con le risposte selezionate o inserite durante l'utilizzo del manuale( soloSales Hub o Service Hub Professional o Enterprise ).

Visualizzazione delle analisi di reporting per i manuali

È possibile visualizzare l'analisi dei rapporti sui manuali per avere una migliore visione dei manuali, di chi li utilizza e del loro funzionamento.

• Nel tuo account HubSpot, passa a CRM > Manuali.
• In alto, fare clic sulla scheda Analizza.
• Nella parte superiore della scheda Analizza, utilizzate le sezioni Utilizzo totale dei manuali e Adozione del team per visualizzare metriche quali il numero di manuali, le visualizzazioni totali e gli utenti attivi totali. A destra, fate clic su Dati utente per vedere quante volte gli utenti del vostro account hanno visualizzato o registrato i manuali. Nella tabella Dati utente, fate clic sull'utente per visualizzare i dati specifici. Utilizzate i filtri per affinare ulteriormente la ricerca.

• Al centro della pagina Analizza, è possibile visualizzare le metriche dell'uso totale del Manuale in un grafico a linee con filtri per metriche e frequenza.

• Nella parte inferiore della pagina Analizza, fate clic su un playbook nella tabella per visualizzare le metriche relative al singolo playbook, come l'utilizzo del playbook, gli utenti del playbook e le attività. Utilizzate i filtri per affinare ulteriormente la ricerca.

Visualizzare i manuali in Manuale

Se avete rata l 'integrazione di HubSpot con Slack, potete cercare e visualizzare i manuali direttamente in Slack usando il comando /hs-search-playbook slash.

Usare un playbook per attivare un flusso di lavoro

È possibile attivare un flusso di lavoro quando si registra un manuale. Per saperne di più su come impostare gli Attivazione registrazione eventi.