Korzystanie z playbooków

Narzędzie playbooks umożliwia tworzenie interaktywnych kart treści wyświetlanych w rekordach kontaktów, firm, transakcji i biletów. Podczas rozmów z potencjalnymi klientami i klientami zespół może się do nich odwoływać i tworzyć standardowe notatki.

Tworzenie playbooków

• Na koncie HubSpot przejdź do sekcji Biblioteka > Poradniki.
• W prawym górnym rogu kliknij przycisk Utwórz playbook.
• Możesz utworzyć playbook od podstaw lub wybrać szablon playbooka Sales lub Service. Aby wyświetlić podgląd szablonu, kliknij kartę Podgląd w prawym panelu. Aby dokonać wyboru, w lewym panelu wybierz typ playbooka.
• W górnej części strony kliknijikonę ołówka edit i wprowadź tytuł swojego playbooka.
• Kliknij przycisk Utwórz skoroszyt.
• Kliknij w dowolnym miejscu edytora tekstu playbooka, aby napisać.
  
  • Aby użyć AI content writera HubSpot, wpisz / w edytorze playbooka, wybierz jedną z dostępnych opcji i wprowadź podpowiedź. Upewnij się, że asystenci treści AI są włącz eni w ustawieniach konta.

• • Aby edytować istniejącą zawartość, zaznacz ją i kliknij ikonę błyskawicy.

• • Wybierz jedną z dostępnych opcji, aby doprecyzować podświetlony tekst.

• Użyj paska narzędzi u góry, aby sformatować zawartość lub wstawić linki, obrazy, artykuły bazy wiedzy, fragmenty, pytania lub przycisk nowego rekordu:
  • Aby wstawić adres URL, przeciągnij kursorem po tekście, aby podświetlić miejsce, w którym chcesz wstawić łącze. Następnie kliknij ikonę link Link i wklej link w polu tekstowym URL. W razie potrzeby kliknij pole wyboru Otwórz w nowej karcie lub pole wyboru Poinstruuj wyszukiwarki, aby nie śledziły tego łącz a.
  • Aby wstawić obraz z narzędzia plików, komputera lub adresu URL, kliknij ikonę insertImage Obraz .
  • Aby wstawić artykuł z bazy wiedzy, kliknij ikonę cap Baza wiedzy. Następnie wyszukaj artykuł w bazie wiedzy.
  • Aby wstawić fragment, kliknij ikonę textSnippets Snippet. Następnie wyszukaj fragment.
  • Aby wstawić pytanie, kliknij ikonę questionAnswer Question . W prawym panelu wpisz pytanie lub podpowiedź. Aby wymagać odpowiedzi na pytanie, kliknij pole wyboru Wymagane. Wybierz jeden z typów odpowiedzi:
    • Otwarty tekst : wprowadź odpowiedzi w otwartym polu tekstowym.
    • Lista opcji odpowiedzi( tylkoSales Hub lub Service Hub Enterprise ): utwórz zestaw opcji odpowiedzi, które można zapisać w notatce na rekordzie. W sekcji Opcje odpowiedzi wprowadź odpowiedź, a następnie naciśnij klawisz Enter.
      • Zaznacz pole wyboru Ogranicz tylko do jednej odpowiedzi, aby nie zezwalać na wybór wielu odpowiedzi.
      • Zaznacz pole wyboru Ukryj pole notatek, aby usunąć domyślne otwarte pole notatek z pytania lub monitu.
    • Zaktualizuj właściwość ( tylko płatna wersjaSales Hub lub Service Hub Enterprise ): automatycznie aktualizuje właściwości w kontakcie, firmie, transakcji lub rekordzie biletu ze skoroszytu.

• • • • Kliknij menu rozwijane Property type i wybierz typ właściwości, a następnie wybierz konkretną właściwość, do której chcesz utworzyć łącze.
      • Zaznacz pole wyboru Ukryj pole notatek, aby usunąć domyślne otwarte pole notatek z pytania lub monitu.
      • Kliknij przycisk Zapisz.

• • Aby dodać token personalizacji, kliknij menu rozwijane Personalizacja, a następnie wyszukaj token.
  • Aby dodać lub przesłać plik wideo, kliknij menu rozwijane Wstaw , a następnie wybierz opcję Wideo.
  • Aby wstawić adres URL w celu utworzenia kodu osadzania YouTube, Vimeo lub Instagram, kliknij menu rozwijane Wstaw, a następnie wybierz opcję Osadź.
  • Aby utworzyć nowy rekord, kliknij menu rozwijane Wstaw , a następnie wybierz kolejno opcje Działania > Utwórz nowy rekord. Wybierz typ rekordu z menu rozwijanego, a następnie kliknij opcję Wstaw akcję.

