Korzystanie z playbooków

Dzięki narzędziu playbooków możesz tworzyć interaktywne karty treści wyświetlane w rekordach kontaktów, firm, transakcji i zgłoszeń. Podczas rozmów z potencjalnymi klientami i klientami Twój zespół może się do nich odwoływać i tworzyć standardowe notatki.

Zanim zaczniesz

• Aby tworzyć, edytować, przeglądać i usuwać playbooki, musisz mieć uprawnieniado publikowania i/lub zapisywania playbooków.
• Użytkownicy z przypisanymi stanowiskami w dziale sprzedaży lub obsługi klienta, którzy nie mają uprawnień do korzystania z playbooków, nadal mogą przeglądać i korzystać z playbooków w narzędziu playbooków oraz w rekordach kontaktów, firm i transakcji.
• W zależności od subskrypcji HubSpot istnieje ograniczenie liczby podręczników, które można utworzyć. Więcej informacji można znaleźć w katalogu produktów i usług HubSpot.

Utwórz playbooki

1. Na koncie HubSpot przejdź do sekcji System CRM > Poradniki.
2. W prawym górnym rogu kliknij opcję Utwórz playbook.
3. Możesz utworzyć podręcznik od podstaw lub wybrać szablonpodręcznikasprzedaży lubobsługi. Aby wyświetlić podgląd szablonu, kliknij kartę Podgląd w prawym panelu. Aby dokonać wyboru, w lewym panelu wybierz typ podręcznika.
4. W górnej części strony kliknij ikonę edycji i wprowadź tytuł playbooka.
5. Kliknij opcję Utwórz podręcznik.

Napisz treść podręcznika

W edytorze podręczników, w zakładce „Pisz ”:

1. Kliknij dowolne miejsce w edytorze tekstu, aby rozpocząć pisanie.
2. Użyj paska narzędzi u góry, aby sformatować treść lub wstawić linki, obrazy, artykuły z bazy wiedzy, fragmenty, pytania lub nowy przycisk rekordu:
3. Aby wstawić adres URL, przeciągnij kursor po tekście, aby zaznaczyć miejsce, w którym chcesz wstawić link. Następnie kliknij ikonę linku i wklej link w polu tekstowymadresu URL. W razie potrzeby zaznacz pole wyboru Otwórz w nowej karcie lub pole wyboru Poinformuj wyszukiwarki, aby nie śledziły tego linku.
4. Aby wstawić obraz z narzędzia plików, komputera lub adresu URL, kliknij ikonę obrazu Wstaw obraz.
5. Aby wstawić artykuł z bazy wiedzy, kliknij ikonę cap Knowledge Base. Następnie wyszukaj artykuł z bazy wiedzy.
6. Aby wstawić fragment, kliknij ikonę fragmentutekstowego. Następnie wyszukaj fragment.
7. Aby wstawić pytania, kliknij ikonę „Pytanie i odpowiedź ”. W prawym panelu wpisz pytanie lub polecenie. Aby wymagać odpowiedzi na pytanie, zaznacz pole wyboru „Wymagane ”. Wybierz jeden z typów odpowiedzi:
   • Tekst otwarty: wprowadź odpowiedzi w polu tekstowym.
   • Lista opcji odpowiedzi (tylkoSales Hub Enterprise ): utwórz zestaw opcji odpowiedzi, które można zapisać w notatce w rekordzie. W sekcji Opcje odpowiedzi wprowadź odpowiedź, a następnie naciśnij klawisz Enter.
     • Zaznacz pole wyboruOgranicz do jednej odpowiedzi, aby uniemożliwić wybranie wielu odpowiedzi.
     • Zaznacz pole wyboru Ukryj pole notatek, aby usunąć domyślne otwarte pole notatek z pytania lub monitu.
   • Aktualizuj właściwość (tylkoSales Hub lub Service Hub Enterprise ): automatycznie aktualizuj właściwości w rekordzie kontaktu, firmy, transakcji lub zgłoszenia z podręcznika.
     • Kliknij menu rozwijane Typ właściwości i wybierz typ właściwości, a następnie wybierz konkretną właściwość, z którą chcesz się połączyć.
     • Zaznacz pole wyboru Ukryj pole notatek, aby usunąć domyślne otwarte pole notatek z pytania lub monitu.
     • Kliknij przycisk Zapisz.

8. Aby dodać token personalizacji, kliknij menu rozwijane Personalizacja, a następnie wyszukaj token.
9. Aby dodać lub przesłać plik wideo, kliknij menu rozwijane Wstaw, a następnie wybierz opcję Wideo.
10. Aby wstawić adres URL w celu utworzenia kodu osadzania YouTube, Vimeo lub Instagram, kliknij menu rozwijane Wstaw, a następnie wybierz opcję Osadź.
11. Aby zaplanować spotkanie z poziomu playbooka, kliknij menu rozwijane Wstaw, a następnie wybierz opcję Działania > Zaplanuj spotkanie. Dowiedz się, jak zaplanować spotkanie z rekordem kontaktu.
12. Aby utworzyć nowy rekord, kliknij menu rozwijane Wstaw , a następnie wybierz opcję Działania >Utwórz nowy rekord. Wybierz typ rekordu z menu rozwijanego, a następnie kliknijopcję Wstaw działanie.

13. Po napisaniu treści playbooka kliknij kartę Ustawienia . 

Dostosuj ustawienia podręcznika

W edytorze scenariuszy, w zakładce Ustawienia:

1. Aby rejestrować przesłane playbooki, zaznacz pole wyboruRejestruj przesłane playbooki. 
2. Aby określić typy interakcji, które podręcznik zapisze w rekordzie, kliknij menu rozwijane Typy interakcji i zaznaczpole wyboru obok preferowanych typów interakcji. Domyślnym typem interakcji jestPołączenie.
3. Podczas rejestrowania połączenia lub spotkania można również wybrać typ połączenia lub spotkania (np. Pozyskiwanie, Prowadzenie) z menu rozwijanego Domyślny typ połączenia/spotkania.

Uwaga: po zarejestrowaniu podręcznika w rekordzie, interakcja zostanie zarejestrowana tylko w rekordzie, w którym użyto podręcznika. Nie zostanie zarejestrowana w żadnym z powiązanych rekordów.

W zakładce Ustawienia edytora playbooka można ustawić reguły rekomendowania playbooka na podstawie różnych właściwości firmy, kontaktu, transakcji i zgłoszenia. Gdy właściwości rekordu są zgodne z regułą rekomendacji playbooka, playbook zostanie wyświetlony na górze listy playbooków w tym rekordzie.

Aby polecić playbook na podstawie właściwości firmy, kontaktu, transakcji lub zgłoszenia w rekordzie:

1. W sekcji„Ustawienia rekomendacji” kliknij menu rozwijane„Wybierz typ obiektu, aby rozpocząć” i wybierz właściwość firmy, kontaktu, transakcji lub zgłoszenia.
2. Kliknij + Utwórz regułę.
3. Na prawym pasku bocznymFiltry kliknij + Dodaj filtr.
   • Wybierz kategorię filtra z listyInformacje o bieżącym obiekcielubpowiązanym obiekcie. Następnie wybierz filtr z listy właściwości.
   • Kliknij menu rozwijane, aby wybrać parametry filtra. Aby dodać więcej filtrów, kliknij + Dodaj filtr w lewym dolnym rogu edytora filtrów.
4. Zmiany są zapisywane automatycznie. KliknijZamknij edytor lub przycisk X w prawym górnym rogu, aby powrócić do karty Ustawienia edytora playbooka. Aby powrócić do edytora filtrów, obok opcji Filtry kliknij menu rozwijane Działania, kliknij Edytuj, a następnie kliknij Edytuj filtry na prawym pasku bocznym Filtry.

Po zakończeniu dostosowywania playbooka kliknij opcję Publikuj w prawym górnym rogu.

Utwórz kartę CRM z zalecanym podręcznikiem (Sales Hub lub Service Hub Professional lub Enterprise)

Superadministratorzy mogą tworzyć karty CRM w rekordzie, aby zalecane playbooki były wyświetlane w górnej części rekordu.