• • Aby zaplanować spotkanie z poziomu playbooka, kliknij menu rozwijane Wstaw , a następnie wybierz kolejno Akcje > Zaplanuj spotkanie. Dowiedz się, jak zaplanować spotkanie za pomocą rekordu kontaktu.

• Po napisaniu zawartości playbooka kliknij kartę Ustawienia .
  • Aby rejestrować przesłane playbooki, kliknij pole wyboru Rejestruj przesłane playbooki.
    • Aby określić typ zaangażowania, które playbook zapisze w rekordzie, kliknij menu rozwijane Typy zaangażowania i kliknij pole wyboru obok preferowanych typów zaangażowania. Domyślnym typem zaangażowania będzie Rozmowa.
    • Podczas rejestrowania rozmowy lub spotkania można również wybrać typ rozmowy lub spotkania (np. Prospecting, Leading) w menu rozwijanym Default call/meetingtype.

Uwaga: po zarejestrowaniu playbooka w rekordzie, zaangażowanie zostanie zarejestrowane tylko w rekordzie, w którym użyto playbooka. Nie zostanie ono zarejestrowane w żadnym z powiązanych rekordów.

• • Możesz polecić playbook na podstawie różnych właściwości firmy, kontaktu, transakcji i biletu. Gdy właściwości rekordu są zgodne z regułą rekomendacji playbooka, playbook zostanie wyświetlony na górze listy playbooków w tym rekordzie. Aby polecić playbook na podstawie właściwości firmy, kontaktu, transakcji lub biletu w rekordzie:
    
    • W sekcji Ustawienia rekomendacji kliknij menu rozwijane Wybierz typ obiektu do rozpoczęcia i wybierz właściwość firmy, kontaktu, transakcji lub biletu.
    • Kliknij przycisk + Utwórz regułę.

• • • Na prawym pasku bocznym Filtry kliknij + Dodaj filtr.
      • Wybierz kategorię filtra z listy Bieżący obiekt lub Powiązane informacje o obiekcie. Następnie wybierz filtr z listy właściwości.
      • Kliknij menu rozwijane, aby wybrać parametry filtra. Aby dodać więcej filtrów, kliknij + Dodaj filtr w lewym dolnym rogu edytora filtrów.

• • • • Zmiany zostaną zapisane automatycznie. Kliknij przycisk Zamknij edytor lub przycisk X w prawym górnym rogu, aby powrócić do karty Ustawienia edytora playbooka. Aby powrócić do edytora filtrów, obok opcji Filters kliknij menu rozwijane Actions, kliknij opcję Edit, a następnie kliknij opcję Edit filters na prawym pasku bocznym Filters.

• Po zakończeniu dostosowywania playbooka kliknij przycisk Publish.

Utwórz zalecaną kartę CRM playbooka(Sales Hub lub Service Hub Professional lub Enterprise)

Superadministratorzy mogą tworzyć karty CRM w rekordzie, aby polecane playbooki były wyświetlane u góry rekordu.

• Na koncie HubSpot kliknij settings ikonę ustawień w górnym pasku nawigacyjnym.
• W menu na lewym pasku bocznym, w sekcji Zarządzanie danymi kliknij opcję Obiekty, a następnie wybierz typ rek ordu (Kontakty, Firmy itp.), do którego chcesz dodać kartę CRM.
• Kliknij kartę Dostosowywanie rekord ów. Następnie kliknij Dostosuj środkową kolumnę.
• Kliknij widok domyślny lub widok zespołu. Jeśli chcesz utworzyć widok zespołu, kliknij opcję Utwórz widok zespołu.
• Kliknij opcję Dodaj karty. Następnie kliknij pole wyboru Zalecane włączenie. Kliknij w dowolnym miejscu ekranu, aby zamknąć wyskakujące okienko Dodaj karty.

• Aby przenieść kartę CRM, kliknij pole wyboru Recommended Enablement i przeciągnij je na górę.