1. Na koncie HubSpot kliknij settings ikonę ustawień w górnym pasku nawigacyjnym.
2. W menu paska bocznego po lewej stronie, w sekcjiZarządzanie danymi, kliknijopcję Obiekty, a następnie wybierz typ rekordu (Kontakty, Firmy itp.), do którego chcesz dodać kartę CRM.
3. Kliknijwidok domyślny lub widok zespołu. Jeśli chcesz utworzyć widok zespołu, kliknijUtwórz widok zespołu.
4. W środkowej części układu najedź kursorem na miejsce, w którym chcesz dodać kartę, i kliknij Dodaj kartę.
5. W prawym pasku bocznym kliknij kartę Biblioteka kart. Użyj paska wyszukiwania, aby znaleźć kartę Zalecane włączenie, a następnie kliknij Dodaj kartę.
6. Aby przenieść kartę CRM, kliknij pole Zalecane wdrożenie i przeciągnij je w wybrane miejsce.

7. Po zakończeniu dostosowywania kliknij przyc isk Zapisz i zamknij w prawym górnym rogu.
8. Przejdź do dostosowanego typu rekordu:
   • Kontakty:na koncie HubSpot przejdź doKontakty>Kontakty.
   • Firmy:na koncie HubSpot przejdź doKontakty>Firmy.
   • Transakcje:na koncie HubSpot przejdź do opcjiSprzedaż>Transakcje.
   • Zgłoszenia:na koncie HubSpot przejdź do sekcji Obsługa>Zgłoszenia.
   • Obiekty niestandardowe:na koncie HubSpot przejdź doKontakty >[Obiekt niestandardowy]. Jeśli na koncie znajduje się więcej niż jeden obiekt niestandardowy, najedź kursorem naObiekty niestandardowe, a następnie wybierzobiekt niestandardowy, który chcesz wyświetlić.
9. Kliknijrekord, aby wyświetlić kartęCRM Recommended Enablement, którą właśnie dostosowałeś w środkowym panelu. Zobaczysz jedną z następujących opcji:
   • Jeśli istnieje jeden zalecany podręcznik, karta wyświetli podgląd podręcznika. KliknijOtwórz podręcznik, aby go wyświetlić.
   • Jeśli istnieje wiele zalecanych podręczników, użyj strzałek, aby je przejrzeć. KliknijOtwórz podręcznik, aby go wyświetlić.
   • Jeśli nie ma żadnych zalecanych podręczników, możesz przeglądać lub wyszukiwać wszystkie dostępne podręczniki. Kliknijnazwę podręcznika, aby go otworzyć.

Zarządzanie podręcznikami

1. Na koncie HubSpot przejdź do sekcji System CRM > Poradniki.
2. W lewym górnym rogu użyj paska wyszukiwania, aby wyszukać podręcznik według nazwy.
3. Aby filtrować według właściciela podręcznika, kliknij menu rozwijane Właściciel.
4. Aby edytować, sklonować, usunąć, wycofać publikację lub zmienić osoby mające dostęp do podręcznika, najedź kursorem na nazwę podręcznika.
5. Aby edytować podręcznik, kliknij jego nazwę.
   • W edytorze podręcznika, aby przejrzeć i przywrócić poprzednie wersje podręcznika, kliknij opcję Historia wersji w prawym górnym rogu edytora.
   • Po lewej stronie okna dialogowego wybierz poprzednią wersję roboczą.
   • Aby przywrócić ten projekt, kliknij Przywróć.

6. Aby sklonować podręcznik, kliknij menu rozwijane Działania, a następnie kliknij opcję Klonuj.
7. Aby usunąć playbook, kliknij menu rozwijane Akcje, a następnie wybierz opcję Usuń. Możesz również zaznaczyć pola wyboru obok playbooków, które chcesz usunąć, a następnie kliknąć przycisk Usuń u góry tabeli.
8. Aby wycofać publikację podręcznika, kliknij menu rozwijane Działania, a następnie wybierz opcję Wycofaj publikację.
9. Aby zmienić, którzy użytkownicy mogą wyświetlać i korzystać z podręcznika, kliknij menu rozwijane Działania, a następnie wybierz opcję Zarządzaj udostępnianiem. Dowiedz się więcej o udostępnianiu treści sprzedażowych użytkownikom i zespołom.

Po utworzeniu strategii można je uporządkować w różnych folderach:

1. W prawym górnym rogu kliknij opcję Nowy folder.
2. W oknie dialogowym wprowadź nazwę folderu, a następnie kliknij Dodaj folder.
3. Aby przenieść playbooki do folderu, zaznacz pola wyboru obok playbooków, a następnie kliknij opcję Przenieś do folderu.

4. W oknie dialogowym wybierz folder, a następnie kliknij opcję Przenieś.

5. Jeśli chcesz zmienić nazwę folderu, na liście podręczników i folderów zaznacz pole wyboru obok folderu, a następnie u góry tabeli kliknij opcję Edytuj Zmień nazwę.

Korzystanie z playbooków w rekordach kontaktów, firm, transakcji, zgłoszeń lub niestandardowych rekordach CRM

Po utworzeniu scenariusza możesz uzyskać do niego dostęp w swoich rekordach. HubSpot automatycznie udostępnia scenariusz rozmowy odkrywczej i scenariusz kwalifikacji, ale możesz je modyfikować w razie potrzeby w edytorze scenariuszy. Jeśli skonfigurujesz regułę rekomendacji etapu transakcji dla scenariusza i będzie ona pasować do etapu transakcji w rekordzie, pojawi się ona na górze listy jako Rekomendowana.

1. Przejdź do swoich rekordów:
   • Kontakty:na koncie HubSpot przejdź do sekcjiKontakty>Kontakty.
   • Firmy:na koncie HubSpot przejdź do sekcjiKontakty>Firmy.
   • Transakcje:na koncie HubSpot przejdź do sekcjiSprzedaż>Transakcje.
   • Zgłoszenia:na koncie HubSpot przejdź do sekcji Obsługa>Zgłoszenia.
   • Obiekty niestandardowe:na koncie HubSpot przejdź doKontakty >[Obiekt niestandardowy]. Jeśli na koncie znajduje się więcej niż jeden obiekt niestandardowy, najedź kursorem naObiekty niestandardowe, a następnie wybierzobiekt niestandardowy, który chcesz wyświetlić.
2. Kliknij nazwę rekordu.
3. W prawym panelu w sekcji Podręczniki użyj paska wyszukiwania, aby znaleźć podręcznik, lub kliknij podręcznik, aby go otworzyć.
4. Na pasku bocznym zawartości podręcznika kliknij pytanie, aby otworzyć je w podręczniku.
5. Dla każdego pytania wprowadź notatki, wybierz opcje odpowiedzi lub zaktualizuj właściwość rekordu. Jeśli wybrano opcję Ukryj pole notatek, pod pytaniem nie będzie pola tekstowego.
6. W polu notatek możesz używać fragmentów, aby wklejać frazy, które są regularnie używane w interakcjach z klientami. Kliknij ikonęfragmentów tekstu, a następnie użyj pola notatek, aby edytować tekst sformatowany fragmentu.

7. Jeśli pytanie jest powiązane z właściwością w innym obiekcie, podręcznik wyświetli listę powiązanych rekordów i umożliwi wybranie rekordu do aktualizacji (tylkowersja Enterprise ). Następnie możesz wprowadzić wartość i zaktualizować powiązaną właściwość CRM podczas rejestrowania interakcji.

8. Jeśli tworzysz rekord z poziomu playbooka, kliknij przyciskUtwórz [rekord]. W prawym panelu wprowadź informacje dotyczące nowego rekordu. Następnie kliknij przyc isk Utwórz lubUtwórz i dodaj kolejny. Jeśli dodajesz istniejący rekord, kliknij kartęDodaj istniejący, a następnie wyszukaj rekord.
9. Jeśli rejestrujesz playbook jako połączenie, użyj menu rozwijanego Wybierz wynik i Wybierz typ połączenia, aby wybrać wynik połączenia lub edytować typ połączenia. Jeśli rejestrujesz playbook jako spotkanie, użyj menu rozwijanego Wybierz typ spotkania, aby edytować typ spotkania. Wynik można wybrać tylko w playbookach połączeń.