• Po zakończeniu dostosowywania kliknij przycisk Zapisz i zakończ w prawym górnym rogu.
• Przejdź do dostosowanego typu rekordu:
  • Kontakty: na koncie HubSpot przejdź do sekcji Kontakty > Kontakty.
  • Companies (Firmy ): na koncie HubSpot przejdź do Contacts (Kontakty) > Companies (Firmy).
  • Deals: Na koncie HubSpot przejdź do Sales > Deals.
  • Tickets: Na koncie HubSpot przejdź do sekcji Service > Tickets.
  • Obiekty niestandardowe: Na koncie HubSpot przejdź do sekcji Kontakty > [Obiekt niestandardowy]. Jeśli Twoje konto ma więcej niż jeden obiekt niestandardowy, najedź kursorem na Custom Objects, a następnie wybierz obiekt niestandardowy, który chcesz wyświetlić.
• Kliknij rekord, aby wyświetlić kartę Recommended Enablement CRM , którą właśnie dostosowałeś w środkowym panelu. Zobaczysz jedną z następujących opcji:
  • Jeśli istnieje jeden zalecany playbook, karta wyświetli jego podgląd. Kliknij Open Playbook, aby go wyświetlić.

• • Jeśli istnieje wiele zalecanych playbooków, użyj strzałek, aby je przeglądać. Kliknij Otwórz podręcznik, aby go wyświetlić.

• • Jeśli nie ma zalecanych playbooków, możesz przeglądać lub przeszukiwać wszystkie dostępne playbooki. Kliknij nazwę podręcznika, aby go otworzyć.

Zarządzanie skoroszytami

• Na koncie HubSpot przejdź do sekcji Biblioteka > Poradniki.
• W lewym górnym rogu użyj paska wyszukiwania , aby wyszukać playbook według nazwy.
• Aby filtrować według właściciela playbooka, kliknij menu rozwijane Właściciel .
• Aby edytować, klonować, usuwać, cofać publikację lub zmieniać, kto może uzyskać dostęp do playbooka, najedź kursorem na nazwę playbooka.
  • Aby edytować playbook, kliknij jego nazwę.
    
    • Aby przejrzeć i przywrócić poprzednie wersje skoroszytu, w prawym górnym rogu edytora kliknij opcję Historia wersji.
    • Po lewej stronie okna dialogowego wybierz poprzednią wersję roboczą.
    • Aby przywrócić tę wersję roboczą, kliknij przycisk Przywróć.

• • Aby sklonować playbook, kliknij menu rozwijane Actions, a następnie kliknij Clone.
  • Aby usunąć playbook, kliknij menu rozwijane Akcje, a następnie wybierz Usuń. Możesz także zaznaczyć pole wyboru obok playbooka, który chcesz usunąć, a następnie w górnej części tabeli kliknąć delete Delete.
  • Aby cofnąć publikację playbooka, kliknij menu rozwijane Actions, a następnie wybierz Unpublish.
  • Aby zmienić użytkowników, którzy mogą wyświetlać i używać playbooka, kliknij menu rozwijane Akcje , a następnie wybierz opcję Zarządzaj udostępnianiem. Dowiedz się więcej o udostępnianiu użytkownikom i zespołom dostępu do treści sprzedażowych.

Po utworzeniu playbooków można je uporządkować w różnych folderach:

• W prawym górnym rogu kliknij opcję Nowy folder.
• W oknie dialogowym wprowadź nazwę folderu, a następnie kliknij przycisk Dodaj folder.
• Aby przenieść playbooki do folderu, zaznacz pole wyboru obok playbooka, a następnie kliknij folder Przenieś do folderu.
• W oknie dialogowym wybierz folder, a następnie kliknij przycisk Przenieś.
• Jeśli chcesz zmienić nazwę folderu, zaznacz pole wyboru obok folderu, a następnie w górnej części tabeli kliknij ediRename.

Używanie playbooków w kontaktach, firmach, transakcjach, biletach lub niestandardowych rekordach CRM

• Przejdź do swoich rekordów:
  • Kontakty: Na koncie HubSpot przejdź do opcji Kontakty > Kontakty.
  • Firmy: Na koncie HubSpot przejdź do sekcji Kontakty > Firmy.
  • Deals: Na koncie HubSpot przejdź do Sales > Deals.
  • Tickets: Na koncie HubSpot przejdź do sekcji Service > Tickets.
  • Obiekty niestandardowe: Na koncie HubSpot przejdź do sekcji Kontakty > [Obiekt niestandardowy]. Jeśli Twoje konto ma więcej niż jeden obiekt niestandardowy, najedź kursorem na Custom Objects, a następnie wybierz obiekt niestandardowy, który chcesz wyświetlić.

• Kliknij nazwę rekordu.
• W prawym panelu w sekcji Playbooks użyj paska wyszukiwania , aby zlokalizować playbook lub kliknij playbook, aby go otworzyć.

• Na pasku bocznym zawartości playbooka kliknij pytanie , aby otworzyć je w playbooku.

• Dla każdego pytania można wprowadzić notatki, wybrać opcje odpowiedzi lub zaktualizować właściwość rekordu. Jeśli wybrano opcję Ukryj pole notatek, pod pytaniem nie będzie pola tekstowego.

• • W polu notatek można użyć fragmentów, aby wkleić frazy, które są regularnie używane w interakcjach z klientami. Kliknij ikonę textSnippets Snippets, a następnie użyj pola notatek, aby edytować tekst sformatowany snippetu.

• • Jeśli pytanie jest powiązane z właściwością w innym obiekcie, playbook wyświetli listę powiązanych rekordów i pozwoli wybrać rekord do aktualizacji( tylkoEnterprise ). Następnie można wprowadzić wartość i zaktualizować powiązaną właściwość CRM podczas rejestrowania zaangażowania.

• • Jeśli tworzysz rekord z poziomu playbooka, kliknij przycisk Utwórz [rekord]. W prawym panelu wypełnij informacje dla nowego rekordu, a następnie kliknij przycisk Utwórz lub Utwórz i dodaj kolejny. Jeśli dodajesz istniejący rekord, kliknij kartę Dodaj istniejący, a następnie wyszukaj rekord.

• Jeśli rejestrujesz playbook jako połączenie, użyj rozwijanych menu Wybierz wynik i Wybierz typ połączenia , aby wybrać wynik połączenia lub edytować typ połączenia. Jeśli rejestrujesz playbook jako spotkanie, użyj menu rozwijanego Wybierz typ spotkania, aby edytować typ spotkania. Wynik można wybrać tylko w playbookach połączeń.

• Możesz dołączyć zaangażowanie zarejestrowane w ciągu ostatnich sześciu godzin do playbooka, aby przechwycić notatki i wartości właściwości w playbooku. Może to zapobiec duplikowaniu rekordów zaangażowania, jeśli spotkanie zostało już zarejestrowane. Po wybraniu skoroszytu kliknijstrzałkę w dół down d obok pozycji Log [engagement type]. Z listy rozwijanej Attach to recent wybierz ostatnio zarejestrowane spotkanie, aby dołączyć je do playbooka. W oknie dialogowym potwierdzenia kliknij przycisk OK.

• Możesz utworzyć zadanie do monitorowania, zaznaczając pole wyboru Utwórz zadanie do monitorowania.
• Po zakończeniu korzystania z playbooka kliknij Log [engagement type] w lewym dolnym rogu. Typem zaangażowania będzie ten wybrany na karcieUstawienia w edytorze playbooka.

Playbook zostanie zapisany jako zaangażowanie na osi czasu rekordu wraz z pytaniami, odpowiedziami i wszelkimi notatkami. Wszystkie informacje wprowadzone do playbooka zostaną automatycznie zapisane jako wersja robocza do momentu kliknięcia przycisku Log [engagement type]. Po wybraniu opcji Log [engagement type ] wszystkie właściwości powiązane z pytaniem i odpowiedzią questionAnswer zostaną zaktualizowane o odpowiedzi wybrane lub wprowadzone podczas korzystania z playbooka( tylkoSales Hub lub Service Hub Professional lub Enterprise ).

Wyświetlanie raportów analitycznych dla playbooków

Możesz wyświetlić analitykę raportowania playbooków, aby uzyskać lepszy wgląd w playbooki, kto z nich korzysta i jak dobrze działają.

• Na koncie HubSpot przejdź do sekcji Biblioteka > Poradniki.
• U góry kliknij kartę Analizuj.
• W górnej części karty Analyze użyj sekcji Total playbook usage i Team Adoption, aby wyświetlić metryki, takie jak liczba playbooków, łączna liczba wyświetleń i łączna liczba aktywnych użytkowników. Po prawej stronie kliknij Dane użytkownika, aby zobaczyć, ile razy użytkownicy na Twoim koncie wyświetlili lub zalogowali się do playbooków. W tabeli Dane użytkownika kliknij użytkownika, aby wyświetlić dane specyficzne dla użytkownika. Użyj filtrów, aby jeszcze bardziej zawęzić wyszukiwanie.

• Na środku strony Analyze można wyświetlić metryki Total Playbook Usage na wykresie liniowym z filtrami metryk i częstotliwości.

• W dolnej części strony Analyze kliknij playbook w tabeli, aby wyświetlić metryki dla indywidualnego playbooka, takie jak użycie playbooka, użytkownicy playbooka i działania. Użyj filtrów, aby jeszcze bardziej zawęzić wyszukiwanie.

Wyświetlanie playbooków w Slack

Jeśli zainstalowałeś integrację HubSpot ze Slackiem, możesz wyszukiwać i wyświetlać playbooki bezpośrednio w Slacku za pomocą polecenia /hs-search-playbook slash.