10. Do scenariusza można dołączyć interakcję zarejestrowaną w ciągu ostatnich sześciu godzin, aby przechwycić notatki i wartości właściwości w scenariuszu. Pozwala to uniknąć powielania rekordów interakcji, jeśli spotkanie zostało już zarejestrowane.
    • Po wybraniu scenariusza kliknij strzałkę w dół obok opcji „Zarejestruj [typ interakcji]”.
    • Z listy Dołącz do ostatnich wybierz ostatnio zarejestrowane zaangażowanie, aby dołączyć je do scenariusza.
    • W oknie dialogowym Potwierdzenie kliknijprzycisk OK.

11. Możesz utworzyć zadanie do wykonania, zaznaczając pole wyboruUtwórz zadanie do wykonania.
12. Po zakończeniu korzystania z podręcznika kliknij opcję Loguj [typ interakcji] w lewym dolnym rogu. Typ interakcji będzie tym, który wybrałeś w zakładceUstawienia w edytorze podręcznika.

Podręcznik zostanie zapisany jako interakcja na osi czasu rekordu wraz z pytaniami, odpowiedziami i wszelkimi notatkami. Wszystkie informacje wprowadzone do podręcznika zostaną automatycznie zapisane jako wersja robocza, dopóki nie klikniesz opcji „Zaloguj [typ interakcji]”.

Po wybraniu opcji Zaloguj [typ interakcji] wszystkie właściwości powiązane z pytaniem Odpowiedź na pytanie i odpowiedź zostaną zaktualizowane o odpowiedzi wybrane lub wprowadzone podczas korzystania z podręcznika (Sales Hub lub Service Hub Professional lub Enterprise ).

Wyświetlanie analiz raportów dotyczących podręczników

Możesz wyświetlić analizy raportów podręczników, aby uzyskać lepszy wgląd w swoje podręczniki, osoby, które z nich korzystają, oraz ich skuteczność.

1. Na koncie HubSpot przejdź do sekcji System CRM > Poradniki.
2. W górnej części kliknij kartęAnalizuj.
3. W górnej części karty Analizuj użyj sekcji Całkowite wykorzystanie playbooków i Przyjęcie przez zespół, aby wyświetlić wskaźniki, takie jak liczba playbooków, łączna liczba wyświetleń i łączna liczba aktywnych użytkowników.
   • Po prawej stronie kliknijopcję Dane użytkownika, aby sprawdzić, ile razy użytkownicy na Twoim koncie wyświetlili lub zarejestrowali podręczniki.
   • W tabeli Dane użytkownika kliknij użytkownika, aby wyświetlić dane dotyczące konkretnego użytkownika.
   • Użyj filtrów u góry, aby zawęzić wyniki wyszukiwania.

4. W środkowej części strony Analizuj można wyświetlić wskaźniki całkowitego wykorzystania playbookówna wykresie liniowym z filtrami dla wskaźników i częstotliwości.
5. W dolnej części stronyAnalizuj kliknijpodręcznik w tabeli, aby wyświetlić wskaźniki dla poszczególnych podręczników, takie jak wykorzystanie podręcznika, użytkownicy podręcznika i działania. Użyj filtrów, aby zawęzić wyszukiwanie.

Wyświetlanie playbooków w Slack

Jeśli zainstalowałeś integrację HubSpot ze Slackiem, możesz wyszukiwać i przeglądać playbooki bezpośrednio w Slacku, używając polecenia /hs-search-playbook.

Użyj playbooka, aby uruchomić przepływ pracy

Możesz uruchomić przepływ pracy po zarejestrowaniu podręcznika. Dowiedz się więcej o tym, jak ustawić wyzwalacze rejestracji zdarzeń.